При переходе на кадровый электронный документооборот работодателю приходится учитывать постоянно изменяющиеся нормативно-правовые акты. В частности, ранее удостоверяющие центры могли выдавать сотрудникам, которые подписывают документы от лица компании, усиленные квалифицированные электронные подписи. С 01.09.2023 г. удостоверяющие центры могут выдавать только сертификаты физических лиц, а руководитель компании должен получать УКЭП юридического лица в ФНС. В сертификате физического лица указаны лишь данные о конкретном сотруднике, но не о компании. Машиночитаемая доверенность (МЧД) как раз и добавляет сведения о компании к документу, поэтому кадровики, бухгалтера, руководители структурных подразделений должны пользоваться именно УКЭП юр. лица, прикрепляя к электронному документу МЧД.
Читайте, что такое машиночитаемая доверенность, где и когда она применяется в работе кадровой службы, какое программное обеспечение необходимо для применения МЧД.
- Что такое машиночитаемая доверенность простыми словами?
- Зачем нужны машиночитаемые доверенности?
- Основы работы с машиночитаемыми доверенностями
- Оформление электронной доверенности
- Отправка электронной доверенности уполномоченному представителю компании, подписывающему документы УКЭП юридического лица
- Подписание МЧД юридическим лицом
- Использование машиночитаемой доверенности уполномоченным лицом
- Как отозвать электронную доверенность?
- Преимущества системы «Добыто. КЭДО» при работе с МЧД
- Заключение
- Вопросы и ответы
- Список источников
Что такое машиночитаемая доверенность простыми словами?
Машиночитаемая доверенность (МЧД, электронная доверенность) – файл формата xml, в котором указывается информация о доверителе (руководителе, как юридическом лице), представителе доверителя и полномочиях, которые возлагаются на этого представителя при подписании электронных документов. Фактически, это аналог бумажной доверенности, которую работодатель выписывает на уполномоченное лицо для заключения трудовых договоров и подписания иных документов от лица компании.
С помощью машиночитаемой доверенности и личной усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченный сотрудник может подписывать юридически значимую документацию – отчеты, приказы, договоры и др. По закону кадровик не имеет права пользоваться УКЭП юридического лица, т.е. электронной подписью руководителя. В системе «Добыто. КЭДО» специалисты кадровой службы могут пользоваться электронной подписью физического лица и машиночитаемой доверенностью, поэтому требования изменений в законодательстве полностью соблюдается.
Зачем нужны машиночитаемые доверенности?
Для подписания юридически значимой документации от лица организации необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись юридического лица. До введения МЧД пользовались следующими способами подписания:
- Выпуск УКЭП для сотрудника. Во-первых, усиленную квалифицированную электронную подпись выпускать дорого, т.е. это дополнительные финансовые расходы руководителя. Во-вторых, УКЭП выпускали только в аккредитованном удостоверяющем центре при личном присутствии лица, на которого подпись оформлялась. Наконец, в такой УКЭП не всегда отражены полномочия, которыми уполномоченное лицо наделялось.
- Использование усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя. Работодатель предоставлял доступ к своей УКЭП для кадровика, а тот подписывал документы. Очень опасный вариант, поскольку с помощью этой подписи можно подписывать любые документы, и они будут иметь юридическую силу.
Чтобы избавиться от недостатков первого способа и небезопасности второго на законодательном уровне ввели понятие машиночитаемых доверенностей, определили порядок их оформления, аннулирования, использования, а также общие требования к формату, содержанию МЧД.
Основы работы с машиночитаемыми доверенностями
Некоторые компании только перешли на кадровый электронный документооборот, а потому работодатели еще не всегда знают, как именно выпускать и заверять машиночитаемые доверенности, где они хранятся, каким образом их отзывать. В общем случае работа с МЧД включает в себя несколько основных этапов:
- Формирование машиночитаемой доверенности в формате xml через специализированный сервис.
- Предоставление МЧД лицу, уполномоченному вести кадровый электронный документооборот от лица компании (руководитель и др. сотрудники, если машиночитаемая доверенность предоставляется на условиях передоверия).
- Подписание МЧД усиленной квалифицированной электронной подписью юридического лица (руководитель компании или ИП получают УКЭП юр. лица в ФНС).
- Уполномоченный сотрудник подписывает кадровые электронные документы, передает их другой стороне документооборота вместе с машиночитаемой доверенностью (файл или только номер МЧД).
Каждый этап требует более подробного рассмотрения, поскольку есть некоторые нюансы. Так, для заверения доверенности в отдельных случаях может потребоваться участие нотариуса. Способ передачи МЧД также зависит от того, кто именно выступает вторым участником ЭДО.
Мнение эксперта. Для кадровиков использование электронной доверенности при обмене документами с сотрудниками требуется только в случаях, когда электронный документ должен утверждать и подписывать руководитель. При использовании сервиса «Добыто. КЭДО» руководитель вправе передать полномочия по подписанию документов специалисту кадровой службы по электронной доверенности – кадровик сможет подписывать приказы, должностные инструкции, трудовые договоры и иные документы, которые должен подписывать работодатель (юридическое лицо, ИП).
Оформление электронной доверенности
Оформить машиночитаемую доверенность можно в разных информационных системах – как коммерческих, так и государственных. Чаще всего оформление осуществляется в той учетной системе, которая используется кадровой службой – естественно, если в такой системе есть поддержка МЧД. Оформить электронную доверенность можно следующими способами:
- На сайте ФНС России («Создание и проверка доверенности в электронной форме») – подходит для сдачи отчетности и взаимодействия с контрагентами.
- Через портал Социального фонда России – в личном кабинете работодатель может сформировать машиночитаемую доверенность на уполномоченное лицо.
- Через Госуслуги (есть специальный сервис для создания МЧД для электронных документов, подписываемых от лица компании.
- На портале оператора ЭДО или КЭДО, удостоверяющего центра (это не всегда разработчик системы КЭДО
- В системе кадрового ЭДО (если разработчик не является оператором, то он создает электронную доверенность через партнеров).
Где создается машиночитаемая доверенность, там она и хранится. Т.е. при создании МЧД в системе кадрового электронного документооборота выгружать ее нужно будет из этой же системы. В модуле «Добыто. КЭДО» можно подготовить и отправить руководителю на подписание машиночитаемую доверенность в соответствии с действующим законодательством в сфере электронного документооборота.
Отправка электронной доверенности уполномоченному представителю компании, подписывающему документы УКЭП юридического лица
Подписывает машиночитаемую доверенность руководитель компании (юр. лицо или ИП) своей усиленной квалифицированной электронной подписью. Также при передоверии МЧД может оформлять другое лицо, имеющее собственную доверенность от руководителя, и передоверяющее доверенность другому сотруднику (например, руководитель кадровой службы оформляет МЧД на кадровика). Есть несколько моментов, о которых нужно помнить:
- Доверенность, подписанная руководителем или ИП («первичная») не требует заверения у нотариуса.
- Доверенность, выданная физическим лицом с использованием личной УКЭП и МЧД требуется заверять у нотариуса.
Что касается непосредственного оформления, то есть 2 варианта. В первом случае уполномоченное лицо самостоятельно оформляет т.н. черновик электронной доверенности, после чего руководитель компании проверяет правильность заполнения и подписывает МЧД с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи юридического лица. Во втором случае руководитель самостоятельно вносит всю информацию в систему и формирует электронную доверенность.
Подписание МЧД юридическим лицом
Перед подписанием УКЭП юр. лица руководитель должен ввести в систему или проверить введенные сведения. Оформление может отличаться в зависимости от используемой системы, но общие сведения должны соответствовать Приказу Минцифры № 857 от 18.08.2021 г. К таким сведениям относится следующее:
- Сведения о машиночитаемой доверенности – название, номер и срок действия.
- Информация о доверителе (юридическом или физическом лице, индивидуальном предпринимателе).
- Сведения о представителе, полномочия, которые ему предоставляются данной МЧД.
- Возможность передоверия.
- УКЭП, которой подписана электронная доверенность.
Подписать машиночитаемую доверенность руководитель может с любого устройства – достаточно зайти в личный кабинет сервиса «Добыто. КЭДО», найти соответствующий электронный документ и выполнить подписание.
Использование машиночитаемой доверенности уполномоченным лицом
Сотрудник, уполномоченный подписывать кадровые электронные документы от лица компании, при подписании использует свою личную усиленную квалифицированную подпись, и прикрепляет к документу машиночитаемую доверенность. Такие электронные документы будут обладать юридической силой без дополнительных соглашений. Отправка МЧД возможна несколькими способами:
- Прикрепление файла МЧД к документу. В этом случае кадровик выгружает файл электронной доверенности из системы кадрового электронного документооборота, отправляет пакет документов, подписанный личной УКЭП вместе с этой доверенностью.
- Указание номера машиночитаемой доверенности. Каждая МЧД имеет уникальный номер, и хранится в общей базе доверенностей. Отправитель документов просто указывает номер, а получатель может проверить информацию по базе о сроке действия, полномочиях кадровика, юридическом лице, подписавшем доверенность.
В первом случае файл электронной доверенности необходимо будет прикреплять каждый раз при подписании и отправке электронных документов. Из файла МЧД получатель может узнать всю необходимую информацию о подписавшем лице, и убедиться, что отправитель имеет полномочия для отправки конкретных видов электронных документов. Если доверенность недействительна, то недействительными признаются и электронные документы, к которым она была прикреплена.
Мнение эксперта. Использование машиночитаемых доверенностей в сервисе «Добыто. КЭДО» не представляет трудностей. Кадровик может прикреплять файл в формате xml при отправке трудового договора или иного кадрового документа, который подписывают от лица компании. Сама электронная доверенность может храниться в системе «Добыто. КЭДО» – при необходимости можно быстро найти файл с помощью поиска с использованием искусственного интеллекта.
Как отозвать электронную доверенность?
Часто встречаются ситуации, когда нужно аннулировать электронную доверенность, т.е. прекратить ее действие до окончания срока. Например, сотрудник, на которого была оформлена МЧД, уволился, перевелся в другое структурное подразделение или изменились его полномочия в отношении подписания кадровых электронных документов. Для этого руководителю компании необходимо подготовить и отправить в электронной форме заявление на отзыв в систему, в которой хранится машиночитаемая доверенность. Например, если используется система кадрового электронного документооборота «Добыто. КЭДО», то можно отправить заявление оператору кадрового ЭДО. После этого МЧД аннулируется.
Преимущества системы «Добыто. КЭДО» при работе с МЧД
Модуль «Добыто. КЭДО» предназначен для обмена электронными документами между кадровой службой и руководителем компании, структурных подразделений, между кадровой службой и рядовыми сотрудниками. В связи с обязательным использованием машиночитаемых доверенностей в системе также появилась возможность для кадровиков и руководителей отделов при подписании документов от лица компании (как юридического лица) использовать личные усиленные квалифицированные электронные подписи и электронные доверенности. Из плюсов сервиса «Добыто. КЭДО» отметим следующее:
- Хранение файла машиночитаемой доверенности в системе. Не нужно отдельно хранить МЧД где-то на рабочем компьютере или в какой-то информационной системе, на государственном портале – можно добавлять соответствующий файл к документам прямо в «Добыто. КЭДО».
- Работники компании продолжают пользоваться простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Для сотрудников применение МЧД не предусмотрено, поскольку они не являются юридическими лицами. Подписание трудового договора, заявления на отпуск и иных кадровых документов можно осуществлять посредством УНЭП.
- Бесплатный выпуск УНЭП в системе. Для получения усиленной неквалифицированной электронной подписи не нужно идти в удостоверяющий центр, оплачивать услугу. В сервисе «Добыто. КЭДО» сотрудник может сам сформировать запрос на выпуск подписи, и получить ее буквально за 15-20 минут.
Настроить систему «Добыто. КЭДО» и начать работать с электронными кадровыми документами можно от 10 минут. При этом не требуется личное присутствие специалистов разработчика системы – внедрить модуль можно самостоятельно.
Мнение эксперта. Машиночитаемая доверенность, как и электронные документы клиента, могут храниться как в облаке, так и на локальном хранилище компании. Сервис «Добыто. КЭДО» предоставляется как по модели SaaS, так и On-Premise.
Заключение
- Машиночитаемая доверенность является аналогом бумажной доверенности, и предназначена для подписания электронных документов от лица компании.
- Специалисту кадровой службы для подписания некоторых документов необходимо использовать МЧД и личную УКЭП (физического лица).
- Подписывать кадровые электронные документы усиленной квалифицированной подписью и прикреплять электронную доверенность можно в модуле «Добыто. КЭДО».
Вопросы и ответы
Если есть действующая УКЭП юр. лица у кадровика или бухгалтера, то все равно нужно получать машиночитаемую доверенность?
Нет, можно продолжать пользоваться электронной подписью юридического лица, но сразу после окончания срока действия потребуется оформлять УКЭП физического лица и МЧД. Электронная доверенность выпускается практически мгновенно, а вот усиленную квалифицированную электронную подпись физического лица потребуется получать лично в удостоверяющем центре, а это займет время.
Всегда нужно ли использовать МЧД кадровику?
Нет, только при подписании электронных документов от лица компании – например, при заключении трудового договора, оформлении приказа. В остальных случаях не требуется использовать электронную доверенность.
Можно ли оформить машиночитаемую доверенность бессрочно?
МЧД оформляется на определенный срок, обязательно указываемый в файле доверенности. Просроченная электронная доверенность становится недействительной.
