Кадровый электронный документооборот в России стал полностью законным – любая компания может перейти на КЭДО, и вести кадровую документацию в электронной форме. Обязательно дублировать документы на бумажном носителе не потребуется, кроме случаев, определенных законодательством. К таким случаям относится отказ работника от перехода на КЭДО, а также оформление документов, которые по ТК РФ должны быть обязательно оформлены на бумаге – приказ об увольнении, документы, подтверждающие прохождение инструктажа по охране труда, акт о несчастном случае на производстве. Во всех остальных случаях работодатель может перейти на кадровый электронный документооборот – главное, что сделать это нужно правильно, иначе возможны проблемы с государственной инспекцией труда.
Читайте, как проходит внедрение КЭДО в коммерческой организации, что нужно сделать работодателю, как настроить кадровые процессы для персонала.
- Зачем бизнесу переходить на кадровый ЭДО?
- Этапы внедрения КЭДО в коммерческой организации
- Положение о КЭДО
- Порядок ведения КЭДО
- Уведомление сотрудников о внедрении КЭДО
- Настройка сервиса КЭДО
- Выпуск электронных подписей для сотрудников
- Преимущества модуля «Добыто. КЭДО»
- Заключение
- Вопросы и ответы
- Список источников
Зачем бизнесу переходить на кадровый ЭДО?
Законодательством не предусмотрен обязательный переход коммерческих организаций на электронный документооборот, но уже сегодня бизнесу есть смысл задуматься о внедрении КЭДО. Вот лишь некоторые из причин перехода на кадровый электронный документооборот:
- Существенное ускорение рутинных кадровых процессов. Кадровикам не нужно «бегать» за каждым сотрудником, когда, например, нужно ознакомиться с приказом или графиком отпусков под подпись. Рядовым сотрудникам тоже не нужно посещать отдел кадров для подписания заявления на отпуск. Руководитель и специалисты кадровой службы могут массово подписывать документы одним кликом в системе «Добыто. КЭДО».
- Исключение ошибок при оформлении кадровой документации. Часто кадровые документы, которые по ТК РФ могут заполняться в свободной форме, сотрудниками оформляются с ошибками. В личном кабинете сервиса «Добыто. КЭДО» есть возможность заполнения шаблонов типовых документов – например, запроса справки с места работы или заявления на отпуск. Кадровик самостоятельно разрабатывает и добавляет шаблоны в соответствии с формами, установленными в компании. Заполнить шаблоны с ошибками невозможно.
- Простое отслеживание статуса документа. При ведении бумажного документооборота рядовым сотрудникам и кадровикам приходилось лично уточнять статус документов – рассмотрены ли они, подписаны или требуют правок. При КЭДО текущий статус документа можно узнать в личном кабинете. Более того, в сервисах кадрового ЭДО при изменении статуса можно настроить автоматические уведомления по e-mail или SMS. Всегда можно контролировать, на каком этапе задерживается согласование документа, напомнить о необходимости своевременного подписания кадровой документации.
При внедрении КЭДО документы, в том числе и архивные, будут храниться на сервере (в облаке или на локальном хранилище), что позволит компании освободить помещения под архивное хранение документов в бумажной форме. Опять же, снижаются затраты на покупку расходных материалов – бумаги, канцтоваров, тонера. Можно отправлять на подписание документы сотрудникам обособленных структурных подразделений практически мгновенно – не потребуются курьерские услуги для отправки документов.
Мнение эксперта. При внедрении кадрового электронного документооборота возможности и преимущества напрямую зависят от функционала выбранной системы КЭДО. В сервисе «Добыто. КЭДО» предусмотрено все необходимое для эффективного взаимодействия сотрудников и отдела кадров – есть модуль интеграции с учетной системой для кадровиков, личный кабинет с веб-интерфейсом для работников.
Этапы внедрения КЭДО в коммерческой организации
Внедрение кадрового электронного документооборота в коммерческой организации осуществляется в несколько этапов. Важно соблюдать установленный порядок, иначе при нарушении прав работники могут обратиться в ГИТ, и оспорить те или иные действия работодателя. В общем случае порядок внедрения КЭДО следующий:
- Разработка проекта документа о кадровом электронном документообороте.
- Составление и утверждение порядка о КЭДО.
- Ознакомление под подпись всех работников, задействованных в кадровом ЭДО.
- Настройка сервиса (системы) КЭДО, приглашение сотрудников в сервисе.
- Выпуск электронных подписей для сотрудников.
Важно грамотно подготовить документы об электронном документообороте, обязательно получить согласие сотрудников на КЭДО до его внедрения. Нельзя поставить работников перед фактом – если кто-то откажется от перехода на кадровый электронный документооборот, то работодателю придется продолжить вести с такими сотрудниками кадровый документооборот в бумажном виде.
Положение о КЭДО
На первом этапе работодателю необходимо разработать и утвердить локальный нормативный акт в виде приказа или положения о кадровом электронном документообороте. Документ оформляется в свободной форме, но в нем обязательно нужно отразить ряд моментов. Минимум, в положении (приказе) следует указать следующее:
- Выбор системы КЭДО, которая будет использоваться в коммерческой организации для работы с кадровыми документами в электронной форме.
- Перечень кадровых документов, которые планируется перевести в электронную форму.
- Список сотрудников, задействованных в кадровом документообороте – необязательно переводить на КЭДО сразу всех штатных работников.
- Лицо, ответственное за подготовку к переходу на КЭДО.
- Дата перехода на кадровый ЭДО.
- Сроки уведомления сотрудников о переходе на КЭДО.
В положении о кадровом электронном документообороте можно указать и другую информацию на усмотрение работодателя. Например, можно указать порядок доступа к информационной системе, место хранение кадровых электронных документов. В модуле «Добыто. КЭДО» хранить документы можно как в облаке разработчика, так и на локальном сервере работодателя.
Порядок ведения КЭДО
На следующем этапе работодателю нужно оформить и согласовать отдельный документ, в котором будет указан порядок ведения кадрового электронного документооборота. Не нужно отмечать в документе то, что ранее было отмечено в положении (приказе) о КЭДО. В документе должно быть следующее:
- Порядок подписания электронных документов в системе КЭДО – сроки, используемые электронные подписи сотрудниками, способ выпуска электронных подписей и пр.
- Случаи оформления кадровых документов на бумажных носителях – определение ситуаций, при которых можно оформлять документы на бумаге (например, сбой в работе системы КЭДО, временное приостановление работы системы из-за отсутствия оплаты подписки и пр.).
- Лица, ответственные за техническую поддержку и информационную безопасность при ведении кадрового электронного документооборота.
- Перечень вопросов, рассматриваемых при инструктаже сотрудников по работе с системой КЭДО
Обратите внимание, что для признания юридической силы электронного документа, подписанного усиленной неквалифицированной электронной подписью сотрудника, необходимо в письменной форме определить, когда УНЭП будет являться аналогом собственноручной подписи. Без определения таких условий документы, подписанные УНЭП, не будут иметь юридической силы.
Уведомление сотрудников о внедрении КЭДО
До перехода на кадровый электронный документооборот работодатель обязан уведомить сотрудников, и получить их письменное согласие. Если сотрудник отказывается от перехода на КЭДО, то работодатель не имеет законных оснований применять в отношении таких сотрудников дисциплинарные взыскания. Если работодатель не получил согласие, то это приравнивается к отказу от КЭДО – с такими сотрудниками нужно продолжать взаимодействовать с использованием кадровых документов на бумажном носителе.
Уведомление оформляется в свободной форме. Документ носит персональный характер, т.е. направляется каждому сотруднику индивидуально. В уведомлении необходимо указать следующее:
- Законодательная база – статьи ТК РФ, федеральные законы, локальные нормативные акты (положение о КЭДО), на основании которых осуществляется переход на кадровый электронный документооборот.
- Сроки перехода на КЭДО.
- Перечень документов и случаи, когда оформление кадровых документов будет продолжаться на бумажном носителе.
- Где можно ознакомиться с положением о КЭДО (как правило, в кадровой службе или у бухгалтера, секретаря, если в компании отсутствует отдел кадров, и функции кадровика выполняются по совместительству).
- Согласие или отказ от перехода на КЭДО.
В уведомлении можно предусмотреть 2 подписи сотрудника – первая о том, что документ был получен, и вторая о том, что сотрудник согласен с переходом на КЭДО. При таком подходе у работодателя будет гарантия, что при возникновении спорных ситуаций сотрудник не будет утверждать, что не получал уведомление.
Настройка сервиса КЭДО
В зависимости от выбранной системы кадрового электронного документооборота настройка может различаться. Некоторые разработчики предлагают только веб-версию сервиса с разграничением прав в личном кабинете – это не совсем удобно кадровикам, поскольку придется совершать двойную работу при оформлении документов в учетной системе, и последующей выгрузкой в систему КЭДО. У других разработчиков есть готовые модули интеграции с 1С:ЗУП, Битрикс24 и иными системами, как это сделано в сервисе «Добыто. КЭДО». Кадровики продолжат работать в привычном интерфейсе используемой учетной системы, а рядовые сотрудники смогут подписывать кадровые документы, заполнять шаблоны в личном кабинете в веб-версии.
Мнение эксперта. При внедрении системы КЭДО важно определиться, где именно будут храниться кадровые электронные документы – в облаке разработчика или на собственном сервере компании. В первом случае можно быстро развернуть систему, ответственность за сохранность документов и защиту персональных данных будет нести разработчик (оператор КЭДО). Если выбран вариант с локальным хранилищем (On-Premise), то потребуется время на разворачивание системы, но доступ к документам и персональным данным третья сторона иметь не будет. При On-Premise версии работать с системой КЭДО можно при отсутствии доступа в интернет.
Выпуск электронных подписей для сотрудников
Обязанность работодателя – организация выпуска электронных подписей для сотрудников. Все расходы на оформление подписей берет на себя работодатель – это требование трудового законодательства. В зависимости от категории сотрудников для подписания кадровых электронных документов используются следующие виды электронных подписей:
- Руководитель компании – усиленная квалифицированная электронная подпись юридического лица.
- Руководитель отдела кадров, бухгалтеры, кадровики и иные лица, имеющие право подписи документов от лица организации – усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица и машиночитаемая доверенность.
- Все остальные сотрудники, участвующие в КЭДО – простая или усиленная неквалифицированная электронная подпись в зависимости от типа документа.
Обратите внимание, что электронная подпись сотрудника действительна только в той системе, в которой она была выпущена. Если работодатель не пользуется государственными сервисами и приложениями, то подписи, выпущенные, например, через портал «Работа в России», использоваться в коммерческой системе КЭДО, не могут.
Мнение эксперта. Выпуск УНЭП для сотрудников возможен в удостоверяющем центре, но это не единственный из возможных вариантов. В сервисе «Добыто. КЭДО» можно бесплатно выпускать облачные усиленные неквалифицированные электронные подписи сотрудников без посещения удостоверяющего центра. Работники прямо в сервисе формируют заявку на выпуск УНЭП, и после ее подтверждения смогут подписывать все кадровые электронные документы.
Преимущества модуля «Добыто. КЭДО»
Система «Добыто. КЭДО» позволяет автоматизировать типовые кадровые процессы между работодателем, кадровиками и остальными сотрудниками. Это простой и удобный инструмент, имеющий все базовые функции сервиса КЭДО. Отдельно можно отметить следующее:
- Выпуск ПЭП и УНЭП сотрудников в системе – выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись можно за 15 минут.
- Создание сложных маршрутов согласования – как последовательных, так и параллельных.
- Создание шаблонов электронных документов, загрузка произвольных кадровых документов.
В стоимость подписки уже включена услуга выпуска УНЭП для сотрудников. При расчете подписки специалисты кадровой службы не учитываются – оплачиваются только рядовые сотрудники. Еще одно преимущество сервиса «Добыто. КЭДО» заключается в возможности выбора системы по модели SaaS или On-Premise.
Заключение
- Переход на кадровый электронный документооборот для бизнеса пока что не является обязательным, но коммерческим организациям стоит подумать о внедрении КЭДО уже сегодня. Экономия времени при информационном обмене между работодателем, кадровиками и сотрудниками, возможность удаленного трудоустройства, автоматизация рутинных процессов – далеко не полный перечень преимуществ, которые бизнес получает при внедрении КЭДО.
- Порядок перехода на кадровый документооборот определен и известен – никаких сложностей у работодателя данный процесс вызывать не должен. Главное, чтобы все сотрудники получили уведомления о переходе на КЭДО, дали письменное согласие или отказ от КЭДО.
- Работодатель не может заставить работников переходить на кадровый электронный документооборот – при получении отказа продолжать взаимодействовать с сотрудниками нужно будет с использованием кадровой документации на бумажных носителях.
Вопросы и ответы
Можно ли при КЭДО заключать трудовой договор дистанционно?
Да, если сотрудник согласен на КЭДО, то оформить и подписать трудовой договор, приложение к нему, должностную инструкцию и другие документы, разрешенные законом для ведения в электронной форме, можно дистанционно. Это удобно при приеме в штат сотрудников на удаленке.
Если сотрудник сначала отказался от перехода на КЭДО, а потом передумал, то, что делать работодателю?
Работник имеет право на переход на кадровый электронный документооборот даже при первоначальном отказе. Передумать сотрудник может в любое время – никакой дисциплинарной ответственности за это не предусмотрено.
Можно ли постепенно внедрять КЭДО в коммерческой компании?
Да, такая возможность есть у работодателя. Можно перевести на КЭДО отдельные структурные подразделения, оценить преимущества от внедрения, после чего оплатить подписку за других сотрудников. Также вы можете бесплатно заказать демонстрацию модуля «Добыто. КЭДО».
