Журнал приказов по личному составу в электронном виде в 2026

Журнал регистрации приказов по личному составу в электронном виде разрешён работодателю с момента вступления в силу 377-ФЗ и поправок в ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Бумажный журнал в твёрдой обложке — не единственный вариант: регистрацию ведут и в системе КЭДО при соблюдении ряда условий. Разберём, какие приказы регистрируются, какой подписью заверяются записи, какие сроки хранения (50 и 75 лет) и как корректно перевести журнал из бумаги в электронный формат. Это часть большого материала про юридические тонкости перехода на ЭДО, где описан весь процесс нормативной подготовки.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое журнал регистрации приказов по личному составу и зачем он нужен

Журнал регистрации приказов по личному составу — регистрационная форма, в которой кадровик присваивает приказу номер, фиксирует дату, краткое содержание, Ф.И.О. сотрудника. Без записи в журнале приказ юридически существует, но при проверке ГИТ инспектор не сможет восстановить хронологию и проверить уникальность номера.

В состав приказов по личному составу попадают: приём на работу, перевод, увольнение, отпуск, командировка, взыскание, поощрение, изменение Ф.И.О., обучение, материальная ответственность. Часть хранится 50 лет, часть — 75 лет, и журнал привязан к этим срокам.

В практике Добыто каждая третья компания после перехода на КЭДО оставляет журнал приказов на бумаге по привычке, потому что кадровик 15 лет так работал. И каждая третья из них потом получает замечание от ГИТ за расхождение бумажного журнала с реальными датами приказов в системе.

Чем отличается журнал приказов от регистрационного штампа

Кадровики часто путают две вещи. Штамп с номером и датой на приказе — реквизит документа. Запись в журнале — отдельная учётная позиция, позволяющая искать приказы по номеру, дате, виду, сотруднику. ГИТ смотрит и то, и другое: совпадает ли номер на приказе с номером в журнале, нет ли пропусков, нет ли записей задним числом.

Можно ли вообще вести журнал приказов в электронном виде — что говорит закон

Прямого запрета на электронную форму журнала в Трудовом кодексе нет. Статья 22.1 ТК РФ относит к КЭДО создание, подписание, использование и хранение документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. Регистрационные формы (журналы) сюда тоже попадают.

Закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ внёс в ТК РФ статьи 22.1-22.3 и разрешил переводить кадровые документы в электронный вид без дублирования на бумаге. Журнал приказов — это не трудовая книжка, не акт о несчастном случае и не журнал инструктажей. В перечне обязательных бумажных документов он не значится.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Тройка и трудовой кодекс прямо журнал приказов не запрещают вести электронно. Но из коробки эту опцию даёт не каждая шайтан-машина на рынке. Если в КЭДО нет модуля делопроизводства — регистрация будет ручная, и тогда теряется весь смысл перехода. Я всегда советую кадровым на этапе выбора сервиса проверять: есть ли журнал регистрации, можно ли в него вшить автонумерацию и блокировку задним числом.»

Роструд в разъяснениях подтверждает: журнал приказов по личному составу ведётся в электронной системе при соблюдении требований к идентификации лица и защите от изменений задним числом (ст. 22.3 ТК РФ и приказ Минтруда № 578н от 20 сентября 2022 года).

Какие документы нельзя переводить в электронный вид

В ст. 22.1 ТК РФ перечислены документы, которые остаются бумажными:

• трудовая книжка (если работник не отказался от неё),
• акт о несчастном случае по форме Н-1,
• приказ об увольнении,
• документы об инструктажах по охране труда.

Журнала приказов в этом перечне нет — его можно перевести в электронный вид. Сам приказ об увольнении остаётся на бумаге, а запись в электронном журнале содержит дату, номер, Ф.И.О. Это допустимо.

Какие виды приказов попадают в журнал и какие у них сроки хранения

Сроки хранения приказов по личному составу определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Здесь работодателей часто ждёт затык: сроки 50 и 75 лет применяются по-разному в зависимости от даты создания.

Приказы до 1 января 2003 года хранятся 75 лет. С 1 января 2003 года — 50 лет (п. 8 ст. 22.1 ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле»). Сам журнал хранится столько же, сколько самый долгоживущий приказ в нём.

Логику в дроблении сроков искать бессмысленно — её нужно соблюдать. Электронный журнал хранит записи и приказы все 50 лет без потери юридической силы. Для этого записи периодически «ухаживают» — продлевают метками времени, переподписывают при смене криптоалгоритмов. На сайте Роструда есть подборка инструкций по работе с электронными кадровыми документами.

Мария Ж, специалист по архивному хранению электронных документов:
«Срок хранения 50 лет для электронного журнала — это не «записал и забыл». Это значит, что серт, которым подписаны записи, через 3-5 лет истечёт. Если не настроена перештамповка метками времени, то через 10 лет вы не докажете, что подпись была валидной на момент внесения записи. У нас в Добыто эта процедура автоматизирована, кадровик ничего руками не делает — архивариус подписывает старые записи новыми сертификатами по расписанию.»

Какие требования предъявляются к электронному журналу регистрации

Чтобы электронный журнал имел ту же юридическую силу, что и бумажный, нужно выполнить пять блоков требований. По сути это сборная конструкция из 377-ФЗ, 63-ФЗ, приказа Минтруда № 578н и типовых функциональных требований Росархива от 15 июня 2020 года.

1. Идентификация лица, вносящего запись. Каждая запись привязана к конкретному кадровику через учётку в КЭДО. Логин и пароль (ПЭП), либо УНЭП/УКЭП. На текущий момент для регистрационных записей хватает ПЭП, но многие компании ставят УНЭП для усиления доказательной базы.

2. Защита от изменений задним числом. Система фиксирует дату и время внесения записи и блокирует редактирование. Если запись изменена — история сохраняется. Требование вытекает из приказа Росархива № 236.

3. Подписание записей электронной подписью. Запись заверяется ПЭП или УНЭП кадровика. УКЭП избыточна для регистрационных записей — её используют для финальных документов (трудовых договоров, приказов о приёме, переводе).

4. Сохранение целостности данных. Файл журнала и приказы хранятся в одном защищённом контуре. Если приказ изменили — в журнале остаётся пометка «архивная версия». В Добыто это реализовано через версионность: даже при попытке переписать приказ старая версия остаётся в архиве с отметкой времени.

5. Разграничение доступа. Не каждый кадровик имеет право вносить запись. Маршрут согласования настраивается так, чтобы изменения вносил только ответственный за регистрацию, а просматривать могли руководители, бухгалтерия, юрист.

Образцы документов для перевода журнала приказов в электронный вид

Какой подписью заверять записи в электронном журнале приказов

Вид подписи зависит от модели КЭДО и чувствительности информации. В большинстве компаний хватает ПЭП — простой электронной подписи на основе логина и пароля. Этот вариант Минтруд допустил в письме № 14-2/В-1230 для регистрационных операций.

УНЭП даёт дополнительную доказательную базу при трудовых спорах. Выпускается через удостоверяющий центр или в сервисе КЭДО за 5-10 минут на основании учётки на Госуслугах.

УКЭП нужна, когда журнал должен иметь силу за пределами компании — например, при передаче выгрузки в ГИТ. Тогда ответственный кадровик подписывает выгрузку УКЭП.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Нюанс при выборе подписи для журнала — не всегда нужна УКЭП. Для внутренних регистрационных записей в большинстве случаев хватает ПЭП, а это совсем другие денюжки для работодателя. УКЭП на 100 кадровиков — порядка 200-300 тысяч в год. ПЭП — ноль рублей сверху, она включена в любой нормальный сервис КЭДО. Грабли начинаются, когда внедренец продал заказчику УКЭП на каждого сотрудника, а тот через год понял, что половину этих подписей никто не использовал.»

Как перейти с бумажного журнала на электронный: пошаговый алгоритм

Переход с бумажного журнала на электронный занимает от 2 до 8 недель в зависимости от численности штата. По опыту Добыто, на пилотную группу до 50 сотрудников хватает 2-3 недели, на компанию 500+ человек — 1,5-2 месяца.

Бумажный журнал закрывается финальной записью и сдаётся в архив. Электронный начинается с новой нумерации либо продолжает старую — оба варианта допустимы, прописываются в ЛНА. Я советую начинать новую нумерацию: проще объяснить инспектору при проверке.

Как перевести журнал приказов в электронный вид: пошаговая инструкция

Параллельно с этими этапами лучше провести аудит текущего бумажного журнала: нет ли пропусков в нумерации, всех ли приказов хватает, совпадают ли даты с реальными приказами. Иначе при переезде в электронку эти косяки всплывут и будут видны инспектору ГИТ.

Типичные ошибки при ведении журнала приказов в электронном виде

За время работы сервиса Добыто мы подключили более 500 компаний к КЭДО. Соберём топ-5 граблей, которые встречаются чаще всего.

Ошибка 1. Параллельное ведение журнала. Кадровик дублирует записи на бумаге и в системе — где-то 47 приказ, где-то 48. ГИТ найдёт расхождение за 5 минут. Цена ошибки: штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП — до 50 000 руб. на юрлицо.

Ошибка 2. Нет автонумерации. Кадровик присваивает номера руками, дублирует или пропускает. Цена ошибки: переделка регистрации за весь период, потенциальные трудовые споры.

Ошибка 3. ПЭП без ЛНА. Если в Положении о КЭДО не прописано, что регистрационные записи заверяются ПЭП, инспектор усомнится в их юридической силе. Цена ошибки: предписание оформить ЛНА, риск признания записей недействительными в трудовом споре.

Ошибка 4. Не разграничен доступ. Все кадровики видят и могут редактировать записи. Через год кто-то поправил задним числом — не докажешь, кто и когда. Цена ошибки: репутационные риски, споры с уволенными сотрудниками.

Ошибка 5. Нет перештамповки метками времени. Через 3-5 лет серт истекает, через 10 лет алгоритм устаревает. Записи теряют доказательную силу. Цена ошибки: невозможность доказать факт регистрации в суде, что критично для 50-летнего срока хранения.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В судебной практике встречал кейсы, когда работодатель не мог доказать дату приказа об увольнении, потому что бумажный журнал вели «по-старому», а реальные приказы уже подписывали в КЭДО. Грабли простые: даты в журнале на бумаге проставляли скопом раз в неделю, а в системе — в день подписания. Расхождение нашли при первом же восстановлении на работе по суду. Электронная ручка для документов — это хорошо, но регистрация должна быть синхронизирована с подписанием, иначе вся бумажная волокита возвращается.»

Стоимость ведения электронного журнала приказов в составе КЭДО

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей. Электронный журнал приказов входит в стандартную конфигурацию КЭДО Добыто, отдельной лицензии не требует.

Итоговая сумма зависит от численности персонала и выбранного тарифа. Актуальные тарифы сервиса Добыто КЭДО помогут сориентироваться точнее. ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно, УКЭП заказывается через партнёров.

Что показывает ГИТ при проверке электронного журнала приказов

Инспектор ГИТ при проверке запрашивает доступ к системе КЭДО и проверяет несколько ключевых параметров. Регламент проверок утверждён приказом Минтруда № 109н от 16 февраля 2022 года.

Первое — наличие ЛНА, регламентирующего ведение электронного журнала. Без него электронная форма формально незаконна. Второе — привязка записей к конкретному кадровику через УКЭП или ПЭП. Третье — совпадение дат: дата приказа = дата записи в журнале + дата ознакомления сотрудника.

Наши специалисты знают практику работы каждой ГИТ в регионах. В Москве и Питере чаще требуют выгрузку в формате PDF/A с УКЭП подписью, в регионах принимают Excel с отметками времени. На сайте онлайнинспекция.рф можно заранее уточнить требования территориальной ГИТ.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«За время работы мы выработали алгоритм, который позволяет запускать электронный журнал приказов с первого раза без замечаний ГИТ в 95% проектов. Главное — не пытаться раскатать на всю компанию без пилота. Берём одно подразделение, 2-3 недели откатываем процедуру, потом запускаем на всех. Регламент говорит одно, а инспектор ГИТ на проверке смотрит другое — практика разная, и универсального рецепта нет.»

Выводы: журнал регистрации приказов в электронном виде

Журнал регистрации приказов по личному составу можно вести в электронном виде с 22 ноября 2021 года — с момента вступления в силу 377-ФЗ и поправок в ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Прямого запрета нет, обязательные требования — ЛНА (Положение о КЭДО), идентификация кадровика через подпись, защита от изменений задним числом и хранение записей 50 или 75 лет. Сроки определены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года.

Для записей в журнале хватает ПЭП — простой электронной подписи в защищённой системе. УНЭП повышает доказательную базу при трудовых спорах, УКЭП нужна при передаче выгрузки во внешние органы. Переход занимает 2-8 недель. Пилот на одном подразделении обязателен — без него высок риск переделок при раскатке на всю компанию.

В 2026 году тренд очевиден: ГИТ всё чаще запрашивает выгрузку из электронного журнала вместо бумажной копии. Через 3-5 лет бумажный журнал останется в микрокомпаниях до 10 человек, где КЭДО экономически не окупается. Остальной бизнес уже сегодня закладывает в Положение о КЭДО регистрационную процедуру в электронном виде.

Часто задаваемые вопросы