Уведомление работников о переходе на КЭДО: образец 2026

Уведомление работников о переходе на КЭДО — это документ, который работодатель вручает каждому сотруднику до запуска электронного кадрового документооборота, чтобы сообщить дату введения системы и право работника дать согласие. Без него запускать КЭДО нельзя: статья 22.2 ТК РФ прямо требует уведомить персонал заранее, в срок, прописанный во внутреннем положении. Здесь разберём, что должно быть в тексте уведомления, кому его вручают, кому согласие не нужно вообще, как зафиксировать получение и где скачать готовый бланк под реквизиты вашей компании. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от приказа о введении до полного перевода штата на электронные документы.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое уведомление о переходе на КЭДО и зачем оно нужно

Уведомление о переходе на КЭДО фиксирует факт: работодатель сообщил конкретному работнику, что компания вводит электронный кадровый документооборот, и объяснил, что у работника есть право согласиться или отказаться. Это требование части 5 статьи 22.2 ТК РФ. Перевести человека на электронные документы можно только с его письменного согласия. А чтобы он мог это согласие дать осознанно, его сначала надо проинформировать. Вот уведомление и закрывает эту обязанность.

Логика простая. Сначала компания издаёт приказ о введении КЭДО и утверждает положение, где прописан порядок. Потом — уведомляет людей. И только после того, как собраны согласия, начинает гонять кадровые документы в цифре. Перепрыгнуть через уведомление не выйдет. Если инспектор ГИТ при проверке увидит, что сотрудников подписывают в системе, а уведомлений и согласий на них нет, это уже нарушение порядка, установленного Трудовым кодексом. Свериться с актуальной позицией Роструда по электронному документообороту можно на портале онлайнинспекция.рф, где инспекция отвечает на вопросы работодателей.

За такое прилетает по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: на юридическое лицо штраф от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо (а это обычно кадровик или гендир) от 1000 до 5000 рублей. Поймают на том же второй раз — суммы для юрлица вырастают до 50 000-70 000 рублей. Денежки, мягко говоря, не лишние. И это при том, что само уведомление готовится один раз и тиражируется на весь штат.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В практике вижу одну и ту же ошибку: компания покупает систему, заводит учётки, рассылает приглашения — а бумажную обвязку оставляет на потом. Потом не наступает никогда. Уведомление и согласие — это не формальность ради галочки, это ваш единственный документ, который в суде или на проверке ГИТ докажет, что человек перешёл на электронку добровольно. Нет уведомления — считайте, что весь КЭДО висит на честном слове.»

В сервисе Добыто мы первым делом проверяем у клиента именно этот пакет — приказ, положение, уведомление, согласие. И только потом подключаем людей. Порядок скучный, но он экономит месяцы разбирательств.

Когда вручать уведомление и кому согласие не нужно

Срок уведомления федеральный закон не устанавливает. Это важный момент, который многие путают. Часть 2 статьи 22.2 ТК РФ говорит: работодатель сам прописывает в положении о КЭДО срок, за который он уведомляет работников, и дату введения документооборота. Причём дата введения не может быть раньше дня, когда истёк срок уведомления. То есть нельзя написать «уведомляем за 14 дней», а КЭДО запустить через три дня. Сначала истекает срок из положения, и только потом включается система.

На практике компании ставят от двух недель до месяца. Логику в коротких сроках искать бессмысленно — чем больше штат и чем больше удалёнщиков, тем длиннее надо закладывать окно, чтобы люди успели прочитать, подумать и расписаться.

Теперь про согласие, тут спрятан главный нюанс. Уведомить нужно всех. А вот согласие требуется не от каждого. Часть 7 статьи 22.2 ТК РФ освобождает от согласия тех, кто принят на работу после 31 декабря 2021 года и у кого на эту дату не было трудового стажа. Для них КЭДО применяется по умолчанию — их достаточно ознакомить с порядком до заключения трудового договора. Все остальные — кто работал у вас давно, или пришёл новенький, но уже имел стаж на 31.12.2021 — дают письменное согласие. Это подтверждает и Минтруд в письме от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321.

И ещё: отказ работника — это его право, а не повод для санкций. Уволить, лишить премии, надавить за то, что человек не дал согласие на КЭДО, нельзя. За ним остаётся бумага, и кадровая служба обязана вести с ним документооборот по-старому, даже если он один такой на весь штат. При этом отказавшийся сегодня может передумать завтра и подписать согласие в любой момент — закон это разрешает.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Эйчары боятся отказников как огня. А зря. По опыту — из ста человек откажутся двое-трое, и почти всегда это не принципиальная позиция, а страх непонятного. Дай человеку нормально разобраться, покажи, что подписать заявление с телефона проще, чем бегать с бумажками в кадры, — и через месяц он сам попросит его подключить. Главное не давить. Давление как раз и плодит жалобы в инспекцию.»

Что должно быть в тексте уведомления о переходе на КЭДО

Жёсткой утверждённой формы уведомления нет — её работодатель разрабатывает сам. Но есть набор сведений, без которых документ не выполняет свою функцию. Перечислю состав, который мы считаем минимально достаточным.

• Наименование работодателя и реквизиты. Полное название организации, кому адресовано — ФИО и должность работника.
• Факт перехода. Прямое сообщение, что компания вводит кадровый электронный документооборот на основании приказа (с номером и датой) и положения о КЭДО.
• Дата введения КЭДО. Конкретное число, с которого начинается электронное взаимодействие. Не раньше истечения срока уведомления.
• Информационная система. Указание, в какой системе будет вестись документооборот — своя информационная система работодателя или платформа провайдера.
• Право дать согласие или отказаться. Прямая формулировка, что переход добровольный, и что отказ не влечёт никаких последствий для работника.
• Срок для ответа. До какой даты работнику нужно вернуть согласие или отказ.
• Перечень документов и вид подписи. Какие кадровые документы переводятся в электронный вид и какой электронной подписью работник будет их подписывать.
• Поле для отметки о вручении. Дата, подпись работника, отметка о получении.

Уведомление вручают на бумаге под подпись. Это принципиально: на момент уведомления человек ещё не в системе, у него может не быть ни учётки, ни электронной подписи, поэтому расписываться он будет ручкой. Один экземпляр работнику, второй — с его подписью о получении — остаётся у кадровика. Эту вторую подпись нельзя терять, она и есть доказательство, что вы свою обязанность выполнили.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Нюанс в том, что вручение и согласие — это два разных действия, а не одно. Человек может взять уведомление, расписаться в получении, а согласие принести через неделю, когда подумает. Это нормально. Главное — чтобы у вас на руках осталась его подпись о том, что он уведомление получил. Подпись о получении и согласие путают постоянно, а это разные строки и разные документы.»

Как вручить уведомление о переходе на КЭДО: пошаговая инструкция

Чем согласие отличается от уведомления и отказа

Три документа, которые путают чаще всего: уведомление, согласие, отказ. Развожу их по полочкам, потому что от этого зависит, прицепится к вам ГИТ или нет.

Уведомление идёт от работодателя к работнику. Это информирование. Согласие и отказ — наоборот, от работника к работодателю, это его волеизъявление. Согласие должно быть письменным, индивидуальным и оригинальным. Скан, фотография, устная договорённость или переписка в мессенджере не катят — нужен подлинник за подписью конкретного человека. И ещё категорический момент: нельзя оформить одно согласие на весь коллектив или собрать подписи списком на одном листе. Трудовой кодекс требует индивидуального волеизъявления каждого. Один работник — одно согласие.

Отказ оформляется так же — письменно и персонально. Если работник вообще ничего не ответил на уведомление, это по закону приравнивается к отказу (письмо Минтруда от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-727). Молчание — не согласие. Поэтому отсутствие реакции от части штата надо трактовать как отказ и продолжать вести с этими людьми бумагу, пока они не передумают.

Хранится согласие весь период работы сотрудника и ещё некоторое время после увольнения — по срокам хранения кадровых документов. Бумажное — в личном деле, электронное — в системе КЭДО с защитой от изменений. В сервисе Добыто мы автоматически складываем согласия в карточку сотрудника с отметкой времени, чтобы при проверке не пришлось шариться по папкам в поисках, кто и когда подписал.

Образцы документов для перехода на КЭДО

Какой подписью работник подписывает документы после перехода

Уведомление вы вручаете на бумаге, а вот дальше, в самой системе, работник подписывает кадровые документы электронной подписью. И тут выбор зависит от типа документа. Для большинства внутренних кадровых бумаг — заявления, ознакомление с приказами, расчётные листки — хватает простой или усиленной неквалифицированной подписи. А для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора и согласия на перевод нужна усиленная подпись. Самый частый рабочий вариант для сотрудника — бесплатная подпись через приложение Госключ, многие зовут его просто гусключ.

Важная деталь по деньгам: расходы на получение электронной подписи для работника несёт работодатель, а не сам работник. Это прямо вытекает из логики Трудового кодекса — нельзя перекладывать на человека затраты, связанные с тем, как компания организует документооборот. Если планируете выдавать сотрудникам усиленную квалифицированную подпись, заложите эти денежки в бюджет проекта заранее. Разобраться, чем отличаются виды подписей и какие программы для подписания документов ЭЦП применяются на практике, стоит ещё до того, как вы зафиксируете выбор в положении.

Как уведомить удалённых сотрудников и большой штат

С удалёнщиками и линейным персоналом — синими воротничками — сложнее всего. У человека может не быть ни компьютера, ни желания заходить в систему. Только смартфон. Поэтому уведомление таким сотрудникам направляют способом, который зафиксирует факт получения: заказным письмом с уведомлением о вручении, через личный кабинет с фиксацией ознакомления, либо иным каналом, прописанным в положении.

При большом штате уведомлять и собирать согласия скопом вручную — это головняк на месяцы. Тут выручает система: уведомления и приглашения рассылаются массово по почте или SMS, человек открывает, читает, подтверждает с телефона. Когда дело доходит до сбора согласий, помогает массовое подписание документов ЭЦП — кадровик не бегает за каждым по отдельности, а видит в реестре, кто уже подписал, а кто завис.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Раскатать КЭДО на три тысячи человек разом — верный способ собрать все грабли. Мы всегда советуем пилот: берём один отдел или площадку, прогоняем через них уведомление, согласие, первое подписание. За неделю-другую вылезают все косяки в формулировках и сроках. Потом уже спокойно идём на весь штат. Это из коробки экономит клиенту месяц на разгребании ошибок.»

Кейс из практики. Федеральный медицинский центр с сотрудниками в разных регионах страны столкнулся с тем, что часть людей физически не появлялась в учреждении — был дистанционный режим. Бумажные уведомления и согласия по таким работникам собирать было нечем. Решение — перевод информирования и сбора согласий в личные кабинеты сотрудников с электронной подписью. Результат: документооборот по удалёнными сотрудникам перестал зависеть от того, доехал человек до отдела кадров или нет. Часть документов по охране труда при этом осталась на бумаге — инструктажи закон по-прежнему требует подписывать лично.

Стоимость перехода на КЭДО и уведомления сотрудников

Отдельной цены за уведомление как таковое нет — оно входит в стоимость подключения и обслуживания системы КЭДО. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. В сервисе Добыто стоимость считается по числу сотрудников и тарифу.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Что войдёт в итог по вашей компании, зависит от того, какой вид подписи вы выдаёте людям, нужна ли интеграция с 1С и как устроено хранение. Чтобы прикинуть бюджет точнее, посмотрите актуальные тарифы сервиса Добыто — там разложено, что входит в каждый пакет.

Частые ошибки при уведомлении работников о переходе на КЭДО

Соберу грабли, на которые наступают чаще всего. Каждая стоит реальных денег или времени.

Запуск КЭДО без уведомления. Компания включает систему и начинает подписывать людей, а уведомления и согласия оформить забывает — или делает задним числом. Мотив понятный: хочется быстрее. Цена ошибки — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП до 50 000 рублей на юрлицо плюс риск, что подписанные документы признают оформленными с нарушением порядка.

Одно согласие на всех. Кадровик распечатывает лист и собирает на нём подписи всего отдела разом, чтобы не возиться. Так нельзя — закон требует индивидуального согласия от каждого. Такой коллективный лист юридической силы для целей КЭДО не имеет, и весь сбор придётся переделывать персонально.

Путаница вручения и согласия. Подпись о получении уведомления принимают за согласие на КЭДО. В итоге у компании на руках только факт, что человек бумагу получил, а добровольного согласия на электронку нет. На проверке это вскрывается сразу.

Игнор молчунов. Часть штата не ответила на уведомление, а их всё равно подключают к системе. Молчание — это отказ, и таких людей надо вести на бумаге, пока они сами не подпишут согласие.

Дата введения раньше срока уведомления. В положении написано «уведомляем за месяц», а систему запускают через неделю. Дата введения КЭДО не может наступить раньше, чем истёк срок уведомления из положения.

Выводы: уведомление работников о переходе на КЭДО

Уведомление — обязательный шаг перед запуском КЭДО, закреплённый частью 5 статьи 22.2 ТК РФ. Его вручают каждому работнику на бумаге под подпись, в срок, который компания сама прописывает в положении о КЭДО. В тексте должны быть дата введения системы, информационная система, перечень документов, вид подписи и прямое указание на право работника согласиться или отказаться. Дата введения документооборота не может наступить раньше, чем истёк срок уведомления.

Уведомить нужно всех, а согласие требуется не от каждого: те, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел стажа на эту дату, переходят на КЭДО без согласия, их достаточно ознакомить с порядком. Согласие оформляется письменно и персонально — один работник, один документ, оригинал. Отказ или молчание означают, что с человеком продолжают вести бумагу, и санкции за это применять нельзя. Подпись о получении уведомления и согласие на КЭДО — два разных документа, и их нельзя смешивать.

Нарушение порядка стоит компании от 30 000 до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП, а при повторе — до 70 000. При большом штате и удалённых сотрудниках процесс проще закрывать через систему с массовой рассылкой, фиксацией получения и хранением согласий с отметками времени. Это снимает основной риск на проверке.

Часто задаваемые вопросы