Сокращение штата через КЭДО: документы и сроки 2026

Сокращение штата через КЭДО — это процедура, где часть кадровых документов (уведомления, предложения вакансий, согласия) работодатель оформляет в электронном виде с подписью сотрудника, а часть по закону остаётся на бумаге. Разберём, какие именно документы можно перевести в электронный вид, какой подписью их подписывают, за сколько дней предупреждают работника и службу занятости, как считаются выплаты и где чаще всего ошибаются кадровики. Это часть большого материала про дисциплину, взыскания и увольнение через КЭДО, где собран весь процесс расставания с сотрудником в электронном формате.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Какие документы при сокращении можно вести в КЭДО, а какие нет

Начну с того, обо что спотыкаются почти все. Сокращение — это не один документ, а целая пачка. И часть из них КЭДО закрывает спокойно, а часть закон прямо запрещает переводить в электронный вид. Вот тут и кроется главная путаница.

Через кадровый электронный документооборот проводят: уведомление работника о предстоящем сокращении, предложения вакантных должностей, письменное согласие сотрудника на досрочное расторжение договора, соглашение о расторжении по соглашению сторон, уведомление об отсутствии подходящих вакансий. Все эти документы подпадают под часть 2 статьи 22.1 ТК РФ и в списке исключений не значатся. Уведомление о сокращении и соглашение о расторжении — юридически значимые электронные документы, если работник дал согласие на КЭДО и у него есть электронная подпись.

А вот что в КЭДО не переводится никаким образом — часть 3 статьи 22.1 ТК РФ закрывает список наглухо. Это приказ (распоряжение) об увольнении, трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, документы об инструктажах по охране труда. То есть приказ об увольнении по сокращению (унифицированная форма Т-8) вы обязаны сделать на бумаге и ознакомить с ним работника под собственноручную роспись. Никакой плашки с электронной подписью тут быть не может.

Исключение одно — дистанционные сотрудники. С удалёнщиком приказ об увольнении подписывают электронно по правилам главы 49.1 ТК РФ, но потом всё равно дублируют на бумаге и направляют заказным письмом. Логику в этом дублировании искать бессмысленно, её просто нужно выполнять.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык у эйчаров — думают, раз ввели КЭДО, значит вообще всё можно прокинуть через систему. Нет. Приказ об увольнении по сокращению — только бумага, только живая подпись. А вот уведомление за два месяца — пожалуйста, в КЭДО, если человек подписал согласие. Путают эти две вещи постоянно, и потом на этом разваливается весь кейс в суде.»

Порядок сокращения штата через КЭДО: этапы и документы

Сама процедура от перехода на электронный документооборот не меняется. Меняется только то, чем и как подписывают. Основание увольнения остаётся прежним — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Сначала издаётся приказ о сокращении численности или штата, утверждается новое штатное расписание, в котором сокращаемой должности уже нет. Дальше — персональное предупреждение каждого работника.

Важный нюанс по согласию на КЭДО. Само согласие нельзя направить через систему работодателя до того, как электронный документооборот запущен — так прямо сказано в статье 22.2 ТК РФ и письме Минтруда. Сначала человек на бумаге (или иным согласованным способом) даёт согласие, и только потом ему можно слать уведомление о сокращении в личный кабинет. Если согласия нет или нет электронной подписи — возвращаемся к бумаге с обычной росписью.

В сервисе Добыто весь маршрут согласования по сокращению настраивается шаблоном: кадровик готовит уведомление, оно уходит на подпись руководителю, затем в личный кабинет сотрудника, и каждый этап с отметкой времени фиксируется в системе. Цепочку подписей видно целиком — кто, когда, чем подписал. При проверке ГИТ или в суде эта история работает на работодателя.

Как провести сокращение через КЭДО: пошаговая инструкция

Сроки уведомления при сокращении штата

Сроки — это то, на чём процедура чаще всего и сыпется. Их несколько, и они разные для разных адресатов.

Работника предупреждают персонально и под роспись не менее чем за 2 месяца до увольнения (часть 2 статьи 180 ТК РФ). Но есть категории с другими сроками: сезонных работников — не менее чем за 7 календарных дней (статья 296 ТК РФ), принятых по срочному договору до 2 месяцев — не менее чем за 3 календарных дня (статья 292 ТК РФ). Индивидуальный предприниматель срок предупреждения работника определяет сам и закрепляет в трудовом договоре.

Службу занятости информируют через единую платформу «Работа России». Организация — не позднее чем за 2 месяца, при возможном массовом увольнении — за 3 месяца. ИП — не позднее чем за 2 недели. Это часть 4 статьи 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения». За неуведомление центра занятости штраф по статье 19.7 КоАП РФ небольшой — от 3 000 до 5 000 руб. для организаций, но само нарушение тянет за собой вопросы при проверке. Подать сведения можно под учётной записью Госуслуг, на портале есть пошаговая инструкция — детали смотрите на портале Роструда Онлайнинспекция.рф.

Профсоюз (если он есть) уведомляют письменно в те же сроки — за 2 месяца, при массовом сокращении за 3 месяца (статья 82 ТК РФ). А при увольнении члена профсоюза работодатель ещё и запрашивает мотивированное мнение выборного органа по статье 373 ТК РФ. Критерии массовости, кстати, в ТК РФ не зашиты — их берут из отраслевых и территориальных соглашений.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«Честно скажу, по срокам уведомления службы занятости через «Работу России» половина вопросов от клиентов одинаковая — а точно ли два месяца, а не три. Смотрите на массовость. Если по вашему отраслевому соглашению цифры попадают под массовое — это уже три месяца, и тут одноразка через личный кабинет не спасёт, нужен полноценный отчёт по форме.»

Какой электронной подписью подписывают документы о сокращении

Тут многое зависит от того, что за документ. Уведомление о сокращении со стороны работодателя подписывают усиленной квалифицированной подписью — УКЭП. Работник со своей стороны подтверждает ознакомление электронной подписью: подойдёт усиленная неквалифицированная (НЭП), порядок проверки которой определён соглашением сторон, либо НЭП, выданная через инфраструктуру электронного правительства, либо УКЭП.

Соглашение о расторжении по соглашению сторон подписывают по правилам статьи 22.3 ТК РФ — то есть как трудовой договор: работодатель УКЭП, работник усиленной подписью. Простой электронной подписи (ПЭП) для таких документов недостаточно, на одном логине-пароле тут не выехать. В Добыто тип подписи задаётся отдельно на каждом этапе маршрута, поэтому система сама не пропустит соглашение, подписанное не той подписью.

Где сотруднику взять подпись — отдельный вопрос. Гонять каждого за токеном дорого и долго. Поэтому многие используют Госключ — бесплатное приложение Минцифры, которое выдаёт УНЭП через Госуслуги. В 2025 году Госключ переехал внутрь приложения Госуслуг, и теперь подпись там ставится прямо пальцем по экрану, без отдельной установки. Для работодателя это способ закрыть вопрос с подписями сотрудников без затрат — инфраструктура государственная и бесплатная. Единственное — после подписания через Госключ человека возвращает в исходный сервис механизмом бэклинка, и эту переадресацию надо настроить заранее.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«При сокращении люди и так на нервах, а тут им ещё ЭЦП выпускать. Мой совет — не плодите сущности. Если у компании внедрён Госключ как основной способ подписания, сотруднику вообще ничего не надо ставить, он подписывает уведомление с телефона через знакомые Госуслуги. Это снимает половину сопротивления на старте процедуры.»

Образцы документов для процедуры сокращения через КЭДО

Выплаты при сокращении штата

Деньги — это то, что работника волнует больше всего, и здесь КЭДО ничего не меняет, считается всё ровно так же. В день увольнения работодатель выплачивает зарплату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка (статья 178 ТК РФ).

Дальше интереснее. Если человек не трудоустроился, за ним сохраняется средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев (с зачётом выходного пособия). За третий месяц средний заработок платят только по решению службы занятости и в исключительных случаях. Для работников Крайнего Севера и приравненных местностей сроки длиннее — до трёх, а по решению службы занятости до шести месяцев (статья 318 ТК РФ). Сезонникам выходное пособие платят в размере двухнедельного среднего заработка.

Чтобы посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, удобно сначала свести остаток дней. Для этого есть калькулятор остатка дней отпуска, который покажет, сколько дней накопилось к дате увольнения. А уже сумму компенсации прикинуть поможет калькулятор отпуска при увольнении — удобно, когда сокращают сразу несколько человек и руками считать долго.

Отдельно про досрочное увольнение. По части 3 статьи 180 ТК РФ работодатель с письменного согласия работника вправе расторгнуть договор до истечения двухмесячного срока. Но тогда сотруднику положена дополнительная компенсация — средний заработок за время, оставшееся до конца срока предупреждения. Это согласие как раз можно оформить в КЭДО, оно в список запрещённых документов не входит.

Типичные ошибки при сокращении штата через КЭДО

За годы практики набор граблей не меняется. Перечислю те, что бьют по карману сильнее всего. В проектах Добыто эти четыре ошибки встречаются в каждом втором внедрении, где сокращение пытались вести по старому, бумажному наитию.

Ошибка 1. Приказ об увольнении подписали электронной подписью. Кадровик решает, что раз КЭДО внедрён, то и Т-8 можно подписать в системе. Делают так ради скорости и единообразия. Цена ошибки: приказ оформлен с нарушением части 3 статьи 22.1 ТК РФ, увольнение легко оспаривается, восстановление работника плюс оплата вынужденного прогула за весь период разбирательства.

Ошибка 2. Не предложили все вакансии. Работодатель обязан предлагать сокращаемому все подходящие вакансии вплоть до дня увольнения, включая введённые в штатное расписание уже после уведомления. Так делают, чтобы не плодить бумаги по неинтересным позициям. Цена ошибки: суды стабильно встают на сторону работника, если хоть одна подходящая вакансия не была предложена письменно.

Ошибка 3. Уведомили службу занятости за 2 месяца вместо 3 при массовом сокращении. Не посмотрели отраслевое соглашение, посчитали как обычное сокращение. Цена ошибки: нарушение порядка, претензии при проверке, а в связке с другими огрехами — риск признания увольнения незаконным.

Ошибка 4. Согласие на КЭДО отправили через систему. Кадровик закидывает в личный кабинет согласие на электронный документооборот вместе с уведомлением о сокращении. Делают по незнанию. Цена ошибки: согласие, полученное таким способом, недействительно (статья 22.2 ТК РФ), а значит и всё последующее электронное уведомление повисает в воздухе.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самый дорогой косяк — это даже не сами ошибки, а попытка задним числом всё переподписать, когда работник уже в суде. Не получится. Поэтому мы всегда говорим: отдайте процедуру системе, пусть она сама не даст отправить приказ об увольнении в электронном виде и сама напомнит про двухмесячный срок. Человеческий фактор на сокращении — это слишком дорого.»

Стоимость внедрения КЭДО для процедуры сокращения

Отдельный бюджет конкретно «под сокращение» не считают — КЭДО подключают целиком, а процедура расставания идёт уже в рамках общего тарифа. Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей (интеграция с 1С, электронный архив, кастомные шаблоны маршрутов).

В тарифе Бизнес минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от того, сколько человек подключаете и какие модули вам нужны для маршрутов согласования — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу численность.

Выводы: сокращение штата через КЭДО

Главное разделение, которое нужно держать в голове: уведомление о сокращении, предложения вакансий, согласие на досрочное расторжение и соглашение сторон проводятся через КЭДО при наличии согласия работника на электронный документооборот, а приказ об увольнении (Т-8), трудовая книжка, акт о несчастном случае и документы по охране труда остаются на бумаге по части 3 статьи 22.1 ТК РФ. Уведомление со стороны работодателя подписывается УКЭП, работник подтверждает ознакомление НЭП или УКЭП. Простой подписи для документов о расторжении недостаточно.

По срокам ориентир такой: работника предупреждают за 2 месяца под роспись (сезонных — за 7 дней, срочников до 2 месяцев — за 3 дня), службу занятости через «Работу России» — за 2 месяца, при массовом увольнении за 3 месяца, ИП — за 2 недели. Профсоюз уведомляют в те же сроки и запрашивают мотивированное мнение по членам профсоюза. Перед уведомлением проверьте защищённые категории по статье 261 и преимущественное право по статье 179. Все подходящие вакансии предлагайте письменно вплоть до последнего дня.

Выплаты считаются по статье 178 ТК РФ: зарплата, компенсация за отпуск и выходное пособие в размере среднего месячного заработка, сохранение заработка на период трудоустройства до 2 месяцев, третий месяц — по решению службы занятости. Госключ снимает вопрос с подписями сотрудников бесплатно, а грамотно настроенный маршрут в системе фиксирует каждый шаг с отметками времени, что защищает работодателя при проверке ГИТ и в суде, где у работника на оспаривание есть один месяц.

Часто задаваемые вопросы