Повышение зарплаты через КЭДО: документы и согласование

Согласование повышения зарплаты через КЭДО строится на двух документах: приказе об изменении оклада и дополнительном соглашении к трудовому договору, которое работник подписывает не ниже УНЭП. Бумажный процесс с повышением всегда тормозит на сборе подписей — руководитель, кадровик, директор, потом сам сотрудник, и между ними документ путешествует днями. В электронном маршруте это всё проходит за часы. Ниже разберём, какие документы оформляют при повышении оклада, как настроить маршрут согласования в системе, какой подписью заверять допсоглашение и приказ, чем повышение по соглашению сторон отличается от изменения по статье 74, и почему согласие работника на новый оклад обязательно. Это часть большого материала про переход на кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до перевода всех кадровых процессов в электронный вид.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Какие документы оформляют при повышении зарплаты

Размер зарплаты — обязательное условие трудового договора. Это первое, что нужно держать в голове. Раз оклад прописан в договоре, изменить его в одностороннем порядке нельзя — нужно согласие работника и письменное оформление. Статья 72 ТК РФ прямо говорит: условия договора меняются по соглашению сторон, и это соглашение составляют письменно. Для повышения зарплаты комплект документов обычно такой:

• Приказ об изменении штатного расписания — если меняется оклад по должности. Из-за повышения оклада в штатном расписании зарплата вырастает у всех, кто занимает эту должность. Руководитель либо вносит изменение в действующее расписание, либо утверждает новое.
• Приказ о повышении зарплаты (об изменении оклада) — унифицированной формы нет, составляют в произвольной. В приказе — новый размер оклада, дата вступления в силу, распоряжение бухгалтеру применять новый оклад, кадровику — подготовить допсоглашение.
• Дополнительное соглашение к трудовому договору — ключевой документ. Именно оно фиксирует согласие работника на новый оклад и защищает обе стороны. Без него повышение юридически повисает.
• Ознакомление работника с приказом под подпись.

Приказ об изменении оклада, строго говоря, издавать не обязательно — запрета на него в законе нет, но и прямого требования тоже. А вот допсоглашение обязательно. Самый простой и безопасный способ оформить любое изменение зарплаты — подписать допсоглашение. Оно работает в обе стороны: при повышении защищает работодателя от претензий ФНС, если та решит, что в расходы попала завышенная сумма, а работника — от риска, что ему потом не доплатят по новой ставке.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк — повысили оклад приказом, бухгалтерия начала платить больше, а допсоглашение забыли. Формально оклад в трудовом договоре остался прежним. Потом сотрудник уходит в конфликте, идёт в ГИТ, и работодатель доказывает на пальцах, что повышение было. Допник — это не бюрократия, это ваша страховка. Нет бумаги — нет повышения, как бы парадоксально для работника это ни звучало.»

Повышение по соглашению сторон и изменение по статье 74: в чём разница

Тут многие путаются, и зря, потому что режим оформления разный. Есть два пути изменить оклад.

Первый — по соглашению сторон, статья 72. Работодатель и работник договорились, подписали допсоглашение, оклад изменился с нужной даты. Для повышения это основной и нормальный путь: человек получает больше, возражать ему не с чего, согласие он даёт охотно. Никаких сроков ожидания, изменение вступает в силу с даты, которую укажете в допсоглашении.

Второй — по инициативе работодателя, статья 74. Применяется, когда условия меняются из-за организационных или технологических причин и работник может быть против. Здесь нужно уведомить работника за два месяца. Для повышения зарплаты этот путь почти не используют — сложно представить, что человек два месяца раздумывает, согласиться ли на прибавку. Но если повышение оклада идёт в связке с изменением других условий (новые обязанности, другой режим), о которых сотрудник не в восторге, тогда вступает в игру статья 74 с её уведомлением за два месяца и предложением других вакансий при отказе.

Для чистого повышения зарплаты держитесь статьи 72. Допсоглашение, приказ, новая дата — и всё. В КЭДО этот сценарий разворачивается в готовый маршрут, где не надо вручную следить, кто что подписал.

Как устроен маршрут согласования повышения зарплаты в КЭДО

Вот здесь и кроется главная польза электронного документооборота для повышения зарплаты. Согласование оклада — это всегда цепочка людей, а не один росчерк. И в КЭДО эта цепочка превращается в управляемый маршрут, где документ сам переходит от участника к участнику. Роли в маршруте обычно такие:

• Инициатор — тот, кто запускает процесс. Чаще руководитель подразделения, который хочет повысить своему сотруднику оклад, или директор по персоналу.
• Заполняющий — вносит в документ данные, если чего-то не хватает: ФИО, новый размер оклада, реквизиты. В небольших компаниях эту роль берёт на себя сам кадровик.
• Согласующий — проверяет, что в документе всё указано корректно и юридически верно, утверждает его для подписания. Это может быть юрист или финдиректор, который контролирует фонд оплаты труда.
• Представитель компании — подписывает документ от лица организации. Генеральный директор или сотрудник с доверенностью, например руководитель отдела кадров с МЧД.
• Работник — получает уведомление и подписывает допсоглашение со своей стороны.

Система уведомляет всех участников и фиксирует каждое действие с отметкой времени. Кадровик в любой момент видит, на каком этапе документ и какой у него статус: ждём заполнения, ждём согласования юриста, ждём подписи директора, ушло сотруднику. Никто никого не дёргает по почте в стиле «ну ты подписал там приказ?». Согласование, по опыту внедрений в распределённых компаниях, ускоряется в три раза, а работа с одним документом сжимается до нескольких минут.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«В практике Добыто маршрут согласования повышения — один из самых востребованных. Мы настраиваем параллельные и последовательные ветки: например, согласующий-юрист и финдир проверяют документ одновременно, а не по очереди, и это экономит ещё пару дней. А если кто-то завис на своём этапе — срабатывает автозакрытие по таймауту, и документ возвращается кадровику, чтобы не висел в воздухе.»

Как согласовать повышение зарплаты через КЭДО: пошаговая инструкция

Какой электронной подписью заверять документы о повышении оклада

Статья 22.3 ТК РФ делит документы по видам подписи, и для повышения зарплаты это критично, потому что в комплекте есть и обычный приказ, и допсоглашение — а у них разный режим.

Допсоглашение к трудовому договору — это внесение изменений в трудовой договор. А такие документы статья 22.3 относит к особому списку. Со стороны работодателя — только усиленная квалифицированная электронная подпись, УКЭП. Со стороны работника — не ниже УНЭП. Простая электронная подпись для допсоглашения об изменении оклада не годится. Если подписать допник ПЭП, подпись можно оспорить, а вместе с ней повиснет и сам факт согласия на новый оклад.

Приказ об изменении оклада и приказ об изменении штатного расписания — это уже обычные кадровые документы, не из особого списка. Со стороны работодателя по-прежнему УКЭП, а вот ознакомление работника с приказом можно настроить и на УНЭП, и на ПЭП (если порядок применения ПЭП закреплён соглашением). Получается, в одном процессе повышения соседствуют два режима подписи: допсоглашение — строго не ниже УНЭП работника, приказ — можно мягче.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Главный нюанс — не путать допник с приказом по виду подписи. Допсоглашение об изменении оклада это изменение в трудовой договор, тут работнику нужна минимум УНЭП. Приказ — попроще. Если эйчар подписал допник простой одноразкой, на проверке ГИТ или в суде это всплывёт. УНЭП работнику мы выпускаем бесплатно прямо в системе, два клика — и закрытка у него на руках, через Госключ тоже можно.»

УНЭП работника выпускают бесплатно внутри системы КЭДО: сотрудник подтверждает выпуск, задаёт подписи пароль — и подписывает с телефона. Чтобы УНЭП заработала без отдельного соглашения о её использовании, порядок применения прописывают в трудовом договоре или ЛНА о КЭДО. Эту юридическую обвязку — положение о КЭДО, формы согласий, порядок применения подписей — мы в Добыто отдаём клиенту из коробки.

Образцы документов для оформления повышения зарплаты

Нужно ли согласие работника на повышение зарплаты

Звучит абсурдно — кто откажется от прибавки? Но юридически согласие нужно, потому что меняется обязательное условие трудового договора. Молчаливое «ну он же не против» не работает. Согласие фиксируется подписью работника на допсоглашении. Подписал — согласился. Разъяснения по оформлению изменений условий трудового договора публикует Роструд на портале Онлайнинспекция.РФ. В КЭДО факт подписания фиксируется автоматически: видно, когда сотрудник открыл документ и когда заверил его УНЭП.

И тут отдельная развилка — не путать согласие на повышение с согласием на сам КЭДО. Это два разных согласия. Чтобы вообще вести с работником электронный документооборот, нужно его письменное согласие на КЭДО (если он принят на работу до 31 декабря 2021 года). Тех, кто устроился после этой даты или для кого это первая работа, на КЭДО переводят без отдельного согласия. Нельзя оформить одно согласие на всех сотрудников скопом — ТК РФ требует индивидуального волеизъявления каждого. Так что прежде чем гнать допсоглашение о повышении через систему, убедитесь, что работник вообще подключён к КЭДО.

Типичные ошибки при согласовании повышения зарплаты в КЭДО

За проекты внедрения собрал грабли, на которые наступают чаще всего.

Ошибка первая — повысили приказом без допсоглашения. Делают ради скорости: издали приказ, бухгалтерия начала платить. Цена ошибки — в трудовом договоре оклад остался прежним, и при споре работодатель доказывает повышение через косвенные документы. Допсоглашение обязательно.

Ошибка вторая — подписали допник простой электронной подписью. ПЭП проще, вот и соблазн прогнать через неё весь комплект. Но допсоглашение — изменение в трудовой договор, работнику нужна минимум УНЭП. Подпись ПЭП на допнике оспаривается.

Ошибка третья — забыли про штатное расписание. Подняли оклад одному человеку допсоглашением, а в штатном расписании по должности стоит старая вилка. Возникает расхождение, которое выловит первая же проверка. Если оклад меняется по должности — сначала приказ об изменении штатного расписания.

Ошибка четвёртая — не закреплён порядок применения УНЭП. Выпустили работнику УНЭП, подписали допник, а в трудовом договоре или ЛНА порядок использования этой подписи не прописан. Формально подпись повисает. Порядок применения УНЭП фиксируют заранее.

Ошибка пятая — повышение через статью 74 без оснований. Иногда повышение тащат через одностороннее изменение по статье 74 с уведомлением за два месяца, хотя работник не против. Это лишняя бюрократия и затяжка. Для добровольного повышения — статья 72 и допсоглашение.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Грейдовую систему внедряли — и там повышение надбавки идёт пачками, как сотрудник дорос до следующего статуса. Когда это на бумаге, кадровая тонет в допниках. В КЭДО массовое повышение по грейду раскатывается одним маршрутом на группу, каждый подписывает свой допник с телефона. Снижение текучки, кстати, мы тогда поймали именно потому, что люди видели прозрачную связь между ростом компетенций и деньгами.»

Стоимость КЭДО для согласования повышения зарплаты и кадровых документов

Стоимость сервиса КЭДО считается за рабочее место и зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для согласования повышения зарплаты важно, чтобы тариф поддерживал нужные виды подписи — как минимум УНЭП работнику для допсоглашения — и гибкую маршрутизацию. Базовые тарифы Добыто такие:

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с вашей учётной системой 1С — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться под вашу компанию точнее. Для компаний, где повышения идут регулярно и пачками, экономия очевидна: время кадровика на каждый допник и приказ падает в разы.

Выводы: согласование повышения зарплаты через КЭДО

Повышение оклада оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору по статье 72 ТК РФ, к которому при необходимости добавляют приказ об изменении штатного расписания и приказ о повышении зарплаты. Допсоглашение обязательно: размер зарплаты — обязательное условие договора, и менять его можно только с согласия работника, зафиксированного его подписью. Для чистого повышения держитесь статьи 72 с допсоглашением, а не статьи 74 с уведомлением за два месяца — последняя нужна только при одностороннем изменении условий.

В КЭДО согласование превращается в маршрут с ролями: инициатор, заполняющий, согласующий, представитель компании, работник. Документ сам идёт по цепочке, система фиксирует каждое действие с отметкой времени, а кадровик видит статус в реальном времени. По видам подписи держите в голове развилку: допсоглашение — это изменение в трудовой договор, работодатель подписывает УКЭП, работник не ниже УНЭП, простая подпись не годится. Приказ об изменении оклада и штатного расписания подписывают мягче — ознакомление работника можно настроить на УНЭП или ПЭП.

Практический совет: проводите приказ и допсоглашение единым процессом, не повышайте оклад приказом без допника, синхронизируйте штатное расписание, закрепите порядок применения УНЭП в ЛНА и убедитесь, что работник подключён к КЭДО по индивидуальному согласию. Эти мелочи определяют, устоит повышение при проверке ГИТ и не возникнет ли расхождение между фактической выплатой и трудовым договором.

Часто задаваемые вопросы