Документы при приёме на работу: полный перечень 2026

Кадровый документооборот при приёме на работу — это весь комплект документов, который оформляется при трудоустройстве: те, что сотрудник предъявляет работодателю по статье 65 ТК РФ, и те, что работодатель создаёт сам — трудовой договор, приказ о приёме, ознакомление с локальными актами, согласие на обработку персональных данных. Вы получите полный перечень с разбивкой на обязательные и ситуационные документы, узнаете, что предъявляет соискатель, а что готовит кадровик, какой подписью закрывается трудовой договор в электронном виде и какие документы при приёме нельзя вести через КЭДО. Это часть большой темы про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до перевода штата на цифру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Какие документы предъявляет работник при приёме на работу по статье 65 ТК РФ

Статья 65 ТК РФ даёт закрытый перечень того, что соискатель обязан предъявить при заключении трудового договора. Требовать сверх этого списка работодатель не вправе — и это первое, на чём спотыкаются, когда просят у человека лишние бумаги. Базовый набор: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, кроме случая, когда договор заключается впервые; документ о регистрации в системе индивидуального персонифицированного учёта (АДИ-РЕГ, бывшее СНИЛС), в том числе в электронной форме; документы воинского учёта — для военнообязанных и подлежащих призыву; документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний.

Дальше начинаются ситуационные документы — их предъявляют не все, а только при определённых обстоятельствах. Справка об отсутствии судимости — для работы, к которой по закону не допускаются судимые (образование, работа с детьми). Справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотиков — для отдельных видов деятельности. Медицинское заключение или результат медосмотра — для работ с вредными условиями, для несовершеннолетних, для общепита, торговли, транспорта. Если трудовая книжка утрачена или повреждена, работодатель по письменному заявлению работника оформляет новую.

Отдельный момент по тем, кто впервые устраивается на работу. У них нет ни трудовой книжки, ни записи о трудовой деятельности — и предъявлять им нечего. Трудовую книжку (если человек выбрал бумажную форму) и регистрацию в системе персучёта в таких случаях оформляет работодатель. С 2021 года для впервые трудоустроенных трудовая книжка ведётся сразу в электронном виде, бумажную им уже не заводят.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Перечень из 65-й статьи закрытый, и просить у соискателя ИНН, справку с прежней работы о зарплате или, прости господи, характеристику работодатель не имеет права. Я постоянно вижу, как кадровая на местах раздувает список из старых привычек. А потом приходит отказник, не прошедший по надуманным основаниям, и компания получает иск о необоснованном отказе в приёме. Бери ровно то, что в законе, остальное — по желанию работника и с его согласием.»

Какие документы оформляет работодатель при приёме на работу

Вторая половина документооборота — то, что создаёт сам работодатель. Здесь порядок строгий, и нарушение последовательности чревато штрафами по статье 5.27 КоАП. Главный документ — трудовой договор по статье 67 ТК РФ, заключается в письменной форме в двух экземплярах, один остаётся у работника. До подписания договора работника знакомят с локальными нормативными актами, которые касаются его трудовой функции: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностная инструкция. Факт ознакомления подтверждается подписью — в листе ознакомления или в самом договоре.

Приказ о приёме на работу с 2021 года перестал быть обязательным. Раньше его издавали по статье 68 ТК РФ в трёхдневный срок, теперь работодатель вправе ограничиться трудовым договором. Но многие компании приказ по-прежнему издают — он удобен для внутреннего учёта и кадровых программ. Если приказ оформляется, его содержание должно соответствовать условиям трудового договора. Дальше работодатель вносит запись в трудовую книжку или формирует сведения о трудовой деятельности, заполняет личную карточку, при необходимости лицевой счёт.

Согласие на обработку персональных данных — отдельная история, по которой с 1 сентября 2025 года изменились правила. Если работодатель берёт только те данные, что нужны для трудового договора и кадрового учёта по ТК РФ, отдельное согласие не требуется — обработка идёт на основании договора. Согласие нужно, когда данные используются сверх трудовых отношений: фото на сайт, корпоративные рассылки о награждениях, передача третьим лицам, обработка сведений о здоровье или биометрии. И с сентября 2025 года такое согласие оформляется отдельным документом, а не строчкой в договоре.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Порядок при приёме — это не формальность, а защита работодателя в суде. Сначала ознакомление с ЛНА, потом подписание трудового договора. Если человек подписал договор, а с правилами распорядка его познакомили через неделю — на проверке это всплывёт, и привлечь его к дисциплинарке за нарушение правил, с которыми он формально не был ознакомлен, не выйдет. В КЭДО эта последовательность фиксируется отметками времени, и доказать корректность процедуры становится делом одного клика — выгрузил журнал действий, и всё видно.»

Как оформить приём на работу через КЭДО: пошаговая инструкция

Какой электронной подписью подписывают трудовой договор и документы при приёме

Здесь главная развилка по видам подписи, и ошибка стоит дорого. Трудовой договор — один из немногих документов, для которых статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя применять усиленную квалифицированную подпись, УКЭП. Это касается заключения договора и любых изменений к нему. Так же УКЭП работодателя требуется для договора о материальной ответственности, который часто подписывают одновременно с приёмом. Здесь сэкономить на виде подписи не получится — закон прямо требует квалифицированную.

Со стороны работника при приёме подпись зависит от документа. Трудовой договор работник может подписать УКЭП или УНЭП, в том числе выданной через Госключ. А вот ознакомление с локальными актами, согласие на обработку персональных данных, заявления — всё это работник подписывает простой электронной подписью, ПЭП. У подписи из Госключа удобство в том, что для её применения не нужно отдельное соглашение между сторонами, в отличие от УНЭП в системе работодателя. Для массового найма, когда оформляешь сразу отдел, это экономит кучу времени — не надо с каждым подписывать соглашение об использовании подписи.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«При приёме держите в голове простую раскладку. Трудовой договор и договор о матответственности — работодатель только УКЭП, тут тройка и 377-й не оставляют выбора. А всё остальное при трудоустройстве — ознакомления, согласия, заявления — закрывается ПЭП работника. Не надо городить квалифицированную подпись на каждую бумажку, это лишние денежки за сертификаты и возня с флешками. Госключ при массовом найме вообще спасает: человек подписывает с телефона, соглашение об ЭП заранее не нужно.»

Образцы кадровых документов для приёма на работу и перехода на КЭДО

Какие документы при приёме нельзя оформить через КЭДО

Не всё при трудоустройстве уходит в электронный вид. Статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге часть документов, и при приёме это касается двух моментов. Первый — трудовая книжка, если сотрудник выбрал бумажную форму её ведения. Вносить запись о приёме в такую книжку придётся вручную, на бумаге. Второй — документы по охране труда, с которыми работник знакомится лично: инструктаж по охране труда оформляется в журнале с собственноручной подписью. Если новичок проходит вводный инструктаж, отметка о нём — вне КЭДО.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде (форма СТД-Р) — не путать с трудовой книжкой — формируются и передаются в обычном порядке. А вот сам процесс приёма для впервые трудоустроенного: ему заводят электронную трудовую, бумажную книжку с 2021 года уже не оформляют. Поэтому у молодого сотрудника бумажного исключения по трудовой книжке просто не возникает — весь его кадровый след изначально цифровой.

Согласие работника на ведение КЭДО при приёме нового сотрудника, устроившегося после 31 декабря 2021 года, отдельно брать не нужно — для него электронное взаимодействие действует по умолчанию. Это важное отличие приёма от перевода старого штата: при найме новичка вы сразу запускаете его в электронный документооборот, без дополнительной процедуры сбора согласий, которая нужна для тех, кто работал до этой даты.

Маршрут оформления приёма: где документ зависает и как ускорить онбординг

Приём — это не один документ, а пакет, который проходит через несколько рук: рекрутёр передаёт оффер, кадровик готовит договор и проверяет комплект, руководитель подразделения визирует, иногда подключается служба безопасности. В бумажном процессе это растягивается на дни: новичок носит документы между кабинетами, ждёт, пока освободится руководитель, пересдаёт неправильно заполненные бланки. А компании в это время важно вывести человека на работу быстро, особенно когда речь о дефицитных специалистах, которых вот-вот схантят конкуренты.

Электронный процесс с гибкой маршрутизацией решает это. Документы идут по настроенному маршруту — параллельно или последовательно, с цепочкой заместителей на случай отсутствия согласующего. Автозакрытие этапа по таймауту не даёт пакету зависнуть: если визирующий не отреагировал, документ уходит дальше или возвращается с пометкой. Виджеты исполнительской дисциплины показывают кадровику, у кого застрял приём, кто не принял приглашение в систему. На производстве и в массовом найме это критично — оформить целый отдел за день реально только при автоматизации.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Скорость выхода — это деньги, особенно в IT и на дефицитных позициях. Пока кадровая неделю собирает бумажки и ловит подписи, кандидата уже схантили. Мы видели кейсы, где полностью безбумажное оформление дистанционного сотрудника проходит за пару минут: человек подписывает договор с телефона, и он уже в штате. Для массового найма у нас работает выдача подписей одним нажатием — при приёме нового отдела не нужно оформлять каждого поштучно.»

В сервисе Добыто модуль документов при приёме работает в связке с автосбором комплекта под должность: система сама определяет, какие ЛНА и инструкции подписывает конкретный сотрудник в зависимости от его позиции. Кадровику не нужно вручную собирать пакет для каждого новичка — шаблон должности подтягивает нужный набор автоматически, что снимает риск забыть ознакомить человека с обязательным локальным актом.

Стоимость перехода на КЭДО для оформления приёма на работу в 2026 году

Цена зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора модулей — интеграции с 1С, электронного архива, кастомных шаблонов под документы приёма. Процесс приёма отдельно не тарифицируется: он входит в общий функционал кадрового документооборота, платите вы за рабочее место сотрудника в системе, а не за тип документа.

Для приёма с подписанием трудового договора УКЭП нужен минимум тариф Бизнес — там доступна УКЭП, интеграция с 1С и электронный архив, где договоры и согласия хранятся со всеми отметками времени. Итоговая сумма зависит от численности штата и глубины интеграций — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу компанию точнее.

Типичные ошибки в документообороте при приёме на работу

Первая ошибка — требовать у соискателя документы сверх перечня статьи 65 ТК РФ: ИНН, справку о доходах с прежнего места, характеристику. Делают это по инерции и из желания собрать максимум информации. Цена ошибки — отказ соискателю по основаниям, не связанным с деловыми качествами, превращается в иск о необоснованном отказе в приёме, а это компенсация и репутационные потери в споре.

Вторая — подписать трудовой договор работодателя не той подписью. Договор требует УКЭП работодателя по статье 22.3 ТК РФ, а компания по незнанию закрывает его УНЭП. Цена ошибки — договор юридически уязвим: при споре сотрудник может заявить, что трудовые отношения оформлены с нарушением, и доказывать корректность придётся работодателю.

Третья — нарушить порядок ознакомления с ЛНА: дать человеку подписать трудовой договор раньше, чем познакомить его с правилами распорядка и должностной инструкцией. Возникает из-за спешки при выводе сотрудника. Цена ошибки — привлечь работника к ответственности за нарушение правил, с которыми он формально не был ознакомлен до подписания договора, не получится, а отсутствие подписи об ознакомлении — самостоятельное нарушение по статье 5.27 КоАП.

Выводы: кадровый документооборот при приёме на работу

Документооборот при приёме делится на две части. Соискатель предъявляет закрытый перечень по статье 65 ТК РФ: паспорт, сведения о трудовой деятельности, документ персучёта, воинский учёт, документ об образовании при необходимости — требовать сверх списка нельзя. Работодатель оформляет трудовой договор по статье 67, ознакомление с ЛНА, при желании приказ о приёме (с 2021 года он не обязателен), запись в трудовую и личную карточку. Согласие на обработку персональных данных с 1 сентября 2025 года оформляется отдельным документом и нужно только для данных сверх трудовых отношений.

В электронном виде трудовой договор работодатель подписывает только УКЭП — это требование статьи 22.3 ТК РФ, как и для договора о материальной ответственности. Работник подписывает договор УКЭП или УНЭП, а ознакомления, согласия и заявления — простой электронной подписью или подписью из Госключа. Соблюдайте порядок: сначала ознакомление с ЛНА, затем подписание трудового договора. На бумаге при приёме остаются бумажная трудовая книжка по выбору работника и журнал инструктажа по охране труда.

Новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2021 года, можно сразу запускать в КЭДО без отдельного согласия — в отличие от старого штата. Главный практический смысл перевода приёма в цифру — скорость онбординга и защита от типовых нарушений: электронный процесс фиксирует порядок отметками времени, автосбор комплекта под должность не даёт забыть обязательный ЛНА, а подписание с телефона позволяет оформить дистанционного сотрудника за минуты, пока его не перехватили конкуренты.

Часто задаваемые вопросы