Больничный через КЭДО: оформление ЭЛН работодателю в 2026

Оформление больничного листа через КЭДО на практике выглядит не так, как ждёт большинство кадровиков: сам листок нетрудоспособности в кадровую систему не попадает и там не подписывается. Он идёт по отдельному каналу — из медорганизации в Социальный фонд и оттуда работодателю. А вот сопутствующие документы, отметки в табеле, уведомления и заявления вполне ложатся в электронный кадровый документооборот. Разберём, кто что подписывает, какие сроки и суммы действуют в 2026 году, чем СЭДО отличается от КЭДО и где здесь реально экономится время. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где описан весь путь от выбора системы до перевода всего штата на электронные документы.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что значит оформить больничный через КЭДО и почему это не одно и то же

Сразу разведём два понятия, которые путают чаще всего. КЭДО — это кадровый документооборот внутри компании: трудовые договоры, приказы, заявления, ознакомление с ЛНА. СЭДО — социальный электронный документооборот, отдельная система обмена данными между работодателем, медицинской организацией и Социальным фондом России. Больничный, точнее электронный листок нетрудоспособности, живёт именно в СЭДО. Не в вашей КЭДО-системе.

С 1 января 2022 года больничные оформляют только в электронном виде. Бумажный бланк остался для узкой категории — сотрудников, в отношении которых соблюдается государственная тайна. Для всех остальных листок существует исключительно как ЭЛН: врач закрывает его, и документ уходит в информационную систему СФР. Порядок выдачи установлен приказом Минздрава № 1089н, а правила обмена в рамках СЭДО — постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010.

Что из этого следует для работодателя? А то, что «оформить больничный через КЭДО» в буквальном смысле невозможно — подписать сам ЭЛН в кадровом сервисе нельзя, у него другой маршрут. Но вокруг больничного крутится целый ворох кадровых действий, и вот они уже спокойно переводятся в электронный вид. Отметка в табеле, приказ о сохранении места, заявление на отпуск после болезни, уведомление о выходе — всё это КЭДО закрывает.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Кадровики приходят с запросом «настройте нам подписание больничных в КЭДО» — и тут приходится объяснять, что ЭЛН вообще не про КЭДО, это СЭДО и СФР. Логику в разделении искать бессмысленно, её просто надо принять: больничный — это епархия фонда, а кадровая обвязка вокруг него — ваша. Вот её и автоматизируем.»

Как электронный листок нетрудоспособности попадает к работодателю

Схема выстроена проактивно. Сотрудник заболел — идёт в поликлинику, предъявляет паспорт и СНИЛС. Согласие на оформление подписывать не нужно, место работы в самом ЭЛН с 2021 года тоже не указывается. Врач формирует листок, при закрытии передаёт его в систему СФР. Дальше включается автоматика.

Работодатель должен иметь доступ к СЭДО. Как только статус ЭЛН меняется, в систему страхователя приходит уведомление. В нём — ФИО заболевшего, дата рождения и СНИЛС, номер и статус листка («открыт»), даты формирования и выдачи, период нетрудоспособности и её причина. При продлении прилетает номер нового ЭЛН, при закрытии — дата выхода на работу. Те же уведомления видит и сам работник: в личном кабинете на Госуслугах и на сайте СФР.

Подключиться к СЭДО можно через бухгалтерскую или кадровую программу — сервис встроен почти во все: 1С, СБИС, Контур и другие. Отдельно настраивать обмен с фондом, как правило, не требуется, СЭДО разработан СФР именно для связки «фонд — работодатель — медорганизация». Подробности по составу уведомлений и порядку взаимодействия СФР публикует на своём официальном портале для страхователей.

Проактивная схема означает, что работнику не нужно писать заявление на пособие. Сведения из больницы автоматически поступают в СФР, фонд рассчитывает выплату и перечисляет её. С 1 января 2024 года такой порядок стал обязательным для всех работодателей — старые шлюзы приёма документов закрыли. На дату написания статьи беззаявительные выплаты — норма, а не опция.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Самый частый затык — работодатель забывает, что обязан вовремя передать в СФР сведения о заработке и стаже. ЭЛН прилетает автоматически, а вот данные для расчёта — на вас. Просрочка или путаница со стажем тянет за собой перерасчёт пособия, а это уже разговор с фондом. Я думаю, тут проще один раз настроить регламент, чем потом разгребать.»

Какие документы вокруг больничного реально идут через КЭДО

Сам ЭЛН — мимо КЭДО. Но кадровая работа с периодом нетрудоспособности генерирует документы, и вот они отлично переводятся в электронный вид по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Перечислю, что обычно закрывают кадровики через КЭДО, когда сотрудник болеет.

• Отметка в табеле учёта рабочего времени. Код «Б» за дни нетрудоспособности проставляется в электронном табеле, который ведётся в кадровой системе.
• Уведомление о выходе на работу. Когда листок закрыт и пришла дата выхода, кадровик фиксирует возвращение сотрудника, при необходимости — с электронным ознакомлением.
• Заявления, связанные с болезнью. Например, заявление на перенос или продление отпуска, если работник заболел во время отпуска, — такое подаётся и согласуется в КЭДО.
• Приказы об изменении графика, о замещении. Если на время болезни кого-то надо подменить, приказ о возложении обязанностей подписывается электронно.
• Ознакомление с ЛНА после выхода. Если за время отсутствия в компании поменялись локальные акты, сотрудника знакомят с ними через КЭДО под электронную подпись.

В сервисе Добыто эти отсутствия отражаются в графике отсутствий — отдельном модуле, где видно, кто в отпуске, кто в командировке, а кто на больничном. Больничный там маркируется красным, и руководитель отдела сразу понимает картину по своим людям. Удобно, когда в подразделении тридцать человек и половина разъехалась по отпускам.

Когда сотрудник работает дистанционно или живёт в другом городе, ценность электронной обвязки растёт. Не нужно слать курьера с приказом и ждать, пока человек распишется и вернёт бумагу. Кадровый документ уходит на подпись, сотрудник подписывает его с телефона. В практике Добыто мы видим, что именно у удалёнщиков период вокруг больничного раньше всего «зависал» на бумаге — теперь это закрывается за минуты.

Какой подписью подписывают кадровые документы при болезни

Раз сам ЭЛН не подписывается работником, вопрос подписи касается только кадровой обвязки. Здесь работают три вида электронной подписи, и выбор зависит от документа.

ПЭП — простая электронная подпись. Подходит для большинства внутренних документов: ознакомления с ЛНА, уведомлений, типовых заявлений. УНЭП — усиленная неквалифицированная, в том числе вариант через Госключ (УНЭП ЕСИА). По части 2 статьи 22.3 ТК РФ работник может использовать УНЭП от ЕСИА, и тогда отдельное соглашение об использовании подписывать не нужно — это снимает лишний шаг. УКЭП — усиленная квалифицированная, нужна там, где закон требует наивысшей значимости.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Нюанс в том, что не всегда нужна тяжёлая артиллерия. Для заявления на перенос отпуска после больничного хватает ПЭП — и это совсем другие денюжки для работодателя, чем выпускать всем УКЭП. «Гусключ» закрывает массу сценариев бесплатно для сотрудника, через мобильное приложение. Я бы начинала именно с него.»

Госключ — мобильное приложение от Минцифры, через которое сотрудник подписывает кадровые документы УНЭП или УКЭП прямо со смартфона. Интеграция с ним у многих КЭДО-систем работает с 2022 года, и по нашим наблюдениям значительная доля клиентов выбирает именно этот сценарий: сотруднику не надо ставить дополнительный софт или возиться с токеном. Подписал «на борту» телефона — и документ ушёл обратно в систему. Если хочется разобраться глубже в механике, у нас есть отдельный разбор о том, как подписать документ УКЭП онлайн, без установки лишних программ.

Образцы кадровых документов для работы с отсутствиями и КЭДО

Как работодателю обработать электронный больничный: пошаговая инструкция

Когда сотрудник заболел, у кадровика и бухгалтера есть понятный порядок действий. Часть из них касается СЭДО и СФР, часть — кадровой системы. Ниже разложила по шагам, чтобы ничего не выпало.

Как обработать больничный сотрудника: пошаговая инструкция

Обратите внимание на четвёртый шаг. Уведомление об ЭЛН прилетает само, а вот сведения для расчёта — зона ответственности работодателя. Здесь чаще всего и возникают грабли: пропущенный срок подачи, неверная сумма заработка, путаница со стажем. Каждая такая ошибка ведёт к перерасчёту пособия и нередко к штрафу.

Сколько платят по больничному в 2026 году и кто за что отвечает

Распределение оплаты зависит от причины нетрудоспособности. При болезни или травме самого работника первые 3 дня оплачивает работодатель, начиная с четвёртого — СФР. Если больничный по уходу за ребёнком, по карантину или в связи с беременностью и родами, всю сумму платит фонд с первого дня.

Размер пособия считается по формуле: средний дневной заработок умножается на процент от стажа и на количество дней болезни. Средний дневной заработок берут за два предыдущих года — в 2026 году это 2024 и 2025, сумма делится на 730. Учитываются только официальные доходы, с которых платились страховые взносы.

Есть потолок. Максимальный среднедневной заработок в 2026 году — 6 827,40 рубля. Цифра привязана к предельным базам для страховых взносов: 2 225 000 рублей за 2024 год и 2 759 000 за 2025. Снизу пособие ограничено МРОТ — с 1 января 2026 года федеральный МРОТ составляет 27 093 рубля, и при стаже менее 6 месяцев или низком заработке выплата считается из него. С 2026 года стартовал эксперимент: самозанятые могут добровольно застраховаться в СФР и тоже получать больничные.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Кадровику важно держать в голове: больничный в отпуске — это отдельная история. Если работник заболел во время ежегодного отпуска, отпуск продлевается или переносится, и заявление на перенос вы спокойно проводите через КЭДО. А вот если болел ребёнок, а не сам сотрудник, — отпуск не двигается. Эти мелочи всплывают постоянно.»

Стоимость подключения КЭДО для работы с больничными и отсутствиями

Цена КЭДО зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Сам обмен с СФР по больничным идёт через СЭДО и в стоимость кадрового сервиса не входит — это разные системы. КЭДО оплачивается за работу с кадровыми документами: заявлениями, приказами, табелем, графиком отсутствий. Тарифы сервиса Добыто построены по принципу оплаты за сотрудника в месяц.

По тарифу Бизнес действует условие минимальной оплаты — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от того, сколько человек в штате, какой набор модулей нужен и какие виды подписи вы используете — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать точнее под вашу численность.

Типичные ошибки при работе с больничными в электронном виде

За годы практики набор граблей повторяется из компании в компанию. Разберу три самых дорогих.

Ошибка первая — не подключиться к СЭДО вовремя. Компания думает, что раз есть КЭДО, то и больничные «как-нибудь сами». Делают так ради экономии — не хотят настраивать ещё одну систему. Цена ошибки: уведомления от СФР не приходят, сведения для расчёта подаются с опозданием, пособие сотруднику задерживается, а компания получает претензии и риск перерасчёта.

Ошибка вторая — путаница со стажем и заработком при подаче сведений в фонд. Бухгалтер берёт неверный период или забывает про предельные базы. Мотив простой — спешка и ручной расчёт. Цена ошибки: некорректная сумма пособия, перерасчёт, а при систематических ошибках — внимание контролирующих органов.

Ошибка третья — пытаться «загнать» сам ЭЛН в КЭДО. Кадровик ищет, где подписать больничный в кадровом сервисе, тратит время поддержки и своё. Причина — непонимание разницы между СЭДО и КЭДО. Цена ошибки: потерянные часы и неверно выстроенный регламент, который потом приходится переделывать. Мы в Добыто на старте проекта всегда разводим эти два контура, чтобы у клиента не было иллюзий.

Выводы: больничный и КЭДО на практике 2026 года

Главное, что нужно держать в голове: электронный листок нетрудоспособности оформляется не в КЭДО, а в системе СЭДО, и попадает к работодателю автоматически из СФР. С 2022 года больничные существуют только в электронном виде, бумага осталась лишь для случаев с государственной тайной. Работодатель обязан быть подключённым к СЭДО и вовремя передавать в фонд сведения о заработке и стаже — это его зона ответственности, а не автоматика.

Кадровая обвязка вокруг больничного — табель, уведомления, заявления на перенос отпуска, приказы о замещении, ознакомление с ЛНА — переводится в электронный вид по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и подписывается ПЭП, УНЭП или УКЭП в зависимости от документа. Для большинства сценариев достаточно простой подписи или Госключа, тяжёлая квалифицированная подпись нужна не везде. Проверяйте сроки подачи сведений в СФР, не путайте стаж и заработок, не пытайтесь подписать сам ЭЛН в кадровой системе.

В 2026 году действуют конкретные цифры: первые 3 дня болезни оплачивает работодатель, дальше СФР; максимальный среднедневной заработок — 6 827,40 рубля; МРОТ — 27 093 рубля. С этого года к добровольному страхованию в СФР подключились и самозанятые. Тренд один — ручных операций вокруг больничного становится меньше, а корректность данных в системах значит всё больше.

Часто задаваемые вопросы