В бизнесе при работе с кадровыми документами в электронной форме используется устоявшееся название «кадровый электронный документооборот» или КЭДО. В некоторых государственных структурах можно встретить сокращение ЭКДО (электронный кадровый документооборот). Кроме отличия в сокращении других различий нет, хотя более распространено именно сокращение КЭДО, а не ЭКДО.
Читайте, что такое ЭКДО, какие преимущества дает переход на электронный кадровый документооборот, в чем заключаются особенности его внедрения в организации.
Что такое кадровый электронный документооборот?
ЭКДО (КЭДО) – это способ ведения кадрового документооборота в электронной форме без обязательного дублирования документов на бумажных носителях. Это создание, редактирование, обмен, подписание электронных документов в специальном программном обеспечении (система или сервис КЭДО). Законом не установлены обязательные сервисы кадрового электронного документооборота – работодатель вправе использовать государственные или коммерческие решения для КЭДО. Если сравнивать такие решения, то можно выделить следующее:
- Бесплатные государственные сервисы (портал «Работа в России», приложение Госключ). Имеют минимальный набор функций для ведения кадрового документооборота в электронной форме. Можно подписывать документы, выпускать электронные подписи. Как правило, при пользовании такими порталами кадровику приходится совершать двойную работу (создавать, подписывать документы в привычной учетной системе, например, в 1С, а потом вручную выгружать документы и загружать на государственный сервис). Есть ограничения по количеству сотрудников. В целом, это неудобно, долго, и подходит разве что для ознакомления с КЭДО небольшим фирмам и ИП.
- Коммерческие сервисы и системы КЭДО. На российском рынке представлено порядка двух десятков решений для кадрового ЭДО. Некоторые сервисы имеют функционал HRM-систем (не только документооборот, но и автоматизация рекрутинга, управление обучением и др.). Другие системы нацелены именно на упрощение кадрового электронного документооборота. Например, в сервисе «Добыто. КЭДО» предусмотрены все необходимые инструменты для работы с кадровыми документами и взаимодействия работодателя с сотрудниками.
Отправка документов по электронной почте, в мессенджерах или через корпоративный портал к КЭДО не относится. Дело в том, что в кадровом электронном документообороте есть 3 стороны: работодатель, работник и оператор КЭДО. Если с первыми двумя сторонами все понятно – это руководитель компании и его представители, включая кадровую службы, а также рядовые сотрудники, то про оператора нужно узнать подробнее.
К кадровым документам относится не только различные заявления и служебные записки, но и юридически значимая документация (трудовой договор, договор о материальной ответственности, должностная инструкция и пр.), а также документы, содержащие персональные данные работников. По закону работодатель обязан защитить такие документы от доступа к ним третьих лиц. В случае с системой КЭДО гарантом защиты выступает оператор КЭДО – юридическое лицо (посредник), имеющий все необходимые возможности для безопасного обмена, хранения, подтверждения подлинность электронных документов.
Общие принципы кадрового ЭДО
Кадровый электронный документооборот в основном подразумевает обмен электронными документами внутри компании, хотя к КЭДО также относится информационный обмен с государственными учреждениями (сдача отчетности, предоставление сведений о сотрудниках и пр.). Основу кадрового ЭДО составляет система КЭДО. Для подписания документов используются электронные подписи, которые при определенных условиях признаются аналогом собственноручной подписи на бумажном документе.
К общим принципам ЭКДО относится следующее:
- Система КЭДО предоставляется работодателю как по модели SaaS, так и в версии On-Premise. В первом случае облачная система не устанавливается на серверах клиента, весь информационный обмен между сторонами кадрового документооборота осуществляется через сервер разработчика системы. Во втором случае система разворачивается на сервере работодателя, все документы хранятся на локальном хранилище. Работать с системой по модели On-Premise можно и без интернета.
- Система КЭДО состоит, как минимум, из 2-х частей: личный кабинет сотрудника и личный кабинет кадровика. Различия заключаются в правах, предоставляемых для той или иной роли. Например, кадровик может создавать произвольные документы и шаблоны, настраивать сложные маршруты подписания, массово отправлять электронные документы для ознакомления сотрудникам. Работники же в личном кабинете могут заполнять шаблоны, подписывать электронные документы.
- Сервис КЭДО можно интегрировать в учетную систему работодателя. Например, есть готовый модуль «Добыто. КЭДО» для интеграции в 1С:Зарплата и управление персоналом. Специалист кадровой службы сможет работать в привычной системе (1С:ЗУП, Битрикс24 и др.), не переходя каждый раз в личный кабинет системы КЭДО.
- Кадровые документы можно подписывать 3-мя видами электронной подписи – простой, усиленной неквалифицированной и квалифицированной. Вид подписи зависит от характера документа и лица, подписывающего этот документ. Например, объяснительную сотрудник может подписать простой электронной подписью, а трудовой договор, дополнительные соглашения – посредством усиленной неквалифицированной или квалифицированной электронной подписи. Кадровик подписывает документы от лица компании с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи физического лица, и прикладывает к документу машиночитаемую доверенность. Руководитель компании подписывает документы с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи юридического лица.
- УКЭП всегда имеет юридическую силу, а УНЭП – только в случае, если был издан соответствующий локальный нормативный акт, в котором указано, что УНЭП признается аналогом собственноручной подписи. Если такой акт не выпущен работодателем, то электронные документы, подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью, юридической силы иметь не будут.
- Все расходы по внедрению КЭДО берет на себя работодатель. Также работодатель в соответствии с ТК РФ обязан организовать выпуск электронных подписей для сотрудников. Требование о самостоятельном получении электронной подписи с оплатой услуг удостоверяющего центра сотрудником будет являться нарушением законодательства.
Кадровый электронный документооборот регламентируется статьями 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, а также соответствующими федеральными законами и поправками к ним. Кадровику важно отслеживать все изменения в законах о КЭДО, иначе возможно неумышленное нарушение законодательства. В сервисе «Добыто. КЭДО» кадровый документооборот осуществляется в строгом соответствии с нормами действующего законодательства. Можно использовать сервис для юридически значимых документов – это полностью законно.
Мнение эксперта. В системе «Добыто. КЭДО» можно выпускать для сотрудников как простые, так и усиленные неквалифицированные электронные подписи. Это бесплатно, поскольку уже включено в подписку. Работодателю не нужно будет получать для сотрудников УНЭП – выпустить электронную подпись сотрудник может в личном кабинете. Сам выпуск УНЭП займет около 15 минут.
Преимущества ЭКДО по сравнению с бумажным документооборотом
Казалось бы, зачем бизнесу переходить на электронный кадровый документооборот, если все процессы при бумажном документообороте налажены, хорошо изучены и не вызывают проблем как у кадровиков, так и сотрудников? На практике переход на КЭДО предоставляет работодателю и работникам ряд преимуществ. К таким плюсам можно отнести следующее:
- Экономия времени и отсутствие бюрократии. Сотрудник может отправить заявление на отпуск и узнать о том, что документ подписан, даже не находясь на рабочем месте. Не нужно распечатывать документ, нести его в отдел кадров, а потом ждать, когда бумажный документ будет согласован с руководством. Подпись электронного документа осуществляется в пару кликов.
- Снижение затрат на расходные материалы. Работодателю не нужно закупать бумагу, тонер для принтера. Отсутствуют затраты на услуги курьеров и Почты России при отправке документов – например, в филиал компании, находящийся в этом же или другом регионе.
- Безопасность и защита информации. Электронные документы невозможно потерять при офисном переезде. Они не смогут сгореть при пожаре, повредиться при затоплении помещения. Да, есть риск повреждения сервера, но благодаря регулярному автоматическому резервному копированию и хранению документов на нескольких серверах угроза потери документов будет сведена к нулю.
- Прозрачность и эффективность кадрового документооборота. Всегда можно узнать, кто задерживает подписание кадрового документа, на каком этапе находится согласование документа. За счет уведомлений об изменении статуса электронного документа можно узнать о подписании документа или отправки его проекта на доработку.
- Результативная работа кадровой службы. С помощью КЭДО большее количество рутинных процессов, отнимающих время и силы у специалистов отдела кадров, автоматизируется. Например, при настройке маршрута согласования кадровику не нужно будет следить, кто и когда подписал электронный документ – как только предыдущий участник документооборота поставит подпись, то документ отправится на согласование к следующему участнику документооборота.
В системе «Добыто. КЭДО» можно использовать как последовательные, так и параллельные маршруты согласования. При параллельном маршруте документ становится доступным одновременно для всех участников документооборота (например, для сотрудников одного структурного подразделения), и очередность его подписания не будет иметь значения. Это удобно, когда нужно ознакомить под подпись всех сотрудников с приказом, локальным нормативным актом.
Мнение эксперта. Кроме настройки маршрутов согласования в системе «Добыто. КЭДО» реализованы и другие инструменты для автоматизации, упрощения кадрового документооборота – напоминания о необходимости подписания документа, создание шаблонов типовых кадровых документов, используемых в компании, массовое подписание электронных документов.
Как внедряется ЭКДО в коммерческой организации?
Порядок перехода на кадровый электронный документооборот установлен на законодательном уровне. Ничего сложного в переходе на КЭДО нет, но работодатель должен строго соблюдать данный порядок – нельзя, например, сначала внедрить кадровый ЭДО, а потом поставить перед фактом сотрудников компании. Общий порядок следующий:
- Составить порядок перехода на КЭДО. Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот или иной локальный нормативный акт, в котором обязательно указывают сроки перехода, ответственных сотрудников, сотрудников, которые получат доступ к сервису КЭДО, информация о выбранной системе КЭДО, сроки уведомления сотрудников о переходе на кадровый электронный документооборот.
- Уведомить сотрудников о переходе на КЭДО. Сотрудники уведомляются под подпись. Собрать подписи сотрудников можно в ранее разработанном приказе о переходе на КЭДО (например, на дополнительном бланке в виде таблицы с перечислением сотрудников и графами для подписи).
- Внедрить систему КЭДО. Оптимальным вариантом с точки зрения удобства работы, безопасности, функциональности будет выбор сервиса «Добыто. КЭДО». По запросу возможна демонстрация сервиса – работодатель в тестовом режиме сможет ознакомиться с системой.
- Оформление электронных подписей. Работодатель обязан оформлять электронные подписи для сотрудников. Рядовым сотрудникам достаточно иметь ПЭП и УНЭП для работы с кадровыми документами, кадровикам для подписания документов от лица компании, сдачи отчетов в государственные органы необходимо пользоваться УКЭП и машиночитаемой доверенностью.
Напомним, что в системе «Добыто. КЭДО» можно бесплатно выпустить УНЭП для работников. Таким образом, пункты3 и 4 могут быть объединены – сразу после внедрения системы кадровики могут добавить сотрудников в базу, отправить им приглашения для присоединения к системе. После входа в личный кабинет каждый работник сможет оформить заявление на выпуск электронной подписи.
Мнение эксперта. Для коммерческих компаний переход на ЭКДО пока не является обязательным, но в трудовое законодательство регулярно вносятся поправки в отношении кадрового электронного документооборота. Рекомендуется заранее внедрить КЭДО, а не дожидаться, когда это станет обязательным.
Почему работодателю выгодно использовать сервис «Добыто. КЭДО»?
Среди всех систем электронного кадрового документооборота наиболее оптимальным для работодателя будет «Добыто. КЭДО». Стоимость подписки на год на 1 сотрудника ниже, чем у конкурентов. Можно добавлять, редактировать шаблоны. Уведомления отправляются как по e-mail, так и SMS. Возможно создание шаблонов маршрутов согласования для типовых документов. Сотрудники получают доступ к личному кабинету с любого устройства.
Заключение
- ЭКДО – это КЭДО, и никаких отличий, кроме аббревиатуры, нет. Работодатель может перейти на кадровый электронный документооборот в добровольном порядке.
- Благодаря КЭДО существенно автоматизируются рутинные кадровые процессы. Основу кадрового ЭДО составляет система КЭДО и электронные подписи.
- Выпускать УНЭП для сотрудников можно прямо в сервисе «Добыто. КЭДО». Выпуск электронных подписей оплачивать отдельно не нужно.
Вопросы и ответы
Обязательно ли согласие сотрудников на кадровый документооборот в электронной форме?
Да, работодатель должен в письменном виде получить согласие каждого сотрудника. Отказ от КЭДО не является основанием для отказа в трудоустройстве или для применения дисциплинарного взыскания.
Можно ли подключать к системе кадрового ЭДО дополнительных сотрудников?
Да, в системе «Добыто. КЭДО» в любое время можно докупать подписку на нужное количество работников, которые будут участвовать в электронном кадровом документообороте. За кадровиков платить не нужно.
Как отозвать доступ в личный кабинет для сотрудника?
Если сотрудник компании перестает быть участником КЭДО, то кадровик в используемой учетной системе просто удаляет данного работника из базы. После этого сотрудник не сможет пользоваться сервисом.
