Ведение кадрового документооборота

Ведение кадрового документооборота – это обязанность каждого работодателя. Оно предусматривает не только оформление и подписание документов, но и множество других процессов, в том числе с участием рядовых сотрудников. Основные требования к ведению документооборота описаны в нормативных актах. Они дополняются локальными актами компании. Оптимальным вариантом для ведения кадрового документооборота является электронный формат. Для этого можно использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Читайте, что включает ведение кадрового документооборота, как организовать эти процессы в компании, внедрить электронное делопроизводство.

Что значит ведение кадрового документооборота

Как следует из названия, ведение документооборота предусматривает работы с документами. В части кадровой деятельности это может быть документация:

• регулирующая трудовые отношения с сотрудниками (договоры, соглашения, выписки и справки, и т.д.);
• имеющая общий характер, описывающая правила поведения, требования дисциплины (инструкции, положения, регламенты, иные локальные акты);
• оформляемая в рамках кадрового учета (личные дела и карточки работников, табеля учета времени, графики отпусков и т.д.);
• составляемая при определенных условиях и обстоятельствах (например, материалы о служебном расследовании);
• оформляемая при проведении различных кадровых мероприятий (обучение персонала, тестирование, аттестация и т.д.).

Некоторые виды кадровых документов оформляются не для внутренних, а внешних целей. Сюда можно отнести обязательную отчетность для ФНС и СФР, характеристики новому работодателю и т.д.

Ведение кадрового документооборота организует и контролирует руководитель компании. Как минимум, ему нужно определиться с форматом документов (электронный или бумажный), утвердить инструкции и иные акты по делопроизводству. Но основные функции будут выполнять специалисты кадровой службы. Им нужно знать основы ведения документооборота и архивного дела, соблюдать требования законодательства.

Комментарий эксперта. Большинство организаций, полностью или частично, уже перешли на ведение кадрового документооборота в электронном формате. Это удобнее, проще и выгоднее для работодателя по многим причинам. Чтобы эффективно наладить делопроизводство и свести к минимуму риски ошибок, рекомендуем использовать модуль «Добыто. КЭДО». Сервис включен в реестр отечественного ПО, может использовать в компаниях любой организационно-правовой формы.

Руководящие нормативные акты

Для ведения кадрового документооборота нужно соблюдать определенные правила. Прежде всего, они изложены в нормативных актах, куда входят:

• Трудовой кодекс РФ, иные федеральные законы, постановления Правительства РФ и т.д.;
• нормативные акты о ведении архивного делопроизводства;
•  разъяснения и руководящие документы Минтруда РФ, налоговой службы, СФР;
• ведомственные акты (издаются вышестоящими организациями, профильными министерствами и т.д.).

На основе положений нормативных актов работодатель уточняет порядок ведения документооборота, с учетом специфики деятельности компании, кадровых процессов и т.д. В частности, это будет изложено в инструкции о кадровом делопроизводстве.

Если компания переходит на электронный документооборот, для этого потребуется приказ, с которым нужно ознакомить сотрудников. Так как работа с документами в цифровом формате существенно отличается от бумажного делопроизводства, соответствующие нюансы необходимо отразить в отдельных инструкциях.

Как организовать ведение кадрового документооборота

Кадровый документооборот – это совокупность сложных процессов. Чтобы упростить их, работодатель может:

• использовать унифицированные формы документов, утвержденные нормативными и ведомственными актами (но нет запрета на разработку своих шаблонов и образцов);
• работать с электронными сервисами, программами и приложениями, государственными платформами;
• постоянно проводить обучение и повышение квалификации по правилам ведения документооборота, архивного дела.

Кадровый документооборот входит в общую систему делопроизводства компании. Обмен документами ведется между разными службами и специалистами, внешними структурами. Поэтому необходимо обратить внимание на оптимизацию и автоматизацию этих процессов, контроль за их результатами. Помощь в этом окажет модуль «Добыто. КЭДО».

Выбор формата документооборота

Еще несколько лет назад законодательство не содержало точных норм о ведении кадрового документооборота в электронном виде. Сейчас ситуация изменилась, поскольку в ТК РФ появились соответствующие поправки. Любая организация может перейти на кадровое делопроизводство, оставив «на бумаге» только отдельные виды документов. Электронный документооборот подразумевает:

• работу с документами, которые изначально оформлены в электронном формате, подписание их посредством ЭЦП;
• обмен информацией и документами через электронные сервисы (внутренний и внешний документооборот);
• взаимодействие с государственными органами через личные кабинеты, специальные сервисы, портал «Госуслуг».

Состав внутренних процессов в кадровом документообороте неограничен. Компания может оформлять электронные документы при подборе, наборе и адаптации специалистов, в рамках обучающих и иных мероприятий. Лица, которые участвуют в процессах, должны знать положения локальных актов, законодательства. По мере необходимости, нужно обучить их новых технологиям работы с КЭДО.

Бумажные документы, которые накопились за время работы предприятия, тоже можно перевести в электронный вид. Для этого проводится оцифровывание, сохранение скан-копий в файлах различных форматов. Многие документы, представляющие пользу для обучения, адаптации и развития сотрудников, можно включить в состав корпоративной электронной библиотеке. Ее можно создать на базе модуля «Добыто. Знания».

Локальные акты – инструкции, положения, регламенты

Знания основных требований законодательства недостаточно, чтобы вести кадровый электронный документооборот. Важные положения будут содержаться в локальных актах. Инструкции, положения, регламенты, приказы и иные внутренние документы будут описывать:

• маршруты прохождения и согласования документации по кадрам;
• состав полномочий, которыми будут наделены разные специалисты предприятия;
• требования к учету, регистрации, хранению и уничтожению кадровых документов;
• обязательные нормы безопасности при использовании, хранении сертификатов и ключей электронных подписей;
• образцы и шаблоны кадровых документов, если компания не использует унифицированные формы;
• иные предписания к ведению кадрового документооборота.

Полномочия по ведению кадрового документооборота описываются и в должностных инструкциях специалистов. Это важно не только для организации текущей работы, но и для привлечения к ответственности за различные нарушения (по срокам, правилам оформления документов).

Для разработки и согласования локальных актов для ведения кадрового документооборота рекомендуем использовать сервис «Добыто. КЭДО». Там есть примерные шаблоны многих инструкций, положений и иных форм, которые пригодятся специалистам предприятия. Обучение работе с программой не займет много времени.

Комментарий эксперта. При работе с КЭДО требуются разные виды электронных подписей. Лучше всего сразу оформить УКЭП (усиленную квалифицированную ЭП) на руководителя, должностных лиц компании. Ею можно подписывать любые документы. Но для многих процессов подойдет и УНЭП, которую можно выпустить непосредственно в модуле «Добыто. КЭДО».

Как и кем ведется кадровый документооборот

Состав участников в кадровом документообороте определяется исходя из положений локальных актов, особенностей процесса:

• глава компании – подписывает и согласовывает документы, издает приказы, дает распоряжения и указания подчиненным;
• специалисты кадровой службы – выполняют большинство основных функций в документообороте, от разработки проекта документа до учета сведений;
• руководители структурных подразделений – передают данные для учета рабочего времени, оформляют служебные и докладные записки, иные документы;
• сотрудники предприятия – подписывают документы со своей стороны, могут запрашивать различные справки и характеристики, подавать обращения в адрес руководства.

Ведение кадрового документооборота предусматривает соблюдение правил работы с персональными данными граждан. Такие обязанности возлагаются на сотрудников кадровой службы, других подразделений. В каждой компании должен быть локальный акт, описывающий права, полномочия и ответственность за нарушение законодательства в сфере персональных данных.

Что может входить в состав документов по кадрам

В крупной компании делопроизводство может вестись по десяткам и сотням разных кадровых документов. Если обратить внимание на электронный документооборот, то на него можно перевести оформление:

• трудовых договоров и соглашений, трудовых книжек, приказов, должностных инструкций;
• локальных актов предприятия;
• документов, оформляемых при обучении и повышении квалификации;
• материалов служебного расследования (за отдельными исключениями);
• внутренней переписки по различным кадровым вопросам;
• личных дел и карточек сотрудников;
• штатного расписания, графиков отпусков, табелей учета рабочего времени;
• справок, выписок о трудовой деятельности и доходах, характеристик, иных документов по запросу сотрудников;
• иной документации, которую закон разрешает оформлять электронно.

Только отдельные виды документов до сих нужно вести только в бумажном формате (например, о проведении инструктажа по охране труда). В обратной ситуации, отчетность в СФР и ФНС подается исключительно в электронном виде, если в компании числится более 10 человек. Эти нюансы нужно учитывать при организации, внедрении и ведении кадрового документооборота.

Архив кадровых документов

При переходе на электронный документооборот следите за стандартами хранения документов, рекомендованных действующим законодательством. Согласно Приказу Минтруда 578н от 01.03.2023, определены следующие форматы документов и их состав для архивации:

• основная часть кадровой документации – PDF/ A-1A;
• приложения к основной части;
• описания к электронному документообороту – XML;
• файлы, подписанные электронной подписью;
• машиночитаемая доверенность – XML.

Комментарий эксперта. Если кадровые документы в электронном формате предназначены для длительных (50/75 лет) и постоянных сроков хранения, то требуется введение специальной информационной системы для создания надежного архива. Она будет учитывать требования к хранению и станет гарантом целостности документации на период более 50 лет. Для архивного хранения документов подойдет модуль «Добыто. КЭДО».

Почему удобнее и выгоднее ведение электронного документооборота с модулем «Добыто. КЭДО»

Модуль «Добыто. КЭДО» содержит все функции, необходимые для ведения кадрового электронного документооборота. При этом есть и ряд преимуществ, которые выгодно отличают сервис от другого ПО:

• использование всех современных тенденций и технологий, в том числе алгоритмов искусственного интеллекта;
• максимально упрощенная и удобная интеграция с другими программами, государственными платформами;
• низкая стоимость обслуживания из расчета на одного сотрудника;
• возможность выпуска УНЭП, которая подходит для решения многих кадровых задач.

Предлагаем заказать бесплатную демоверсию и оценить ключевые возможности модуля «Добыто. КЭДО».

Заключение

• Ведение кадрового документооборота – это одна из ключевых обязанностей работодателя, предусмотренных законодательством. При этом компания пока может сама выбрать, в каком формате вести делопроизводство по кадрам, за отдельными исключениями.
• Для ведения кадрового документооборота электронно, нужно приобрести и установить профильное программное обеспечение. Оптимальным и выгодным решением станет модуль «Добыто. КЭДО».
• Ведение документооборота входит в обязанности специалистов кадровой службы. Для этого оформляются инструкции, положения, регламенты и иные локальные акты.

FAQ

Что включает ведение кадрового документооборота?

Сюда входит не только непосредственно разработка, согласование и подписание документов, но и множество иных процессов. Документооборот включает кадровый учет, хранение документации в архиве, подготовку отчетности в гос. органы, другие задачи.

Кто отвечает за ведение кадрового документооборота компании?

Основные функции кадрового документооборота входят в перечень полномочий сотрудников отдела кадров. Общий контроль за процессами осуществляется руководство предприятия.

Как перейти на ведение кадрового документооборота в электронном виде?

Для этого можно выбрать программу, приложение или сервис, включенный в реестр ПО российских разработчиков. Идеальным вариантом для любой компании станет модуль «Добыто. КЭДО».

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)