Переход на электронный документооборот (ЭДО) позволяет компаниям существенно сократить время информационного обмена, снизить расходы на печать, отправку и хранение документов, значительно повысить защиту юридически значимых документов. И это далеко не все преимущества перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному. Для кадрового делопроизводства рекомендуем установить и использовать модуль «Добыто. КЭДО»
Читайте, какую систему электронного документооборота может использовать компания, что входит в перечень ее возможностей, как перейти на цифровое делопроизводство.
Определения
- Электронный документооборот – документооборот, при котором обмен документами, совместная работа над ними, подписание осуществляется исключительно в электронной форме без обязательного дублирования на бумажном носителе.
- Система электронного документооборота (система ЭДО, СЭДО, СЭД) – автоматизированная многопользовательская система (сервис), обеспечивающее поддержание всего «жизненного цикла» документов: создание, редактирование, согласование, подписание, утверждение, отмена действия. Одна из особенностей, отличающая от других систем для работы с электронными документами, заключается в использовании электронных подписей для получения документами юридической значимости. Одной или несколькими системами ЭДО пользуются все участники электронного документооборота.
- Участники ЭДО – стороны, отправляющие, принимающие, создающие, утверждающие, подписывающие, хранящие документы и обеспечивающие подтверждение их подлинности. В отношении компании такими сторонами являются сотрудники, руководители, контрагенты, государственные органы, а также оператор ЭДО.
- Оператор ЭДО – юридическое лицо, обладающее достаточными кадровыми, технологическими и правовыми возможностями для обеспечения возможности электронного документооборота между сторонами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Если выбирать сервис для работы с кадровыми документами, оптимальным решением станет модуль «Добыто. КЭДО». Там есть все необходимое для кадровиков, а многими функциями смогут воспользоваться и рядовые сотрудники фирмы.
Общий принцип работы СЭДО
Если говорить простыми словами, то общий принцип работы системы ЭДО основан на обеспечении взаимодействия между сторонами документооборота с участием оператора ЭДО. На примере отправки договора партнеру это выглядит так:
- Ответственный за конкретный процесс сотрудник подготавливает в СЭДО проект договора, отправляет через систему руководителю.
- Руководитель знакомится с документом и утверждает его, подписывая своей УКЭП, либо отклоняет.
- Если договор в электронном виде отправляется на доработку, то ответственный сотрудник получает уведомление по SMS или e-mail об отклонении проекта, вносит необходимые правки, и отправляет на повторное согласование.
- Подписанный одной из сторон договор в электронном виде уже имеет юридическую значимость. Документ отправляется контрагенту, для которого он предназначен по защищенному каналу.
На данном этапе к процессу подключается оператор ЭДО (как правило – разработчики системы электронного документооборота, которой пользуются стороны или одна из сторон). Функции оператора – обеспечение передачи документов, гарантия их защиты и подлинности (юридической значимости). Установка, настройка и подключение к сервисам электронного документооборота станет проще с помощью службы поддержки модуля «Добыто. КЭДО»
Если получатель использует такую же систему электронного документооборота, как и отправитель, то ему приходит уведомление о получении электронного документа. Он знакомится с ним, подписывает своей УКЭП, как в п. 2. Если получатель использует другую ЭДО, то осуществляется роуминг ЭДО по аналогу с роумингом операторов мобильной связи – т.е. получает договор в своей системе, подписывает или отклоняет его. Существует и вариант, когда получатель вообще не использует электронный документооборот. В этом случае ему будет предоставлена ссылка-приглашение для возможности разового подписания документа.
Электронный документ также проходит через оператора ЭДО, после чего поступает обратно в компанию (изначальному отправителю). Проверяется подлинность изначальной подписи. Если в документ перед подписанием партером были внесены какие-либо правки, то подпись изначального исправителя будет недействительной.
В случае возникновения претензий сторон, например, что после подписания текст договора был изменен или документ стал доступен третьей стороне, именно оператор ЭДО выступает гарантом подлинности электронного документа, его защиты от несанкционированного доступа и несет за это ответственность в соответствии с действующим законодательством.
Пример приведен для внешнего документооборота с контрагентами, но по такому же принципу осуществляется внешний документооборот с государственными органами, службами и фондами (налоговая инспекция, СФР и пр.), а также внутренний документооборот (между сотрудниками, между сотрудниками и руководством). Главное, о чем нужно помнить, что с системой ЭДО при электронном документообороте всегда работают 2 стороны и посредник в лице оператора ЭДО.
Для ведения электронного документооборота в соответствии с действующим законодательством обязательно выполнение 2-х условий: подписание электронных документов соответствующей электронной подписью и обеспечение передачи (обмена) электронными документами оператором ЭДО.
Комментарий эксперта. В соответствии с Федеральным законом РФ от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ стороны электронного документооборота по дополнительному соглашению могут признавать юридическую силу электронных документов, подписанных усиленной неквалифицированной подписью (УНЭП). Ее можно выпустить непосредственно в сервисе «Добыто. КЭДО».
Как строится работа с системой электронного документооборота?
В основном можно выделить 2 вида СЭДО:
- Облачные. Это сервисы, доступ к которым осуществляется через web-интерфейс.
- Коробочные. Это ПО, устанавливаемое на сервере компании.
В подавляющем большинстве случаев используют именно облачные решения. После выбора системы электронного документооборота и оплаты по подписке работодатель получает доступ к личному кабинету. В нем предусмотрены все необходимые функции для работы с электронными документами – от создания до подписания и отправки.
Веб-версия предназначена для настольных ПК. Работать в системе с мобильных устройств можно в мобильной версии СЭДО или в мобильном приложении СЭДО (если оно предусмотрено разработчиком, что встречается крайне редко). В системах, предназначенных для определенного документооборота (например, системах кадрового электронного документооборота) права и доступ к документам в личных кабинетах рядовых сотрудников и тех, кто разрабатывает, утверждает документы (кадровик, руководитель отдела кадров) различается:
- Рядовой сотрудник может получать документы, подписывать их с помощью простой или усиленной неквалифицированной электронной подписи, отправлять подписанные документы. Дополнительно возможно: использование шаблонов кадровых электронных документов, ранее созданных кадровиком, загрузка своих документов с компьютера или мобильного устройства.
- Кадровик, руководитель отдела кадров может создавать документы, загружать их и отправлять отдельным или всем сотрудникам, отклонять присланные электронные документы, добавлять и удалять сотрудников, создавать и редактировать шаблоны, отправлять проекты документов на согласование руководителю. Как правило, работать можно не только через web-интерфейс, но и в привычной учетной системе с интеграцией через API – например, в 1С: Зарплата и управление персоналом.
Работа с системой ЭДО не требует какого-то специального обучения сотрудников. Это достаточно простые в плане интерфейса и функций системы, разобраться с которыми сможет каждый работник. Главное – понять принцип работы СЭДО, а также нюансы конкретной системы (например, как настраивать маршрут подписания, как редактировать группы пользователей и др.). Все перечисленные выше возможности реализованы и в модуле «Добыто. КЭДО»
Мнение эксперта. Обычно системы электронного документооборота имеют простой и интуитивно понятный интерфейс, поэтому часто обращаться в службу поддержки или долго изучать справку, инструкции не потребуется. Часто веб-интерфейс даже проще, чем у сервиса электронной почты – есть раздел с входящими, исходящими документами, а также списки электронных документов с отправителями, получателями, временем создания и статусом электронного документа.
Основные функции системы ЭДО
Принцип работы систем ЭДО строится на простом и понятном для пользователей использовании базового набора функций. Подавляющее большинство систем электронного документооборота имеют следующие функции:
- Создание и добавление документов. В некоторых системах можно самостоятельно создавать электронные документы во встроенном редакторе. Чаще же можно добавлять файлы определенных форматов (DOC, DOCX, PDF, JPEG и др.) с компьютера или выгружать из учетной системы при интеграции по API.
- Хранение электронных документов. В зависимости от оператора (разработчика) ЭДО хранение осуществляется или непосредственно на серверах оператора, или серверах заказчика. Первый вариант предпочтителен, поскольку полностью гарантируется конфиденциальность, защита от утери в случае повреждения серверного оборудования.
- Маршрутизация. Это настройка пути документа при необходимости согласования, подписания несколькими участниками. Например, можно создать документ, отправить его по маршруту «руководитель отдела – руководитель компании – контрагент». Маршрутизация может быть последовательной (документ отправляется на подписание следующему участнику только после того, как будет подписан предыдущим) или параллельной (документ доступен веем участникам документооборота, очередность подписания неважна).
- Обмен электронными документами между разными операторами ЭДО. Только при появлении в России понятия электронного документооборота обмениваться документами стороны, использующие разных операторов ЭДО, не могли. Сейчас есть роуминг, и проблемы обмена не существует.
- Поддержка внутреннего и внешнего электронного документооборота. Нет смысла приобретать несколько систем ЭДО, когда вести обмен документами с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами можно в одной системе.
- Автоматическая отправка оповещений. Не нужно постоянно заходить в систему ЭДО и находиться онлайн, чтобы узнать о текущем статусе электронного документа (просмотрен, но пока что не подписан, подписан, отклонен, подписан не всеми участниками). Для этого в системах предусмотрено автоматическое оповещение: во всех по e-mail, в некоторых – по SMS, в нескольких – в мессенджере через чат-бот. Можно настраивать уведомления о действиях или статусах.
- Разграничение прав доступа. Можно указать, кому будут доступны те или иные документы, а также права на действия с документами (только ознакомление, комментирование, редактирование, подписание).
Мнение эксперта. Есть ряд систем электронного документооборота, непосредственно в которых можно выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи для сотрудников. Это удобно, поскольку не нужно отдельно посещать удостоверяющий центр для выпуска УНЭП. Более того, в некоторых системах эту услуга уже включена в оплату по подписке, т.е. в выбранном тарифе можно выпускать и отзывать неограниченное количество УНЭП.
Заключение
- Принцип работы системы электронного документооборота построен на безопасном обмене электронными документами между сторонами при участии оператора ЭДО. Сторонами электронного документооборота могут быть сотрудники и руководители компании, контрагенты (клиенты, партнеры, поставщики), контролирующие органы.
- Оператор ЭДО, как правило, хранит все документы и историю их «жизненного цикла» на собственных серверах, но доступа к ним не имеет. Также оператор обеспечивает безопасную отправку электронных документов, гарантирует подлинность таких документов, подписанных электронными подписями участников ЭДО.
- В системах электронного документооборота имеется базовый функционал для работы с электронными документами, а также для оповещения участников об изменении статусов документов. Подписание документов осуществляется непосредственно в системе. В некоторых системах есть возможность выпуска усиленных неквалифицированных электронных подписей, во всех – простых электронных подписей.
FAQ
Может ли уволенный сотрудник получить доступ к электронным документам в СЭДО?
У администратора, а чаще и у кадровика есть право добавления и удаления сотрудников в системе. Если работник уволился, то достаточно удалить его учетную запись из системы, и доступа к электронным документам он не получит.
Можно перевести все документы компании в электронный вид и пользоваться системой ЭДО без бумажного документооборота?
Компания вправе перевести в электронный вид абсолютно все документы – счета-фактуры, кадровую документацию, складские, юридические и иные документы. Другое дело, что в соответствии с действующим законодательством ряд документов обязательно должен быть в бумажном виде. Например, в кадровом документообороте нельзя вывести из бумажного документооборота приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по технике безопасности. Но, как сказано ранее, их можно оформлять одновременно и в электронном виде – этого закон не запрещает.
Действительно ли можно обмениваться электронными документами с контрагентами, которые не подключены ни к одному оператору ЭДО?
Да, у ключевых операторов ЭДО на российском рынке есть услуга SignedOnPage, что подразумевает электронный документооборот без оператора. Это означает, что при работе с таким контрагентом ему будет приходить на e-mail ссылки на документы. При переходе по ссылке будет открываться доступ к личному кабинету оператора ЭДО исключительно для подписания входящих документов. Создавать и отправлять документы контрагент через этот аккаунт не сможет. Обратите внимание, что электронные документы ему все равно придется подписывать своей электронной подписью (УКЭП или УНЭП). Если у контрагента нет электронной подписи, то стать участником ЭДО он не сможет.
