Как работает СЭДО

СЭДО – это система электронного документооборота. Также эта аббревиатура используется для социального электронного документооборота, внедренного СФР. Система внедряется в компании на базе различных программ, приложений и сервисов. СЭДО можно использовать и для кадрового делопроизводства. Система позволит максимально быстро и просто оформлять, согласовывать и подписывать документы, регистрировать и хранить их, вести архив. Полный спектр возможностей для ведения кадрового документооборота доступен в сервисе «Добыто. КЭДО».

Читайте, как работает СЭДО в части кадрового делопроизводства, как внедрить электронный документооборот, какие сервисы и инструменты упростят оформление документов.

Общие требования к системам электронного документооборота

В данной статье речь пойдет о системе электронного документооборота, которую может использовать любая компания. СЭДО представляет собой программу, приложение или сервис, которые позволяют работать с электронными документами. Программное обеспечение должно соответствовать:

• общим требованиям законодательства (например, для кадрового СЭДО они описаны в ТК РФ);
• нормам Закона № 63-ФЗ в части работы с электронными подписями разных видов (УКЭП, УНЭП и ПЭП);
• положениям нормативных актов и стандартов в сфере защиты информации и документов (в частности, дата-центр сервиса «Добыто. КЭДО» сертифицирован на соответствие ГОСТ 57580, ISO 27001/27017/27018/27701 и т.д.);
• требованиям к обработке и хранению персональных данных граждан.

Еще одно важное правило, с учетом текущей ситуации – сервисы и программы должны быть включены в реестр отечественного ПО. Это снимает все ограничения на их использование.

Работа с кадровыми документами может вестись в СЭДО общего назначения. Но оптимальным решением станет использование систем или сервисов, разработанных специально под указанные задачи. Для этого рекомендуем перейти на сервис «Добыто. КЭДО», где учтены все требования законодательства, современные технологии работы с кадровой документацией. Ниже расскажем об особенностях работы СЭДО на примере указанного сервиса.

Комментарий эксперта.  СЭДО является не только сервисом для работы с документами, но и предлагает множество других возможностей. В «Добыто. КЭДО» можно ставить задачи и контролировать их выполнение, планировать различные кадровые мероприятия, вести учет и оформлять отчетность. Использование электронных подписей позволяет работать с документами удаленно, без физического присутствия подписантов.

Почему компании выгодно использовать сервис «Добыто. КЭДО»

Прежде всего, это удобно и быстро. Электронные сервисы дают возможно оперативно обмениваться документами и информацией, вести взаимодействие иными способами. Также нужно учитывать следующие преимущества работы с СЭДО:

• устраняются сложности в подготовке, сборе и хранении кадровых документов;
• компания будет готова к переходу на обязательный электронный документооборот (это ожидается уже в 2024-2025 годах);
• сокращаются расходы на содержание кадровой службы, покупку бумаги и иных материальных ценностей;
• минимизируются риски потери важных документов, так как СЭДО обеспечивает надежное хранение.

Перечень дополнительных преимуществ зависит от функционала СЭДО, внедренной в организации. В частности, при работе с сервисом «Добыто. КЭДО» можно использовать удобный конструктор документов и процессов под требования компании. Не менее важна опция быстрого поиска документации с использованием алгоритмов AI. Подробнее об особенностях сервиса расскажем ниже.

Принципы и особенности работы системы электронного документооборота на примере «Добыто. КЭДО»

Для внедрения и использования любой системы электронного документооборота компании нужно:

• определиться с сервисом или программой, приобрести и установить их, либо подключиться к платформе разработчика;
• настроить работу сервиса (самостоятельно или с помощью службы поддержки), интеграцию с другим ПО;
• разработать и утвердить внутренние инструкции и регламенты для работы с СЭДО;
• получить электронные подписи для полноценной работы с системой.

Переход на кадровую СЭДО изменит схему взаимодействия с персоналом. Поэтому необходимо провести информирование сотрудников, взять у них согласие на оформление документов в электронном формате. В «Добыто. КЭДО» можно выпустить простые подписи для работников, зарегистрировать их в системе. В итоге, персонал сможет запрашивать через личный кабинет документы и сведения о своей трудовой деятельности, работать с базой знаний, использовать другие полезные инструменты.

Комментарий эксперта. СЭДО автоматизирует процесс регистрации электронных документов. Для этого компания может использовать различные журналы и реестры. Регистрационные данные и общие реквизиты документов упростят их поиск по мере необходимости. Основной объем полномочий при работе с СЭДО будет у специалистов кадровой службы.

Внедрение СЭДО в организации

До перехода на сервис «Добыто. КЭДО» можно заказать бесплатную демоверсию, чтобы ознакомиться с основными возможностями программы. По всем возникающим вопросам можно обратиться к специалистам службы поддержки. На практике, настройка сервиса после установки занимает примерно 10 минут. Ключевые особенности внедрения и настройки «Добыто. КЭДО»:

• многие функции будут доступны при работе без интернета;
• с сервисом можно работать с компьютеров, ноутбуков, планшетов, смартфонов;
• УНЭП и ПЭП можно впустить непосредственно в «Добыто. КЭДО» (важное преимущество – неквалифицированные подписи оформляются бесплатно);
• по мере необходимости, информацию о работе с системой можно получить из базы знаний, либо при обращении к специалистам службы поддержки.

Специалисты кадровой службы регистрируются в сервисе «Добыто. КЭДО» бесплатно. Стоимость регистрации за одного сотрудника составляет от 75 рублей в год, что вполне доступно даже для ИП и микрокомпаний. Обратим внимание, что на сайте вы можете заказать чек-лист с обязательными действиями для внедрения СЭДО.

На момент внедрения сервиса в компании может использоваться другое ПО (например, лидеры рынка – 1С, Битрикс 24). Специалисты службы поддержки помогут с интеграцией, что упростит обмен информацией и документами на внутреннем уровне. Из локальных актов, которые будут нужны для внедрения и использования сервиса, выделим:

• инструкции по кадровому делопроизводству;
• регламенты для работы с СЭДО для рядовых сотрудников;
• приказы руководства;
• положения о защите информации, правилах работы с персональными данными.

В «Добыто. КЭДО» можно организовать архивное хранение кадровых документов, что является обязательным требованием закона. Также есть возможность оцифровать бумажную документацию, накопленную за годы работы предприятия.

Как ведется работа с документами

В СЭДО доступны почти все кадровые процессы. Сервис «Добыто. КЭДО» можно использовать:

• для подбора и отбора персонала, приема на работу и адаптации (например, сюда входит оформление и проверка анкет, предварительное тестирование и т.д.);
• для оформления документов, связанных с трудовой деятельностью граждан (трудовые договоры, соглашения, приказы и т.д.);
• для мероприятий по кадровому учету (личные дела и карточки сотрудников, расчет и учет рабочего времени, и т.д.);
• для организации и документирования различных внутренних мероприятий и процессов (обучение, служебные расследования, инструктажи и т.д.);
• для проведения опросов, тестирования, приема обращений и других мероприятий в рамках обратной связи с сотрудниками;
• для взаимодействия с другими компаниями (например, при переводе специалиста без увольнения).

Точный перечень процессов и задач зависит от внутренней организации кадрового дела компании. Отметим, что в «Добыто. КЭДО» есть большой объем типовых шаблонов и форм документов, разработанных или проверенных опытными юристами, кадровиками. Используя их, вы сократите время на подготовку индивидуальных или локальных актов, снизите риски ошибок, устраните основания для взыскания штрафов.

Приведем пример схемы работы с документами в «Добыто. КЭДО» для процесса трудоустройства нового сотрудника:

• в систему КЭДО поступают документы от соискателя, либо от кадрового агентства;
• документы распределяются на проверку в отдел кадров, другим специалистам и подразделениям;
• руководитель издает приказ о приеме на работу через сервис «Добыто. КЭДО», который сразу регистрируется;
• в системе оформляется трудовой договор и должностная инструкция (если работник дал на это согласие);
• специалисты отдела кадров проводят первичные действия по учету (оформление личного дела и листка учета, ознакомление с локальными актами и т.д.);
• с новым сотрудником проводятся обязательные инструктажи (хотя сам акт оформляется в бумажном формате, учет инструктажей можно вести в СЭДО).

Далее, по мере необходимости, проводится комплекс действий по адаптации нового работника. Как вариант, ему предоставляется доступ к базе знаний, которую можно создать с помощью модуля «Добыто». Там есть полезные материалы, которые помогут с освоением программы, изучением основных функций и алгоритмов действий. Также компания может и сама наполнять базу знаний за счет внутренних или внешних источников.

В процессе работы с персоналом компании СЭДО используется для следующих целей:

• обновление учетных данных и документов;
• оформление справок, характеристик и иных бланков по запросу сотрудников;
• подготовка отчетности для собственных целей или для государственных органов, Социального фонда РФ;
• проведение мероприятий в рамках воинского учета на предприятии;
•  учет рабочего времени, составление графиков отпусков;
• прием и рассмотрение заявлений от персонала;
• подготовка и подписание приказов по личному составу;
• создание архива для хранения документации.

Это лишь примерный состав действий и процессов, которые можно реализовать с использованием сервиса «Добыто. КЭДО». Подробнее можно узнать у специалистов службы поддержки, на нашем сайте или при тестовой работе в демоверсии.

Комментарий эксперта. СЭДО позволяет задать разные уровни доступа для работы с документами. Например, к согласованию могут привлекать только отдельные должностные лица компании. Также для указанных целей необходимо оформить электронные подписи разного вида.

Электронные подписи

Без электронных подписей можно использовать только отдельные возможности СЭДО. Для полноценной работы требуются:

• УКЭП – выпускается через удостоверяющие центры, снимает все ограничения на подписание документов;
• УНЭП – выпускаются непосредственно в «Добыто. КЭДО», подходят для подписания многих документов, если это подтверждено отдельным соглашением;
• ПЭП – выпускается путем простой регистрации в личном кабинете или сервисе, подходит для предоставления доступа к СЭДО рядовым сотрудникам.

При выпуске УКЭП ответственному лицу выдается сертификат ключа. Он нужен для проверки сведений о подписанте, его полномочиях. Отметим, что ввиду ограниченного срока действия ЭП, их нужно своевременно перевыпускать.

С учетом вида о содержания документа, в подписании может участвовать одно лицо, несколько специалистов. Например, приказ по личному составу подписывает непосредственно руководитель компании (в данном случае применяется УКЭП). Но если идет согласование какого-либо документа, то согласование и подписание идет через начальников подразделений, других должностных лиц. Их полномочия описываются в общих локальных актах или должностных инструкциях.

Полезные инструменты и дополнительные возможности сервиса «Добыто. КЭДО»

Как мы уже сказали, работа в сервисе «Добыто. КЭДО» не ограничивается оформлением, согласованием и подписанием кадровых документов. Он дает следующие возможности для компании:

• надежное и безопасное хранение в сертифицированном дата-центре, либо на собственном сервере (функции автосохранения и бэкапа гарантируют быстрое восстановление базы в случае проблем);
• наличие готовых образцов и форм, удобный конструктор шаблонов документов;
• уникальная система поиска, основанная на алгоритмах искусственного интеллекта, которая поможет и при аудите кадровой документации;
• собственная база знаний, с помощью которой сотрудники быстро освоят все необходимые действия.

Сервис «Добыто. КЭДО» станет незаменимым помощником в работе с удаленными сотрудниками или с самозанятыми.

Пользователям предлагается удобный формат поддержки. Она включает помощь в настройке системы и разработке документации, разъяснение тонкостей и нюансов. Естественно, техническая поддержка включает и регулярное обновление, которое требуется для любых программ.

Заключение

• СЭДО – это система электронного документооборота. Он ведется в различных программах общего или профильного назначения. Для кадрового документооборота рекомендуем использовать сервис «Добыто. КЭДО».
• Компании необходимо выбрать систему ЭДО, установить и настроить его на своих технических устройствах. Для работы с СЭДО нужны электронные подписи, регламенты, положения и инструкции.
• Работа с документами предусматривает их разработку, согласование, подписание и хранение в электронном виде. Максимальный объем возможностей дает УКЭП (усиленная квалифицированная подпись), которую можно получить через удостоверяющие центры.

FAQ

Как перейти на СЭДО?

Сначала нужно выбрать систему или сервис, отвечающие требованиям законодательства, целям компании-заказчика. Далее осуществляется установка и настройка процессов, обучение сотрудников основным действиям и функциям. В любой СЭДО для работы требуются электронные подписи.

Сколько стоит работа с СЭДО?

У каждого поставщика или оператора системы есть разные тарифные планы. На примере сервиса «Добыто. КЭДО», подключение кадровых специалистов будет бесплатным, а регистрация рядовых сотрудников от 75 рублей в год. Точные условия работы с системой можно уточнить на консультации в службе поддержки.

Можно ли работать в СЭДО со смартфона?

Такую возможность предлагают многие системы электронного документооборота, в том числе сервис «Добыто. КЭДО». Также работать с документами можно с компьютеров, ноутбуков, планшетов.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)