Планирование и учет отпусков в системе КЭДО

Разработчики систем кадрового электронного документооборота предлагают компаниям различные инструменты для автоматизации планирования и учета отпусков. В некоторых сервисах для работы с отпусками необходимо приобретать отдельные пакеты, в других системах уже имеется необходимый функционал. Даже при отсутствии готовых решений у кадровиков есть разные возможности для управления отсутствиями сотрудников.

Читайте, как осуществляется планирование, согласование, учет отпусков в КЭДО, какие для этого могут быть предусмотрены инструменты, и как эти процессы реализованы в сервисе «Добыто. КЭДО».

Сложности при планировании и учете отпусков

При планировании и учете ежегодных оплачиваемых, неоплачиваемых, дополнительных, учебных отпусков кадровикам предстоит решать несколько задач. При традиционном бумажном документообороте рутинный кадровый процесс сопряжен с рядом сложностей. Отметим следующие моменты:

• При планировании отпусков сотрудников структурных подразделений необходимо исключать пересечение дат – особенно в периоды пиковой нагрузки.
• Предоставление отпуска сотрудникам на желаемые даты является правом, а не обязанностью работодателя. Если есть пересечение дат отсутствий, то кадровику приходится планировать, кому из работников нужно будет предоставить отпуск в желаемую дату, а для кого нужен будет перенос дат.
• Некоторые категории сотрудников имеют право на внеочередной оплачиваемый отпуск в даты, которые они выбирают самостоятельно – отказ в предоставлении такого отпуска будет нарушением законодательства.
• Работники вправе разбивать ежегодный оплачиваемый отпуск на несколько частей, продолжительность одной из которых не может составлять менее 14 дней.
• При планировании ежегодных оплачиваемых отпусков не учитываются официальные праздничные дни.
• В соответствии со ст. 123 ТК РФ сотрудника необходимо уведомить под подпись о предстоящем отпуске не позднее, чем за 14 дней до его начала. В некоторых случаях сделать это бывает проблематично – сотрудник находится на больничном, в командировке, отсутствует на рабочем месте по иным уважительным или неуважительным причинам.

При внедрении кадрового электронного документооборота большая часть типовых процессов упрощается, ускоряется и автоматизируется. Например, если используется инструмент для планирования ежегодных оплачиваемых отпусков, то можно наглядно увидеть пересечения дат по сотрудникам или структурным подразделениям. Другой полезный инструмент – калькулятор отпусков, позволяющий рассчитать оставшиеся дни ежегодных оплачиваемых отпусков. Напомним, что предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска является обязанностью работодателя. Даже, если сотрудник сам отказывается уходить в отпуск, работодатель не может не предоставить такой отдых на протяжении 2-х лет подряд – в противном случае это будет нарушением трудового законодательства.

Мнение эксперта. Кадровый процесс «Отпуска» состоит из нескольких стандартных этапов: оформление работником заявление на отпуск с указанием желаемых дат отсутствия, проверка правильности заполнения и подсчет количества дней отсутствия, согласование отпуска и издание приказа, подписание приказа руководителем и ознакомление сотрудника с приказом под подпись. Все эти процессы можно автоматизировать в системе «Добыто. КЭДО».

Как осуществляется учет отпусков в КЭДО?

Процесс планирования, согласования, учета отпусков и формирования графика различается в зависимости от используемой системы КЭДО. Некоторые этапы будут неизменными для всех сервисов. В общем случае взаимодействие работников и кадровиков при оформлении отпусков осуществляется следующим образом:

1. Сотрудник в личном кабинете системы кадрового электронного документооборота оформляет заявление на отпуск, указывает желаемые даты отсутствия.
2. Ответственный сотрудник (кадровик, HR-менеджер или секретарь, бухгалтер по совместительству) проверяет в системе дни отпуска, пересечение дат отсутствий с другими работниками.
3. Согласование отпуска – внесение данных в график отпусков, оформляемый кадровиком не позднее, чем за 2 недели до конца года.
4. Оформление приказа – кадровая служба формирует приказ на отпуск, отправляет электронный документ руководителю для подписания.
5. Ознакомление сотрудника с приказом – в любой срок, но не позднее, чем за 2 недели до планируемого отпуска.

При использовании системы кадрового ЭДО «Добыто. КЭДО» каждый из перечисленных выше этапов не потребует личного общения работника, кадровика и руководителя. Все документы формируются в системе дистанционно. Рассмотрим указанные этапы подробнее.

Оформление заявления на отпуск

Есть два традиционных варианта подготовки сотрудником заявления на отпуск – загрузка произвольного документа или заполнение шаблона. В первом случае работник создает документ в произвольной форме в текстовом редакторе, загружает в систему, подписывает и отравляет в отдел кадров. Минус такого варианта заключается в отсутствии единой формы заявления – кадровикам придется проверять каждое заявление вручную, могут возникнуть сложности с поиском конкретного документа в архиве.

При использовании шаблонов кадровик создает типовую форму заявления, загружает в систему. Работники получают доступ к шаблону в личном кабинете веб-версии системы «Добыто. КЭДО». Останется только заполнить изменяемые данные – например, дату начала и окончания отпуска, тип отсутствия (ежегодный оплачиваемый, дополнительный, неоплачиваемый и др.). Перед отправкой электронного заявления в кадровую службу работник подписывает документ электронной подписью.

Проверка заявления в отделе кадров

Как только заявление подписано и отправлено на согласование, кадровик получит уведомление в системе кадрового ЭДО. Останется проверить пересечение дат и оставшиеся дни отпуска. В сервисе «Добыто. КЭДО» специалисты кадровой службы могут работать в привычной учетной системе – в Битрикс24, 1С:ЗУП и др. Кадровик может сразу внести данные в график отпусков.

Согласование отпусков

Если по датам отсутствуют пересечения, и учтена первоочередность предоставления отпусков сотрудникам, то специалисты кадровой службы могут оформить в учетной системе приказ об отпуске. Также возможна отправка документа на согласование с руководителем структурного подразделения. Кадровик, как уполномоченное лицо, подписывает приказ усиленной квалифицированной электронной подписью физического лица, прикладывает к нему машиночитаемую доверенность.

Подписание приказа о предоставлении отпуска

Если у кадровика отсутствуют полномочия на подписание документов от лица компании, то приказ подписывает руководитель компании. Руководитель для подписания использует усиленную квалифицированную подпись юридического лица. Если поступает несколько заявлений в электронном виде, то можно массово подписать все документы.

Ознакомление сотрудника с приказом

Работодатель обязан уведомить сотрудника о дате предстоящего отпуска не позднее, чем за 2 недели до его начала. При этом обязательного требования о том, что работник должен быть ознакомлен под подпись именно с приказом, в трудовом законодательстве нет. Для этой цели подходит как приказ, так и график отпусков, отдельное уведомление. Можно настроить автоматические уведомления в соответствии с графиком отпусков, отправить заранее на подпись приказ для ознакомления или график отпусков.

Кадровик может выбрать в системе «Добыто. КЭДО» требуемых сотрудников, отправить им на подписание отдельное уведомление, приказ или график отпусков, назначить дату подписания. Работник получит сообщение на e-mail или по SMS о поступлении нового документа, и сможет подписать его с любого устройства посредством облачной электронной подписи.

Как КЭДО позволяет автоматизировать работу с отпусками?

Благодаря системе кадрового электронного документооборота сотрудникам не потребуется самостоятельно относить заявление в отдел кадров, ждать, когда его рассмотрят и согласуют, а потом подписывать приказ или график отпусков. Все это можно сделать в веб-версии личного кабинета сервиса «Добыто. КЭДО».

Кадровики могут получать заявления с желаемыми датами отпусков в виде заполненных шаблонов, что упростит выгрузку данных и последующую проверку пересечений дат. При необходимости корректировки отпусков специалисты кадровой службы могут отправить график руководителям структурных подразделений.

После формирования графика отпусков документ можно сделать доступным для всех сотрудников. Также возможна настройка параллельного маршрута подписания электронного документа.

Мнение эксперта. С помощью системы кадрового ЭДО «Добыто. КЭДО» можно автоматизировать работу с любыми отсутствиями – оплачиваемыми и неоплачиваемыми отпусками, больничными, отсутствиями в связи с выполнением государственных и общественных обязанностей.

Нестандартные ситуации при планировании и учете отпусков в КЭДО

К стандартной ситуации относится планирование ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников. К нестандартным ситуациям можно отнести оформление отпуска за свой счет, перенос даты отсутствия, отзыв из отпуска. В каждом из этих случаев взаимодействие сотрудника и кадровой службы возможно в системе «Добыто. КЭДО»:

• Отпуск за свой счет или перенос даты отпуска – кадровик может разработать шаблоны заявлений, и сотрудникам останется лишь заполнить их.
• Отзыв из отпуска – отправка сотруднику в личный кабинет системы «Добыто. КЭДО» письма-уведомления для получения согласия работника, после чего кадровая служба издает приказ об отзыве из отпуска, который подписывает руководитель компании.

Преимущество использования «Добыто. КЭДО» заключается в том, что работнику не нужно будет отправлять в отдел кадров заявление в свободной форме – достаточно лишь указать необходимые сведения в шаблоне. Из шаблона возможна автоматическая выгрузка данных, проверка на ошибки – например, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет менее 14 дней.

Преимущества планирования отпусков в «Добыто. КЭДО»

Благодаря сервису «Добыто. КЭДО» можно заметно упростить процессы планирования и учета отпусков и иных отсутствий работников. В системе кадрового электронного документооборота от «Добыто» предусмотрено несколько функций для автоматизации работы с отпусками. К таким функция относится следующее:

• Создание шаблонов – заявления на отпуск, на перенос отпуска и пр. Сотруднику достаточно зайти в личный кабинет сервиса, заполнить необходимые сведения в шаблоне, подписать заявление и отправить его в отдел кадров. Сделать это можно с любого устройства, в любом месте и в любое время.
• Автоматические уведомления о необходимости подписания документов. Кадровик может отправить приказ или график отпусков для подписания сотрудниками, установить дату, когда документ должен быть подписан, напомнить работникам о том, что с данными документами нужно ознакомиться под подпись. Уведомления будут приходить на e-mail, по SMS.
• Не нужно отдельно оформлять электронные подписи для сотрудников в удостоверяющем центре. Выпустить простую и усиленную неквалифицированную электронную подпись все работники, задействованные в КЭДО, могут прямо в сервисе. Это бесплатно, и занимает не более 15 минут. Подписывать УНЭП можно заявления, приказ, график отпусков.

Среди других плюсов можно выделить возможность гибкой настройки маршрутов согласования – как последовательных, так и параллельных. Например, перед утверждением графика отпусков кадровик может отправить документ для подписания руководителю, а потом для ознакомления – сотрудникам компании.

Мнение эксперта. Модуль «Добыто. КЭДО» легко интегрируется с учетными системами компании, поэтому выгружать данные, формировать электронные документы, планировать отпуска можно в привычном для кадровика программном обеспечении.

Заключение

• В системе кадрового электронного документооборота планирование отпусков сотрудников позволяет существенно облегчить работу специалистов кадровой службы.
• В сервисе КЭДО могут быть предусмотрены разные инструменты для формирования графиков отпусков, приема заявок от сотрудников на желаемые даты отсутствий с автоматической выгрузкой и отслеживанием пересечений, расчета оставшихся дней, общего количества дней отсутствия с учетом государственных праздников и др. Некоторые из инструментов могут быть встроены в сервис кадрового ЭДО, для других потребуется использование отдельных ресурсов в сети интернет.
• С помощью модуля «Добыто. КЭДО» упрощается взаимодействие между работниками и кадровиками по вопросам оплачиваемых, неоплачиваемых отпусков и иных отсутствий на рабочем месте. Каждый сотрудник может с компьютера, планшета или мобильного телефона заполнить шаблон заявления на отпуск, подписать его с помощью электронной подписи и отправить на согласование в отдел кадров. Это быстро, удобно, не требует личного присутствия.

Вопросы и ответы

Можно ли в системе КЭДО отслеживать статус документа – ознакомился ли кадровик с заявлением или сотрудник с приказом об отпуске?

Да, для всех участников кадрового электронного документооборота в сервисе «Добыто. КЭДО» есть возможность отслеживания текущего статуса электронного документа. При изменении статуса по e-mail или SMS можно настроить отправку уведомлений, поэтому можно будет сразу узнать о поступлении нового заявления, подписании документа.

Защищены ли персональные данные работников в сервисе КЭДО?

Все персональные данные защищены, и хранятся в облаке на серверах, расположенных на территории РФ. Также возможно размещение сервиса КЭДО на локальных серверах клиента (On-Premise).

Можно ли настроить массовое подписание одного документа (графика отпусков) в системе КЭДО?

Да. Для этого специалист кадровой службы перед отправкой графика отпусков для ознакомления под подпись устанавливает параллельный маршрут согласования. В таком случае документооборот будет завершен, когда документ подпишут все сотрудники – последовательность подписания не важна.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)