Формулировка «даю согласие на обработку персональных данных» в кадровых документах работает только тогда, когда согласие оформлено отдельным документом и содержит все сведения из части 4 статьи 9 152-ФЗ: данные работника и его паспорта, реквизиты работодателя, цель, перечень данных и действий с ними, срок действия, способ отзыва, подпись. С 1 сентября 2025 года такую формулировку нельзя вшивать в трудовой договор, анкету или заявление: согласие оформляется отдельно от иных документов, которые подписывает работник. Это правило внёс Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Главное различие: для кадрового учёта в рамках трудового договора согласие не требуется вовсе (пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ), а для передачи данных третьим лицам письменное согласие обязательно по статье 88 ТК РФ.
Разберём, какие формулировки обнуляют согласие при проверке: «и в иных целях», «третьим лицам» без названия, бессрочное действие, отсутствие способа отзыва. Покажем, как развести согласия по целям и как проверить действующие бланки до того, как их подпишет новый сотрудник. Отдельно разбираем, чем согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ отличается от согласия по 152-ФЗ и почему их нельзя объединять. Штрафы по статье 13.11 КоАП, сценарная таблица по кадровым задачам, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите бланк согласия под свою цель обработки: конструктор подставит обязательные сведения из части 4 статьи 9 152-ФЗ и выгрузит готовый файл в формате .docx.
Когда согласие работника действительно нужно, а когда это лишняя бумага
Требование подписать согласие на обработку персональных данных при каждом кадровом действии — самая частая избыточность в кадровом делопроизводстве. Обработка данных работника ради исполнения трудового договора идёт без согласия: это прямо разрешает пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ. Расчёт зарплаты, ведение личной карточки, сдача ЕФС-1 в Социальный фонд России, удержание НДФЛ, воинский учёт — здесь основанием служит либо договор, либо обязанность, возложенная законом, а не воля работника.
Согласие становится обязательным там, где работодатель выходит за пределы трудовых отношений: передаёт данные наружу, собирает сведения не у самого работника, обрабатывает специальные категории данных или публикует информацию о человеке. Статья 86 ТК РФ добавляет к этому процедурное условие: если данные получают у третьей стороны, работника нужно заранее уведомить о целях, источниках и характере сведений и получить его письменное согласие.
| Кадровая ситуация | Нужно ли согласие | Основание |
|---|---|---|
| Кадровый учёт, расчёт зарплаты, отчётность в СФР и ФНС | Не требуется | п. 2 и п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, ст. 86 ТК РФ |
| Получение сведений о работнике у третьей стороны: прежний работодатель, банк, бюро кредитных историй | Письменное согласие плюс предварительное уведомление о целях и источниках | п. 3 ст. 86 ТК РФ |
| Передача данных третьим лицам: проверка кандидата на аутсорсе, ДМС, зарплатный проект банка | Письменное согласие | ст. 88 ТК РФ |
| Сведения о судимости, состоянии здоровья и другие специальные категории | Письменное согласие, если нет отдельного основания в законе | ст. 10 152-ФЗ |
| Фотография и данные работника на сайте компании, в соцсетях, на доске почёта | Отдельное согласие на распространение | ст. 10.1 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 |
| Биометрия: снимок лица для системы контроля доступа, отпечаток пальца | Письменное согласие | ст. 11 152-ФЗ |
Из таблицы следует практический вывод для кадровой службы: одного универсального согласия «на всё» не существует, потому что у строк разные основания и разные адресаты данных. Проверьте свой бланк по второму и третьему столбцам — если он подписывается «на всякий случай» в первой строке, его можно убрать из комплекта приёма.
Образцы согласий и локальных актов по обработке персональных данных
Комплект собран под приём сотрудника и работу с его данными; начните с базового бланка согласия, остальные подключайте по мере появления цели обработки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных (базовый бланк) | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Согласие на обработку данных для выпуска сертификата электронной подписи | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Правила обработки персональных данных (локальный акт) | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
Что обязательно входит в формулировку согласия по части 4 статьи 9 152-ФЗ
Письменное согласие — это не фраза, а набор реквизитов. Часть 4 статьи 9 152-ФЗ перечисляет, что в нём должно быть: фамилия, имя, отчество, адрес субъекта, номер основного документа, удостоверяющего личность, дата выдачи и выдавший орган; наименование или ФИО и адрес оператора; цель обработки; перечень персональных данных; наименование и адрес лица, которое обрабатывает данные по поручению оператора, если обработка поручена; перечень действий с данными и общее описание используемых способов обработки; срок действия согласия и способ его отзыва; подпись субъекта.
Пропуск любого из этих пунктов переводит документ в категорию «согласие с нарушением требований к составу сведений», а это отдельный состав в части 2 статьи 13.11 КоАП с тем же штрафом, что и за полное отсутствие согласия. Чаще всего из бланков выпадают три вещи: реквизиты обработчика по поручению, описание способов обработки и способ отзыва.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Проверяющий читает согласие не целиком, а по списку из части 4 статьи 9. Поэтому мы верстаем бланк ровно в том порядке, в каком идут пункты закона: так проверка занимает минуту и у инспектора не возникает соблазна искать дальше. Возьмите свой действующий бланк и разметьте его номерами пунктов на полях — пробелы становятся видны сразу.»
Формулировки, из-за которых согласие перестаёт работать
Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Под это требование не проходят пять типовых оборотов:
- «и в иных целях, связанных с трудовой деятельностью». Цель размывается, и любая обработка за пределами названной цели становится необоснованной. Цели перечисляются закрытым списком.
- «третьим лицам». Получатель данных называется по наименованию и адресу. Формулировка без имени не позволяет работнику понять, куда уйдут его данные, а значит согласие не информированное.
- «бессрочно» или «на весь период работы и далее». Срок действия — обязательный реквизит. Рабочая конструкция: срок трудовых отношений плюс срок хранения документов, установленный законодательством об архивном деле.
- «согласие не может быть отозвано». Право на отзыв закреплено частью 2 статьи 9 152-ФЗ, и его нельзя ограничить договором. Такая оговорка недействительна, а сам бланк дефектен.
- «подтверждаю согласие путём проставления отметки». Для письменного согласия нужна подпись субъекта, собственноручная или электронная, а не галочка в интерфейсе.
Факт: если персональные данные обрабатывает сторонний сервис, согласие на передачу собирает оператор, то есть работодатель, а не подрядчик: подрядчик действует по поручению и своего основания на сбор согласия не имеет.
Важный нюанс из практики: при массовой регистрации сотрудников в сервисе КЭДО работодатель сам передаёт массив данных в систему. Это уже передача персональных данных обработчику, и она должна быть отражена в согласии: наименование и адрес лица, обрабатывающего данные по поручению, — обязательный реквизит по части 4 статьи 9. В практике Добыто мы выдаём клиенту эти реквизиты до старта регистрации, чтобы бланк согласия печатался уже в финальной редакции и его не пришлось пересобирать после раскатки на всю компанию.
Правило отдельного документа: что изменилось с 1 сентября 2025 года
Согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных информации и документов, которые подтверждает или подписывает субъект. Норма внесена Федеральным законом от 24.06.2025 № 156-ФЗ в часть 1 статьи 9 152-ФЗ и действует с 1 сентября 2025 года. Практический смысл: абзац «даю согласие на обработку персональных данных» внизу трудового договора, анкеты кандидата, заявления о приёме или заявления на зарплатную карту больше не является согласием.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Из этого же правила следует запрет смешивать несколько согласий в одном бланке. Согласие на проверку службой безопасности, согласие на передачу данных в банк для зарплатного проекта и согласие на размещение фотографии на корпоративном портале — три разных документа с разными целями, разными получателями и разными сроками. Объединённый бланк «согласие на обработку персональных данных и на распространение» дефектен по обоим основаниям: смешение согласий и нарушение требования статьи 10.1 152-ФЗ об отдельном оформлении согласия на распространение.
Внимание: согласие на переход на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ и согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ — разные документы с разными основаниями. Объединять их в один бланк нельзя: при споре рассыпается сразу оба.
Для согласия на распространение персональных данных Роскомнадзор ведёт собственный сервис: на портале персональных данных доступен конструктор согласия на распространение персональных данных, который формирует шаблон формы с учётом требований приказа № 18, включая раздел с условиями и запретами на передачу данных. Оператору нужна авторизация через ЕСИА. Этот бланк закрывает только распространение, для остальных целей он не подходит.
Как сформулировать согласие под конкретную кадровую задачу
Цель обработки — тот реквизит, из которого вырастает весь остальной текст согласия. Сформулируйте цель одной фразой без союза «и в иных целях», и перечень данных, срок и получатель определятся почти автоматически.
| Сценарий | Что критично в формулировке | Что вторично |
|---|---|---|
| Кандидат, проверка службой безопасности | Перечень источников проверки, упоминание сведений о судимости как специальной категории, наименование и адрес аутсорсера, срок хранения отчёта | Указание должности: кандидат на неё ещё не принят |
| Кандидат, чьё резюме осталось в базе после отказа | Отдельная цель «формирование кадрового резерва», конкретный срок хранения, простой способ отзыва | Паспортные данные: для резерва достаточно контактов |
| Штатный работник, кадровый учёт | Согласие не нужно, основание — трудовой договор. Критично описание обработки в локальном акте и ознакомление с ним | Ежегодное переподписание бланка |
| Дистанционный работник | Электронное взаимодействие регулируется главой о дистанционной работе и локальным актом, согласие на КЭДО по статье 22.2 не собирается | Бумажный экземпляр соглашения об электронной подписи при использовании УКЭП |
| Передача данных в сервис КЭДО | Наименование и адрес обработчика по поручению, перечень передаваемых данных, поручение на обработку в договоре с сервисом | Описание интерфейса личного кабинета |
| Фото и данные на сайте компании | Отдельное согласие на распространение с условиями и запретами передачи, перечень информационных ресурсов оператора | Формат и разрешение изображения |
Сценарии различаются не объёмом текста, а составом реквизитов. Сверьте свой бланк со строкой, которая описывает вашу задачу, и уберите из него всё, что относится к другим строкам.
Как собрать пакет согласий при приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите все цели обработки, которые возникают у вас по этому работнику: кадровый учёт, проверка кандидата, зарплатный проект, ДМС, пропускная система, корпоративный портал, передача в сервис КЭДО.
- Шаг 2. Вычеркните цели, которые закрываются трудовым договором и обязанностями по закону. По ним согласие не оформляется, достаточно локального акта об обработке персональных данных и ознакомления с ним под подпись.
- Шаг 3. На каждую оставшуюся цель подготовьте отдельный бланк. В каждом заполните все реквизиты части 4 статьи 9 152-ФЗ, включая наименование и адрес обработчика по поручению.
- Шаг 4. Проверьте срок: он привязывается к сроку достижения цели, а не к сроку работы вообще. Для проверки кандидата это срок рассмотрения кандидатуры плюс срок хранения заключения.
- Шаг 5. Опишите способ отзыва: письменное заявление в адрес работодателя или действие в личном кабинете. Оператор обязан прекратить обработку в течение 30 дней с даты поступления отзыва.
- Шаг 6. Подпишите каждый бланк отдельно: на бумаге либо в форме электронного документа, подписанного электронной подписью по 63-ФЗ. Один экземпляр остаётся у работника.
Согласие на КЭДО и электронная форма согласия: где проходит граница
Переход на кадровый электронный документооборот требует письменного согласия каждого работника по статье 22.2 ТК РФ. Это согласие на способ взаимодействия, а не на обработку данных, и оно живёт по своим правилам. Согласие не требуется от лиц, принимаемых на работу после 31 декабря 2021 года, у которых по состоянию на эту дату отсутствует трудовой стаж: их достаточно уведомить. От дистанционных работников согласие на КЭДО тоже не собирается, порядок электронного обмена для них регулируется главой о дистанционной работе и локальным актом. Отказ работника от КЭДО не является основанием для увольнения или иных санкций.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим потоки на старте внедрения: дистанционные работники идут через локальный акт о дистанционной работе, остальные — через письменное согласие на бумаге. Минтруд по этому вопросу держится буквального прочтения статьи 22.2, поэтому собранные по электронной почте «согласия» мы в пакет не берём. Проверьте, к какой группе относится каждый работник, до того как запускать рассылку уведомлений.»
Само согласие на обработку персональных данных можно подписать электронно: часть 4 статьи 9 152-ФЗ приравнивает к письменному согласию на бумаге электронный документ, подписанный электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ. Порядок здесь имеет значение. Пока КЭДО не введён и согласие на него не получено, электронно подписывать согласия по 152-ФЗ преждевременно: работник ещё не подтвердил готовность взаимодействовать в электронном виде.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «В споре по электронному кадровому документу доказывают четыре обстоятельства подряд: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли он с локальным актом, использовал ли электронную подпись и получил ли документ. Если рассыпается первое, до подписи дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания. Поэтому сверку журнала и комплекта согласий мы делаем до проверки, а не после.»
Цена ошибки в формулировке: штрафы, отзыв согласия и суд
Дефектное согласие стоит не переоформления бланка. С 30 мая 2025 года по части 2 статьи 13.11 КоАП РФ обработка персональных данных без согласия в письменной форме, когда оно требуется, и обработка с нарушением требований к составу сведений в согласии наказываются одинаково.
| Нарушение | Должностное лицо | Юридическое лицо |
|---|---|---|
| Обработка без письменного согласия либо с нарушением требований к составу сведений в согласии (ч. 2 ст. 13.11 КоАП) | 100 000-300 000 руб. | 300 000-700 000 руб. |
| То же нарушение повторно (ч. 2.1 ст. 13.11 КоАП) | 300 000-500 000 руб. | 1 000 000-1 500 000 руб. |
| Обработка в случаях, не предусмотренных законодательством, или несовместимая с целями сбора (ч. 1 ст. 13.11 КоАП) | 50 000-100 000 руб. | 150 000-300 000 руб. |
| То же нарушение повторно | 100 000-200 000 руб. | 300 000-500 000 руб. |
Суммы в таблице показывают, почему проверка бланков дешевле их переделки постфактум: штраф по одному эпизоду перекрывает годовую стоимость сервиса на средний штат. Отдельным составом идёт отсутствие уведомления Роскомнадзора о намерении обрабатывать персональные данные — для юридических лиц это от 100 000 до 300 000 рублей. Работодатель является оператором персональных данных, поэтому уведомление подаётся независимо от того, есть ли в компании отдел кадров как отдельное подразделение.
Кейс из практики: производственная компания на 480 человек держала согласие абзацем в трудовом договоре и передавала данные подрядчику по проверке кандидатов. При пересборке комплекта в Добыто документы развели по целям: базовое согласие, отдельное согласие на проверку с наименованием и адресом аутсорсера, отдельное согласие на распространение для корпоративного портала. Переподписание заняло 3 недели, после чего к передаче данных подрядчику появилось основание, которого раньше не было ни в одном документе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: автоматические сервисы проверки регулярно выдают чужие сведения по совпадению фамилии, имени и отчества. Известен случай, когда человек увидел в отчёте штрафы всех своих полных тёзок по стране на 100 000 рублей. Формулировка согласия должна позволять работнику запросить и оспорить состав сведений о себе.
Когда переподписание согласий не решает задачу
Массовая рассылка новых бланков помогает не всегда. Есть три ситуации, когда сбор подписей окажется работой впустую.
Первая: в компании нет утверждённого локального акта об обработке персональных данных и политики, размещённой в открытом доступе. Согласие ссылается на документ, которого не существует, и работник объективно не может быть информированным. В проектах Добыто пересборка комплекта начинается именно с локального акта и приказа о его утверждении, иначе бланки приходится переподписывать второй раз.
Вторая: обработка идёт по основанию, где согласие вообще не работает как основание. Передача данных в СФР, ФНС, военкомат идёт в силу закона, и подпись работника не добавляет правомерности, зато создаёт ложное впечатление, что при отзыве согласия отчётность прекратится.
Третья: данные уже переданы подрядчику по договору без поручения на обработку. Новое согласие не лечит прошлую передачу и не заменяет поручение по статье 6 152-ФЗ. Здесь порядок обратный: сначала договор с поручением, затем согласие с реквизитами обработчика, затем передача.
Что проверить в действующих бланках до приёма нового сотрудника
- Согласие оформлено отдельным листом, а не абзацем в договоре или анкете.
- Цель описана закрытым списком, без оборота «и в иных целях».
- Каждый получатель данных назван по наименованию и адресу, включая сервисы, которым данные передаются по поручению.
- Указан срок действия, привязанный к достижению цели, и назван способ отзыва.
- В компании есть утверждённый локальный акт об обработке персональных данных и подтверждение ознакомления работников с ним.
- Подано уведомление в Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Кандидат подписывает согласие до того, как служба безопасности откроет первую базу. Порядок здесь важнее содержания: проверка, запущенная раньше подписи, остаётся неправомерной, даже если через час согласие принесут. В практике Добыто мы ставим подписание согласия отдельным шагом воронки найма, чтобы рекрутер физически не мог отправить данные дальше без него.»
Стоимость перевода согласий и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: видов электронной подписи, интеграции с учётной системой, наличия электронного архива. Данные приведены по странице тарифов Добыто КЭДО на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | период — год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск в сервисе |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, состава подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Актуальные условия по каждому тарифу и состав функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; тариф меняется в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Согласие на обработку персональных данных в кадровых документах перестало быть строчкой в договоре: с сентября 2025 года это самостоятельный документ с закрытым перечнем реквизитов, отдельный под каждую цель обработки. Для кадрового учёта в рамках трудового договора оно не нужно вовсе, зато обязательно там, где данные уходят наружу или относятся к специальным категориям. Стоимость дефектной формулировки измеряется составом части 2 статьи 13.11 КоАП, а в трудовом споре по электронным документам согласие проверяется первым.
Мы в Добыто собираем кадровые процессы так, чтобы бланки согласий, локальные акты и маршруты подписания существовали как единый комплект, а не как разрозненные файлы у разных специалистов: при проверке и при споре это экономит недели на восстановление доказательной базы.
Частые вопросы
Может ли работник отозвать согласие, и что делать работодателю после отзыва
Право на отзыв закреплено частью 2 статьи 9 152-ФЗ, отзыв подаётся в произвольной письменной форме. После его получения оператор прекращает обработку в течение 30 дней, если нет другого законного основания продолжать. Отзыв согласия на проверку кандидата останавливает проверку, а отзыв в части кадрового учёта не прекращает отчётность в СФР и ФНС: там основанием служит закон, а не воля работника.
Нужно ли переподписывать старые согласия, оформленные до 1 сентября 2025 года
Правило об отдельном документе применяется к согласиям, которые оформляются после вступления нормы в силу. Однако согласие, вшитое в трудовой договор, и раньше не соответствовало требованию о конкретности и информированности, а с 2025 года его дефект стал очевидным. Если по такому бланку идёт передача данных третьим лицам, комплект лучше пересобрать: цена вопроса — состав части 2 статьи 13.11 КоАП.
Как оформить согласие, если работник отказывается его подписывать
Отказ от подписания согласия не является дисциплинарным проступком. Работодатель фиксирует отказ актом и прекращает ту обработку, которая требовала согласия: не передаёт данные подрядчику, не публикует фотографию, не запускает проверку по внешним источникам. Обработка по основаниям трудового договора и закона продолжается в прежнем объёме.
Согласие подписано электронной подписью: какая подпись подойдёт
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ приравнивает к письменному согласию электронный документ, подписанный электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ, не устанавливая вид подписи. На практике вид определяется тем, как в компании введено электронное взаимодействие: при использовании неквалифицированной подписи нужны соглашение о признании и порядок её проверки, при УКЭП такое соглашение формально не требуется.
Как формулировать согласие для самозанятых и исполнителей по договору ГПХ
Нормы ТК РФ об обработке данных работника на них не распространяются: статьи 86-88 действуют в трудовых отношениях. Основанием обработки служит пункт 5 части 1 статьи 6 152-ФЗ — исполнение договора, стороной которого является субъект. Согласие требуется там же, где и у работников: при передаче данных третьим лицам, обработке специальных категорий и распространении.
Связаны ли согласие на обработку персональных данных и режим коммерческой тайны
Это разные правовые режимы и разные документы. Согласие защищает интересы работника как субъекта персональных данных, а обязательство о неразглашении коммерческой тайны защищает интересы работодателя и оформляется отдельно, вместе с перечнем сведений и приказом о введении режима. Объединять их в один бланк нельзя по правилу об отдельном оформлении согласия.
Нужно ли подавать уведомление в Роскомнадзор, если данные обрабатывает только бухгалтер на аутсорсе
Оператором остаётся работодатель: он определяет цели и состав обрабатываемых данных, а внешний бухгалтер действует по поручению. Уведомление подаёт оператор, и передача обработки на аутсорсинг от этой обязанности не освобождает. Для юридических лиц отсутствие уведомления наказывается штрафом от 100 000 до 300 000 рублей.
