Бланк согласия на обработку персональных данных с 1 сентября 2025 года оформляется отдельным документом: включать его в трудовой договор, анкету кандидата или лист ознакомления с локальными актами больше нельзя, правило ввёл 156-ФЗ от 24.06.2025. Действительный бланк содержит восемь сведений из части 4 статьи 9 152-ФЗ: данные работника вместе с реквизитами паспорта, наименование и адрес оператора, цель, перечень данных, перечень действий и описание способов обработки, срок действия и способ отзыва, подпись. Комплект зависит от одного различия: для кадрового учёта, расчёта зарплаты и отчётности в СФР согласие не требуется, основанием служат трудовой договор и глава 14 ТК РФ, а отдельный бланк нужен там, где данные выходят за пределы этой обязанности — проверка кандидата, ДМС, фотография на сайте, передача подрядчику.
Разбираем состав бланка по пунктам, показываем формулировки, которые читаются как избыточная цель, и сведения, которые нельзя включать в согласие даже с подписью работника: обработку данных о судимости часть 3 статьи 10 152-ФЗ согласием не легализует. Отдельно — комплект бланков для первого дня новичка и порядок выдачи согласия через КЭДО. Шаблоны для скачивания, сроки хранения подписанных согласий, размеры штрафов по статье 13.11 КоАП и тарифы на подключение — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает бланк согласия под конкретную цель обработки и выгружает готовый документ в .docx с полем для подписи и оговоркой об отзыве по 152-ФЗ.
Что обязательно должно быть в бланке согласия на обработку персональных данных
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ перечисляет восемь позиций, и отсутствие любой из них переводит документ в разряд согласия, оформленного с нарушением требований к составу сведений. Формально подписанный бланк в этом случае не защищает работодателя: обработка считается идущей без надлежащего согласия.
Ниже — состав бланка с формулировками, которые вызывают вопросы при проверке.
| Пункт части 4 статьи 9 152-ФЗ | Что вписывается в бланк | Частая ошибка |
|---|---|---|
| 1. Сведения о субъекте | ФИО, адрес, номер паспорта, дата выдачи и выдавший орган | Оставляют только ФИО и должность |
| 2. Сведения о представителе | Те же данные плюс реквизиты доверенности, если бланк подписывает представитель | Блок удаляют из шаблона совсем |
| 3. Оператор | Полное наименование и адрес юридического лица | Пишут бренд вместо наименования по уставу |
| 4. Цель обработки | Конкретная цель: проверка сведений кандидата, оформление полиса ДМС, размещение фотографии на сайте | Формулировка «в целях трудовой деятельности и иных целях» |
| 5. Перечень данных | Закрытый список: ФИО, дата рождения, паспорт, ИНН, СНИЛС, адрес, телефон | Открытый список через «и иные данные» |
| 6. Лицо, обрабатывающее данные по поручению | Наименование и адрес подрядчика, если обработка ему поручается | Подрядчика не называют, хотя проверку ведёт он |
| 7. Перечень действий и способы обработки | Сбор, запись, хранение, передача, удаление, уничтожение; с использованием средств автоматизации или без них | Ограничиваются словом «обработка» |
| 8. Срок действия и способ отзыва | Срок или событие его окончания и порядок подачи отзыва | Формулировка «бессрочно» без указания способа отзыва |
Первый и седьмой пункты в готовых шаблонах из интернета страдают чаще остальных: паспортные реквизиты убирают, считая их избыточными, а перечень действий сокращают до одного слова. Проверьте свой действующий бланк по этим восьми строкам до того, как выдавать его следующему кандидату.
Когда согласие сотрудника нужно, а когда работодатель обходится без него
Обработка персональных данных для исполнения трудового договора идёт по пункту 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ и главе 14 ТК РФ. Оформление приёма, ведение личной карточки, расчёт заработной платы, отчётность в Социальный фонд России и налоговую относятся к этой группе, и отдельного согласия для них закон не требует. Бланк нужен там, где данные покидают периметр этой обязанности.
| Ситуация при приёме | Отдельный бланк | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор, приказ, личная карточка, расчёт зарплаты | Не нужен | Пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ, глава 14 ТК РФ |
| Отчётность в СФР и ФНС, воинский учёт | Не нужен | Обязанность работодателя по федеральным законам |
| Запрос сведений о кандидате у прошлого работодателя | Нужен | Статья 86 ТК РФ: письменное согласие плюс предварительное уведомление о целях, источниках и последствиях отказа |
| Проверка кандидата подрядчиком | Нужен | Пункт 6 части 4 статьи 9 152-ФЗ: подрядчик назван в бланке |
| Передача данных в страховую по ДМС, в банк по зарплатному проекту, в учебный центр | Нужен | Статья 88 ТК РФ |
| Фотография и должность на сайте компании | Нужен отдельный вид | Статья 10.1 152-ФЗ: согласие на распространение оформляется по своей форме |
| Кредитный отчёт по кандидату | Нужен отдельный | 218-ФЗ о кредитных историях: письменное согласие субъекта на получение отчёта |
| Распознавание лица на проходной | Нужен | Статья 11 152-ФЗ: биометрия обрабатывается при письменном согласии |
| Хранение резюме кандидата, которому отказали | Нужен | Цель обработки исчерпана, дальнейшее хранение требует своей цели и срока |
Из таблицы видно, что универсального бланка на все случаи не существует: каждая строка второй половины требует своей цели, своего перечня данных и своего срока. Собранное в одну бумагу согласие «на всё сразу» нарушает требование конкретности из части 1 статьи 9 152-ФЗ.
Когда бланк согласия избыточен
Требование подписать согласие «на всякий случай» создаёт лишний риск. Если компания не передаёт данные никому за пределами обязательной отчётности, не проверяет кандидатов через подрядчика, не публикует фотографии и не ведёт биометрический контроль доступа, отдельный бланк не нужен вовсе: обработка идёт на основании трудового договора. В этой ситуации подписанное согласие с широкими формулировками работает против работодателя, потому что фиксирует цели, которые компания фактически не реализует и не может обосновать при проверке.
Вторая ситуация — отказ работника подписать бланк. Если данные обрабатываются в рамках трудового договора, отказ ни на что не влияет и основанием для отказа в приёме не служит. Если работник отказывается от передачи данных в страховую по ДМС, компания просто не оформляет ему полис.
Правило отдельного документа: что изменилось с 1 сентября 2025 года
156-ФЗ от 24.06.2025 дополнил статью 9 152-ФЗ требованием оформлять согласие отдельно от иных информации и документов, которые субъект подтверждает или подписывает. С 1 сентября 2025 года согласие нельзя разместить внутри трудового договора, договора ГПХ, анкеты соискателя, оферты или пользовательского соглашения на сайте. Отметка о согласии в тексте другого документа перестала работать как согласие.
Ранее полученные согласия сохраняют силу и переподписывать их не нужно: новое требование распространяется на документы, оформленные после 1 сентября 2025 года. Практический смысл этого разделения простой: если в вашем шаблоне трудового договора остался пункт «работник даёт согласие на обработку своих персональных данных», он не делает документ недействительным, но и согласием он больше не является. Всё, что раньше держалось на этом пункте, нужно закрыть отдельным бланком.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он в локальном акте. Если порядок идентификации у вас не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи и полном комплекте согласий.»
Важный нюанс из практики: при переходе на КЭДО мы сталкиваемся с двумя разными согласиями, которые в компаниях регулярно сводят в один документ. Согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ и письменное согласие работника на взаимодействие через КЭДО по статье 22.2 ТК РФ — разные основания и разные документы. Второе относится к форме обмена документами, первое — к данным, и сшивать их в один бланк после 1 сентября 2025 года нельзя.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: статья 22.2 ТК РФ требует письменного согласия каждого работника на КЭДО. Без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя, а само ведение КЭДО в таком виде может быть признано незаконным при споре или проверке.
Что нельзя вписывать в бланк даже с подписью работника
Часть 3 статьи 10 152-ФЗ отводит обработку сведений о судимости государственным и муниципальным органам в пределах их полномочий, а иным лицам — только в случаях и в порядке, определяемых федеральными законами. Подпись кандидата это ограничение не снимает. Работодатель вправе запрашивать справку о наличии судимости там, где закон прямо связывает с ней допуск к работе: статьи 331 и 351.1 ТК РФ по педагогической деятельности и работе с несовершеннолетними, отраслевые нормы по отдельным должностям. Для рядовой позиции в торговой или производственной компании включение судимости в перечень данных в бланке основания не имеет.
Специальные категории — расовая и национальная принадлежность, политические взгляды, религиозные убеждения, состояние здоровья, интимная жизнь — по части 1 статьи 10 152-ФЗ обрабатываются только в случаях частей 2 и 2.1 той же статьи. Письменное согласие в этот перечень входит, но согласие на специальные категории оформляется своим документом, а не строкой в общем бланке. Медицинские сведения по результатам обязательного медосмотра работодатель обрабатывает по трудовому законодательству и заключение о годности хранит без диагнозов.
Полезно знать: аутсорсинговая служба безопасности сама согласие у кандидата не собирает. Согласие получает заказчик-работодатель, подрядчик начинает работу, только убедившись, что оно есть, и после выполнения задачи данные у себя не хранит. Проверьте по договору с подрядчиком, кто в этой схеме оператор, а кто обрабатывает данные по поручению: в бланке называется именно он.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Когда проверку кандидата ведёт подрядчик, согласие собирает работодатель, и подрядчик приступает к работе, только убедившись, что оно получено. Себя он при этом заявляет оператором персональных данных и подаёт уведомление в Роскомнадзор. Запросите у подрядчика подтверждение этого статуса до передачи ему первой анкеты.»
Комплект согласий, который подписывает новичок при приёме
Количество бланков зависит от того, что компания делает с данными сверх обязательного кадрового учёта. Типовой набор для офисной позиции с проверкой кандидата и подключением КЭДО выглядит так: согласие на обработку персональных данных для конкретной цели, согласие на проверку сведений службой безопасности с указанием подрядчика, согласие на обработку данных для выпуска сертификата электронной подписи, согласие на взаимодействие через КЭДО по статье 22.2 ТК РФ. Отдельно добавляются согласие на распространение, если фотография идёт на сайт, и согласие по 218-ФЗ, если запрашивается кредитный отчёт.
В практике Добыто на внедрении именно этот блок вызывает больше всего правок: компания приносит один универсальный бланк, а после разбора целей их оказывается три или четыре. Разносить цели по отдельным документам удобнее сразу, чем переподписывать комплект по всей численности.
Шаблоны согласий и локальных актов по персональным данным
Комплект собран под задачу приёма сотрудника; начинать удобно с базового бланка согласия, а правила обработки понадобятся как локальный акт оператора.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата электронной подписи | Скачать |
| Положение о проверке кандидатов службой безопасности | Скачать |
Как оформить и выдать бланк согласия при приёме: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Выпишите цели обработки, выходящие за рамки трудового договора: проверка кандидата, ДМС, зарплатный проект, обучение, публикация фотографии, пропускная система. Каждая цель даст свой бланк.
- Шаг 2. Для каждой цели соберите закрытый перечень данных. Если по строке нельзя назвать конкретное действие в кадровом процессе, строка из перечня удаляется.
- Шаг 3. Проверьте, не попали ли в перечень сведения о судимости и специальные категории. Первые обрабатываются только по основанию из федерального закона, вторые оформляются отдельным согласием.
- Шаг 4. Заполните восемь обязательных позиций по части 4 статьи 9 152-ФЗ, включая наименование и адрес подрядчика, если проверку ведёт он, и укажите срок действия вместе со способом отзыва.
- Шаг 5. Выдайте бланк отдельным файлом или отдельным листом. Подшивать его к трудовому договору одним документом нельзя.
- Шаг 6. Если данные запрашиваются у третьей стороны, до подписания уведомите работника о целях, предполагаемых источниках и способах получения данных, характере сведений и последствиях отказа — это требование статьи 86 ТК РФ.
- Шаг 7. Подписанный бланк зарегистрируйте в журнале учёта согласий с датой и сроком действия. Дата понадобится для отсчёта срока хранения.
Электронный бланк согласия: как выдать его через КЭДО
Согласие на обработку персональных данных относится к документам, которые допустимо оформлять в электронном виде при введённом КЭДО. Работник подписывает бланк в личном кабинете, документ уходит в электронный архив, а кадровик видит статус подписания без сбора бумаг по подразделениям. Требование отдельного документа при этом сохраняется: согласие подписывается как самостоятельный файл, а не как приложение к трудовому договору в одном пакете подписания.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что сбор согласий по нескольким сотням человек займёт месяц, штатный проект по документообороту для этого не нужен: в сервисе Добыто бланк рассылается на всю численность из одного маршрута, а отслеживание подписей идёт по статусам в реестре.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки согласия и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Важный нюанс из практики: мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты подписания значимого документа суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда Положение о КЭДО и перечень документов в компании оформлены правильно. При приёме это означает, что подписание пачки согласий в тот же час, когда человек впервые вошёл в систему, лучше не планировать.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Лайфхак: перед раскаткой сбора согласий на всю компанию мы запускаем пилотную группу. На ней видно, где формулировка цели вызывает вопросы у работников и какие подразделения не доходят до подписания без напоминания.
Срок действия, отзыв и хранение подписанного бланка
Срок действия указывается в самом бланке восьмым пунктом. Привязка к событию допустима: до достижения цели обработки, до истечения трёх лет с даты прекращения трудового договора. Формулировка «бессрочно» без указания способа отзыва оставляет пункт незакрытым.
Отзыв согласия оформляется письменно и подаётся тем способом, который назван в бланке. Часть 2 статьи 9 152-ФЗ при этом позволяет оператору продолжить обработку при наличии оснований из статей 6, 10 и 11 закона. Работник, отозвавший согласие, не обязывает компанию удалить все свои данные: сведения, которые нужны для исполнения трудового договора и обязательной отчётности, обрабатываются дальше. Прекращается то, что держалось только на согласии — проверка через подрядчика, передача в страховую, публикация фотографии.
Подписанные согласия хранятся 3 года после истечения срока их действия или отзыва, если иной срок не установлен договором или федеральным законом. Основание — статья 441 Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
В практике Добыто журнал подписания мы смотрим до того, как спор начался: перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт. Выгрузка показывает не только факт подписания согласия, но и дату выдачи ключа с обстоятельствами его получения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя электронный архив согласий, посмотрите, какие из них существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Ошибки в бланке и цена этих ошибок
Часть 2 статьи 13.11 КоАП наказывает обработку персональных данных без согласия в письменной форме, когда оно требуется, а также нарушение требований к составу сведений в согласии. Для должностных лиц это 100 000-300 000 рублей, для юридических лиц — 300 000-700 000 рублей. Неполный бланк и обработка без бланка стоят одинаково: закон приравнивает дефектное согласие к его отсутствию.
Часть 1 той же статьи охватывает обработку в случаях, не предусмотренных законодательством, и обработку, несовместимую с заявленными целями: 50 000-100 000 рублей для должностных лиц и 150 000-300 000 рублей для организаций. Именно под эту часть попадает ситуация, когда цель в бланке одна, а данные используются шире.
Отдельный состав — неуведомление Роскомнадзора о начале обработки персональных данных: часть 10 статьи 13.11 КоАП, 30 000-50 000 рублей для должностных лиц и 100 000-300 000 рублей для организаций. Обязанность распространяется на любого работодателя, который обрабатывает данные работников, а уведомление об обработке персональных данных подаётся через форму на портале персональных данных Роскомнадзора — через учётную запись на Госуслугах, электронным документом с квалифицированной подписью или на бумаге.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Районный суд отказал работнику, сославшись на утверждённое Положение о КЭДО и перечень документов. Кассационный суд акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл. Комплект документов у работодателя был полным, а описания процедуры идентификации в нём не было, и это решило исход.
Факт: автоматические сервисы проверки регулярно выдают чужие сведения из-за совпадения фамилии, имени и отчества или ошибки в одной букве. Прежде чем принимать решение по кандидату, сверяйте найденное с датой рождения и паспортными данными из подписанного согласия.
Стоимость подключения КЭДО и тарифы для сбора согласий
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и потребности в интеграции с учётной системой.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение от 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | по мере подключения |
| Выпуск УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально | по регламенту центра |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговый счёт складывается из численности и выбранного тарифа, поэтому компании до 25 человек и компании на несколько тысяч сотрудников считают его по-разному; условия по каждому тарифу и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без отдельной оплаты.
Переход между тарифами доступен в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Действительный бланк согласия закрывает восемь позиций части 4 статьи 9 152-ФЗ и оформляется отдельным документом под конкретную цель. Для кадрового учёта и обязательной отчётности согласие не требуется вовсе, а там, где данные уходят подрядчику, в страховую или на сайт, каждая цель закрывается своим бланком со своим перечнем данных и сроком. Сведения о судимости и специальные категории подписью работника не легализуются. Дефектный бланк по части 2 статьи 13.11 КоАП обходится организации в 300 000-700 000 рублей, то есть ровно столько же, сколько полное отсутствие согласия.
Сбор и хранение согласий по всей численности — как раз та задача, ради которой компании переходят на кадровый электронный документооборот: в Добыто бланк уходит сотруднику в личный кабинет, подписывается электронной подписью и остаётся в архиве вместе с датой и статусом подписания.
Частые вопросы
Можно ли отказать кандидату в приёме, если он не подписал согласие на обработку персональных данных?
Отказ по этому мотиву неправомерен, если данные обрабатываются для заключения и исполнения трудового договора: основанием служит пункт 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ, а не согласие. Отказ подписать согласие на проверку подрядчиком или на передачу данных в страховую означает лишь то, что эти действия не выполняются. При требовании кандидата работодатель обязан сообщить причину отказа в приёме в письменной форме по статье 64 ТК РФ.
Нужно ли собирать новые согласия у работников, принятых до 1 сентября 2025 года?
Нет. Требование оформлять согласие отдельным документом действует для согласий, оформленных после 1 сентября 2025 года, ранее полученные сохраняют силу. Переоформить нужно только те, где изменились цель, перечень данных, подрядчик или срок действия.
Сколько хранить согласие уволенного сотрудника?
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иной срок не установлен договором или федеральным законом, по статье 441 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Сроки хранения самих кадровых документов при этом другие и считаются отдельно.
Считается ли согласием галочка в анкете на сайте при отклике на вакансию?
После 1 сентября 2025 года отметка внутри другого документа или формы согласием не является: 156-ФЗ требует оформлять его отдельно от иных информации и документов. Электронная форма как таковая допустима, но согласие должно быть самостоятельным документом с восемью реквизитами и подтверждаемым фактом получения.
Что делать с резюме кандидатов, которым отказали?
Цель обработки к моменту отказа исчерпана, поэтому данные подлежат уничтожению либо дальнейшему хранению по отдельному согласию на включение в кадровый резерв с указанной целью и сроком. Хранение базы откликов «на будущее» без такого согласия попадает под часть 1 статьи 13.11 КоАП как обработка, несовместимая с заявленной целью.
Нужно ли согласие, если персональные данные обрабатывает облачный сервис кадрового документооборота?
Передача данных обработчику оформляется поручением оператора по договору, а не согласием работника. Но если обработка поручается стороннему лицу, его наименование и адрес указываются в бланке согласия по пункту 6 части 4 статьи 9 152-ФЗ, когда само согласие для этой цели требуется.
Кто отвечает за отсутствие согласия: кадровик или компания?
Статья 13.11 КоАП предусматривает санкции и для должностного лица, и для организации, и они назначаются одновременно. По части 2 это 100 000-300 000 рублей для должностного лица и 300 000-700 000 рублей для юридического лица.
