Бланк на обработку персональных данных работодатель собирает по части 4 статьи 9 152-ФЗ: девять обязательных пунктов, от фамилии, имени, отчества и реквизитов документа, удостоверяющего личность, до срока действия согласия и способа его отзыва. С 1 сентября 2025 года согласие оформляется отдельно от иных информации и документов, которые человек подписывает: галочка в анкете и пункт внутри трудового договора требованию больше не отвечают. Нужен ли бланк вообще, определяет цель обработки. Данные, которые работодатель собирает для оформления и ведения трудовых отношений, обрабатываются без согласия по статье 86 ТК РФ, а всё за пределами этих целей — проверка кандидата по сведениям от третьих лиц, передача данных в страховую, публикация фотографии на сайте — требует письменного согласия под конкретную цель.
Разберём каждое из девяти полей и покажем формулировки, из-за которых бланк перестаёт быть согласием: размытая цель, открытый перечень данных, пустое поле срока. Отдельно разведём согласие на обработку персональных данных и согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ — это разные документы с разными последствиями. Актуальные размеры штрафов по статье 13.11 КоАП, срок хранения подписанных бланков, порядок действий при отзыве согласия, стоимость перевода согласий в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Соберите бланк под свою цель обработки: конструктор подставит обязательные поля по части 4 статьи 9 152-ФЗ, срок действия и оговорку об отзыве и отдаст готовый файл.
Когда работодателю нужен бланк согласия, а когда он не требуется
Работодатель обрабатывает персональные данные работника на основании пункта 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ: обработка необходима для достижения целей, предусмотренных законом, и для выполнения возложенных на оператора обязанностей. Трудовой кодекс возлагает на работодателя ведение кадрового учёта, начисление заработной платы, передачу сведений в Социальный фонд России по форме ЕФС-1 и удержание НДФЛ. Для этих целей отдельное согласие не нужно, и требовать его у работника избыточно.
Согласие появляется там, где цель выходит за рамки трудовых отношений. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев предупреждения угрозы жизни и здоровью работника и случаев, прямо названных в ТК РФ и иных федеральных законах. Статья 86 ТК РФ добавляет второе правило: все данные следует получать у самого работника, а если получить их можно только у третьей стороны, работника уведомляют заранее и берут письменное согласие.
Таблица ниже разводит цели по основанию обработки. Это первое, что стоит сделать до того, как печатать бланки.
| Цель обработки | Письменное согласие | Основание |
|---|---|---|
| Оформление приёма, кадровый учёт, начисление зарплаты, отчётность в СФР | Не требуется | п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ, ст. 86 ТК РФ |
| Передача данных работника третьей стороне, включая коммерческие цели | Требуется | ст. 88 ТК РФ |
| Получение сведений о работнике у третьей стороны, а не у него самого | Требуется, плюс предварительное уведомление | ст. 86 ТК РФ |
| Проверка кандидата по базам ФССП, ЕГРЮЛ, реестру дисквалифицированных лиц | Требуется | ст. 86 ТК РФ, ч. 1 ст. 9 152-ФЗ |
| Обработка специальных категорий: здоровье, судимость, убеждения | Требуется письменное | ст. 10 152-ФЗ |
| Обработка биометрических данных: отпечаток, изображение лица для доступа | Требуется письменное | ст. 11 152-ФЗ |
| Публикация ФИО и фотографии работника на сайте компании | Требуется отдельное согласие на распространение | ст. 10.1 152-ФЗ, приказ Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18 |
Из таблицы следует практическое правило: один бланк на одну цель. Универсальное согласие, которое одновременно покрывает кадровый учёт, проверку кандидата и публикацию фотографии, не сработает ни по одной из этих целей, потому что перестаёт быть предметным.
Что проверить до того, как раздавать бланки работникам
Бланк согласия работает как часть системы обработки данных, а не сам по себе. Перед запуском проверьте пять позиций.
- Уведомление в Роскомнадзор. Работодатель является оператором персональных данных и подаёт уведомление об обработке. Найти себя и своих подрядчиков можно в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора: там же публикуются сведения о трансграничной передаче и о выявленных инцидентах.
- Положение об обработке персональных данных как локальный нормативный акт и приказ о назначении ответственного за организацию обработки.
- Перечень целей обработки с разделением на те, что закрываются законом, и те, что требуют согласия.
- Перечень получателей данных. Аутсорсинговая бухгалтерия, страховая компания по ДМС, подрядчик по проверке кандидатов — каждый получатель отражается в бланке.
- Порядок хранения подписанных согласий и способ доказать, что согласие получено именно от этого человека.
Готовые бланки согласий и сопутствующих кадровых документов
Комплект собран под разные цели обработки: начните с базового согласия на обработку персональных данных, остальные подключайте по мере появления целей.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку ПДн для выпуска сертификата электронной подписи | Скачать |
| Согласие на проверку службой безопасности | Скачать |
| Согласие на проверку кредитной истории | Скачать |
| Анкета кандидата для службы безопасности | Скачать |
| Положение о проверке кандидатов службой безопасности | Скачать |
Девять обязательных полей бланка по части 4 статьи 9 152-ФЗ
Часть 4 статьи 9 152-ФЗ задаёт закрытый состав письменного согласия. Пропуск любого пункта означает, что документ формально не является согласием в письменной форме, даже если работник его подписал.
- Фамилия, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, реквизиты документа, удостоверяющего личность. Номер и серия паспорта, дата выдачи и наименование выдавшего органа. Указание одних инициалов и должности состав пункта не закрывает.
- Данные представителя, если согласие подписывает не сам субъект: те же идентификационные сведения плюс реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия.
- Наименование или фамилия, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие. Полное наименование юридического лица и юридический адрес, а не торговая марка и не название офиса.
- Цель обработки персональных данных. Одна конкретная цель, сформулированная так, чтобы по ней можно было проверить, какие действия допустимы, а какие выходят за рамки.
- Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие. Закрытый список: ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН, адрес, контактный телефон, сведения об образовании и трудовом стаже.
- Сведения о лице, осуществляющем обработку по поручению оператора, если обработка поручается третьему лицу. Наименование и адрес подрядчика указываются в бланке, а не подразумеваются.
- Перечень действий с персональными данными и способы обработки. Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение, с указанием, ведётся ли обработка с использованием средств автоматизации.
- Срок действия согласия и способ его отзыва. Срок привязывается к цели: например, до истечения установленного срока хранения кадровых документов либо до отзыва. Способ отзыва описывается процедурно: письменное заявление на адрес оператора или через личный кабинет в информационной системе.
- Подпись субъекта персональных данных. Собственноручная либо электронная подпись, которой согласие в форме электронного документа признаётся равнозначным письменному.
Обязанность доказать, что согласие получено, лежит на операторе по части 3 статьи 9 152-ФЗ. Работодатель, у которого бланки лежат россыпью в кадровых папках без описи и без отметки о дате получения, эту обязанность технически исполнить не может.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы проверяем бланк по девяти пунктам части 4 статьи 9 механически, как чек-лист, и чаще всего не хватает двух: сведений о лице, которое обрабатывает данные по поручению, и способа отзыва. Первое выпадает, потому что про подрядчика вспоминают уже после подписания, второе — потому что поле кажется формальностью. Возьмите свой действующий бланк и отметьте на нём девять пунктов: пустые места вы увидите за минуту.»
Как собрать бланк согласия под конкретную цель: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сформулируйте цель одним предложением и проверьте её по таблице выше: закрывается она законом или требует согласия.
- Шаг 2. Выпишите закрытый перечень данных, который нужен именно для этой цели. Данные, без которых цель достигается, из перечня убирайте.
- Шаг 3. Определите получателей и обработчиков по поручению и внесите их наименования и адреса в бланк.
- Шаг 4. Задайте срок действия и опишите способ отзыва: адрес, форма заявления, срок реакции оператора.
- Шаг 5. Оформите бланк отдельным документом, не соединяя его с трудовым договором, анкетой и обязательством о неразглашении.
- Шаг 6. Зафиксируйте факт получения: журнал учёта согласий с датой, либо отметка в кадровой системе, либо штамп времени подписания в КЭДО.
Правило отдельного документа: что изменилось с 1 сентября 2025 года
Федеральный закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ дополнил статью 9 152-ФЗ и вступил в силу в этой части с 1 сентября 2025 года. Согласие должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным и оформляется отдельно от иных информации и документов, которые субъект персональных данных подтверждает или подписывает.
Три конструкции, которые до сентября 2025 года считались нормальной практикой, требованию больше не отвечают: пункт о согласии внутри трудового договора, абзац в заявлении о приёме на работу, единый чекбокс под анкетой кандидата, который одновременно подтверждает достоверность сведений и даёт согласие на обработку. Во всех трёх случаях согласие соединено с другим документом, а значит, оформлено не отдельно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: согласие, вшитое в анкету кандидата, чаще всего обнаруживается уже при проверке: подрядчик по проверке кандидатов не начинает работу, пока не увидит отдельно оформленное согласие, и запрос заказчику уходит в момент, когда человека надо выводить на работу.
В практике Добыто на внедрении именно этот пункт оказывается самым неожиданным для кадровой службы: компания рассчитывает обойтись правкой шаблона трудового договора, а получает отдельный документ, который нужно собрать, раздать и учесть. Работающий обходной путь один — разнести согласия по целям и подписывать их в электронном виде вместе с остальным комплектом при приёме.
Формулировки, из-за которых бланк перестаёт быть согласием
Формально заполненные девять полей ещё не гарантируют, что согласие получено. Требование о предметности и однозначности работает на уровне конкретных фраз в тексте бланка.
| Формулировка в бланке | Чем плоха | Что писать вместо |
|---|---|---|
| «Даю согласие на обработку моих персональных данных» | Нет перечня данных и перечня действий — два из девяти пунктов части 4 статьи 9 отсутствуют | Закрытый список данных плюс список действий: сбор, хранение, использование, передача |
| «в целях сотрудничества» или «в уставных целях оператора» | Цель не конкретна, согласие перестаёт быть предметным по части 1 статьи 9 | «Проверка достоверности сведений, сообщённых кандидатом, до заключения трудового договора» |
| «и иные данные, необходимые работодателю» | Перечень открытый, объём согласия определить невозможно | Перечислить категории данных поимённо и обновлять бланк при появлении новых |
| «Согласие действует бессрочно» либо поле срока не заполнено | Пункт 8 части 4 статьи 9 требует срок действия и способ отзыва | Срок, привязанный к цели, и описанная процедура отзыва с адресом оператора |
| Указан бренд или название офиса вместо оператора | Пункт 3 требует наименование и адрес оператора | Полное наименование юридического лица и юридический адрес |
| Подрядчик по проверке кандидатов в бланке не назван | Пункт 6 требует сведения о лице, обрабатывающем данные по поручению оператора | Наименование и адрес подрядчика, обновляемые при смене исполнителя |
Общая логика правок: бланк должен позволять постороннему человеку ответить на вопрос, какие именно данные, кому и на какой срок передал работник. Если по тексту это восстановить нельзя, согласие оспоримо независимо от подписи.
Полезно знать: подрядчики по проверке кандидатов данные после передачи отчёта заказчику не хранят и удаляют их по истечении установленного срока. Это условие имеет смысл переносить в договор поручения, а перечень передаваемых данных дублировать в бланке согласия.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самая частая правка, которую мы вносим в чужие бланки, — разбиение одного универсального согласия на несколько под конкретные цели. Кадровый учёт основанием по закону закрыт, проверка кандидата и передача данных в страховую — нет, и объединять их в один документ значит терять предметность сразу по обеим целям. Посмотрите, сколько разных целей перечислено в вашем действующем бланке: если больше одной, его пора переписывать.»
Бланк согласия в электронном виде: подпись, КЭДО и доказательства
Согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью по 63-ФЗ, признаётся равнозначным письменному согласию с собственноручной подписью. Это прямо закреплено в части 4 статьи 9 152-ФЗ, и отдельного разрешения работника на такой формат не требуется.
Здесь возникает путаница, которая стоит компаниям споров. Согласие на обработку персональных данных и согласие на взаимодействие в КЭДО по статье 22.2 ТК РФ — два разных документа с разными основаниями. Первое регулируется 152-ФЗ и даётся под цель обработки. Второе даёт работнику возможность обмениваться с работодателем кадровыми документами в электронном виде, и без него использовать электронные документы и электронную подпись во взаимодействии с этим работником нельзя.
При споре о кадровом электронном документообороте доказываются четыре обстоятельства: получено ли согласие работника на КЭДО, ознакомлен ли работник с локальным актом о КЭДО, использовал ли работник электронную подпись, получил ли работник электронный документ. Порядок здесь имеет значение: сначала доказывается право компании вести кадровые документы электронно, и только потом — что конкретный документ подписан.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Согласие на обработку персональных данных и согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ путают почти на каждом внедрении, и подписанный первый документ не заменяет второй. Проверьте по своей системе, что у работника есть оба и что даты их подписания вы можете подтвердить выгрузкой журнала. Если из двух документов есть только один, электронный кадровый документооборот с этим работником вы ведёте без основания.»
Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: на ней видно, какие поля бланка вызывают вопросы у работников и где маршрут подписания рвётся. В сервисе Добыто согласия собираются из шаблона и уходят в личный кабинет работника вместе с остальным комплектом при приёме, а система фиксирует дату и факт подписания.
Отзыв согласия, срок хранения бланка и действия кадровика
Согласие может быть отозвано субъектом персональных данных в любой момент по части 2 статьи 9 152-ФЗ. При этом оператор вправе продолжить обработку, если у него есть иное законное основание: увольнение работника, отозвавшего согласие, не отменяет обязанности сдать отчётность и хранить кадровые документы установленный срок.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
После получения отзыва оператор прекращает обработку в срок, не превышающий 30 дней, по части 5 статьи 21 152-ФЗ. Практический смысл этого срока в том, что за 30 дней надо не только остановить обработку, но и отозвать данные у подрядчиков, которым они были переданы по поручению. Если в бланке подрядчик не назван, отзывать данные придётся вслепую.
Подписанные согласия хранятся 3 года с даты истечения срока их действия или с даты отзыва — это статья 441 перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок отсчитывается не от даты подписания и не от даты увольнения, а от прекращения действия согласия.
Важный нюанс из практики: выгрузку журнала действий по спорному документу мы смотрим до того, как спор начался, а не после. Та же система, которая подтверждает факт подписания, покажет и обратное — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Сверку журнала имеет смысл проводить перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт.
Факт: без подписанного согласия проверка персональных данных кандидата неправомерна. Это первое, что запрашивает подрядчик по проверке, и первое, что смотрит Роскомнадзор при обращении самого кандидата.
Когда отдельный бланк согласия не нужен
Избыточные согласия создают собственную проблему: их надо учитывать, хранить и отзывать. Отдельный бланк не нужен в трёх ситуациях. Первая — обработка идёт исключительно для целей, возложенных на работодателя законом, и не выходит за них. Вторая — данные передаются в государственные органы в случаях, прямо предусмотренных федеральными законами, включая отчётность в Социальный фонд России. Третья — работник уже дал согласие под ту же цель, оно действует и объём данных не изменился: дублировать бланк при каждом кадровом действии смысла нет.
Если вы обнаружили у себя стопку согласий «на всякий случай» по целям, которые закрыты законом, это не нейтральная предосторожность. Каждое такое согласие увеличивает объём документов, которые вы обязаны предъявить при проверке и обработать при отзыве.
Цена ошибки: штрафы по статье 13.11 КоАП и последствия для кадровых документов
С 30 мая 2025 года санкции по статье 13.11 КоАП РФ выросли, а составов стало больше. Для работодателя значимы четыре из них.
| Состав нарушения | Должностные лица | Юридические лица |
|---|---|---|
| Обработка в случаях, не предусмотренных законодательством (ч. 1) | 50 000 — 100 000 руб. | 150 000 — 300 000 руб. |
| То же нарушение повторно (ч. 1.1) | 100 000 — 200 000 руб. | 300 000 — 500 000 руб. |
| Обработка без письменного согласия, когда оно обязательно (ч. 2) | 100 000 — 300 000 руб. | 300 000 — 700 000 руб. |
| То же нарушение повторно (ч. 2.1) | 300 000 — 500 000 руб. | 1 000 000 — 1 500 000 руб. |
| Неподача уведомления об обработке персональных данных (ч. 10) | 30 000 — 50 000 руб. | 100 000 — 300 000 руб. |
Разрыв между частью 1 и частью 2 показывает приоритет надзора: отсутствие письменного согласия там, где оно обязательно, наказывается вдвое строже, чем прочие нарушения порядка обработки. Повторность считается по каждому эпизоду, а не по компании в целом.
Важный нюанс из практики: к штрафу добавляется остановка найма. Пока согласие не оформлено отдельным документом, подрядчик по проверке кандидатов работу не начинает — он видит, что законного основания передавать ему данные нет, и возвращает запрос заказчику. Переоформление бланков в этот момент идёт уже под давлением сроков выхода людей на работу.
Лайфхак: проверяйте результаты автоматических проверок по кандидату на совпадение полных данных, а не только фамилии и инициалов. Однофамильцы с совпадающим отчеством собирают на одного человека чужие штрафы и производства, и отказ по такому отчёту создаёт для работодателя отдельный риск спора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Обязанность доказать получение согласия лежит на операторе, и в споре это упирается не в текст бланка, а в организацию его выдачи и учёта. Подписанный документ без даты получения, без описи и без выгрузки из системы доказательством работает плохо. Проверьте у себя простую вещь: сможете ли вы за один рабочий день поднять согласие конкретного работника и подтвердить, когда именно оно было получено.»
Стоимость перевода согласий и кадровых документов в электронный вид
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и от того, нужны ли кастомные шаблоны документов под ваши цели обработки.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны документов | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по мере подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: электронный архив и кастомные шаблоны под ваши цели обработки доступны начиная с тарифа «Бизнес», а УКЭП можно получить через партнёров-удостоверяющих центров. Действующие условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начинать с пилотной группы на младшем тарифе финансово безопасно.
Выводы
Состав бланка задан частью 4 статьи 9 152-ФЗ и включает девять пунктов, из которых чаще всего выпадают сведения об обработчике по поручению и способ отзыва. С сентября 2025 года согласие оформляется отдельным документом, поэтому конструкции с пунктом в трудовом договоре и чекбоксом под анкетой требуют переделки. Само наличие бланка нужно не всегда: обработка для целей, возложенных на работодателя законом, идёт без согласия, а письменное согласие появляется там, где данные передаются третьей стороне или относятся к специальным категориям.
Мы в Добыто собираем такие комплекты на внедрении КЭДО: разводим цели обработки, разносим согласия по отдельным бланкам и переводим их подписание в личный кабинет работника, где дата и факт получения фиксируются системой. Это закрывает главную практическую проблему — обязанность оператора доказать, что согласие получено.
Частые вопросы о бланке согласия на обработку персональных данных
Нужно ли переоформлять согласия, подписанные до 1 сентября 2025 года?
Требование об оформлении согласия отдельно от иных документов применяется к согласиям, которые оператор получает после вступления нормы в силу. Ранее подписанные бланки автоматически не аннулируются, но практический ориентир такой: если согласие вшито в трудовой договор или анкету, переоформляйте его при первом же изменении цели, перечня данных или состава получателей. Одновременно проверьте срок действия: у многих старых бланков он не заполнен, а это самостоятельный дефект по пункту 8 части 4 статьи 9.
Можно ли объединить согласие на обработку данных с обязательством о неразглашении коммерческой тайны?
Нет. Режим коммерческой тайны и обработка персональных данных регулируются разными законами, а часть 1 статьи 9 152-ФЗ прямо требует оформлять согласие отдельно от иных документов, которые работник подписывает. Обязательство о неразглашении оформляется своим документом при введении режима коммерческой тайны, согласие на обработку — своим. Объединение делает уязвимыми оба документа: работник, отозвавший согласие, получает аргумент, что подписывал единый лист.
Что делать, если кандидат отказался подписывать согласие на проверку?
Отказ от подписания согласия на проверку не равен отказу предоставить документы, необходимые для трудоустройства по статье 65 ТК РФ. Данные, нужные для оформления трудовых отношений, работодатель получает без согласия, а проверка по сведениям от третьих лиц без согласия становится неправомерной. Отказ в заключении трудового договора по мотиву неподписания такого согласия рискован: статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ, и обосновывать его придётся деловыми качествами.
Нужно ли согласие на обработку данных родственников работника?
Персональные данные супруга и детей работодатель обрабатывает при оформлении вычетов, гарантий и командировочных документов. Работник не может дать согласие за совершеннолетнего родственника: субъект даёт согласие сам либо через представителя, и тогда в бланке указываются данные представителя и реквизиты доверенности по пункту 2 части 4 статьи 9. За несовершеннолетних детей согласие подписывает родитель как законный представитель, что также отражается в бланке.
Нужно ли отдельное согласие, если кадровый учёт ведёт аутсорсинговая компания?
Передача обработки подрядчику оформляется поручением с договором, в котором закрепляются перечень действий, цели обработки и обязанность соблюдать конфиденциальность. В бланке согласия при этом указывается наименование и адрес лица, осуществляющего обработку по поручению оператора — это пункт 6 части 4 статьи 9. Проверьте подрядчика в реестре операторов персональных данных: работа с внешней бухгалтерией или кадровым аутсорсингом, не подавшим уведомление, создаёт риск и для вас.
Как получить согласие от дистанционного работника из другого города?
Согласие в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, признаётся равнозначным письменному с собственноручной подписью. Дистанционный работник подписывает бланк в личном кабинете, а работодатель сохраняет выгрузку с датой и сведениями о подписи. Вид подписи определяется правилами электронного взаимодействия, которые компания закрепила в локальном нормативном акте, поэтому сначала проверьте, что этот локальный акт у вас есть и работник с ним ознакомлен.
