После обязательного перехода на кадровый электронный документооборот для госучреждений бизнес начал тоже постепенно внедрять КЭДО. Действительно, преимуществ от работы с кадровыми документами в системе КЭДО много – экономия времени кадровиков и рядовых сотрудников, сокращение финансовых затрат на печать на бумаге, исключение бюрократии и возможность удаленного отслеживания статуса документации, ее отправки из любого места и в любое время.
Читайте, как можно подписывать кадровые документы в электронном виде, каким образом осуществляется бесплатное оформление УНЭП для сотрудников, на что обратить внимание при выборе системы КЭДО.
Государственные порталы и приложения для подписания кадровых электронных документов
Одним из основных вопросов для работодателя при переходе на кадровый электронный документооборот остается снижение расходов, в т.ч. и за счет выпуска электронных подписей для сотрудников. Напомним, что обязанность каждого работодателя в соответствии с ТК РФ заключается в оформлении (выпуске) УНЭП для работников. Для этого необязательно посещать удостоверяющий центр – более того, в некоторых системах выпускать усиленные неквалифицированные подписи можно полностью бесплатно.
В России для сотрудников есть 2 варианта для бесплатного подписания электронных документов – через портал «Работа в России» и приложение Госключ. Каждый из вариантов подходит для подписания определенных кадровых документов. Среди особенностей государственных решений для КЭДО можно выделить следующее:
- «Работа в России». Государственный портал, где помимо прочего у работников есть возможность подписания электронных документов, выгружаемых работодателем. Ключевой момент – функция выгрузки на портал документации из системы КЭДО, используемой работодателем (не все сервисы обладают подобным функционалом). Подписывать кадровые документы через «Работа в России» можно посредством простой электронной подписи – возможность подписания сотрудниками документов с помощью УНЭП и УКЭП только планируется, но пока не реализована. На портале кадровики могут формировать шаблоны кадровых документов. Допускается интеграция с системами КЭДО по API. Покупать электронные подписи для работников не нужно – услуга подписания оказывается бесплатно.
- Госключ. Еще один вариант для бесплатного подписания кадровых электронных документов. Госключ представляет собой приложение (проект Минцифры), позволяющее физическим лицам выпускать усиленную неквалифицированную электронную подпись прямо с мобильного телефона без посещения удостоверяющего центра.
Приложение Госключ можно скачать с любых маркетплейсов для смартфонов на разных операционных системах. Пройти авторизацию и выпустить УНЭП сотрудники могут самостоятельно. Такая же возможность есть и в сервисе «Добыто. КЭДО» – работники компании могут бесплатно выпускать усиленные неквалифицированные электронные подписи в личном кабинете. Процесс выпуска УНЭП занимает порядка 10-15 минут.
Мнение эксперта. Государственные сервисы (порталы, приложения) имеют ограниченный функционал, и не могут рассматриваться в качестве полноценной альтернативы для бизнеса. Часто есть ограничения по количеству зарегистрированных сотрудников – попробовать КЭДо могут небольшие фирмы, но крупным компаниям лучше обратить внимание на коммерческие продукты.
Коммерческие платформы для КЭДО
Несколько сервисов кадрового электронного документооборота позволяет сотрудникам бесплатно выпускать не только простые, но и усиленные неквалифицированные электронные подписи. При наличии локального нормативного акта, в котором оговорены условия признания УНЭП аналогом собственноручной подписи, усиленная электронная подпись может применяться сотрудниками для подписания юридически значимых кадровых документов – трудового договора, должностной инструкции и др.
Среди сервисов, предлагающих бесплатный выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников, можно выделить несколько популярных:
- 1С:Кабинет сотрудника.
- Астрал iКЭДО.
- «Добыто. КЭДО».
В каждом сервисе кадрового ЭДО есть свои нюансы бесплатного выпуска электронных подписей для сотрудников. Рассмотрим особенности и способы получения УНЭП во всех перечисленных системах.
1С:Кабинет сотрудника
Модуль интеграции для сервисов 1С (1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP и др.). Позволяет сотрудникам получить доступ в личный кабинет для подписания электронных документов, отправки в кадровую службу заявлений. В сервисе используется 2 вида электронных подписей:
- УКЭП для руководителя компании, личная УКЭП для заместителей, руководителей подразделений, кадровиков при подписании документов от лица компании (требуется прикреплять к документу машиночитаемую доверенность).
- УНЭП для рядовых сотрудников при подписании кадровых документов, отправки заявлений (в компании должен быть выпущен локальный нормативный акт, в котором установлено, что усиленная неквалифицированная подпись позволяет заменить собственноручную подпись).
Для сотрудников получение УНЭП через личный кабинет осуществляется бесплатно – не нужно посещать удостоверяющий центр, оплачивать услуги выпуска электронной подписи. В целом, модуль ориентирован на подписание документов через мобильные устройства – максимально упрощен интерфейс, требуется всего пара нажатий для подписания, отправки заявлений.
Среди некоторых минусов 1С:Кабинет сотрудника можно отметить следующее:
- Сложная система ценообразования – стоимость зависит не только от количества сотрудников, но и от периода, на который оплачивается подписка на сервис КЭДО. При этом можно оплатить 2 тарифа на одинаковый срок – количество сотрудников в этом случае суммируется (например, на 10 и 15 сотрудников на 3 месяца).
- Обращение в службу технической поддержки возможно только от пользователей с правами администратора. Если у работника или кадровика возникнут проблемы с использованием модуля 1С:Кабинет сотрудника, то самостоятельно обратиться в техподдержку 1С они не смогут.
- Возможно использование шаблонов специалистом кадровой службы. Кадровик может создавать и передавать в личный кабинет сотрудника шаблон документа или электронный документ в произвольной форме. У рядового сотрудника такой возможности нет – можно отправлять только типовые документы (заполненные шаблоны).
Модуль 1С:Кабинет сотрудника, хотя и позволяет бесплатно выпускать УНЭП, отличается скромным функционалом. Интеграция осуществляется с программными продуктами 1С. В этом плане сервис «Добыто. КЭДО» намного удобнее – интеграция возможна не только с 1С:ЗУП, но и с Битрикс24, иными учетными системами, используемыми работодателем.
Мнение эксперта. Нет смысла переходить на модуль 1С:Кабинет сотрудника, если требуется только интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом, бесплатный выпуск УНЭП. Все это доступно в системе «Добыто. КЭДО», но подписка обойдется работодателю намного дешевле.
Астрал iКЭДО
Облачный сервис кадрового электронного документооборота с возможностью выпуска УНЭП для всех сотрудников компании, для которых оплачивается подписка. Т.е. в стоимость лицензии уже включено дистанционное оформление усиленных неквалифицированных электронных подписей для сотрудников – отдельно платить за услугу в удостоверяющем центре не нужно.
Среди особенностей сервиса Астрал iКЭДО можно отметить следующее:
- Личный кабинет сотрудника (веб-версия) с доступом к своим электронным документам.
- Настройка маршрутов согласования документов.
- Реестр подписей – возможность множественного подписания одного электронного документа сотрудниками структурного подразделения.
Сервис можно интегрировать с учетными системами работодателя – кадровикам не потребуется изучать функционал нового программного продукта, поскольку можно будет работать, например, в привычном интерфейсе 1С:ЗУП. Система «Добыто. КЭДО» тоже может быть интегрирована в 1С:ЗУП – настройка займет от 10 минут.
Мнение эксперта. В отличие от модуля «Добыто. КЭДО» сервис Астрал iКЭДО поставляется исключительно по модели SaaS – все документы и электронные подписи хранятся в облаке, что для крупных организаций не всегда приемлемо. Если нужно локальное хранение информации на собственном сервере компании, то лучше выбрать сервис «Добыто. КЭДО».
«Добыто. КЭДО»
Модуль «Добыто. КЭДО» предназначен для обмена юридически значимыми кадровыми документами, подписания электронных документов, отправки заявлений сотрудников в отдел кадров. Выпуск усиленных неквалифицированных электронных подписей для всех сотрудников-участников документооборота осуществляется бесплатно. Оформление УНЭП возможно прямо в сервисе.
Среди полезных для кадровика функций системы «Добыто. КЭДО» можно отметить следующее:
- Настройка сложных маршрутов согласования – как последовательных, так и параллельных. Специалисту отдела кадров не нужно отслеживать, кто и когда ознакомился с электронным документом, подписал его – вся цепочка подписания осуществляется автоматически (как только подпись поставит предыдущий участник КЭДО, то документ отправится на подписание к следующему сотруднику).
- Создание шаблонов типовых документов. Многие кадровые документы оформляются не только по типовым формам, но и по формам, утвержденным в компании посредством соответствующих локальных нормативных актов (трудовые договоры, графики отпусков и пр.). Специалисты отдела кадров могут подготовить шаблоны таких электронных документов, пользоваться ими сами и предоставлять доступ сотрудникам в личном кабинете.
- Поддержка всех видов электронных подписей. В соответствии с действующим законодательством работодатель, как юридическое лицо, пользуется усиленной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Сотрудники, подписывающие кадровые документы от лица компании используют личную УКЭП и машиночитаемую доверенность. Остальные работники в зависимости от характера документов могут применять простую, усиленную неквалифицированную и квалифицированную электронную подпись.
Сервис «Добыто. КЭДО» намного удобнее в плане внедрения и работы с кадровыми электронными документами – не требуется проводить обучение сотрудников, поскольку интерфейс личного кабинета и модуля интеграции имеет простой и понятный интерфейс.
Мнение эксперта. Среди система кадрового электронного документооборота, в которых можно бесплатно подписывать электронные документы с помощью простой или усиленной неквалифицированной подписи, модуль «Добыто. КЭДО» будет более выгодным для работодателя. Стоимость подписки за 1 сотрудника начинается всего от 75 рублей.
Почему стоит выбрать сервис «Добыто. КЭДО»?
Система «Добыто. КЭДО» можно рекомендовать по нескольким причинам. Во-первых, есть модуль интеграции с 1С:ЗУП и другими системами. Благодаря готовому модулю настройка системы кадрового электронного документооборота в дистанционном режиме займет от 10 минут. Во-вторых, работники могут пользоваться сервисом с любого устройства – рабочего или домашнего компьютера, ноутбука, смартфона. Среди других преимуществ выделим следующее:
- Отсутствует оплата за кадровиков, использующих модуль «Добыто. КЭДО». Работодатель оплачивает только сотрудников, которые будут пользоваться личным кабинетом для подписания и обмена электронными документами.
- Уведомления о поступлении новых документов, изменении их статуса. Сотрудник всегда сразу узнает, что ему на ознакомление и подписание поступил новый электронный документ. Возможна настройка напоминаний о том, что близится окончание срока подписания кадровых документов.
- Быстрый поиск электронных документов с использованием искусственного интеллекта. Благодаря AI существенно упрощается, ускоряется поиск по кадровым документам – что по участвующим в документообороте, что уже архивным.
Использование сервиса «Добыто. КЭДО» поможет снизить расходы на бумажный кадровый электронный документооборот, автоматизировать рутинные процессы кадровой службы. При переходе на КЭДО можно заключать трудовые договоры удаленно, что особенно удобно при найме сотрудников из другого региона на дистанционную работу. Модуль «Добыто. КЭДО» полностью соответствует требованиям действующего законодательства по защите персональных данных. Гарантируется сохранность документов – в автоматическом режиме создаются резервные копии всей информации, поэтому не один электронный документ не будет утерян или поврежден, украден.
Заключение
- Бесплатно подписывать кадровые документы можно через государственный портал «Работа в России», приложение Госключ, а также через сервисы кадрового электронного документооборота. Последний вариант предпочтительнее, поскольку в коммерческой системе КЭДО больше функций, удобнее работать как кадровикам, так и рядовым сотрудником.
- Из сервисов, предлагающих бесплатный выпуск УНЭП можно отдельно выделить «Добыто. КЭДО». Это удобное, функциональное, простое в освоении и надежное решение для ведения кадрового документооборота и подписания электронных документов.
Вопросы и ответы
Где хранятся документы в сервисе «Добыто. КЭДО»?
При приобретении облачной версии вся информация хранится в защищенном дата-центре, расположенном на территории России. Также система «Добыто. КЭДО» может быть развернута на локальном хранилище клиента (версия On-Premise).
Каждый сотрудник компании может бесплатно выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись в «Добыто. КЭДО»?
Каждый работник, на которого оплачен доступ в личный кабинет, вправе пользоваться как ПЭП, так и УНЭП – выпуск электронных подписей осуществляется бесплатно. Если потребуется подключить к личному кабинету КЭДО новых сотрудников, то можно оплатить для них доступ.
Есть возможность подписания произвольных документов, а не только типовых печатных форм?
Да, модуль «Добыто. КЭДО» позволяет осуществлять обмен не только документами по типовым формам, но и произвольными электронными документами.
