Один приказ не переводит компанию на КЭДО — и именно на этом теряют деньги: перед приказом нужен обязательный локальный акт, а после него — уведомление, согласия и правильный вид подписи под каждый документ. Приказом работодатель фиксирует дату старта, информационную систему, перечень электронных документов и категорий работников и ответственных. Ниже — готовый к копированию образец 2026 года, обязательные пункты по статье 22.2 Трудового кодекса, таблица видов подписи и разбор ошибок, за которые штрафуют по статье 5.27 КоАП.
Материал подготовила Мария Ж., эксперт Добыто по кадровому электронному документообороту. Разбор опирается на действующие нормы статей 22.1-22.3 ТК РФ, 63-ФЗ об электронной подписи и практику внедрения КЭДО в компаниях от 25 до нескольких тысяч сотрудников.
Приказ или положение о КЭДО: это два разных документа, и путать их опасно
Главная ошибка при переходе — считать, что достаточно одного приказа. По части 1 статьи 22.2 ТК РФ работодатель обязан принять локальный нормативный акт (положение или порядок ведения КЭДО) с учетом мнения выборного органа профсоюза, если он есть. Именно ЛНА — обязательный документ. Приказ же — это распорядительный акт, который вводит этот порядок в действие и назначает ответственных.
Разница на практике: если у вас есть приказ, но нет утвержденного положения, переход оформлен неполно, и при проверке инспектор смотрит именно на наличие ЛНА и порядок его принятия. Работает связка из четырех документов: положение (ЛНА) — приказ о введении — уведомление работников — согласие работника. Приказ не заменяет ни один из них.
«Нам постоянно приносят на аудит один приказ и удивляются вопросу про положение. Приказ — это команда запустить систему. А правила игры — в положении. Без него приказ повисает в воздухе, и первая же проверка это вскрывает», — Мария Ж., эксперт Добыто.
Что обязательно указать в приказе о переходе на КЭДО
Жесткого шаблона приказа закон не задает, но есть пункты, без которых документ не выполняет свою функцию. Ниже — разметка «обязательно / по ситуации», чтобы вы не переписывали лишнее и не забыли нужное.
Обязательные пункты:
- дата, с которой вводится КЭДО в организации;
- информационная система, через которую ведется документооборот (собственная система работодателя или сторонний оператор);
- перечень электронных документов, переводимых в КЭДО (Приложение № 1);
- перечень категорий работников, на которых распространяется КЭДО (Приложение № 2);
- ответственный за уведомление работников и срок уведомления;
- ответственный за выпуск и учет электронных подписей.
По ситуации:
- ссылка на реквизиты утвержденного положения о КЭДО;
- порядок выпуска подписей за счет работодателя;
- лист ознакомления с приказом (Приложение № 3);
- особый порядок для дистанционных работников.
Три приложения к приказу — это перечень документов, перечень категорий работников и лист ознакомления. Конкретный состав документов и категорий работодатель определяет сам: закон разрешает не переводить в КЭДО все подряд.
Образец приказа о переходе на КЭДО 2026
Готовый текст ниже можно скопировать и заменить реквизиты, даты и перечни на свои. Скачиваемый файл в формате .doc с тремя приложениями — в блоке документов ниже.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
ПРИКАЗ № 10 от 01.02.2026, г. Москва
О введении кадрового электронного документооборотаВ соответствии с частью 2 статьи 22.2 Трудового кодекса РФ и в целях повышения эффективности кадрового документооборота ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести систему кадрового электронного документооборота с 01.03.2026.
2. Установить, что КЭДО ведется в информационной системе работодателя (указать наименование системы или оператора).
3. Утвердить перечень электронных документов, в отношении которых ведется КЭДО (Приложение № 1).
4. Утвердить перечень категорий работников, в отношении которых ведется КЭДО (Приложение № 2).
5. Начальнику отдела кадров уведомить работников о переходе на КЭДО в срок до 15.02.2026 и ознакомить с настоящим приказом под подпись.
6. Обеспечить за счет средств организации выпуск электронных подписей для работников, предоставивших письменное согласие на взаимодействие посредством КЭДО.
7. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.Генеральный директор ______________ Иванов И.И.
Приложение № 1 — перечень электронных документов. Приложение № 2 — перечень категорий работников. Приложение № 3 — лист ознакомления с приказом.
Обратите внимание на два реквизита. Если положение о КЭДО утверждено отдельно, добавьте ссылку на него в основание приказа. Дата старта в пункте 1 должна быть позже даты уведомления в пункте 5, иначе переход оформлен с нарушением срока и это повод для претензии инспекции.
Какой подписью подписывать приказ и документы КЭДО в 2026 году
Это узел, где ошибается большинство: одной подписью для всего обойтись нельзя. Статья 22.3 ТК РФ прямо связывает вид документа с допустимым видом электронной подписи. Ниже — рабочая матрица.
| Документ | Подпись работника | Подпись работодателя |
|---|---|---|
| Трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, дополнительные соглашения | УКЭП или УНЭП (в том числе из Госключа) | УКЭП |
| Приказы, уведомления, локальные акты, графики, заявления | УКЭП, УНЭП или ПЭП в системе | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на КЭДО, ознакомление, служебные записки | ПЭП и выше | ПЭП и выше |
Практичная модель подписи 2026 года: работник использует УНЭП, бесплатно выпускаемую через приложение Госключ (сертификат действует 12 месяцев), а работодатель подписывает своей УКЭП. Для документов, где закон допускает более простую подпись, применяется ПЭП внутри системы КЭДО. Такая связка закрывает все виды кадровых документов и не требует покупать УКЭП каждому сотруднику.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
«Компании часто закладывают в бюджет УКЭП на каждого работника и получают лишние сотни тысяч рублей расходов. В 2026 году это не нужно: для большинства кадровых документов достаточно УНЭП из Госключа, которая работнику ничего не стоит», — Мария Ж., эксперт Добыто.
Подобрать модель подписи для моей компании
Подписать документ электронной подписью онлайн
Если нужно подписать отдельный кадровый документ прямо сейчас, воспользуйтесь формой.
Что нельзя переводить в электронный вид и кого нельзя включать в КЭДО
Даже после перехода на КЭДО часть документов по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остается на бумаге. Их нельзя вести только в электронном виде:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (если книжка ведется на бумаге);
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписанные работником.
Отдельная зона риска — согласия. Работникам, принятым после 31 декабря 2021 года и не имевшим трудового стажа по состоянию на эту дату, согласие на переход на КЭДО не требуется — их можно подключать сразу. Всем остальным нужно письменное согласие, и отказ работника не является основанием для увольнения или дисциплинарного взыскания.
Кого нельзя включать в кадровый КЭДО в принципе: исполнителей по договорам ГПХ и самозанятых. КЭДО регулирует трудовые отношения, а с ними отношения гражданско-правовые — документооборот с ними ведется по нормам ГК РФ и обычного ЭДО, а не по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
Образцы документов для перехода на КЭДО
Открыть список документов
Уведомление, согласие и сроки вокруг приказа
Распространенный миф — что на уведомление и сбор согласий закон дает «3 дня». Такого срока в статьях 22.1-22.3 ТК РФ нет. Срок уведомления работодатель устанавливает сам в приказе и положении, но он должен быть разумным: работнику нужно время принять решение и оформить подпись. На практике закладывают от двух недель до месяца до даты старта.
Последовательность вокруг приказа: принять положение, издать приказ, уведомить работников под подпись, собрать письменные согласия, выпустить подписи, только затем переводить документы в электронный вид. Пропуск любого шага — типовая причина спора с работником и претензии инспекции.
Чтобы заранее понять, какая доля коллектива согласится и где будут пробелы, оцените охват согласиями по своей штатной численности.
Чем грозит ошибка в оформлении: штрафы по статье 5.27 КоАП
Ошибка в переходе на КЭДО — это не абстрактный риск, а конкретный штраф по статье 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей, при повторном нарушении — от 50 000 до 70 000 рублей. Должностное лицо штрафуют на 1 000-5 000 рублей, повторно — на 10 000-20 000 рублей вплоть до дисквалификации.
Самые дорогие ошибки: перевод в электронный вид документов-исключений, отсутствие письменного согласия работника, отсутствие обязательного положения о КЭДО, а также ситуация, когда работник не смог ознакомиться с документом из-за проблем с доступом, но был признан ознакомленным. Каждая из них при проверке ГИТ превращается в основание для штрафа.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Перед стартом полезно прогнать кадровые процессы через оценку готовности к проверке.
Хранение приказа, проверка подписей и согласование с ИБ
Перевод в электронный вид не отменяет сроки хранения по приказу Росархива № 236. Сам приказ о введении КЭДО и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если созданы начиная с 2003 года, и 75 лет для более ранних. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Графики отпусков — 3 года, а приказы о ежегодных отпусках и командировках внутри страны — 5 лет. Электронный документ должен храниться так, чтобы в течение всего срока сохранялась возможность проверить подпись, поэтому вместе с документом хранят файл подписи и данные о сертификате. Если сертификат работника истек, подпись под ранее подписанным документом остается действительной — именно поэтому нельзя удалять данные о сертификате после увольнения.
Отдельный контур — информационная безопасность. КЭДО обрабатывает персональные данные работников, поэтому систему и порядок согласуют с требованиями 152-ФЗ: определяют оператора обработки, основания обработки, меры защиты. Если используется сторонний сервис, у него должны быть лицензии ФСТЭК и ФСБ, а обработка данных — вестись на территории России. Это стоит проверить до, а не после запуска.
«Хранение и проверяемость подписи — то, о чем забывают в момент внедрения и вспоминают через три года при первом же трудовом споре. Если система не отдает файл подписи и сертификат, доказать легитимность документа в суде почти нереально», — Мария Ж., эксперт Добыто.
Проверка электронной подписи онлайн
Проверить действительность подписи на кадровом документе можно бесплатно.
Проверка электронной подписи
Загрузите файл подписи или пару файлов для открепленной подписи.
Сервис проверит целостность подписи и покажет сведения о сертификате.
1 Выберите тип подписи:
Для присоединенной подписи нужен один файл. Для открепленной проверки требуются документ и файл подписи.
2 Загрузите документ и подпись:
Документ
Файл подписи
Порядок перехода на КЭДО по шагам
Короткая навигация по всему процессу, без повтора деталей выше:
- Выбрать информационную систему или оператора КЭДО.
- Согласовать решение с ИБ и ИТ по 152-ФЗ.
- Принять положение о КЭДО (ЛНА) с учетом мнения профсоюза.
- Издать приказ о переходе и утвердить приложения.
- Уведомить работников под подпись.
- Собрать письменные согласия.
- Выпустить электронные подписи.
- Начать вести кадровые документы в электронном виде.
Сколько стоит перейти на КЭДО в Добыто
Стоимость зависит от численности и набора функций. Актуальные тарифы Добыто КЭДО на 2026 год:
- Старт — от 30 ₽ за сотрудника в месяц, до 25 сотрудников, подписи ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка.
- Бизнес — от 50 ₽ за сотрудника в месяц, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год, без ограничения численности, подписи ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив.
- Корпорация — по запросу, выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнеров-удостоверяющих центров. Полные условия смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.
Смежные материалы Добыто, которые пригодятся при переходе: программы для подписания документов ЭЦП и массовое подписание документов ЭЦП. Электронные подписи для работников через Госключ выпускаются в инфраструктуре Госуслуг.
Коротко о главном
- Обязателен не только приказ, но и положение о КЭДО (ЛНА) по части 1 статьи 22.2 ТК РФ.
- В приказе обязательно указывают дату старта, систему, перечень документов, перечень категорий работников и ответственных.
- Вид подписи зависит от документа: связка УНЭП из Госключа для работника и УКЭП работодателя закрывает большинство задач в 2026 году.
- Часть документов остается на бумаге, а с ГПХ и самозанятыми КЭДО не ведется.
- Ошибка оформления — штраф по статье 5.27 КоАП до 50 000 рублей для юрлица и до 70 000 при повторе.
- Сроки хранения приказов — до 50 лет по приказу Росархива № 236, с сохранением проверяемости подписи.
Частые вопросы о приказе о переходе на КЭДО
Можно ли перейти на КЭДО одним приказом без положения?
Нужно ли согласие всех работников на переход?
Обязательно ли покупать УКЭП каждому работнику?
Какие документы нельзя переводить в электронный вид?
Можно ли вести КЭДО с самозанятыми и по ГПХ?
Сколько хранить приказ о переходе на КЭДО?