Форматы кадровых документов: PDF/A и XML по 578н в 2026

Форматы электронных кадровых документов с 1 марта 2023 года жёстко регламентированы: основная часть документа оформляется в PDF/A-1A, а описание — отдельным XML-файлом. Эти требования установил приказ Минтруда № 578н, и теперь работодатель, который ведёт КЭДО, не может просто залить в систему обычный pdf или сканы. Здесь разберём, из каких файлов состоит электронный кадровый документ, почему выбран именно PDF/A-1A, зачем нужен файл wredc_data.xml, в каких форматах допускаются приложения и какие подписи прикладываются к контейнеру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Зачем единые требования к форматам кадровых документов

До 2023 года каждый вендор КЭДО хранил документы как хотел. Один складывал pdf, другой — сканы в jpg, третий городил собственный контейнер. Проблема всплывала при выгрузке: попробуй передай архив в другую систему или предъяви документ инспектору так, чтобы он открылся и читался спустя пять лет. Единые требования закрыли этот вопрос.

Правовая основа — часть 7 статьи 22.1 ТК РФ, которая поручила Минтруду установить состав и форматы. На её основании вышел приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, зарегистрированный в Минюсте 30 сентября 2022 года и вступивший в силу 1 марта 2023 года. Документ касается всех работодателей, перешедших на КЭДО. Логику здесь искать не нужно, её надо просто реализовать в системе: формат основной части задан однозначно, и отступать от него нельзя.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Самые частые грабли у тех, кто внедрял КЭДО до 2023 года: система хранит документы в старом формате, а 578-й уже действует. На проверке кадровик с удивлением узнаёт, что его архив технически не соответствует единым требованиям. Переделывать выгрузку задним числом — то ещё удовольствие.»

Из каких файлов состоит электронный кадровый документ

Ключевое, что нужно понять: электронный кадровый документ — это не один файл, а комплект. Контейнер из нескольких элементов, лежащих в одном корневом каталоге. Приказ 578н перечисляет их по составу.

Имя основной части подчиняется шаблону «[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf» — то есть латиница, цифры и подчёркивание, без пробелов и кириллицы. У приложений шаблон мягче, кириллица в имени допускается. А вот файл описания назван жёстко: только «wredc_data.xml», без вариантов. Все файлы располагаются в корневом каталоге контейнера, никаких вложенных папок.

PDF/A-1A: формат основной части документа

Основная часть — это и есть сам документ, который видит человек: приказ, допсоглашение, заявление. Минтруд выбрал PDF/A-1A, и выбор не случайный. PDF/A — это подвид PDF, разработанный для долговременного архивного хранения по стандарту ISO 19005-1. От обычного pdf он отличается тем, что внутри файла лежит всё необходимое для воспроизведения: шрифты встроены, внешних ссылок и скриптов нет, кодировка фиксирована. Документ откроется одинаково и сегодня, и через пятьдесят лет, на любой машине.

Уровень «1A» — это conformance level A, самый строгий. Он требует структурной разметки (тегирования) документа, чтобы текст был машиночитаемым и доступным. То есть нельзя просто сохранить картинку-скан и назвать её PDF/A-1A: нужен текстовый слой. Это важный нюанс, на котором спотыкаются те, кто пытается оцифровать бумажный архив простым сканированием. Скан без распознавания требованиям 578н не соответствует.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Кадровик думает: отсканирую старые приказы, залью в систему — и порядок. А потом выясняется, что это картинки, а не PDF/A-1A с текстовым слоем. Формально это не электронный документ по 578-му. Сканы старого бумажного архива и документы, рождённые в КЭДО, — это две разные истории, путать их не надо.»

XML-описание документа: файл wredc_data.xml

Рядом с pdf в контейнере всегда лежит структурированное описание — файл формата XML с именем wredc_data.xml. Это машиночитаемая карточка документа: кто, что, когда, какой вид кадрового мероприятия, какие реквизиты. Именно XML позволяет системам обмениваться документами и автоматически их разбирать, не открывая pdf глазами человека.

Требования к XML конкретные. Кодировка — «utf-8» без BOM (Byte Order Mark). Структура подчиняется XML-схеме, которую Минтруд публикует на своём официальном сайте. Когда выходит новая версия схемы, предыдущая остаётся действительной 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем публикации. То есть у разработчиков КЭДО есть год на переход. Каждый структурный элемент описания имеет тип значения (текстовый «T» с указанием длины или дата «D») и признак обязательности («О» — обязательный, «Н» — необязательный).

Как проверить соответствие документа форматным требованиям: пошаговая инструкция

Образцы кадровых документов и шаблоны для запуска КЭДО

Форматы приложений и контейнер из нескольких файлов

Приложения к основной части — это всё, что прикрепляется к документу: графики, расчёты, схемы, таблицы. Приказ не задаёт для них один жёсткий формат, а определяет четыре группы: текстовые, табличные, графические и структурированные данные. То есть приложением может быть и pdf, и xlsx, и png, и xml — смотря что прикладываем. Гибкость тут оправдана: невозможно загнать график отпусков и фотографию в один формат.

На практике система отправляет на подпись не один pdf, а целый пакет. По данным разработчиков, в одном пакете может уходить на подпись до 50 файлов, в том числе форматов pdf, xml и других. Это удобно, когда сотрудник за один заход подписывает комплект документов при трудоустройстве. Инструмент подписания при этом не вносит изменений в сами файлы — он только добавляет к ним файлы подписи.

В сервисе Добыто контейнер по 578н формируется автоматически: кадровик загружает документ в привычном виде, а система сама приводит основную часть к PDF/A-1A, генерирует wredc_data.xml и собирает всё в правильную структуру. Кадровик не разбирается в XML-схемах вручную — это работа системы, а не человека.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Эйчары пугаются слов PDF/A-1A и wredc_data.xml, думают, что им придётся это руками собирать. Объясняю: нормальная система делает контейнер из коробки. Ваша задача — загрузить документ и нажать кнопку, а привести его к формату и упаковать xml — забота кэдошника. Если система этого не умеет, это плохая система.»

Электронная подпись и форматы файлов подписи

Подпись в контейнере — это отдельные файлы, сформированные по 63-ФЗ. Какой именно вид подписи нужен, определяет статья 22.3 ТК РФ и зависит от документа. Трудовой договор, допсоглашение, приказ о переводе со стороны работодателя требуют УКЭП. Часть документов работник может подписывать УНЭП или даже ПЭП — смотря что прописано в соглашении сторон.

Формат файла подписи на практике — это sig (открепленная подпись). Если подписание идёт через Госключ, подпись возвращается в формате CAdES-T с метками доверенного времени, а для архивного хранения её можно расширить до CAdES-A — той самой формы, которая позволяет проверить подпись спустя годы, даже когда сертификат давно истёк. Метка времени тут критична: без неё через несколько лет доказать момент подписания будет сложно. Кто работает с открепленными подписями, обычно умеет создавать файл электронной подписи в формате SIG и понимает разницу между присоединённой и отсоединённой формой. Для массового подписания при приёме на работу полезно уметь подписать пачку файлов разом, и тут пригодится массовое подписание документов сразу.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права:
«Когда документ доходит до суда, первое, что смотрят — валидна ли подпись на момент спора. Если в контейнере sig без метки времени, а сертификат уже протух, доказывать момент подписания тяжело. Поэтому CAdES-T с меткой доверенного времени — это не блажь, а нормальная страховка. Госключ это делает сам, и это его большой плюс.»

Типичные ошибки при работе с форматами кадровых документов

Первая ошибка — оцифровка бумажного архива простым сканированием. Сканы кладут в систему как картинки, без текстового слоя. Это не PDF/A-1A, и формально такой документ единым требованиям не отвечает. Делают так ради экономии: распознавание стоит денег и времени. Цена ошибки — при проверке или передаче архива документы признают несоответствующими, и придётся переоцифровывать массив заново.

Вторая ошибка — кириллица и пробелы в имени основной части. Шаблон требует латиницу, цифры и подчёркивание. Файл с именем «Приказ № 5.pdf» контейнер не примет. Делают по привычке именовать файлы по-русски, а потом получают сбой при загрузке.

Третья ошибка — игнорирование XML-описания. Некоторые самописные системы формируют только pdf, без wredc_data.xml. Документ выглядит нормально, открывается, но это не полный контейнер по 578н. При смене провайдера выгрузка такого «документа» не соберётся в стандартный пакет, и обмен с другими системами не пойдёт.

Стоимость перевода кадрового документооборота в электронный формат

Корректное формирование контейнера по 578н — это функция системы, и она входит в тариф, а не оплачивается отдельно. Стоимость КЭДО зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. В сервисе Добыто цена считается за рабочее место.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от численности, вида подписи и набора модулей — сориентироваться точнее помогут актуальные тарифы сервиса Добыто. Электронный архив, в котором документы хранятся в правильном формате с подписями, в тарифе Бизнес уже заложен.

Выводы: что важно запомнить о форматах кадровых документов

Электронный кадровый документ по приказу Минтруда № 578н, действующему с 1 марта 2023 года, — это не один файл, а контейнер. Основная часть строго в формате PDF/A-1A с встроенными шрифтами и текстовым слоем, описание документа — в отдельном XML-файле с именем wredc_data.xml в кодировке utf-8 без BOM. К ним добавляются файлы электронной подписи по 63-ФЗ, при необходимости машиночитаемая доверенность и приложения. Все файлы лежат в корневом каталоге.

Имя основной части подчиняется шаблону из латиницы, цифр и подчёркивания, без кириллицы и пробелов. Приложения допускаются в текстовых, табличных, графических и структурированных форматах. XML-схема описания публикуется на сайте Минтруда, и при выходе новой версии предыдущая действует ещё 12 месяцев. На подпись система может отправлять пакет до 50 файлов сразу, а инструмент подписания не меняет содержимое файлов.

Главная практическая рекомендация: проверьте, что ваша система формирует полный контейнер, а не голый pdf. Сканы старого архива без распознавания требованиям не отвечают, а самописные решения часто забывают про wredc_data.xml. Для архивного хранения важна подпись с меткой доверенного времени в форме CAdES-T или CAdES-A, иначе доказать момент подписания спустя годы будет проблематично.

Часто задаваемые вопросы