Медкнижки и медосмотры: учёт через КЭДО в 2026 году

Медицинские книжки и медосмотры — зона, где работодатель отвечает не только за оформление, но и за сроки: пропустил периодический осмотр или дату продления личной медицинской книжки, и работника уже нельзя допускать к работе. Сама медкнижка с 2023 года ведётся в электронном реестре Роспотребнадзора, а вот учёт сотрудников, направления на осмотр, приказы и контроль сроков удобно держать в КЭДО. Здесь разберём, кто обязан проходить медосмотры, что поменялось с электронной ЛМК к 2026 году, какие документы оформляет работодатель и как их учёт встроить в кадровый документооборот. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Кто обязан проходить медосмотры и оформлять медкнижку

Два разных, хоть и пересекающихся требования. Обязательные медосмотры регулирует статья 220 ТК РФ и Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, который действует до 1 апреля 2027 года. Проходят их работники, занятые на работах с вредными или опасными производственными факторами, а также — в целях охраны здоровья населения — персонал пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений. Осмотры бывают предварительные (при приёме) и периодические (с установленной периодичностью).

Личная медицинская книжка — отдельная история. Она нужна работникам тех сфер, чья деятельность влияет на здоровье других людей: общепит, пищёвка, торговля продуктами, образование, медицина, бытовое обслуживание, водоснабжение. ЛМК подтверждает, что человек прошёл медосмотр, гигиеническую подготовку и аттестацию на санминимум. То есть медосмотр — процедура, а медкнижка — документ, который её результаты фиксирует для определённых профессий.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Кадровики часто думают, что медосмотр и медкнижка — это одно и то же. Нет. Медосмотр проходят многие, а ЛМК нужна только профессиям из санитарного перечня. Бывает наоборот: повар прошёл осмотр, а книжку вовремя не продлил — и формально работать ему уже нельзя. Вот на таких просрочках обычно и горит работодатель при проверке.»

Что изменилось: электронная личная медицинская книжка

Форму и порядок ведения ЛМК задаёт Приказ Минздрава России от 18.02.2022 № 90н. С 1 сентября 2023 года появилась электронная личная медицинская книжка — ЭЛМК. Она формируется по приложению к приказу, получает уникальный идентификатор в подсистеме ЭЛМК и двухмерный штрих-код, а заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного сотрудника медучреждения при Роспотребнадзоре. Все выданные книжки вносятся в Единый реестр Роспотребнадзора.

Ключевая дата — 1 сентября 2026 года. До этого момента допускалось ведение ранее выданных бумажных книжек. После — бумажную ЛМК можно получить только по личному заявлению в центры санэпиднадзора, и это будет уже не защищённый бланк с голограммой, а распечатка, подтверждающая содержание ЭЛМК, заверенная подписью и печатью ФБУЗ. Электронная книжка содержит сведения о работнике, должности и переходах между местами работы, результаты предварительного и периодических медосмотров, даты и планируемые сроки следующих обследований, данные о прививках и гигиенической подготовке.

Здесь важно сразу убрать частое заблуждение. ЭЛМК ведётся в государственной системе Роспотребнадзора, а не в КЭДО работодателя. Проверить подлинность и статус книжки работодатель может через реестр Роспотребнадзора — правила и формы опубликованы на портале Роспотребнадзора по личным медкнижкам. КЭДО же берёт на себя другое — учёт и сопроводительный кадровый документооборот.

Какие документы по медосмотрам ведёт работодатель

Вокруг медосмотров крутится приличный пакет кадрово-организационных документов, и почти весь он отлично ложится в электронный вид. Приказ об организации проведения медосмотров. Поимённые списки и список контингентов работников, подлежащих осмотрам, — их работодатель направляет в медорганизацию и территориальный орган Роспотребнадзора. Направление на предварительный или периодический медосмотр, которое выдаётся работнику. Договор с медицинской организацией. Учёт результатов — кто прошёл, когда, какое заключение получено.

Отдельно про медицинские заключения и персональные данные. Сведения о состоянии здоровья — это специальная категория персональных данных по статье 10 Федерального закона № 152-ФЗ. Работодатель обрабатывает их в объёме, необходимом для решения о допуске: годен работник или нет, без врачебных диагнозов. Само медзаключение оформляет медорганизация, у работодателя в личном деле хранятся его реквизиты и результат. Заводить полные медицинские диагнозы в кадровую систему нельзя.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и защите персональных данных:
«Главные грабли с медданными — тащить в кадровую систему лишнее. Работодателю нужен факт: годен, не годен, до какой даты действует осмотр. Диагнозы, результаты анализов — это не его зона, и хранить их у себя означает обрабатывать спецкатегорию данных без оснований. В КЭДО мы заводим только реквизиты заключения и сроки, не более.»

Учёт медосмотров и медкнижек через КЭДО

Самое слабое место в работе с медосмотрами — не оформление, а контроль сроков. Когда у компании сотня поваров и продавцов, у каждого своя дата периодического осмотра и продления ЛМК, на бумаге это превращается в табличку, которую ведёт один кадровик и которую легко проглядеть. Просрочил — и человек, по статье 76 ТК РФ, подлежит отстранению от работы до прохождения осмотра. КЭДО решает именно эту задачу учёта.

В системе заводится реестр работников с привязкой к должности, датам прохождения медосмотра и сроку действия медкнижки. Кадровик видит, у кого осмотр истекает в ближайший месяц, и заранее формирует направления. Приказы об организации осмотров, направления и приказы об отстранении создаются по шаблонам, проходят маршрут согласования и подписываются электронной подписью. В сервисе Добыто такой учёт строится через виджеты исполнительской дисциплины — кадровик не держит сроки в голове, система сама подсвечивает, у кого приближается дата.

Направление на медосмотр — нюанс отдельный. Работник предъявляет его в медорганизацию, и та нередко требует бумажный экземпляр. Поэтому направление формируют в КЭДО, подписывают и при необходимости выгружают для печати. Любой приказ или направление можно подписать электронной подписью онлайн, а затем распечатать заверенную копию для медучреждения.

Как организовать учёт медосмотров в КЭДО: пошаговая инструкция

Образцы кадровых документов для учёта медосмотров и КЭДО

Типичные ошибки при работе с медосмотрами и медкнижками

Первая — допустить работника без пройденного медосмотра. Мотив обычно простой: человек нужен срочно, осмотр оформят потом. Цена ошибки прямая: допуск к работе без обязательного медосмотра квалифицируется по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ — штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, на должностное лицо от 15 000 до 25 000 рублей за каждого работника.

Вторая — проворонить срок действия медкнижки или периодического осмотра. Когда учёт ведётся вручную, одна пропущенная дата всплывает в самый неудобный момент — на проверке. Для общепита и торговли работа сотрудника без действующей ЛМК — это уже нарушение санитарного законодательства по статье 6.3 КоАП РФ, где для юрлиц штраф составляет от 10 000 до 20 000 рублей, а при угрозе распространения заболеваний — существенно выше.

Третья — хранить в кадровой системе лишние медицинские данные: диагнозы, результаты анализов, полные заключения. Делают так из желания собрать всё в одном месте, но это обработка специальной категории персональных данных без оснований. Работодателю достаточно факта годности и сроков. В Добыто реестр настроен так, что в учёт попадают реквизиты заключения и даты, а не врачебная тайна работника.

Стоимость учёта медосмотров и кадровых документов в КЭДО Добыто

Сами медосмотры и оформление ЛМК оплачивает работодатель отдельно — это услуги медорганизаций. А вот учёт сроков, направлений и приказов ведётся в рамках общего кадрового документооборота, и его стоимость считается по тарифам сервиса Добыто. Зависит она от численности персонала, выбранного тарифа и набора модулей.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от числа подключаемых работников и нужных модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу численность.

Выводы: что важно запомнить об учёте медосмотров через КЭДО

Обязательные медосмотры регулирует статья 220 ТК РФ и Приказ Минздрава № 29н, действующий до 1 апреля 2027 года. Проходят их работники с вредными и опасными условиями, а также персонал пищевой сферы, торговли, медицины, образования и детских учреждений. Личная медицинская книжка нужна профессиям из санитарного перечня и с 1 сентября 2023 года ведётся в электронном виде по Приказу Минздрава № 90н. С 1 сентября 2026 года электронная ЛМК становится основным форматом, а бумажную выдают только по личному заявлению как распечатку из реестра.

Сама медкнижка хранится в Едином реестре Роспотребнадзора, а не в кадровой системе работодателя. В КЭДО ведётся учёт: реестр работников со сроками осмотров и действия ЛМК, приказы об организации осмотров, направления, приказы об отстранении и реквизиты медзаключений. Полные диагнозы и результаты анализов в кадровую систему не заводятся — это специальная категория персональных данных по 152-ФЗ, и работодателю достаточно факта годности.

На практике главное — не оформление, а контроль сроков. Допуск без медосмотра грозит штрафом до 130 000 рублей по статье 5.27.1 КоАП, работа без действующей ЛМК в общепите и торговле — ответственностью по статье 6.3 КоАП. Автоматический учёт сроков в КЭДО с напоминаниями снимает большую часть этого риска и даёт доказательную базу при проверках.

Часто задаваемые вопросы