Подпись сотрудника при увольнении нужна не везде, где ее привыкли ставить. С 1 сентября 2021 года работник не расписывается в трудовой книжке под записью об увольнении — обязательными остаются подпись в приказе и в книге учета движения трудовых книжек. Ниже — точная карта: где подпись обязательна, что делать при отказе работника, какие документы увольнения в 2026 году подписываются электронно, а какие закон жестко оставляет на бумаге, и что происходит с электронной подписью сотрудника после его ухода. Общие правила перевода документов в цифру разобраны в материале о том, как устроен кадровый электронный документооборот в организации.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Где подпись работника при увольнении обязательна
Обязательных подписей работника в день увольнения две. Первая — в приказе (распоряжении) об увольнении: по ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с приказом под роспись. Вторая — в книге (журнале) учета движения трудовых книжек при получении бумажной трудовой на руки. Форму книги работодатель с 1 сентября 2021 года разрабатывает сам, но графа с подписью работника остается в ней ключевым доказательством того, что книжка выдана в срок. В практике Добыто именно отсутствие этой подписи чаще всего становится слабым местом работодателя в спорах о задержке выдачи трудовой.
Третья подпись — условная: в личной карточке. С 1 сентября 2021 года ведение личной карточки перестало быть обязательным, поэтому подпись работника в ней при увольнении нужна только тем компаниям, которые продолжают вести карточки по собственному решению, закрепленному локальным актом.
Личная карточка работника (форма Т-2)
Бланк с разделом воинского учёта — заполняется кадровиком при приёме на работу.
.RTF · БЕСПЛАТНО · ОБНОВЛЕНО В 2026
Скачать форму Т-2Почему подпись в трудовой книжке при увольнении не нужна
С 1 сентября 2021 года действует Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, а прежние Правила 2003 года утратили силу по постановлению Правительства от 24.07.2021 № 1250. По п. 36 Порядка № 320н запись об увольнении заверяет только ответственное лицо: указывается должность, ставится подпись с расшифровкой и печать (при ее наличии). Подпись самого работника под записью норма не предусматривает.
Если работник по привычке все же расписался в трудовой книжке — это не нарушение. Такая подпись считается избыточным сведением: исправлять запись, признавать ее недействительной или переоформлять книжку не нужно. Претензий со стороны ГИТ этот реквизит не вызывает.
Мария Ж, юрист по трудовому праву со стажем более 20 лет: «Кадровики до сих пор просят работника расписаться в книжке под записью об увольнении — сила привычки. Юридического значения эта подпись не имеет с сентября 2021 года. Важна другая подпись, о которой часто забывают: в книге учета движения трудовых книжек. Именно она доказывает, что вы выдали книжку в день увольнения, а не через неделю»
Если трудовая книжка электронная: что подписывает работник
У работников, отказавшихся от бумажной книжки или впервые устроившихся на работу после 2020 года, записи об увольнении в привычном виде не существует. Вместо нее в день увольнения работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (ст. 66.1 ТК РФ) — на бумаге или в виде электронного документа, подписанного УКЭП, если работник попросил электронный формат в заявлении.
Набор подписей при ЭТК сокращается: работник подписывает приказ об увольнении и подтверждает получение СТД-Р (распиской, отметкой в журнале выдачи документов или подписью на копии). Книга учета движения трудовых книжек в этом случае не задействуется — книжки на руках у работодателя нет. Проверить свои сведения о трудовой деятельности работник может через личный кабинет на портале Госуслуги.
Работник отказывается подписывать: алгоритм
Отказ работника от подписи не блокирует увольнение. Часть 2 ст. 84.1 ТК РФ прямо описывает сценарий: если приказ невозможно довести до сведения работника или он отказывается ознакомиться под роспись, на самом приказе делается запись об этом. На практике алгоритм выглядит так: зафиксируйте отказ записью на приказе («Ознакомить под роспись невозможно в связи с отказом работника»), составьте акт об отказе от ознакомления с участием минимум двух свидетелей, укажите в акте дату, время, место и суть предложения, от которого работник отказался. Дата увольнения и расчет при этом не сдвигаются.
Тот же принцип работает с получением трудовой книжки: если работник отказался ее забрать или не явился, направьте ему уведомление о необходимости явиться за книжкой либо дать согласие на отправку почтой. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Акт об отказе — это документ, который суд будет рассматривать буквально. Дата, время, фамилии свидетелей, конкретная формулировка того, что предложили работнику. Акт, составленный задним числом одним кадровиком без свидетелей, в споре не поможет»
Подписи при увольнении в КЭДО: что можно электронно, а что нельзя
Даже при полностью внедренном КЭДО увольнение остается частично бумажным. Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного документооборота приказ (распоряжение) об увольнении, акт о несчастном случае, журналы инструктажей по охране труда и бумажную трудовую книжку. Ознакомление с приказом об увольнении — только собственноручная подпись на бумаге. Наши специалисты настраивают маршруты в системе так, чтобы приказ автоматически выпадал из электронной цепочки и уходил на печать — это одна из типовых ошибок при самостоятельной настройке КЭДО.
Остальные документы увольнения подписываются электронно, но с жестким требованием к виду подписи. Статья 22.3 ТК РФ относит заявление об увольнении и отзыв такого заявления к документам повышенной значимости: со стороны работника допустимы только УКЭП, УНЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (Госключ), или УНЭП по соглашению сторон. Простой электронной подписи (ПЭП) для заявления об увольнении недостаточно — подписанное ПЭП заявление делает увольнение оспоримым.
| Документ при увольнении | Можно ли электронно | Вид подписи работника | Норма |
|---|---|---|---|
| Заявление об увольнении | Да | УКЭП, УНЭП Госключа, УНЭП по соглашению | ст. 22.3 ТК РФ |
| Отзыв заявления об увольнении | Да | УКЭП, УНЭП Госключа, УНЭП по соглашению | ст. 22.3 ТК РФ |
| Приказ об увольнении, ознакомление | Нет | Собственноручная на бумаге | ст. 22.1, 84.1 ТК РФ |
| Соглашение о расторжении договора | Да | УКЭП, УНЭП Госключа, УНЭП по соглашению | ст. 22.3 ТК РФ |
| Обходной лист | Да (не обязателен по закону) | ПЭП или УНЭП по локальному акту | локальный акт |
Со стороны работодателя электронные документы всегда подписываются УКЭП — генеральным директором или уполномоченным лицом по машиночитаемой доверенности. Если вашей команде нужно понять механику электронного подписания глубже, полезен разбор сервиса Добыто Подпись с проверкой и подписанием документов онлайн.
Выбор вида подписи для заявления об увольнении — то место, где ошибка стоит восстановления работника через суд. Мы закладываем требования ст. 22.3 ТК РФ в маршруты подписания на этапе внедрения, чтобы система физически не давала подписать заявление об увольнении простой электронной подписью.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Что делать с электронной подписью и доступом уволенного
Увольнение не аннулирует сертификат УКЭП сотрудника автоматически. Сертификат выпущен на физическое лицо и продолжает действовать до конца срока, если его не отозвать. Отзыв происходит не в системе КЭДО: владелец или организация подает заявление в удостоверяющий центр или ФНС, где подпись выпускалась. Удаление сотрудника из реестра корпоративной системы сертификат не прекращает — это распространенное опасное заблуждение.
Отдельный риск — машиночитаемая доверенность. Если МЧД выпущена на физлицо без привязки к должности, увольнение само по себе ее не гасит: формально доверенность продолжает действовать. В чек-лист офбординга должны входить три пункта: отзыв МЧД, заявление на прекращение действия сертификата УКЭП, отключение доступа к корпоративным системам. В практике Добыто реестр доверенностей ведется прямо в системе КЭДО, поэтому живые МЧД уволенных видны кадровику и безопаснику в одном окне.
При этом сам уволенный сохраняет право на свои документы. Трудовой договор, подписанные заявления и приказы остаются доступны ему в личном кабинете системы КЭДО и после увольнения — человек может скачать их по номеру телефона, а документы, относящиеся к внутренним процессам компании, из его профиля отключаются. Требование обеспечить работнику доступ к его документам лежит на работодателе, и его стоит включить в чек-лист увольнения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Офбординг электронной подписи — зона, куда не заходит ни один классический кадровый регламент. Кадровик считает, что это задача ИТ, ИТ считает, что кадров. В итоге сертификат и доверенность бывшего сотрудника живут месяцами. Назначьте ответственного и внесите отзыв ЭП и МЧД в приказ о процедуре увольнения»
Образцы документов для оформления подписей и КЭДО
Открыть список документов
Чек-лист документов дня увольнения на 2026 год
Списки справок из статей прошлых лет опасно устарели: справка 182н отменена с 2023 года, отчеты СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ заменены единой формой ЕФС-1, а справка о доходах в прежнем виде 2-НДФЛ при увольнении не выдается автоматически. Актуальный минимум на 2026 год выглядит так.
| Документ | Основание | Подписывает ли работник |
|---|---|---|
| Приказ об увольнении | ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ | Да, собственноручно |
| Трудовая книжка или СТД-Р | ч. 4 ст. 84.1, ст. 66.1 ТК РФ | Подпись в книге учета / отметка о получении |
| Выписка из ЕФС-1 (подраздел 1.2) | персонифицированный учет | Нет (рекомендуется отметка о выдаче) |
| Расчетный листок | ст. 136 ТК РФ | Нет |
| Справка о доходах | по письменному запросу работника | Нет |
| Личная карточка | только если ведется по локальному акту | Да, если карточка ведется |
Расчет с работником производится в день увольнения (ст. 140 ТК РФ), включая компенсацию за неиспользованный отпуск — быстро прикинуть сумму дней поможет калькулятор отпуска при увольнении.
Чем грозят ошибки с подписями и выдачей документов
Задержка выдачи трудовой книжки или СТД-Р — это материальная ответственность по ст. 234 ТК РФ: работодатель возмещает работнику не полученный им заработок за все время задержки. Параллельно ГИТ вправе привлечь по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо от 1000 до 5000 рублей. Повторное аналогичное нарушение по ч. 2 ст. 5.27 обходится юрлицу в 50 000 — 70 000 рублей, должностному лицу грозит дисквалификация до трех лет.
Ошибки в электронном контуре стоят дороже штрафов. Судебная практика по спорам об электронном увольнении уже сложилась: в споре с участием Сбербанка суд признал увольнение нелегитимным и взыскал компенсацию в пользу работника; в другом деле работник розничной сети полагал, что подписывает заявление на оплату больничного, а фактически подписал заявление об увольнении по собственному желанию — суд восстановил его в должности и взыскал средний заработок и компенсацию морального вреда. Суд в таких спорах запрашивает исходные файлы документа и подписи, а не визуальные штампы: штамп на PDF юридической силы не имеет.
Мария Ж, эксперт по кадровому электронному документообороту: «Когда работник оспаривает электронное увольнение, суд смотрит три вещи: каким видом подписи подписано заявление, понимал ли человек, что именно он подписывает, и сохранились ли исходный файл и файл подписи. Если система хранит только красивый PDF со штампом, доказательная база работодателя рассыпается»
Стоимость КЭДО для оформления увольнений и кадровых подписей
Стоимость зависит от численности сотрудников, выбранного тарифа, набора модулей и используемых видов электронной подписи.
| Тариф | Для кого | Стоимость | Что входит |
|---|---|---|---|
| Старт | Небольшие компании, начинающие переход на КЭДО | от 30 руб. за сотрудника / мес | До 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка |
| Бизнес | Средний бизнес с полным набором функций | от 50 руб. за сотрудника / мес | Без лимита сотрудников, ПЭП/УНЭП/УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив |
| Корпорация | Крупный бизнес с расширенными требованиями и SLA | По запросу | Все из Бизнес, выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции |
Для оформления увольнений принципиален доступ к УНЭП и электронному архиву с хранением файлов подписи — эти возможности входят в тариф Бизнес. Актуальные условия и состав тарифов собраны на странице тарифы Добыто КЭДО.
Выводы: подпись сотрудника при увольнении
Правил три. Первое: подпись работника обязательна в приказе об увольнении и в книге учета движения трудовых книжек, а в самой трудовой книжке под записью не нужна — и лишняя подпись там нарушением не считается. Второе: при электронной трудовой книжке набор сокращается до приказа и отметки о получении СТД-Р. Третье: в КЭДО заявление об увольнении и его отзыв принимаются только с УКЭП, УНЭП Госключа или УНЭП по соглашению, а ознакомление с приказом остается бумажным исключением.
Главная недооцененная зона — день после увольнения: сертификат УКЭП и МЧД бывшего сотрудника не прекращаются автоматически, их отзыв — отдельные действия, за которые должен отвечать конкретный человек. Цена небрежности измерима: возмещение заработка за задержку документов, штрафы до 70 000 рублей при повторном нарушении и восстановление работника через суд, если вид подписи выбран неверно.
Частые вопросы о подписях при увольнении
Действует ли электронная подпись сотрудника после увольнения?
Нужна ли подпись в приказе при увольнении дистанционного работника?
Можно ли отозвать заявление об увольнении электронно?
Считается ли скан заявления с живой подписью электронным документом?
Можно ли принять заявление об увольнении, отправленное по обычной электронной почте?
Как выдать СТД-Р, если работник просит электронный формат?
Сколько хранить акт об отказе работника от подписи?
Куда жаловаться работнику, если документы при увольнении не выдали?
Правильные подписи при увольнении — это связка бумажного минимума и электронного контура: приказ и книга учета остаются на бумаге, а заявление, его отзыв и сопутствующие документы уходят в КЭДО с подписями, соответствующими ст. 22.3 ТК РФ. Ошибка в виде подписи или задержка выдачи документов оборачивается штрафами по ст. 5.27 КоАП РФ и восстановлением работника через суд.
Следите за нашими каналами
Никакой воды — только важное и новости первыми.
Сервис Добыто КЭДО включен в реестр отечественного ПО под № 22664 и закрывает электронную часть процедуры увольнения: от подписания заявления через Госключ до электронного архива с исходными файлами подписей, которые принимает суд.
- Маршруты подписания с контролем вида ЭП по ст. 22.3 ТК РФ
- ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно
- Реестр МЧД и статусов сертификатов в одном окне
- Доступ уволенного к его документам без участия кадровика
- Электронный архив с хранением документа и файла подписи
- Внедрение от 1 дня, интеграция с 1С