Нет ЭЦП у сотрудника, а подписать нужно срочно — в четырёх случаях из пяти вопрос закрывается в тот же день. Сначала проверьте, что подписи действительно нет: чаще ключ существует, но сертификат истёк, отозван или остался на токене, который лежит дома. Если подписи нет совсем, работник выпускает УНЭП через приложение Госключ по подтверждённой учётной записи Госуслуг: это бесплатно, занимает минуты, и отдельное соглашение об использовании УНЭП с ним подписывать не нужно — такая подпись прямо названа в статье 22.3 ТК РФ. Главное различие, которое определяет ваш сценарий, — вид документа: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор и приказ о дисциплинарном взыскании работник закрывает только УКЭП или УНЭП, остальное допускает даже ПЭП.
Разберём пять причин, по которым подпись «пропадает», и что делать с каждой. Покажем таблицу допустимости подписей по статье 22.3 ТК РФ, порядок аварийного выпуска за один день и границы законного возврата на бумагу: подписать задним числом нельзя, а перенос даты документа сам по себе бывает нарушением. Отдельно — что делать с машиночитаемой доверенностью, если сотрудник подписывает от лица филиала, и почему в кадровом документообороте она не нужна. Тарифы и сроки на 2026 год, образцы актов и заявлений, сценарная таблица и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
«Подписи нет» — это пять разных ситуаций с разными решениями
Формулировка «у сотрудника нет ЭЦП» чаще всего означает не отсутствие подписи, а её неработоспособность. Пока причина не установлена, любое действие идёт вслепую: кадровик заказывает выпуск нового сертификата там, где достаточно было переставить криптопровайдер, или наоборот ждёт ИТ-специалиста, хотя сертификат отозван и восстановлению не подлежит.
Диагностика занимает 10-15 минут и укладывается в пять сценариев. Каждый из них даёт свой реальный срок восстановления — именно его нужно называть руководителю, когда он спрашивает, успеваем ли мы сегодня.
| Ситуация | Как проверить | Реальный срок восстановления |
|---|---|---|
| Сертификат никогда не выпускался | Работника нет в реестре сертификатов, в системе КЭДО у него статус без подписи | УНЭП в системе работодателя или в Госключе — в день обращения |
| Срок действия сертификата закончился | Свойства сертификата: отдельно смотрят срок действия сертификата и срок действия закрытого ключа | Перевыпуск УНЭП — в день обращения, УКЭП в удостоверяющем центре — от 1 рабочего дня |
| Сертификат отозван | Окно проверки показывает «Сертификат недействителен. Сертификат отозван» с серийным номером и данными издателя | Только новый выпуск: отозванный сертификат не продлевается и не восстанавливается |
| Ключ на токене, токен недоступен | Панель управления носителем не видит устройство, в списке сертификатов пусто | Ключ с неизвлекаемым хранением скопировать нельзя: либо доставка токена, либо выпуск облачной подписи |
| Подпись есть, не работает рабочее место | Не установлен криптопровайдер, стоит устаревшая версия, нет браузерного плагина | Часы, а не дни; на чужом компьютере без прав администратора нужен облегчённый криптопровайдер |
Из таблицы следует практический вывод: срочность вопроса определяется не документом, а строкой, в которую попал ваш сотрудник. Отозванный сертификат и недоступный токен — это всегда новый выпуск, остальные четыре строки закрываются без участия удостоверяющего центра.
Полезно знать: ключевые носители с неизвлекаемым ключом работают начиная с пятой версии криптопровайдера КриптоПро CSP, а сертификат соответствия на четвёртую версию действовал до 15 января 2026 года. Если на рабочем месте сотрудника осталась четвёрка, токен с неизвлекаемым ключом просто не определится как рабочий.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «В практике Добыто на «нет подписи» приходится больше половины срочных обращений, и почти всегда это истёкший или отозванный сертификат, а не его отсутствие. Прежде чем запускать выпуск, откройте свойства сертификата и посмотрите два срока отдельно: сертификата и закрытого ключа. Они не совпадают, и закрытый ключ заканчивается раньше.»
Какой подписью можно закрыть именно ваш документ
Статья 22.3 ТК РФ делит кадровые документы на две группы, и от того, в какую попал ваш документ, зависит, можно ли обойтись быстрым вариантом. Для первой группы работник вправе применить только усиленную подпись: УКЭП, УНЭП по соглашению с работодателем либо УНЭП, полученную через инфраструктуру электронного правительства. Для второй группы к этому списку добавляется ПЭП, если правила её использования закреплены соглашением сторон.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника |
|---|---|---|
| Трудовой договор и изменения к нему | УКЭП | УКЭП, УНЭП по соглашению сторон или УНЭП через инфраструктуру электронного правительства |
| Договор о материальной ответственности | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Ученический договор и договор на получение образования | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Приказ о применении дисциплинарного взыскания | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Согласие на перевод, заявление об увольнении | УКЭП | УКЭП или УНЭП |
| Заявления, ознакомление с ЛНА, справки, прочие кадровые документы | УКЭП, УНЭП или подпись через инфраструктуру электронного правительства | УКЭП, УНЭП или ПЭП по правилам соглашения сторон |
Практический смысл таблицы в срочной ситуации такой: если сегодня нужно закрыть ознакомление с ЛНА или принять заявление, вопрос решается простой электронной подписью внутри системы работодателя, и выпуск усиленной подписи можно отложить. Если горит трудовой договор или приказ о взыскании, обходных путей нет, и разговор идёт только о том, какую усиленную подпись работник получит быстрее.
Ошибка в выборе вида подписи стоит дороже, чем задержка на день. Трудовой договор, подписанный работником простой электронной подписью, для инспектора выглядит как договор, не оформленный в письменной форме: это нарушение по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ со штрафом от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо и от 1000 до 5000 рублей на должностное. В трудовом споре такой документ теряет силу доказательства, а восстановить подписание задним числом уже нельзя.
Проверьте по последнему подписанному файлу, жив ли сертификат сотрудника
Добыто · Проверка подписи
Что за файл пришёл с документом
Загрузите файл — определим по расширению и содержимому: присоединённая это подпись или откреплённая, чем открыть и куда идти дальше. Архивы раскрываем и смотрим, что внутри.
Файл остаётся на вашем устройстве — мы его не получаем и не хранимНет файла под рукой? Выберите расширение вручную:
Мы не храним ваши файлы и не имеем к ним доступа. Файл читается только в памяти вашего браузера, на сервер Добыто он не передаётся, копий не остаётся. Закройте страницу — и от файла не останется следов.
Как получить подпись за один день
Быстрых маршрутов три, и они не равнозначны по срокам. Госключ выдаёт УНЭП по подтверждённой учётной записи Госуслуг: удалённая идентификация, никаких визитов, ноль рублей для работника и для компании. Работа с этой подписью регулируется постановлением Правительства РФ от 1 декабря 2021 года № 2152, а сама возможность применить её в кадровом документообороте закреплена в статье 22.3 ТК РФ. Сертификат действует 12 месяцев, после чего перевыпускается в приложении.
УКЭП в том же приложении требует более строгой идентификации: через единую биометрическую систему, через биометрический загранпаспорт, приложенный к смартфону с NFC-модулем, либо очно в отделении МФЦ или банка. Технический порог — iOS не ниже 14 или Android не ниже 7. Считывание чипа загранпаспорта и выпуск сертификата занимают 2-3 минуты. Требования к устройству и способам идентификации описаны на странице сервиса Госключ на портале Госуслуг, там же можно отправить документ самому себе и убедиться, что подпись формируется.
Третий маршрут — УНЭП, которую сотруднику выпускает сам работодатель внутри системы КЭДО. Работник получает приглашение, подтверждает выпуск и задаёт пароль к ключу: это два-три экрана, без токена и без установки криптопровайдера. Для срочной ситуации путь самый предсказуемый, потому что вы не зависите от того, есть ли у человека подтверждённая запись на Госуслугах. В Добыто заявка на выпуск такой подписи уходит вместе с приглашением сотрудника в систему, поэтому отдельного действия для кадровика здесь нет.
Факт: УНЭП, полученная через инфраструктуру электронного правительства, названа в статье 22.3 ТК РФ напрямую. Это снимает необходимость подписывать с работником отдельное соглашение об использовании УНЭП — в отличие от подписи, которую выпускает сам работодатель.
Как выпустить подпись сотруднику за один день: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите по таблице выше, какая подпись нужна для вашего документа. Если достаточно простой электронной подписи, дальше идти не нужно: примите документ в системе работодателя.
- Шаг 2. Проверьте, нет ли у работника действующего сертификата. Откройте последний файл, который он подписывал, и посмотрите владельца, срок действия и статус отзыва.
- Шаг 3. Получите письменное согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата. Без него передача данных в удостоверяющий центр неправомерна по 152-ФЗ.
- Шаг 4. Выберите маршрут: УНЭП в системе КЭДО, если нужна предсказуемость по срокам, Госключ, если работник удалённый и у него подтверждённая запись на Госуслугах, УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре, если документ уходит за пределы трудовых отношений.
- Шаг 5. Отправьте работнику приглашение и убедитесь, что он дошёл до конца: выпуск считается завершённым не в момент отправки заявки, а когда сертификат появился в его личном кабинете или в приложении.
- Шаг 6. Отправьте документ на подписание и проследите статус маршрута. Подписанный комплект выгружайте вместе с файлами подписи: без них подтвердить подписание при проверке не получится.
- Шаг 7. Внесите нового владельца сертификата в реестр с датой окончания срока действия, чтобы через 12 месяцев история не повторилась.
Важный нюанс из практики: когда приложение у сотрудника уже установлено, подписание кадрового документа занимает около минуты — демонстрационная запись полного цикла от уведомления до двух подписей на документе длится 52 секунды. Основное время уходит не на подпись, а на первичную установку и вход по учётной записи Госуслуг, поэтому в срочной ситуации сопровождать нужно именно этот этап.
Отдельный момент, который кадровики часто упускают: расходы на получение работником электронной подписи и на её использование несёт работодатель. Это прямая норма части 6 статьи 22.2 ТК РФ. Требовать от сотрудника, чтобы он купил токен или оплатил сертификат в удостоверяющем центре, нельзя, а вот использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП работник вправе.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно из-за подписи: на пилоте видно, у скольких людей нет подтверждённой записи на Госуслугах и сколько человек не доходят до конца выпуска сами. Большая часть срочных ситуаций возникает не там, где подписи нет, а там, где её выпуск никто не довёл до конца. Проверяйте не факт отправки приглашения, а факт появления сертификата у сотрудника.»
Если подписи сегодня не будет: законный запасной путь
Кадровый электронный документооборот — право работодателя, а не обязанность. Работник, который не дал согласие на переход, продолжает получать и подписывать документы на бумаге, и это не основание для увольнения, дисциплинарного взыскания или иных санкций. Согласие обязательно для тех, кто принят до 31 декабря 2021 года; тех, у кого до этой даты не было трудового стажа, достаточно уведомить.
Отсюда следует выход из срочной ситуации: если подпись сегодня не появится, документ оформляется на бумаге, а перевод конкретного работника в электронный контур переносится. Это законно и не требует ничьих разрешений, кроме внутреннего порядка, закреплённого в вашем положении о КЭДО.
Чего делать нельзя — подписывать задним числом. Дата подписания фиксируется в самой электронной подписи, и расхождение между датой документа и датой подписи видно при любой проверке. Если срок подписания сорван, остаются два корректных варианта: оформить документ на бумаге текущей датой либо выпустить документ заново с новой датой и повторно направить на подписание.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отказ работника от электронного документооборота не даёт работодателю ни одного законного повода для санкций: такого человека просто продолжают вести на бумаге. Ошибка, которую мы разбираем чаще всего, — попытка додавить сотрудника вместо того, чтобы за десять минут оформить документ бумажным экземпляром. Держите в положении о КЭДО отдельный пункт про бумажный порядок для несогласившихся, тогда в авральной ситуации не придётся импровизировать.»
Лайфхак: настройте автозакрытие этапа подписания по времени — например, 8 часов на текущий рабочий день. Если сотрудник не подписал, система сама вернёт документ кадровику, и вы узнаете о срыве в тот же день, а не на следующей неделе.
Когда работник получил документ, но подписывать отказался, факт отказа фиксируется актом. Это не карательная мера, а способ доказать, что работодатель исполнил обязанность по ознакомлению: без такого акта в споре получится, что документ до работника просто не дошёл. В акте указывают дату и способ направления документа, дату отказа, присутствующих и, если работник его назвал, мотив отказа.
Цена ошибки здесь считается не стоимостью переоформления. Сорванный срок ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании — а это 3 рабочих дня со дня издания приказа, не считая времени отсутствия работника, — лишает взыскание силы целиком. Нарушение срока оформления трудового договора, а это не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения к работе по статье 67 ТК РФ, попадает под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Отсутствие подписи стоит компании не дня простоя, а отменённого взыскания и штрафа.
Образцы документов для срочной ситуации с подписью
Комплект собран под одну задачу: закрыть подписание сегодня и выпустить подпись завтра — начните с акта об отказе, если документ работнику уже направлен.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Акт об отказе от подписания и уведомление второй стороне | Скачать |
| Заявление на выпуск квалифицированного сертификата ЭП | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных для выпуска сертификата ЭП | Скачать |
| Доверенность на получение сертификата ЭП | Скачать |
| Соглашение об использовании ПЭП и НЭП | Скачать |
| Реестр сертификатов сотрудников (XLSX) | Скачать |
Когда электронная подпись не спасёт вообще
Часть кадровых документов закон не разрешает переводить в электронный вид ни при каком виде подписи. Это трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Если ваш срочный документ из этого перечня, вопрос выпуска подписи не имеет смысла: нужен бумажный оригинал с собственноручной подписью.
Второй случай, когда быстрый путь не работает, — сотрудник без смартфона и без подтверждённой учётной записи на Госуслугах. Приложение для мобильной подписи требует iOS не ниже 14 или Android не ниже 7, а идентификация для УКЭП — NFC-модуля либо очного визита. Для такого работника единственный законный срочный вариант — бумага, а электронный контур подключается позже, через УНЭП работодателя с доступом из браузера.
Третий случай — когда подпись нужна не работнику, а представителю компании. Здесь одной личной подписи мало.
Машиночитаемая доверенность: когда личной подписи сотрудника мало
Разграничение, которое экономит часы обсуждений: в кадровом документообороте между работодателем и работником машиночитаемая доверенность не нужна. Работник подписывает заявление, согласие или трудовой договор за себя, как физическое лицо, и полномочий действовать от имени организации ему не требуется. МЧД появляется в другой ситуации — когда сотрудник подписывает документ от лица юридического лица: договор с контрагентом, отчётность, документ по сделке.
Со стороны работодателя кадровые документы подписывает лицо, действующее без доверенности, либо уполномоченный представитель. Во втором случае к его личной УКЭП уже нужна машиночитаемая доверенность, выданная руководителем. Тот же порядок распространяется на филиалы, представительства и обособленные подразделения: руководитель филиала, подписывающий документы от имени юридического лица, действует по МЧД, а не по внутреннему приказу.
С 1 февраля 2026 года изменился состав обязательных сведений МЧД: помимо ИНН и ОГРН доверителя в доверенности указываются данные лица, действующего от имени организации без доверенности, а по представителю — СНИЛС, ИНН и дата рождения. Основание — приказ Минцифры от 5 ноября 2025 года № 1001. Доверенности, выданные до 1 февраля 2026 года, продолжают действовать до конца своего срока и переоформления не требуют.
Технически МЧД — это XML-файл, который прикладывается к подписи и читается не человеком, а информационной системой. Полномочия в нём кодируются по классификатору, а не описываются свободным текстом, поэтому доверенности «на все действия» в машиночитаемом формате не существует. Создать МЧД для налоговых действий можно в сервисе ФНС, полномочия для других сфер добираются из классификатора.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Передоверие внутри компании — место, где чаще всего ломается срочная схема. Если главный бухгалтер хочет передать полномочия бухгалтеру, а руководитель юридической службы — юристу, такая доверенность требует нотариального удостоверения, и машиночитаемая форма исключением не является. Планируйте не передоверие, а отдельную МЧД от руководителя на каждого подписанта: это быстрее визита к нотариусу.»
Технические тупики: токен, криптопровайдер и формат файла подписи
Когда сертификат действует, а подписать не получается, причина почти всегда в одном из трёх мест. Первое — носитель ключа. Аппаратные токены с поддержкой российских алгоритмов, от Рутокена и JaCarta до ESMART Token ГОСТ, работают в режиме неизвлекаемого ключа: скопировать такой контейнер на другой компьютер физически невозможно, это и есть смысл функционального ключевого носителя. Режим поддерживается начиная с пятой версии криптопровайдера.
Второе место — криптопровайдер на рабочем месте. Линейка КриптоПро CSP 5.0 в релизах R1, R2 и R3 сертифицирована по классам КС1, КС2 и КС3, сертификаты действуют до 1 мая 2027 года. Начиная с релиза R3 браузерный плагин встроен в дистрибутив, отдельно ставить его не нужно. Если сотрудник подписывает с чужого компьютера и прав администратора у него нет, выручает облегчённый вариант провайдера: он совмещает функции криптопровайдера и браузерного плагина и устанавливается без прав администратора.
Третье — формат файла подписи. Расширение p7s, sig, sgn, sign или bin выбирается в настройках программы подписания и на содержимое файла не влияет: внутри одна и та же структура CMS. Получатель, который говорит, что ваш p7s не открывается, обычно ждёт файл с другим расширением, и вопрос решается переименованием, а не переподписанием. Проверка подписи, в отличие от её создания, лицензии не требует: программу можно поставить и просто проверить чужой файл.
Кейс из практики: компания на 1100 сотрудников с региональными подразделениями перевела кадровый документооборот в электронный вид с мобильной подписью работников. Полный цикл по одному процессу занял 15-30 минут вместо нескольких недель, а экономия на электронных подписях составила около 0,5 млн рублей в год — подпись для работников выпускается бесплатно и не требует токенов.
Что подготовить заранее, чтобы вопрос больше не возникал
Срочность в вопросах подписи почти всегда рукотворная: сертификат заканчивается в известную дату, а узнают об этом в день, когда нужно подписать. Минимальный набор, который снимает основную часть авралов, выглядит так.
- Реестр сертификатов сотрудников с датами выпуска и окончания, видом подписи и местом хранения ключа. Это тот самый журнал ЭЦП, который спрашивают при проверке и который первым же запросом отвечает, есть ли у человека действующая подпись.
- Напоминание за 30 дней до окончания сертификата — по каждому владельцу, а не общей рассылкой. Перевыпуск УНЭП занимает минуты, но только если о нём знают заранее.
- Положение о КЭДО и приказ о его введении с перечнем документов и видов подписи по каждому. Без закреплённого перечня спор о том, годится ли ПЭП для конкретного документа, возникает каждый раз заново.
- Соглашение об использовании ПЭП и УНЭП с работниками, если вы применяете подписи, выпущенные работодателем. Для подписи через инфраструктуру электронного правительства такое соглашение не требуется.
- Согласия на обработку персональных данных для выпуска сертификатов, собранные заранее. В момент аврала на их сбор времени не будет.
- Назначенный администратор системы с правом выпускать подписи и переназначать маршруты. Если этим занимается один человек и он в отпуске, любая срочность превращается в тупик.
Дальше вопрос в приоритетах: в разных ситуациях критичны разные пункты. Сценарная таблица показывает, на чём сосредоточиться, когда времени на всё сразу нет.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Удалённый новичок выходит завтра | Усиленная подпись работника, УКЭП работодателя, срок 3 рабочих дня по статье 67 ТК РФ | Вид носителя ключа, интеграция с учётной системой |
| Массовое ознакомление с новым ЛНА | Достаточно ПЭП, важны автоматический сбор комплекта по должностям и контроль просрочки | Выпуск усиленных подписей всем сотрудникам |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | УКЭП работодателя, усиленная подпись работника, 3 рабочих дня на ознакомление | Формат файла подписи, штамп на печатной форме |
| Увольнение день в день | Приказ об увольнении в электронный вид не переводится — нужен бумажный оригинал | Наличие у работника электронной подписи |
| Руководитель филиала подписывает от имени компании | Действующая МЧД с полномочиями по классификатору и составом сведений по требованиям 2026 года | Способ доставки документа подписанту |
Внимание: при самостоятельной интеграции с мобильной подписью обезличенный сертификат организации выпускает только генеральный директор и лично, на 1 год. Дата его перевыпуска — вторая после сертификатов работников строка, которую нужно держать в календаре: без него подписание встанет у всей компании.
В сервисе Добыто КЭДО реестр сотрудников, статусы подписей и маршруты документов лежат в одном окне: видно, у кого сертификат уже выпущен, кто не принял приглашение и на ком остановился маршрут. Это тот минимум наблюдаемости, который превращает срочную ситуацию в задачу на пятнадцать минут вместо переписки с ИТ-отделом.
Стоимость подключения КЭДО и электронных подписей
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: виды подписей, шаблоны, интеграция с учётной системой и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск подписей ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф, бесплатно | рассчитывается индивидуально |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма зависит от численности и выбранного набора функций, а при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций по каждому пакету перечислен на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Выводы
Отсутствие подписи у сотрудника редко бывает настоящим отсутствием: сначала диагностика по пяти сценариям, потом выбор вида подписи под конкретный документ и только затем выпуск. Быстрый маршрут — УНЭП через инфраструктуру электронного правительства или подпись, выпущенная работодателем в системе КЭДО; расходы на неё по закону несёт компания. Если сегодня подписи не будет, законный выход один: бумага текущей датой либо новый документ с новой датой, но не подписание задним числом. Отдельная линия — машиночитаемая доверенность: она нужна представителю компании, а не работнику, подписывающему документы за себя.
Мы в Добыто ежедневно разбираем такие ситуации на стороне работодателей: выпускаем подписи сотрудникам без токенов, ведём реестр сертификатов со сроками и настраиваем маршруты так, чтобы срыв подписания был виден в тот же день, а не всплывал на проверке.
Частые вопросы
Действует ли электронная подпись, которую сотрудник получил на прошлой работе?
Сертификат, выпущенный на физическое лицо, к работодателю не привязан и действует до конца срока, если не отозван. Работник вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП для подписания кадровых документов. Проверьте три вещи: владельца сертификата, срок действия и статус отзыва. Если в сертификате указана прежняя организация, для кадровых документов это не помеха, а вот для действий от имени вашей компании такая подпись не подойдёт.
Можно ли обязать сотрудника установить приложение для подписи на личный смартфон?
Нет. Использование личного устройства — добровольное дело работника, а обязанность обеспечить возможность подписания лежит на работодателе: расходы на получение и использование электронной подписи он несёт по части 6 статьи 22.2 ТК РФ. Если человек отказывается, остаются два пути: УНЭП, выпущенная работодателем, с доступом из браузера на рабочем компьютере, либо бумажный документооборот для этого сотрудника.
Что делать, если сотрудник подписал документ, но файл подписи не проверяется?
Разделите два случая. Если система пишет о неверном значении хеша, документ после подписания изменялся: подписывать нужно ту же самую версию файла, любое пересохранение ломает подпись. Если проблема в расширении, p7s вместо sig или наоборот, содержимое контейнера одинаковое и файл достаточно переименовать. Отдельно проверьте, что получателю передали оба файла: сам документ и откреплённую подпись, по одному из них проверка не выполнится.
Нужна ли работнику машиночитаемая доверенность, чтобы подписать заявление на отпуск?
Нет. Работник подписывает кадровые документы за себя, как физическое лицо, и полномочий действовать от имени организации ему не требуется. МЧД нужна тому, кто подписывает документы от лица компании: руководителю подразделения, бухгалтеру, представителю по сделке. Требование приложить доверенность к подписи работника на заявлении означает, что в настройках системы перепутаны роли работника и представителя.
Можно ли выпустить подпись кандидату до его выхода на работу?
Да. Сертификат выдаётся физическому лицу, и трудовые отношения для его выпуска не требуются. Кандидат может самостоятельно выпустить УНЭП через инфраструктуру электронного правительства ещё до подписания трудового договора — именно так закрывают дистанционный приём, когда договор нужно оформить в течение 3 рабочих дней. Подпись, выпускаемая работодателем в его системе, наоборот, требует, чтобы человек уже был заведён в системе как сотрудник.
Что делать, если подпись понадобилась в выходной или ночью?
Удалённый выпуск УНЭП через инфраструктуру электронного правительства не привязан к рабочему времени удостоверяющего центра и проходит в любое время суток. Ограничения возникают там, где нужна очная идентификация для УКЭП: МФЦ и отделения банков работают по своему графику, а выпуск сертификата в аккредитованном удостоверяющем центре занимает от 1 рабочего дня. Планируя срочное подписание на нерабочее время, заранее убедитесь, что документ не требует УКЭП со стороны работника.
