Хранение сканов кадровых документов в электронном виде в 2026 году

1 Загрузите необходимые файлы:

Перетащите или выберите файл

2 Выберите электронную подпись:

Отправить

Отправить

Нажимая кнопку «Подписать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Хранение сканов кадровых документов в электронном виде — частый запрос кадровиков, которые хотят разгрузить шкафы и архивы, но боятся получить предписание ГИТ. Разберём, какие документы можно держать только в электронном виде после внедрения КЭДО, у каких бумажный оригинал обязателен по закону, какие сроки хранения действуют на 2026 год и почему скан-копия сама по себе — не оригинал документа. Это часть большого материала про , где описан весь процесс от выбора системы до перевода штата на электронные документы.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое скан кадрового документа и чем он отличается от электронного оригинала

Скан кадрового документа — это цифровое изображение бумажного оригинала, полученное через сканер или камеру телефона. Файл в PDF, JPG или TIFF. Юридически такой файл сам по себе не имеет силы. Он только воспроизводит содержание бумажки, на которой стоит реальная подпись работника или работодателя. Оригинал по-прежнему лежит в папке.

Электронный оригинал устроен иначе. Это документ, который изначально создан в системе и подписан электронной подписью — ПЭП, УНЭП или УКЭП. Подпись формируется криптографически, привязана к содержанию файла, и любая правка ломает подпись. По 63-ФЗ «Об электронной подписи» такой файл равносилен бумажному документу с собственноручной подписью. Это и есть юридически значимый электронный документ.

Разница на практике: если у вас на сервере лежит скан приказа об отпуске, а сам приказ на бумаге утерян — вы остались без документа. Если у вас в системе КЭДО лежит электронный приказ, подписанный УКЭП руководителя и УНЭП сотрудника, то он самодостаточен. ГИТ при проверке его примет как оригинал.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Кадровики постоянно путают два разных процесса. Первый — сканировать бумажные документы, чтобы был электронный архив для быстрого поиска. Второй — вести кадры через КЭДО, когда документ изначально электронный. Это абсолютно разные истории. Скан — просто фотокарточка бумаги. КЭДО — полноценный юридически значимый документ. Бумагу можно потом уничтожить только в одном случае — если документ изначально был электронным. Если у вас просто скан, оригинал на бумаге обязан лежать в архиве весь срок хранения.»

Может ли скан заменить оригинал кадрового документа

Короткий ответ — нет. Скан не имеет статуса оригинала. Это копия. По ст. 67 ТК РФ трудовой договор оформляется в письменной форме в двух экземплярах, и каждая сторона получает свой экземпляр. Если стороны договорились о бумажном договоре — бумажный оригинал лежит в кадровой службе. Скан этого договора — вспомогательная штука для удобного поиска в системе. Не более того.

Та же логика работает с приказами. Приказ о приёме, приказ об отпуске, приказ о переводе — если они оформлены на бумаге и подписаны от руки, то бумажный оригинал хранится в архиве. Скан в электронном виде допустим, его можно держать сколько угодно для оперативного доступа, но уничтожить бумажный оригинал нельзя. Срок хранения определяется не вами, а Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Исключение — КЭДО. Если работодатель внедрил кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, изданным 377-ФЗ от 22.11.2021, то приказ изначально создаётся в системе, подписывается электронной подписью, и бумажный аналог не нужен. Такой документ — оригинал в электронном виде. Его и хранят весь срок только электронно. Скана здесь нет в принципе — есть электронный документ.

Какие кадровые документы обязательно хранятся на бумаге

Не всё подлежит переводу в электронный вид даже через КЭДО. Часть кадровых документов жёстко привязана к бумажной форме. Вот что нельзя отдать в КЭДО и нельзя заменить сканом, оригинал должен быть на бумаге:

Трудовая книжка в бумажной форме — если работник её сохранил после введения электронных трудовых книжек. Хранится у работодателя весь период работы и выдаётся работнику в день увольнения. Скан трудовой делать можно, но он не отменяет бумажный оригинал.

Акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1. Регулируется ст. 230 ТК РФ. Оформляется на бумаге, подписывается комиссией собственноручно, хранится 75 лет в кадровой службе. Никакая система КЭДО его не заменяет.

Приказ об увольнении и приказ о применении дисциплинарного взыскания. По 377-ФЗ работодатель имеет право вести их в электронном виде через КЭДО, но только при наличии согласия работника на КЭДО. Если работник отказался от перехода — приказ оформляется по-старому, на бумаге, с собственноручной подписью.

Журналы инструктажей по охране труда. По ст. 214 ТК РФ инструктажи фиксируются в специальных журналах с подписью работника о том, что он прошёл инструктаж. Журнал ведётся на бумаге. Сканировать страницы журнала после заполнения можно для удобства, но бумажный журнал хранится весь срок.

Документы воинского учёта. Регулируются Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 и приказом Минобороны. Личная карточка призывника, документы по воинскому учёту — на бумаге.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«К нам в практике Добыто часто прилетает вопрос: ‘мы отсканировали все трудовые договоры, бумагу выкинули, теперь у нас цифровой архив’. Это головная боль для кадровика, потому что при первой же проверке ГИТ или прокуратуры всё развалится. Бумажные оригиналы нельзя выкинуть, если документ изначально был на бумаге. Скан не имеет юридической силы оригинала, как бы красиво он ни лежал в облаке. Хотите по-настоящему уйти от бумаги — переводите процесс в КЭДО, чтобы документ изначально создавался электронным. Это разные подходы.»

Когда сканирование кадровых документов оправдано

Сканирование — не противоречие закону, а удобный инструмент. Есть несколько ситуаций, в которых электронные копии бумажных документов реально нужны кадровой службе и не вызывают вопросов у проверяющих.

Первое — оперативный доступ. Когда у компании 500-3000 сотрудников и документы лежат в нескольких архивах в разных городах, найти бумажный оригинал договора 2014 года — это полдня работы. Скан в электронном архиве находится за минуту. Бумага никуда не делась, просто появилось второе хранилище для быстрого поиска.

Второе — переход на КЭДО. Когда компания внедряет КЭДО, старые бумажные документы остаются на бумаге. Их сканируют и грузят в систему, чтобы вся история сотрудника была в одном интерфейсе. Новые документы уже создаются электронно. Но скан старого бумажного приказа 2018 года остаётся именно сканом, не превращаясь в оригинал. Бумага физически продолжает храниться.

Третье — подача документов в госорганы и контрагентам. Налоговая, ФСС, банки часто принимают сканы документов через ЭДО или личные кабинеты. Здесь скан — официальный канал передачи, а оригинал лежит у вас.

Четвёртое — юридическая страховка. Если бумажный оригинал утерян из-за пожара, потопа, кражи — скан может стать единственным следом существования документа. В суде восстановление трудовых отношений по сканам и косвенным доказательствам реально, хоть и сложно. Без скана — вообще никаких шансов.

Сроки хранения кадровых документов в 2026 году

Сроки хранения определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Это базовый документ, который перебивает любые внутренние регламенты. Под скан или электронный документ применяются те же сроки, что и под бумажный аналог.

Краткая выжимка по основным кадровым документам:

Трудовые договоры и допсоглашения — 75 лет, если работник принят до 1 января 2003 года, и 50 лет, если позже. Личные дела — те же 50/75 лет. Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении — 50 лет. Приказы об отпусках, командировках — 5 лет. График отпусков — 3 года. Табели учёта рабочего времени — 5 лет, при работе во вредных условиях — 75 лет. Расчётные листки и расчётные ведомости — 6 лет, если ведётся лицевой счёт, иначе 50/75 лет. Положения, инструкции, ЛНА — постоянно, до замены новыми.

Акты о несчастных случаях с приложениями — 75 лет. Журналы инструктажей по охране труда — 45 лет. Документы по аттестации рабочих мест и СОУТ — 45 лет.

Если документ изначально электронный (то есть создан в КЭДО, подписан ЭП), он хранится в электронном виде весь этот срок. Здесь работает другое правило — «ухаживание за подписью». УКЭП живёт 12-15 месяцев, и чтобы документ оставался юридически значимым через 50 лет, к нему добавляют метки времени и переподписывают актуальной подписью при смене криптоалгоритмов. Без этого подпись через десяток лет станет невалидной, и документ потеряет силу.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Самая частая грабля у компаний, которые сами строят электронный архив сканов — это игнор сроков хранения. Кадровик думает: ‘у нас же скан, можно хранить вечно или сколько хочется’. А по факту скан учитывается ровно как бумажный оригинал. И уничтожать его раньше срока нельзя. Уничтожать позже — тоже нельзя без акта. У нас в Добыто эта механика встроена: каждый документ привязан к категории по Перечню Росархива, и система сама показывает, когда у него истекает срок хранения. Кадровику не нужно держать в голове 50 лет, 75, 5 — всё на дашборде.»

КЭДО против сканов: в чём ключевое отличие на практике

Сканы и КЭДО решают разные задачи. Сканы — это про быстрый поиск и резервную копию. КЭДО — про отказ от бумаги. На уровне юриспруденции эти инструменты не пересекаются.

В случае со сканами работа выглядит так. Сотрудник пишет заявление от руки, подписывает, передаёт в кадровую службу. Кадровик регистрирует, оцифровывает, подгружает в электронный архив. Сам бумажный листок отправляется в папку, потом в коробку, потом в обособленный архив. Через 5 лет коробку достают, листают, ищут именно это заявление. Электронный поиск ускоряет процесс в десятки раз, но всю эту бумагу всё равно надо где-то держать.

В КЭДО заявление создаётся в системе. Сотрудник заходит в личный кабинет с телефона, выбирает шаблон, заполняет, подписывает УНЭП — на смартфоне это два касания. Документ автоматически уходит руководителю на согласование. Руководитель подписывает УКЭП. Документ в электронном архиве. Бумажного следа нет вообще. И через 50 лет он всё ещё юридически значим, потому что система сама обновляет подписи.

Цифры: внедрение КЭДО сокращает время оформления кадрового документа с 30-40 минут до 2-3 минут. Затраты на бумагу, печать, курьерскую доставку и архивное хранение для компании от 200 человек снижаются на 70-80% при полном переходе. Площадь под архив — в среднем минус 60-70% за два года, потому что новые документы уже не печатаются.

На сайте Роструда опубликованы разъяснения по практике применения статей 22.1-22.3 ТК РФ — там указано, какие именно процессы можно перевести в КЭДО, и что для этого нужно. На страницу стоит зайти перед стартом проекта, чтобы выверить позицию ведомства по спорным моментам.

Образцы документов для перевода кадровых процессов в электронный вид

Как организовать электронный архив сканов: пошаговая инструкция

Если КЭДО пока не внедрено, а сканировать документы для оперативного поиска уже надо — порядок действий должен быть прописан в локальном нормативном акте. Иначе скан будет лежать на диске у кадровика без статуса. Электронный архив сканов — это не свободное копирование файлов, а отдельный регламентированный процесс.

Как оформить электронный архив сканов кадровых документов: пошаговая инструкция

Стоимость перехода на полноценный электронный кадровый учёт в 2026 году

Если просто сканировать документы и складывать в папки на сервере — формальных затрат почти нет, кроме времени кадровика и места на диске. Но это полумера, которая не уводит от бумаги. Полноценный отказ от бумажного хранения возможен только через КЭДО, и здесь есть конкретные цифры. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа сервиса и набора подключаемых модулей.

Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и того, нужны ли кастомные интеграции — актуальные тарифы Добыто КЭДО позволяют сравнить варианты под конкретную компанию. Для штата от 200 человек экономия на бумаге, печати, курьерах и аренде архивных площадей перекрывает стоимость сервиса в течение первых 6-9 месяцев.

Типичные ошибки кадровиков при хранении сканов

Ошибка первая — уничтожить бумажный оригинал после сканирования. Это нарушение Перечня Росархива и одновременно ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф для юрлица — до 50 000 руб., для должностного лица — до 5 000 руб. И это только за один документ. При системной зачистке архива штрафы умножаются.

Ошибка вторая — хранить сканы кадровых документов на личном диске кадровика или в Google Drive. Это нарушение 152-ФЗ «О персональных данных». Использовать иностранные облачные сервисы для хранения ПД работников запрещено с 2015 года (197-ФЗ). Штраф — до 6 млн руб. за повторное нарушение.

Ошибка третья — считать скан с собственноручной подписью равным электронному оригиналу. Скан подписанного документа не несёт юридической силы оригинала. Если нужно отправить документ в суд или ГИТ, отправляется бумажный оригинал или его нотариально заверенная копия. Скан в чистом виде судья примет как косвенное доказательство, не более.

Ошибка четвёртая — игнорировать сроки хранения. Кадровик считает, что скан можно хранить вечно, и дождётся момента, когда папки переполнятся. Перечень Росархива однозначен: скан хранится ровно столько, сколько бумажный оригинал. Раньше уничтожать нельзя, позже — тоже нельзя без акта о выделении к уничтожению.

Ошибка пятая — не обновлять формат файлов. PDF, который вы сохранили в 2010 году, к 2030-му может не открываться или открываться с ошибками. Для долгосрочного хранения используется формат PDF/A — архивный формат с гарантированной читаемостью на горизонте десятилетий. Обычный PDF для архива не подходит.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В практике Добыто мы сталкивались с делом, где работодатель уничтожил бумажные трудовые договоры, оставив только сканы на сервере. Когда работник через 7 лет обратился в суд за восстановлением, суд запросил оригиналы. Сканы суд принял как косвенное доказательство, но без подписи в оригинале часть позиции работодателя рассыпалась. Денюжки на адвокатов, моральный вред работнику и репутационный урон — всё из-за желания ‘разгрузить шкаф’. Бумагу нельзя выкидывать просто так. Хочешь без бумаги — заходи в КЭДО, чтобы документ изначально был электронным.»

Что меняется в 2026 году в подходе к хранению кадровых документов

2026 год — это окно, в котором законодатель доделывает регулирование долгосрочного хранения электронных документов. На рассмотрении Минцифры находится концепция государственного электронного архива, которая определит технологию хранения юридически значимых электронных документов на сроки 50-75 лет. Пока что компании сами обеспечивают актуальность подписей через переподписание УКЭП с метками времени.

Параллельно Минтруд расширяет перечень кадровых документов, которые работодатель вправе вести только в электронном виде через КЭДО. Согласно действующей редакции ст. 22.2 ТК РФ, под КЭДО попадают почти все процессы кроме отдельных исключений (несчастные случаи, журналы инструктажей, бумажные трудовые книжки). Тенденция — дальнейшее расширение перечня.

Что это значит для кадровика на практике. Если компания планирует серьёзно работать с электронным хранением, есть два сценария. Первый — продолжать на бумаге плюс держать сканы для оперативного поиска. Это переходная схема, она не уводит от затрат на бумажный архив. Второй — переходить на КЭДО полностью. Это требует разовых вложений в систему и обучение, но через год компания работает без бумаги по всем процессам, которые закон разрешает.

Для перехода на КЭДО важно правильно выбрать программы для подписания документов ЭЦП, иначе сотрудники просто не будут пользоваться системой. В нашей практике Добыто 70% проблем при внедрении приходится на этап выбора подписи и обучения сотрудников — всё остальное настраивается технически.

Выводы: что важно знать о хранении сканов кадровых документов

Скан кадрового документа — это копия бумажного оригинала, а не самостоятельный юридически значимый документ. Уничтожать бумажный оригинал после сканирования нельзя, если документ изначально оформлялся на бумаге. Сроки хранения сканов равны срокам хранения оригиналов и определяются Перечнем Росархива от 20.12.2019 № 236. Часть кадровых документов — акты о несчастных случаях, журналы инструктажей, бумажные трудовые книжки — вообще не подлежат переводу в электронный вид и хранятся только на бумаге весь срок.

Если задача — убрать физическую бумагу из процессов, рабочая схема одна: внедрение КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ. Документ изначально создаётся электронным и подписывается электронной подписью. Бумажного оригинала нет в принципе, и хранить его не нужно. Скан как промежуточная стадия не решает эту задачу. Перед внедрением КЭДО нужно провести аудит кадровых процессов, утвердить ЛНА о ЭДО, собрать согласия работников и определить виды подписей для разных типов документов.

В перспективе ближайших 2-3 лет регулирование долгосрочного хранения электронных документов будет уточняться. Технологии переподписания УКЭП с метками времени и архивные форматы PDF/A станут стандартом. Кадровикам имеет смысл закладывать переход на КЭДО в план цифровизации компании уже в 2026 году, чтобы к моменту изменений работать с документами по новой схеме, а не по старой бумажной.

Часто задаваемые вопросы

��������������������������