Что можно подписывать ПЭП: список документов по ТК РФ 2026

Подписать ПЭП можно большинство кадровых документов — заявления на отпуск, командировки, расчётные листки, ознакомление с локальными нормативными актами, служебные записки, согласования. Но есть короткий список бумаг, где простая подпись работника не пройдёт, и ещё более жёсткий список того, что в электронный вид не переводят вовсе. Эта статья разбирает, что именно разрешает ставить ПЭП статья 22.3 Трудового кодекса, где проходит граница с УНЭП и УКЭП, и какие документы навсегда остаются на бумаге. Это часть большого материала про электронную подпись и подписание документов, где собраны инструменты для подписи и проверки файлов.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое ПЭП и чем она отличается от УНЭП и УКЭП

Простая электронная подпись — это набор данных, который подтверждает факт подписания документа конкретным человеком. Чаще всего ПЭП работника в кадровом документообороте — это связка логин и пароль в информационной системе работодателя, иногда одноразовый код по SMS. Закон 63-ФЗ «Об электронной подписи» — тот самый, который профи зовут «тройкой» — выделяет три вида подписи: простую, усиленную неквалифицированную (УНЭП) и усиленную квалифицированную (УКЭП). У всех трёх одно общее свойство: подпись должна позволять установить лицо, которое подписало документ.

Принципиальная разница вот в чём. ПЭП фиксирует только факт подписания. Проверить целостность документа и его неизменность после подписания через простую подпись нельзя — никаких криптографических преобразований с текстом не происходит. А вот УНЭП и УКЭП получаются в результате криптографического преобразования: сначала вычисляется хэш документа, потом этот хэш подписывается ключом. Если после подписания кто-то поменял в файле хоть запятую, проверка это покажет. Поэтому усиленные подписи дают то, чего нет у простой, — гарантию, что документ не подменили.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Главное заблуждение про ПЭП — что любой код, прилетевший на почту, это уже простая электронная подпись. Вовсе нет. Чтобы ПЭП была юридически значимой, в системе должны быть прописаны правила определения лица по его подписи и требование хранить ключ — тот самый логин с паролем — в секрете. Без этого ваша ‘закрытка’ превращается в тыкву, и в суде такую подпись разнесут в два счёта.»

Какие документы можно подписывать ПЭП работнику

Тут работает логика от обратного. Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ перечисляет документы с повышенными требованиями к подписи работника. Всё, что в этот перечень не попало, работник вправе подписывать в том числе простой электронной подписью — при условии, что соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица по его ПЭП и требования к конфиденциальности ключа. Об этом прямо говорит часть 5 статьи 22.3.

На практике под ПЭП попадает массив самых частых, рутинных кадровых бумаг. Это:

• заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения зарплаты, учебный отпуск;
• заявления и документы на командировки;
• ознакомление с расчётными листками;
• ознакомление с локальными нормативными актами и инструкциями (кроме инструктажей по охране труда — о них ниже);
• служебные записки, заявления на справки, согласования;
• визирование документов руководителем, когда руководитель согласовывает, например, отпуск своего сотрудника;
• прочие документы, не вошедшие в перечень части 4 статьи 22.3.

То есть именно тот вал документов, который в обычной компании составляет 80-90% всего кадрового потока. Отпуска — самый массовый документ у большинства работодателей, командировки во многих компаниях идут следом. И всё это спокойно закрывается простой подписью. В практике Добыто мы видим, что когда заказчик впервые садится считать структуру своего документооборота, он удивляется: под «тяжёлую» УКЭП попадает совсем небольшая доля бумаг, а основную массу можно гонять под ПЭП — а это совсем другие денюжки для работодателя.

Подписать документ электронной подписью онлайн

1 Загрузите необходимые файлы:

Перетащите или выберите файл

2 Выберите электронную подпись:

Отправить

Отправить

Нажимая кнопку «Подписать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Что нельзя подписывать ПЭП: повышенные требования статьи 22.3

Часть 4 статьи 22.3 ТК РФ — это и есть та граница, где простая подпись работника заканчивается. По этим документам работник обязан использовать УКЭП, либо УНЭП (порядок проверки которой определён соглашением сторон трудового договора), либо УНЭП, выданную через инфраструктуру электронного правительства — то есть Госключ. ПЭП тут не годится. Перечень закрытый:

• трудовой договор и изменения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, и изменения к ним;
• согласие на перевод;
• заявление об увольнении и отзыв заявления об увольнении;
• ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания.

Логику тут искать незачем — её нужно просто выполнять. Законодатель отнёс к «критическим» документы, где цена ошибки или подлога высока: всё, что связано с трудовым договором, материальной ответственностью, увольнением и дисциплинаркой. Для них важна гарантия неизменности текста, которую ПЭП дать не может, а УНЭП и УКЭП — могут.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый косяк, который я вижу на внедрениях, — попытка подписать заявление об увольнении простой подписью, типа ‘смазка всё решит’. Не решит. Это прямой пункт части 4 статьи 22.3, тут нужна как минимум УНЭП работника. Если работодатель проигнорирует и потом дойдёт до спора, такое увольнение оспорят как ненадлежаще оформленное. На таких грабли наступают регулярно, и обиднее всего, что это лечится одной строчкой в маршруте подписания.»

Со стороны работодателя расклад проще: по этим же документам работодатель всегда подписывает УКЭП. И вообще со стороны организации — неважно, гендир это, руководитель кадровой службы или зупник-расчётчик — подпись всегда усиленная квалифицированная. ПЭП от лица компании в кадровом ЭДО не применяется.

Как настроить подписание ПЭП в КЭДО: пошаговая инструкция

Документы-исключения: что вообще нельзя переводить в электронный вид

Отдельно от вопроса «какой подписью» стоит вопрос «а можно ли вообще в цифру». Статья 22.1 ТК РФ перечисляет документы, на которые нормы о КЭДО не распространяются совсем — их нельзя оформлять в электронном виде без дублирования на бумаге, и ПЭП тут вообще ни при чём, потому что эти бумаги остаются бумагами. Таких документов четыре:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (если книжка не переведена в электронный вид по статьям 66 и 66.1 ТК РФ);
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

По инструктажам логика хотя бы понятна: инструктаж по технике безопасности проводят очно, и человек должен очно расписаться, что прошёл его. Если разрешить дистанционное подписание, появится соблазн подмахнуть, не проходя инструктаж вовсе. С увольнением и трудовой книжкой объяснение менее очевидное, но требование от этого не перестаёт быть обязательным.

Важно не путать эти две вещи. Заявление об увольнении — можно в электронный вид, но только усиленной подписью работника (часть 4 статьи 22.3). А вот приказ об увольнении — нельзя в электронный вид в принципе (статья 22.1). Это разные документы и разные нормы, и кадровики на этом путаются постоянно.

Как обеспечить юридическую значимость документа, подписанного ПЭП

Для УКЭП ничего дополнительно не нужно: документ, подписанный квалифицированной подписью, по закону равнозначен бумажному с собственноручной подписью. А вот для ПЭП и УНЭП юридическая значимость не возникает сама по себе. Тут два условия: правила применения подписи должны быть установлены либо законом и подзаконными актами, либо соглашением между участниками взаимодействия; и в системе должна быть возможность определить лицо, подписавшее документ.

Для ПЭП работника в КЭДО это означает конкретный набор требований. В соглашении сторон трудового договора (или в положении о КЭДО, к которому работник присоединяется) прописывается порядок определения лица по его простой подписи — грубо говоря, приказом закрепляется, какой логин какому сотруднику присвоен. Дальше работник обязан соблюдать конфиденциальность ключа — доменного пароля или пароля от личного кабинета, который он хранит в секрете. Когда человек заходит в свою учётку и от её имени совершает действия, это при соблюдении перечисленных условий принимается как его простая электронная подпись.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда мы запускаем КЭДО, мы закладываем 2-3 недели на пилотную группу перед раскатыванием на всю компанию. На пилоте сразу видно, корректно ли в системе настроены правила определения лица по ПЭП и не путаются ли сотрудники с логином и паролем. Это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом раскатывании, когда тысячи людей одновременно лезут подписывать.»

Отдельная история — долгосрочное хранение. Подпись живёт, пока действует сертификат и криптоалгоритмы, а кадровые документы хранятся годами. Поэтому при выгрузке юридически значимого архива система отдаёт документы вместе с файлами подписи в формате SIG — в этом случае подпись можно проверить и спустя годы. Разобраться, как создаётся файл электронной подписи в формате SIG, полезно при работе с архивом.

Образцы документов для перехода на КЭДО и подписание ПЭП

ПЭП, УНЭП или Госключ: чем подписывать на практике

Раз ПЭП закрывает большинство документов, возникает резонный вопрос — зачем вообще возиться с усиленными подписями для рядовых сотрудников. Ответ в том, что часть документов под ПЭП просто не подписать, а держать два разных инструмента под разные бумаги неудобно. Поэтому на практике сложилось несколько рабочих сценариев.

Первый — ПЭП через логин и пароль в личном кабинете. Дёшево, быстро подключается, годится для отпусков, командировок, ознакомления с расчётками и ЛНА. Второй — УНЭП через Госключ, мобильное приложение от Минцифры, бесплатное для граждан и работодателей; подпись выпускается дистанционно за несколько минут. Госключ закрывает и «тяжёлые» документы из части 4 статьи 22.3, и удобен сотруднику — одной подписью подписывают документы в разных системах. С 2025 года он доступен прямо внутри приложения Госуслуг; скачать приложение и проверить подпись можно через портал Госуслуг. Версию для Windows и Linux Минцифры анонсировало до конца 2026 года — это решит проблему регионов, где до 10-15% работников пользуются кнопочными телефонами.

Третий сценарий — одноразовая ПЭП по SMS для тех, у кого кнопочный телефон или предубеждение против установки приложений. Документ генерируется в виде ссылки, работник открывает её на любом устройстве, жмёт «подписать» и вводит код из SMS. В практике Добыто мы поддерживаем все эти варианты в одном сервисе и на этапе внедрения вместе с кадровиком прописываем в маршруте, какой документ каким типом подписи закрывается, — сотрудник физически не сможет поставить ПЭП там, где нужна усиленная.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«По закону у работника может быть сколько угодно подписей, как в жизни — руками я могу подписать что угодно. Но в системе мы выставляем запреты: этот документ — только этой подписью, и менять нельзя. Иначе человек запутается и в итоге вообще ничего подписать не сможет. На массовке, когда принимаешь целый отдел разом, это особенно критично — один косяк в настройке маршрута, и встаёт подписание у всех.»

Стоимость подключения КЭДО с подписанием ПЭП

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых функций. ПЭП и УНЭП в сервисе Добыто включены в стоимость рабочего места — отдельно за простую подпись платить не нужно. Дороже выходит только там, где сотрудникам требуется УКЭП, потому что туда добавляется выпуск квалифицированного сертификата.

Тариф Бизнес рассчитывается от 50 ₽ за сотрудника в месяц при минимальной оплате 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от числа работников, нужен ли УКЭП и какие модули вы подключаете — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее. Чем больше доля документов под ПЭП и УНЭП, тем дешевле выходит проект, потому что не приходится выпускать платные квалифицированные сертификаты на каждого.

Типичные ошибки при выборе подписи для кадровых документов

Первая ошибка — подписывать ПЭП то, что требует усиленной подписи. Чаще всего страдают заявление об увольнении и согласие на перевод: их по привычке гонят как обычное заявление под простой подписью. Мотив понятен — так быстрее и дешевле. Цена ошибки: при споре документ признают ненадлежаще оформленным, а увольнение или перевод — оспоримым. Восстановление работника по суду плюс вынужденный прогул — это уже совсем другие суммы, чем выпуск одной УНЭП.

Вторая ошибка — вообще не заключать соглашение о правилах применения ПЭП. Работодатель раздал логины, люди подписывают, всё вроде работает. Но без прописанного порядка определения лица по подписи и требования к конфиденциальности ключа такая ПЭП юридической значимости не имеет, и любой подписанный документ можно оспорить.

Третья ошибка — пытаться оформить в электронном виде то, что вообще исключено статьёй 22.1: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктаж по охране труда, бумажную трудовую книжку. Здесь не помогает никакая подпись. Цена ошибки: предписание ГИТ и штраф за нарушение порядка ведения кадровых документов.

Выводы: что можно подписывать ПЭП

Простой электронной подписью работник подписывает большинство кадровых документов — заявления на отпуск, командировки, ознакомление с расчётными листками и локальными нормативными актами, служебные записки, согласования. Граница задана частью 4 статьи 22.3 ТК РФ: всё, что в неё не вошло, можно закрывать ПЭП при условии, что соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица по подписи и требование к конфиденциальности ключа. Документы из части 4 — трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, согласие на перевод, заявление об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении условий и с приказом о дисциплинарном взыскании — требуют от работника как минимум УНЭП.

На практике стоит сразу составить реестр всех кадровых документов и разнести их по видам подписи, прописать порядок применения ПЭП в положении о КЭДО и зашить запрет на простую подпись там, где нужна усиленная. Отдельно держите в голове статью 22.1: приказ об увольнении, акт о несчастном случае, инструктажи по охране труда и бумажную трудовую книжку нельзя оформлять в электронном виде вовсе, и тут вопрос подписи не стоит. Не путайте заявление об увольнении (можно в цифру усиленной подписью) с приказом об увольнении (только бумага).

В ближайшее время доля документов под ПЭП и УНЭП будет расти за счёт распространения Госключа: он бесплатен, выпускается дистанционно, уже встроен в Госуслуги, а до конца 2026 года появится версия для Windows и Linux. Это снимает последний барьер для регионов и сотрудников без смартфонов, так что переходить на электронное подписание имеет смысл, не дожидаясь, пока КЭДО станет обязательным.

Часто задаваемые вопросы