Как подписать заявление ПЭП: инструкция и список документов

Подписать заявление ПЭП — значит заверить кадровый документ простой электронной подписью прямо в системе работодателя, без токенов, флешек и похода в отдел кадров. Чаще всего так подписывают заявления на отпуск, на справку, на отгул, согласия и ознакомления с ЛНА — то есть массовую бытовую кадровую первичку, которой в любой компании больше всего. Разберём, что закон относит к ПЭП, какие именно заявления ей можно подписать, а какие нет, как выглядит сам процесс подписания со стороны сотрудника и сколько это стоит работодателю в 2026 году. Это часть большого материала про подписание документов электронной подписью, где собраны все виды ЭП и сценарии их применения.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое ПЭП и почему ей подписывают заявления

Простая электронная подпись — это подпись, которая через коды, пароли или иные средства подтверждает, что документ заверил конкретный человек. Никаких криптографических преобразований с текстом не происходит. Фиксируется сам факт подписания и личность подписанта. Грубо говоря, одноразка, пришедшая в SMS, или ваш логин и пароль от учётной записи в кадровой системе — это и есть ПЭП. По той же логике работает код подтверждения операции в банковском приложении.

И тут сразу нюанс, который путает почти всех. ПЭП не проверяет целостность документа. То есть сам факт, что вы подписали, она зафиксирует, а вот доказать, что текст после подписания не меняли, простая подпись технически не может. Поэтому закон и не пускает её к договорам, где цена ошибки высокая. Зато для потока заявлений, ознакомлений и согласий она подходит идеально — там важна оперативность и массовость, а не криптостойкость каждой буквы.

Большинство компаний используют для кадровых заявлений именно простую подпись. Это видно даже по статистике рынка — остальные виды подписи применяются реже, потому что дороже и сложнее в обслуживании. По сути работодатель закрывает 80% кадрового потока самым дешёвым инструментом, а тяжёлую артиллерию в виде УКЭП достаёт только там, где без неё нельзя.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Нюанс при выборе вида ЭП — не всегда нужна УКЭП. Для заявления на отпуск или ознакомления с приказом в большинстве случаев хватает ПЭП, а это совсем другие денюжки для работодателя. Главное — не лепить квалифицированную подпись на каждую бумажечку из принципа, иначе бюджет на КЭДО раздувается на ровном месте.»

Какие заявления можно подписать ПЭП, а какие нельзя

Логика тут простая, хотя в законе она зашита неочевидно. Есть короткий закрытый перечень документов, для которых ст. 22.3 ТК РФ требует усиленную подпись — квалифицированную или неквалифицированную с проверкой по соглашению сторон. Всё, что в этот перечень не попало, можно подписывать простой электронной подписью. И заявлений в перечне требующих усиленную подпись почти нет — они как раз и составляют ту массу, которую отдают под ПЭП.

Закрытый список под усиленную подпись со стороны работника выглядит так: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы и внесение в них изменений, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора и с приказом о применении дисциплинарного взыскания. Вот это — зона усиленной подписи. Заявление об увольнении тоже сюда, обратите внимание, его ПЭП не подпишешь.

А под ПЭП уходит всё остальное:

• заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск и на отпуск без сохранения зарплаты;
• заявление на отгул, на перенос отпуска, на учебный отпуск;
• заявление на выдачу справки, копии документа, расчётного листка;
• заявление на изменение реквизитов, банковских данных для перечисления зарплаты;
• ознакомление с локальными нормативными актами, графиком отпусков, табелем;
• согласия, объяснительные, служебные записки и прочая текучка.

Отдельно держим в голове документы, которые в электронный вид не переводятся вообще, никакой подписью: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности на бумаге, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении в части, требующей бумажной формы, и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда с личной подписью. Их ПЭП не спасёт — тут вопрос не в виде подписи, а в самой допустимости электронного формата.

Как подписать заявление ПЭП: пошаговая инструкция

Весь процесс занимает меньше минуты. Сотруднику не нужно ставить криптопровайдер, возиться с флешкой или искать серт в менеджере сертификатов — всё происходит через браузер или мобильное приложение. В практике Добыто мы видим, что именно простота подписания ПЭП снимает большую часть сопротивления линейного персонала при переходе на КЭДО: люди боятся не электронного документооборота как такового, а сложных программ, которых тут просто нет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Когда раскатываешь КЭДО на массовку — склады, торговые точки, производство — главный затык всегда в том, что синие воротнички не хотят ничего устанавливать. ПЭП через эсэмэску закрывает эту боль: пришёл код, ввёл, подписал. Никаких крышечек, колпачков и флешек. Доходимость до подписания вырастает в разы.»

Чем ПЭП отличается от НЭП и УКЭП при подписании

Раз уж заявление можно подписать только разрешённым видом подписи, держите ориентир по различиям. Все три вида объединяет одно: они позволяют установить лицо, подписавшее документ. Дальше начинаются различия.

Главное практическое отличие ПЭП — она фиксирует только факт подписания, без проверки неизменности текста. УНЭП и УКЭП за счёт криптографии гарантируют, что документ после подписи не меняли. Поэтому закон и развёл их по разным корзинам. Для заявления на отпуск целостность текста не так критична — там нет миллионных обязательств. А вот трудовой договор уже требует доказуемой неизменности, отсюда и требование усиленной подписи.

Ещё момент про портал Работа в России. Простой электронной подписью там считается подпись на основе подтверждённой учётной записи на госуслугах — её называют ПЭП ЕСИА. Если кадровые документы размещаются через эту платформу, на них дополнительно проставляется штампик Федеральной службы по труду и занятости, подтверждающий, что документ прошёл через государственную систему. Логику этого требования искать бессмысленно, его нужно просто учитывать при настройке маршрутов.

Что нужно работодателю, чтобы заявления подписывались ПЭП

Просто так включить ПЭП нельзя — нужна нормативная обвязка. Использование простой электронной подписи во внутреннем кадровом документообороте регулируется требованиями ст. 22.1-22.3 ТК РФ, и работодатель обязан закрепить порядок её применения. На практике это означает несколько обязательных вещей.

Сначала компания принимает решение о переходе на КЭДО и издаёт об этом приказ. Затем нужно собрать согласия работников — перевод на электронный документооборот без согласия сотрудника невозможен, это прямое требование ст. 22.2 ТК РФ. Дальше работодатель утверждает локальный нормативный акт, в котором прописывает, какими видами подписи какие документы подписываются, как формируется и проверяется ПЭП, кто и за что отвечает. И только после этого система начинает раздавать сотрудникам учётки и принимать подписи.

Важный частный случай — расходы. Возложить затраты на электронную подпись на работника закон запрещает. Для ПЭП это редко создаёт проблему, потому что простая подпись фактически бесплатна для сотрудника: ни токена, ни сертификата покупать не нужно. А вот при выборе усиленной подписи этот запрет приходится держать в голове. Мария Ж не раз сталкивалась с попытками работодателей переложить выпуск подписи на сотрудника — так делать нельзя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Без согласия работника на КЭДО переводить его на электронный документооборот нельзя — это первое, что проверяет ГИТ. И второе: вся цепочка подписей должна фиксироваться с отметками времени. Если заявление подписано ПЭП, а в журнале нет следа, кто и когда это сделал, то в суде такая подпись превращается в тыкву. Регламент говорит одно, а инспектор смотрит на реальный лог.»

Подробные требования к организации электронного кадрового документооборота и проверкам можно посмотреть на сайте Роструда — портал Онлайнинспекция.рф публикует разъяснения по применению электронных подписей в трудовых отношениях.

Образцы документов для подписания заявлений электронной подписью

Как подписать заявление ПЭП со стороны кадровика и сотрудника

Со стороны сотрудника всё сводится к получению кода и его вводу — это я описала в инструкции выше. Интереснее посмотреть на полный маршрут глазами кадровой службы, потому что заявление редко существует само по себе — оно проходит цепочку согласования.

Кадровик создаёт заявление из шаблона либо принимает его от сотрудника через личный кабинет. Дальше документ идёт по маршруту: например, заявление на отпуск сначала визирует руководитель, потом подписывает сам заявитель, потом фиксирует кадровик. На каждом этапе система определяет, какая подпись допустима. Для заявления это ПЭП, и сотрудник подписывает его через одноразку. В сервисе Добыто маршрут согласования настраивается гибко — параллельные и последовательные этапы, выбор типа подписи на каждом шаге, автозакрытие этапа по таймауту, если кто-то завис.

Использовать мобильный телефон как основной инструмент подписания — самый быстрый способ работы с кадровыми документами для сотрудника. Заявления видно в приложении, подписать можно за пару касаний, не отходя от рабочего места. На этом пути, как говорят на вебинарах коллеги-внедренцы, выигрывают все: и компания, которая экономит на бумаге, и кадровик, которому не нужно бегать с бумажками между подписантами.

Стоимость подписания заявлений ПЭП в сервисе КЭДО Добыто

Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Простая электронная подпись для подписания заявлений в большинстве сервисов входит в стоимость рабочего места и отдельно не тарифицируется — платит работодатель за сотрудника в месяц, а не за каждую подпись. Это рыночный подход: пользуешься — платишь, не пользуешься — нет.

На тарифе Бизнс минимальная оплата рассчитывается от 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Итоговая сумма зависит от штата, набора подписей и нужных интеграций — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут посчитать точнее под вашу численность. Если в перечне нет позиции под вашу задачу, стоимость рассчитывается индивидуально.

Типичные ошибки при подписании заявлений ПЭП

Первая ошибка — подписывать ПЭП документы из перечня ст. 22.3. Делают так ради экономии и скорости: зачем выпускать усиленную подпись, если простая под рукой. Цена ошибки — заявление об увольнении или согласие на перевод, подписанные ПЭП, при споре могут признать ненадлежаще оформленными, а это уже риск восстановления работника и выплат за вынужденный прогул.

Вторая ошибка — запустить ПЭП без локального нормативного акта о порядке её использования. Мотив всё тот же: побыстрее стартовать. Но без ЛНА, описывающего, как формируется и проверяется простая подпись, ГИТ при проверке поставит под сомнение юридическую значимость всех подписанных документов. Штраф по ст. 5.27 КоАП для юрлица — до 50 000 руб. за нарушение, а нарушений при таком подходе набирается пачка.

Третья ошибка — не закладывать пилотную группу. Компания раскатывает КЭДО сразу на весь штат, и линейный персонал заваливает кадровую службу вопросами, почему не приходит код, куда нажимать, как подписать. Мы в Добыто закладываем 2-3 недели на обучение пилотной группы — это экономит клиенту месяц на устранении грабель при массовом раскатывании.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«За время работы мы подключили более 500 компаний и выработали алгоритм, который позволяет запускать КЭДО с подписанием заявлений ПЭП с первого раза без замечаний ГИТ в большинстве проектов. Главное правило — не пытаться раскатать на всю компанию без пилота и не лепить усиленную подпись туда, где хватает простой.»

Выводы: подписание заявлений простой электронной подписью

Простая электронная подпись закрывает основную массу кадровых заявлений — на отпуск, справки, отгулы, ознакомления и согласия. Подписать заявление ПЭП сотрудник может за минуту через код из SMS или push в мобильном приложении, без токенов и криптопровайдеров. Под усиленную подпись по ст. 22.3 ТК РФ уходит только короткий закрытый перечень: трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, заявление об увольнении и ещё несколько документов. Всё остальное допустимо подписывать простой подписью.

Чтобы заявления подписывались ПЭП законно, работодателю нужно издать приказ о КЭДО, собрать согласия работников и утвердить ЛНА о порядке использования простой подписи. Перевод на электронный документооборот без согласия сотрудника невозможен по ст. 22.2 ТК РФ. Расходы на подпись нельзя возлагать на работника, но для ПЭП это редко проблема — простая подпись для сотрудника фактически бесплатна и входит в стоимость рабочего места. Вся цепочка подписания должна фиксироваться с отметками времени, иначе подпись сложно защитить при проверке или в суде.

При выборе вида подписи держите баланс: усиленная подпись там, где её требует закон, простая — для текучки. Это снижает затраты на КЭДО и не создаёт юридических рисков. В ближайшие годы доля заявлений, подписанных ПЭП через мобильные приложения, продолжит расти, а интеграция с государственными платформами вроде Работы в России и Госуслуг сделает процесс ещё проще.

Часто задаваемые вопросы