«Астрал iКЭДО» – сервис электронного кадрового документооборота, с помощью которого можно существенно сократить объемы бумажной документации и ускорить бизнес-процессы в любой компании. Сервис рассчитан на предприятия любого уровня, от небольших фирм до крупных корпораций, с его помощью можно быстро наладить электронный кадровый документооборот. Широкие возможности для бизнеса можно использовать при модернизации взаимодействия работодателя и сотрудников.
Читайте, в чем заключаются особенности сервиса Астрал КЭДО, какие процессы и действия будут доступны кадровикам, какие альтернативные варианты может выбрать компания.
Кому будет полезна установка сервиса «Астрал iКЭДО»?
Это специализированный сервис, ориентированный преимущественно на кадровый документооборот. Для бухучета и других форм электронного документооборота разработчик подготовил другие профильные программы, в частности 1С-ЭДО и Астрал.ЭДО. Специализированный программный комплекс может быть интересен следующим категориям сотрудников в организации:
- Руководителю отдела кадров. С помощью программы можно будет автоматизировать часть работы, сэкономить время на решение задач, организовать дистанционный обмен документации. После внедрения сервиса больше не придется отправлять оригиналы бумаг по почте или организовывать курьерскую доставку – все вопросы можно будет решать через интернет.
- Директору организации. Они получает возможность избавиться от крупных затрат на содержание офиса. Больше не нужно будет постоянно покупать бумагу, заправлять картриджи для принтеров, приобретать канцелярские принадлежности. Также директор получит возможность нанимать сотрудников из любого региона РФ, что значительно уменьшит фонд оплаты труда.
- Директору по персоналу. Значительно расширится выбор соискателей на вакансии, так как можно будет нанимать людей на удаленную работу со всей страны. Дистанционное взаимодействие работодателя и работника помогает повысить лояльности, оно будет выгодным всем участникам трудовых отношений.
- ИТ- специалистам. Для них внедрение сервиса КЭДО – это возможность быстро начать работать с программой, ускорить кадровые процессы, оперативно провести обучение сотрудников. Программа обладает простым интерфейсом. С которым будет несложно разобраться даже представителям старшего поколения. В результате кадровая служба перейдет на новый технологический уровень.
Мнение эксперта. Сервис «Астрал iКЭДО» ориентирован преимущественно на крупные компании. В нем много возможностей для многоступенчатого согласования документации между отделами – это дает возможность значительно ускорить работу. Одна из распространенных проблем крупных компаний – несогласованность действий между отделами и затягивание принятия решений. Установка сервиса электронного документооборота решает эту проблему. Можно будет намного быстрее получать ответы на запросы, добиваться согласованности действий и успешно решать возникающие задачи. Для небольших и средних компаний лучшим вариантом станет работа с модулем «Добыто. КЭДО».
Возможности сервиса «Астрал iКЭДО»
Этот сервис обладает несколькими отличиями от аналогов, которые сделали его востребованным у российских предприятий и открыли широкие возможности для использования. Можно перечислить несколько важных ключевых функций:
- Предоставление усиленной неквалифицированной электронной подписи сотрудникам предприятий. Она выдается непосредственно в приложении, для ее получения не требуется посещать удостоверяющий центр. Компания-разработчик располагает собственным удостоверяющим центром, поэтому ее деятельность находится строго в рамках российского законодательства. УНЭП можно использовать при подписании электронных версий документов с контрагентами: договоров, соглашений, счетов-фактур и не только.
- Подписание документов с любого устройства. Программу можно установить на мобильные телефоны сотрудников, на планшеты, ноутбуки и рабочие компьютеры. В результате можно будет в любой момент согласовать и подписать документ, даже если сотрудник в данный момент не находится в офисе. Можно заранее организовать установку приложения и обучение его возможностям.
- Предоставление доступа к личному кабинету сотрудника с рассылкой уведомлений через Телеграм. Система личных кабинетов позволяет устанавливать уровни доступа к информации, защищая важные данные от неправомерного использования. Для авторизации потребуются логин и пароль.
- Возможность массового подписания одного документа. Например, это будет удобно, если нужно в срочном порядке заключить дополнительное соглашение с сотрудниками или получить от них подтверждение ознакомления с приказом руководства. Массовое подписание через сервис значительно экономит время: заместителю руководителя или кадровику не потребуется обходить все отделы для получения подписей.
- Гибкие маршруты согласования документации и их удобная настройка. Можно заранее установить кто должен подписывать документ, создать его, заполнить, а затем отправить по запланированному маршруту. В результате удается в минимальные сроки подписывать документацию и начинать ее исполнение.
- Возможность интегрировать сервис кадрового документооборота с 1С (в модуле «Добыто. КЭДО» данная функция удачнее). Это позволяет значительно упростить заполнение других документов, обмениваться данными, быстро получать требуемую информацию.
В результате комплекс возможностей позволяет организовать быстрый эффективный документооборот в кадровом подразделении предприятия и беспроблемное согласование документации с другими отделами. Например, если раньше внесение изменений в штатное расписание требовало длительных очных обсуждений и согласований, то сейчас можно отправить документ по маршруту согласования и быстро получить требуемый результат.
Пользователи могут выбирать шаблоны документов, чтобы быстро вносить в них изменения и отправлять подготовленную документацию по запланированному маршруту для согласования. При отсутствии спорных моментов весь процесс согласования может занять всего насколько минут.
Какие выгоды дает установка сервиса кадрового документооборота
Перевод документооборота в электронный формат стал общероссийским и мировым трендом. Больше не требуется тратить большие средства на обеспечение работы офисов, ждать подписания документа по несколько дней и постоянно ходить из отдела в отдел, чтобы найти нужного сотрудника. Внедрение электронного сервиса «Астрал iКЭДО» поможет сделать бизнес-процессы более быстрыми, что даст конкурентное преимущество компании.
Мнение эксперта. Внедрение сервиса требует затрат, так как требуется оплачивать подписку. Однако при правильной организации работы такие затраты будут оправданными – улучшение кадровых процессов и оптимизация документооборота поможет увеличить прибыльность бизнеса. Увеличение дохода позволит не только компенсировать затраты, но и получить значительную дополнительную выгоду.
Выбрать именно этот сервис для внедрения в компании будет выгодно по нескольким причинам:
- Руководитель получит удобный инструмент для контроля всех кадровых процессов в организации. Можно будет отслеживать результативность деятельности сотрудников, следить за ходом согласования и подписания документов, находить способы дополнительно оптимизировать затраты для повышения рентабельности бизнеса.
- Работник может экономить время: больше ему не нужно постоянно ходить между отделами, так как можно будет успешно решать все возникающие вопросы через интернет.
- Кадровому специалисту будет проще работать с документами на расстоянии. Это особенно удобно, если используется труд удаленных сотрудников, которые никогда лично в офисе не появляются.
«Астрал iКЭДО» прошел апробацию в десятках российских компаний и доказал свою результативность. Этот сервис соответствует требованиям российского законодательства, в том числе в области защиты персональных данных. Но ввиду сложности работы с указанным ПО, оптимальным решением может стать сервис «Добыто. КЭДО». Оценить его возможности можно в бесплатной демоверсии.
Сколько будет стоить внедрение «Астрал iКЭДО»?
Размер предстоящих затрат будет зависеть от количества сотрудников, работающих в организации. Стандартная стоимость подключения одного работника к системе составляет 700 рублей – за эту сумму он получит доступ ко всем возможностям сервиса. Для среднего и крупного бизнеса предоставляются дополнительные скидки:
- Если количество приобретаемых лицензий увеличивается до диапазона от 251 до 500 сотрудников, стоимость подключения каждого составит 650 рублей. В результате для всего персонала экономия для бизнеса будет значительной.
- Если количество сотрудников на предприятии в диапазоне от 501 до 1000, то стоимость подключения каждого из них к системе снизится уже до 600 рублей. Это даст возможность дополнительно сэкономить.
- Для наиболее крупных предприятий, на которых работает более 1000 сотрудников стоимость подключения снижается до 550 рублей.
Разнообразие тарифных планов помогает найти наиболее подходящее решение для представителей бизнеса любого уровня. Предоставление скидок станет дополнительным преимуществом подключения крупной организации к системе электронного документооборота.
Мнение эксперта. Система предоставляет возможность пробного доступа – это отличный способ оценить, насколько полезной и удобной она будет во время решения повседневных задач кадровой службы. После окончания срока использования пробной лицензии можно будет принять окончательно решение. Доступ к сервису может быть открыт не для всех сотрудников, это поможет дополнительно снизить затраты.
Организация технической поддержки
Одним из преимуществ сервиса «Астрал iКЭДО» стала круглосуточная техническая поддержка. При возникновении какого-либо сбоя можно в любой момент позвонить по бесплатному федеральному номеру 8-800-600-81-55 или отправить сообщение на адрес help@ikedo.ru. Это дает возможность оперативно решить возникающие вопросы, получить помощь в устранении технических проблем.
При установке и внедрении сервиса специалисты технического отдела должны ознакомиться с руководством пользователя, а затем провести обучение сотрудников на местах. В первое время с работой сервиса электронного документооборота могут возникать сложности, так как некоторым сотрудникам будет сложно приспособиться к новым требованиям, однако впоследствии будут устранены любые проблемы.
Поскольку сервис изначально рассчитан на интеграцию с «1С» и другими программами, которые использует компания, обычно не возникает никаких сложностей с импортом и экспортом информации.
Возможности использования сервиса для работы с удаленными сотрудниками
Один из главных плюсов внедрения сервиса «Астрал iКЭДО» — возможность намного более выгодного и удобного взаимодействия с удалёнными сотрудниками. Кадровая служба должна соблюдать все требования трудового законодательства при взаимодействии с персоналом на расстоянии. Однако до недавнего времени это было проблематично сделать из-за сложности с подписанием различных кадровых документов.
Работа с удаленными сотрудниками
Сервис «Астрал iКЭДО» дает возможность наладить взаимодействие с сотрудниками из любого региона РФ. Для предприятия это выгодно, так как вдалеке от столиц зарплатные ожидания соискателей на вакансии значительно ниже, поэтому можно будет уменьшать фонд оплаты труда. С помощью цифрового сервиса можно решать различные повседневные задачи:
- Прием удаленных сотрудников на работу. С помощью сервиса можно будет предоставить работнику электронную подпись, с помощью которой он сможет подписывают документы на расстоянии и придавать им юридическую силу.
- Оповещения о приказах, распоряжениях руководства, графике отпусков и т.д. До недавнего времени это было причиной многочисленных судебных споров: работник мог заявить, что не знал о новом приказе, так как работает удаленно. Новые технические возможности дают возможность ознакомить персонал с приказом руководства под роспись и при этом гарантировать отсутствие каких-либо спорных ситуаций.
- Решение всех вопросов с кадровой службой на расстоянии. Сотрудник может получать различные справки выписки, знакомиться с документацией руководства, а кадровики могут добиться мгновенного выполнения требуемого действия. Уходит в прошлое необходимость длительной переписки, при которой каждую бумагу нужно было пересылать по почте, подписывать, а затем возвращать обратно.
- Значительная экономия времени. Удаленные сотрудники могут быстрее приступить к работе благодаря ускоренному согласованию документации при приеме на работу. Если требуется проходить многоступенчатые собеседования и интервью, их будет проще организовать через электронный сервис.
- Соблюдение требований законодательства. Именно удаленные сотрудники зачастую оказываются в наиболее проигрышном положении: до недавнего времени с ними редко заключались официальные трудовые договоры, их было намного проще уволить из-за отсутствия подтвержденных трудовых отношений. Теперь вся кадровая документация, оформленная в электронном виде и заверенная цифровой подписью, приобретает юридическую силу, что устанавливает ответственность работодателя за все действия удаленного сотрудника.
В результате теперь удаленный персонал действительно работает на тех же условиях, что и офлайн сотрудники. При приеме на работу такой сотрудник подписывает соглашение об использовании персональных данных, а также знакомится под роспись с правилами внутреннего распорядка в организации. Работодатель может установить нормы времени пребывания в рабочем чате, прописать способы и периодичность рассылки уведомления и другой важной информации.
Если нарушение было серьезным, сотрудник теперь может его подтвердить. Для этого проводится анализ документации предприятия: руководство обязано предоставить доступ работникам налогового или иного надзорного ведомства. Если работодатель не соблюдал правила оформления документов, в том числе в цифровом виде, ему грозят серьёзные штрафы.
Заключение
- Система кадрового документооборота «Астрал iКЭДО» станет выгодным решением для предприятий, которые хотят перейти на новый технологический уровень в области кадровой политики и управления.
- Сервис открывает множество полезных возможностей для создания заполнения, отправки документов, а также для их многоступенчатого согласования между различными отделами и подразделениями.
