Сервисы базы знаний — обзор и рекомендации

С ростом объема хранимых данных и необходимости оперативного доступа к ним, возникает потребность в эффективных инструментах, которые бы аккумулировали в себя нужную информацию. Один из наиболее полезных инструментов, который решает эту проблему — сервис базы знаний(“БЗ”).  Это высокоорганизованная платформа, разработанная для хранения, управления и передачи информации. Программа объединяет в себе функции по созданию, организации и поиску необходимых данных, обеспечивая непрерывный доступ к знаниям и оптимизируя рабочие процессы. 

Читайте, в чем заключаются основные аспекты работы сервиса базы знаний, какой функционал предлагают разные программы, какие преимущества использования этой платформы получит компания.

Основные характеристики сервиса. Популярные предложения на рынке

Одной из наиболее важных характеристик сервиса базы знаний является способность к созданию, дополнению и обновлению различной информации. Программа позволяет пользователям создавать новые записи, редактировать существующие и контролировать изменения в базе данных. Благодаря удобному интерфейсу и интуитивно понятным инструментам, наполнение базы знаний становится простым и доступным для всех участников команды.

Кроме того, БЗ способно предоставить персонализированную информацию. В зависимости от ролей и прав доступа, сотрудники могут видеть только ту информацию, которая для них актуальна. Это повышает эффективность работы и увеличивает точность принимаемых решений.

Важным аспектом также является возможность быстрого поиска нужных сведений. Сервисы позволяют пользователям легко находить необходимые данные, минуя необходимость вручную просматривать большие объемы. Такой подход существенно экономит время и ресурсы, что особенно важно в современном быстром темпе работы.

Топ-5 видов платформ

Все больше компаний становятся заинтересованы в использовании платформ БЗ для улучшения своей работы и максимального использования доступных ресурсов. На сегодняшний день на рынке представлено большое разнообразие таких сервисов. Например:

1. Obsidian — помогает создавать заметки и связи между ними, создавая полноценную базу знаний. Изначально разработанный для персонального использования, сейчас он также популярен в командной работе.
2. GitBook — платформа, предназначенная для хранения и управления знаниями. Она была создана с целью улучшить работу технических команд, особенно разработчиков.
3. Ас про. Agile — сервис для управления проектами. Предлагает разнообразные инструменты, например встроенный мессенджер, а также интеграцию БЗ для сотрудников компании. 
4. UserEcho — это система для организации службы поддержки клиентов. Она включает несколько инструментов, включая форум отзывов, онлайн-чата и базу знаний. 
5. Добыто — это уникальная российская платформа с сертифицированным российским программным обеспечением, а также встроенным искусственным интеллектом. Предоставляет возможность создавать заметки, на основе которых можно разрабатывать различные образовательные материалы, включая курсы, задания и тесты. Пользователи могут хранить данные как на облачном сервере, так и на собственном сервере, при этом информация автоматически сохраняется. «Добыто» является очень удобной платформой для работы с базой знаний, особенно благодаря своим технологическим особенностям, таким как использование искусственного интеллекта.

Подбираем платформу: на что обратить внимание

При выборе платформы важно обратить внимание на несколько ключевых аспектов:

• создание образовательного материала: удобно когда пользователь сам участвует в создание собственного обучающего материала (заметки, задания и т.п.), а также имеет возможность делиться новыми материалами для обучения и обмена сведениями:
• удобная навигация и быстрый поиск — важные факторы, которые делают использование программы более продуктивным. Важно оценить, насколько легко можно найти нужную информацию и как быстро освоить функционал программы;
• доступность и интегрированность платформы: портал должен поддерживать различные устройства и операционные системы, чтобы вы могли получать доступ к необходимым сведениям в любое время и в любом месте;
• функциональность: если вам важно сохранять и делиться информацией, проверьте, что программа предоставляет удобные средства для хранения заметок и возможность совместной работы;
• безопасность данных — еще один ключевой аспект. Важно убедиться, что портал принимает меры безопасности для защиты вашей личной информации.

Важно тщательно рассмотреть все эти аспекты при выборе платформы, чтобы обеспечить максимальную эффективность и комфорт при работе с данными. Выбор подходящего портала — это вложение в образование и профессиональное развитие. 

Рассмотрим ключевые аспекты работы сервиса на примере “Добыто”.

Обзор ключевых аспектов сервиса базы знаний 

«Добыто» является удобной и понятной платформой, на которой сотрудники могут создавать, собирать, организовывать и обмениваться информацией. Портал обеспечивает удобный доступ к обучающим материалам, а также возможность делиться опытом и лучшими практиками. Отличительными функциональными особенностями сервиса можно назвать:

• возможность создавать заметки, задания и тесты; 
• формирование открытых вопросов по существующей информации;
• автоматическая проверка ответов и выдача результата;
• скорость работы;
• интеграция с другими системами;
• безопасное хранение данных; 
• удобную настройку и легкий доступ к программе; 
• использование искусственного интеллекта для навигации и поиска; 
• помощь искусственного интеллекта в создании нового материала;
• встроенный чат-бот.

Эффективное создание образовательных материалов: оптимизированный процесс формулировки вопросов, ответов и высокая скорость работы

Функционал приложения предоставляет возможность легкого создания образовательных материалов, включая заметки, тесты и задания. Заметки могут содержать информацию в различных форматах — текстовом или графическом, а также быть удобно организованы в папках и отправлены коллегам. Умный редактор обеспечивает быстрое создание заметок и перенос данных.

На основе заметок, можно создавать курсы на различные тематики. В процессе редактирования курсов есть возможность настроить доступ к ним, назначить ответственных за их прохождение и определить награды. Тестирование в рамках курсов осуществляется путем выбора правильного ответа из предложенных вариантов. После прохождения тестирования пользователю будет доступно правильное решение.

Взаимодействие с другими системами

Сервис имеет возможность соединения с такими системами, как Битрикс24, 1С и более 30-ю другими, в том числе через API. Помимо этого, данные, введенные в программу, автоматически сохраняются и загружаются на сервер. Всю сохраненную информацию можно открыть с помощью различных приложений.

Защита информации

Программа работает на отечественном программном обеспечении с офисом и разработчиками, базирующимися в Москве. Важно отметить, что сервис включен в реестр российского ПО.

Безопасность хранения данных обеспечивается, в том числе, системой регулирования доступа. Он может быть настроен в зависимости от роли пользователя и его полномочий. Сотрудники могут получить разрешение только на просмотр или на редактирование данных.

Быстрое подключение

Возможность удобной настройки и быстрого подключения к платформе является одной из ее особенностей. В сервисе предусмотрена возможность настройки доступа не только для сотрудников, но и для незарегистрированных пользователей. Также платформа обладает гибкими настройками для подключения неограниченного количества пользователей. Сам процесс подключения к сервису очень прост и не требует специальных знаний.

Комментарий специалиста. Встроенная технология искусственного интеллекта позволяет также быстро находить информацию в больших объемах данных. Для поиска не обязательно знать точное написание слова, достаточно начать печатать похожее выражение, и система найдет подходящие варианты.

Искусственный интеллект

Искусственный интеллект использует полученную информацию для создания нового обучающего материала, давая рекомендации и отвечая на вопросы. Этот процесс помогает создавать новый образовательный контент, как в рамках обучения в программе базы знаний, так и в работе организации.

Комментарий специалиста. Благодаря искусственному интеллекту, представлена также возможность получать информацию при помощи чат-бота. Бот позволяет обмениваться информацией из БЗ и создавать новые материалы на их основе, такие как должностные инструкции, презентации или статьи. Вы можете задавать боту любые вопросы, вести диалог, а также использовать его для выполнения рутинных задач, таких как генерация вопросов для интервью, подготовка презентаций или написание отчетов. В будущем планируется добавить поддержку чат-бота, где пользователи смогут задавать вопросы о сервисе и оценивать качество обслуживания.

Перспективы применения сервиса базы знаний

Преимущество применения платформы БЗ трудно переоценить:

1. Система обеспечивает доступность любой информации всем сотрудникам компании. Благодаря удобному интерфейсу и структурированным данным, работник может быстро найти любые сведения, необходимые для выполнения своих задач. Это сокращает время, которое раньше тратилось на поиск и ожидание ответов, а также повышает эффективность работы всей команды.
2. Платформа способствует обмену знаниями и опытом между работниками. Внутренние процессы компании становятся более прозрачными, и каждый сотрудник имеет возможность делиться своими навыками и творческими идеями. Это способствует развитию предприятия, так как работники получают доступ к сведениям, которые ранее были доступны только небольшой группе людей.
3. БЗ позволяет эффективно управлять знаниями компании, а также сохранять информацию о различных аспектах бизнеса, включая процессы, процедуры, практический опыт и решения проблем. Это позволяет предприятию сохранять историю своего развития и создавать надежный фундамент для будущего роста.

Комментарий специалиста. Преимущества применения сервиса БЗ в компании включают также возможность обучения новых работников. Программа может быть использована для создания учебных материалов, позволяющих быстро и эффективно вводить новых сотрудников в работу. Это помогает сократить затраты на обучение и адаптацию новых коллег, а также улучшает качество их работы.

Вывод

• Сервис базы знания является мощным инструментом для организации и систематизации информации в компании. Его применение открывает набор перспектив для развития бизнеса, включая повышение эффективности работы, улучшение коммуникации и обмена навыками между сотрудниками, а также управление знаниями предприятия. Внедрение БЗ становится неотъемлемой частью развития современных организаций и позволяет им быть конкурентоспособными в быстро меняющемся мире бизнеса.
• Система «Добыто» предоставляет возможности для создания и управления образовательными процессами в организации. Она помогает создать интеллектуальный фонд и улучшить коммуникацию сотрудников. Быстрая работа сервера позволяет оперативно передавать данные. Система также может сократить затраты на обучение персонала и другие организационные расходы. 

Часто задаваемые вопросы

По каким критериям лучше выбирать платформу?

Ответ: Определите для себя, что для вас является наиболее необходимым. На основе выбранных критериев, подберите соответствующий портал.

Нужны ли специальные познания для подключения к сервису?

Ответ: Как правило программы не предусматривают особых знаний для подключения к порталу. Например, в сервисе “Добыто”, настройка происходит за 10 минут и не требует особенных познаний.

Хотим получить квалифицированную электронную подпись, где ее получить?

Ответ: В удостоверяющем центре ФНС.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)