Сервис электронного документооборота

Электронный документооборот предусматривает работу с программами, сервисами и приложениями. Они могут устанавливаться на технических устройствах компании-заказчика, либо пользователи будут работать с онлайн-платформами. С учетом требований предприятия, можно выбрать сервис для общего электронного документооборота, либо программы для отдельных направлений и процессов. Для кадрового делопроизводства рекомендуем установить и использовать модуль «Добыто. КЭДО».

Читайте, какой сервис электронного документооборота может использовать компания, что входит в перечень его функциональных возможностей, как перейти на цифровое делопроизводство.

Что такое сервис электронного документооборота

Определение «электронный документооборот» говорит само за себя. Компания и ее сотрудники работают с документами в цифровом формате, осуществляют их подготовку, согласование и подписание. Для этого нужны программы и сервисы, которые разработаны специально для электронного делопроизводства. Это могут быть:

• программные комплексы для общего делопроизводства (примером можно назвать 1С);
• приложения и сервисы для отдельных направлений документооборота (бухгалтерский учет, кадровое дело и т.д.);
• программы для решения конкретных задач (например, для расчета выплат, оформления отдельных документов).

При электронном делопроизводстве документ изначально оформляется в цифровом виде. Его не нужно распечатывать, чтобы провести процедуры согласования и подписания. Обмер документами также осуществляется посредством электронного сервиса или программы.

Бумажную документацию, которая была оформлена до перехода компании на цифровое делопроизводство, тоже можно перевести в электронный архив. Такие возможности есть почти у всех сервисов электронного документооборота. Также программа обеспечивает хранение документов.

Комментарий эксперта. Каждая компания ведет кадровый документооборот. Для этих целей можно использовать общее или профильное программное обеспечение. Если выбирать сервис для работы с кадровыми документами, оптимальным решением станет модуль «Добыто. КЭДО». Там есть все необходимое для кадровиков, а многими функциями смогут воспользоваться и рядовые сотрудники фирмы.

Варианты подключения к сервисам электронного документооборота

Выбирая сервисы электронного документооборота, компания может рассмотреть следующие варианты:

• установка ПО на свои технические устройства – многие функции будут доступны в оффлайн-режиме, а информация и документы могут храниться исключительно на серверах и носителях предприятия;
• подключение к онлайн-сервисам разработчика или поставщика ПО – для полноценной работы нужен интернет, а сведения и документы будут храниться в облаке, на собственном или стороннем сервере;
• работа с сервисами на государственных платформах — такой вариант подходит только для отдельных задач делопроизводства (например, для загрузки или оформления отчетности).

Помимо сервиса электронного документооборота, его функции могут быть доступны в мобильных приложениях. Это дает дополнительное преимущество в работе, так как специалисты компании смогут подключаться к системе со служебных или личных гаджетов.

Нельзя однозначно сказать, какой из перечисленных выше вариантов удобнее в работе, выгоднее для предприятия. Объем функций и возможностей будет примерно одинаков. Отличается лишь схема подключения, алгоритмы действий в рамках делопроизводства. При наличии стабильного и скоростного интернета проблем с использованием онлайн-сервисов точно не возникнет.

Особенности внедрения и использования сервисов электронного документооборота

Даже если компания все еще не перешла на электронный документооборот, это придется сделать в ближайшее время по следующим причинам:

• если контрагент работает с электронными документами, у второй стороны тоже должна быть возможность получать и подписывать их в цифровом формате;
• государственная программа цифровизации предусматривает поэтапный переход на электронное делопроизводство до 2025 года;
• многие виды документов уже сейчас нужно обязательно оформлять в цифре (например, отчетность для предприятий, где работает более 10 человек).

Установка, настройка и подключение к сервисам электронного документооборота станет проще, если помощь окажет служба поддержки разработчика или поставщика ПО. Ее можно получить и при работе с модулем «Добыто. КЭДО».

Выделим основные требования, которые предъявляются к сервисам электронного документооборота:

• соответствие по техническим и программным требованиям, операционной системе, виду браузера;
• надежность, отсутствие сбоев и технических проблем;
• надлежащий уровень безопасности информации и документов, использование средств криптографической защиты и шифрования;
• совместимость с другими программами, установленными на предприятии;
• качество службы поддержки, реагирования на обращения пользователей.

Также программа или сервис электронного документооборота должен быть удобен в использовании, прост в освоении. На эти моменты стоит обращать внимание при тестировании ПО.

Комментарий эксперта. Переход на электронный документооборот включает достаточно много процессов, может занять длительное время. Поэтому стоит внимательно отнестись к выбору сервис или программы, чтобы потом не искать замену. Лучше всего запросить демоверсию ПО или тестовый период для оценки возможностей, проверки основных функций. Так вы сможете понять, что сервис соответствует вашим требованиям.

На что обратить внимание при выборе сервиса

Помимо проверки перечисленных выше требований, при выборе сервиса электронного документооборота стоит обратить внимание и на следующие моменты:

• функционал ПО, перечень доступных опций и возможностей;
• преимущества, о которых заявляет разработчик (например, в модуле «Добыто. КЭДО» можно выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись);
•  включение в реестр отечественного программного обеспечения;
• тарифы на приобретение, подключение, настройку и обслуживание сервиса, дополнительные услуги;
• отзывы со стороны компаний, которые уже работают с конкретной программой.

На сайте разработчика можно найти инструкции и правила пользования сервисов, узнать об особенностях подключения. Немаловажным моментом является описание маршрутов документов, нюансы работы с электронными подписями. До подписания договора обратите внимание на наличие у оператора ЭДО всех необходимых разрешений. Это гарантирует, что при документообороте не возникнет нарушений Закона № 63-ФЗ.

Функциональные возможности, процессы и действия

Принцип работы сервисов электронного документооборота строится на использовании набора определенных функций. Большинство систем позволяют реализовать следующие процессы:

• Создание, согласование, подписание и добавление документов. В некоторых системах можно самостоятельно создавать электронные документы во встроенном редакторе. Чаще же можно добавлять файлы определенных форматов (DOC, DOCX, PDF, JPEG и др.) с компьютера, выгружать из других программ при интеграции по API.
• Хранение электронных документов. В зависимости от схемы ЭДО, хранение осуществляется непосредственно на серверах оператора или заказчика. Первый вариант имеет преимущества, так как гарантируется конфиденциальность, защита от утери в случае повреждения серверного оборудования.
• Маршрутизация. Это настройка путей прохождения документа при согласовании, подписании несколькими участниками. Например, можно создать документ, отправить его по маршруту «руководитель отдела – руководитель компании – контрагент». Маршрутизация может быть последовательной (документ отправляется на подписание следующему участнику только после того, как будет подписан предыдущим) или параллельной (документ доступен всем участникам документооборота, а очередность подписания неважна).
• Обмен электронными документами между разными операторами ЭДО, поддержка внутреннего и внешнего электронного документооборота. Нет смысла приобретать несколько систем ЭДО, когда вести обмен с сотрудниками, контрагентами, контролирующими органами можно в одной системе.
• Автоматическая отправка оповещений. Не нужно постоянно заходить в систему ЭДО и находиться онлайн, чтобы узнать о текущем статусе электронного документа (просмотрен, но пока что не подписан, подписан, отклонен, подписан не всеми участниками). Для этого в сервисах предусмотрено автоматическое оповещение (по e-mail, SMS, через чат-бот и т.д.). Можно настраивать уведомления о действиях или статусах.

Также сервис электронного документооборота дает возможность разграничения прав доступа. Можно указать, кому будут доступны те или иные документы, а также права на действия с документами (только ознакомление, комментирование, редактирование, подписание). Все перечисленные функции реализованы и в модуле «Добыто. КЭДО».

Схема работы с сервисом электронного документооборота на предприятии

Общий принцип работы сервисов ЭДО основан на взаимодействии между сторонами документооборота с участием оператора ЭДО. Приведем пример маршрута прохождения документа:

• ответственный за конкретный процесс сотрудник подготавливает проект документа, отправляет через систему руководителю;
• глава компании знакомится с документом и утверждает его, подписывая своей УКЭП, либо отклоняет (если документ отправляется на доработку, то сотрудник получает уведомление, вносит необходимые правки и отправляет на повторное согласование);
• подписанный документ в электронном виде уже имеет юридическую значимость, после чего может направляться иным лицам (к процессу подключается оператор ЭДО, который обеспечивает передачу документов, гарантирует их защиты и подлинности);
• если получатель использует такой же сервис электронного документооборота, как и отправитель, то ему приходит уведомление о получении документа;
• если получатель использует другую систему, то осуществляется роуминг ЭДО.

Электронный документ также проходит через оператора ЭДО, после чего поступает обратно в компанию (изначальному отправителю). Там проверяется подлинность изначальной подписи по сертификату и ключу.  Если в документ перед подписанием партером были внесены какие-либо правки, то подпись изначального исправителя будет недействительной.

Пример приведен для внешнего документооборота с контрагентами. На таком же принципе основана работа модуля «Добыто. КЭДО», где можно оформлять документы по кадрам.

Комментарий эксперта. Для ведения электронного документооборота в соответствии с действующим законодательством обязательно выполнение 2-х условий — подписание электронных документов соответствующей электронной подписью и обеспечение передачи (обмена) электронными документами оператором ЭДО. Этим требованиям отвечает модуль «Добыто. КЭДО».

Преимущества использования модуля «Добыто. КЭДО»

Если вы выбираете сервис электронного документооборота для кадровой службы, модуль «Добыто. КЭДО» поможет решить любые задачи. Функционал сервиса позволяет:

• работать с любыми видами кадровой документации;
• вести кадровый учет, обмениваться данными с другими подразделениями фирмы;
• формировать внешнюю или внутреннюю отчетность;
• предоставлять работникам ограниченный доступ для работы с документами и информацией.

Модуль «Добыто. КЭДО» внесен в реестр отечественного ПО, что снимает любые ограничения на его использование.

Заключение

• Принцип работы сервиса электронного документооборота построен на обмене электронными документами между сторонами при участии оператора ЭДО. Сторонами электронного документооборота могут быть сотрудники и руководители компании, контрагенты (клиенты, партнеры, поставщики), контролирующие органы.
• Оператор ЭДО, как правило, хранит все документы и историю их «жизненного цикла» на собственных серверах, но доступа к ним не имеет. Также оператор обеспечивает безопасную отправку электронных документов, гарантирует подлинность таких документов, подписанных электронными подписями участников системы.
• В сервисах электронного документооборота есть базовый функционал для работы с электронными документами, а также для оповещения участников об изменении статусов документов. Подписание документов осуществляется непосредственно в системе.

FAQ

Может ли сотрудник получить доступ к сервису электронного документооборота?

У администратора, а чаще и у кадровика есть право добавления и удаления сотрудников в системе. В зависимости от ситуации, сотруднику могут предоставить полный или ограниченный доступ к сервису.

Можно ли пользоваться сервисом электронного документооборота без оформления документов в бумажном виде?

Компания вправе перевести в электронный вид абсолютно все документы – счета-фактуры, кадровую документацию, складские, юридические и иные документы. Ряд документов обязательно должен быть в бумажном виде, а продублировать их можно «в цифре».

Можно ли обмениваться документами в сервисе электронного документооборота с лицами, которые не подключены к оператору ЭДО?

У ключевых операторов ЭДО есть услуга SignedOnPage, что подразумевает электронный документооборот без оператора. Это означает, что при работе с таким контрагентом ему будет приходить на e-mail ссылки на документы. При переходе по ссылке будет открываться доступ к личному кабинету оператора ЭДО исключительно для подписания входящих документов. Создавать и отправлять документы второй участник через этот аккаунт не сможет.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)