Проверка соискателя при приёме на работу: что обязан работодатель

Проверка соискателя при приёме на работу — это сверка документов кандидата с требованиями закона и оценка рисков до подписания трудового договора. Часть проверок работодатель обязан провести по Трудовому кодексу, иначе допуск к работе оборачивается штрафом. В статье разберём, что обязан проверить каждый работодатель, что вправе проверять служба безопасности, какие документы нужны по статье 65 ТК РФ, сколько стоит проверка и где проходит граница между законной проверкой и нарушением. Это часть большого материала про проверку кандидатов при трудоустройстве и кадровый документооборот, где описан весь путь от анкеты до оформления принятого сотрудника.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что работодатель обязан проверить при приёме на работу по закону

Обязательная проверка начинается с документов из статьи 65 ТК РФ. Это закрытый перечень. Требовать сверх него работодатель не вправе, если иное не установлено Кодексом или другим федеральным законом. Кандидат предъявляет: паспорт или другой документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р), кроме случаев первого трудоустройства и совместительства; документ о регистрации в системе индивидуального учёта (бывший СНИЛС); документы воинского учёта — для военнообязанных и подлежащих призыву; документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний; справку о наличии или отсутствии судимости — если деятельность связана с ограничениями.

И вот тут первая развилка. Паспорт, трудовую и СНИЛС проверяют у всех. А диплом, военный билет и справку о судимости — выборочно, под конкретную должность. Кадровик не сверяет паспорт с базой МВД на действительность, хотя такая проверка доступна. Закон обязывает лишь убедиться, что документ предъявлен и оформлен. Дальше — зона рисков работодателя, и каждый сам решает, насколько глубоко копать.

По сути обязательная проверка решает три задачи: подтвердить личность, подтвердить право человека работать на этой должности и зафиксировать сведения для отчётности в Социальный фонд. Если на этапе оформления документов кадровая служба пропустит ограничение — например, примет дисквалифицированного руководителя или иностранца без патента — отвечать будет компания, а не соискатель.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Эйчары часто путают: проверить можно многое, а обязан работодатель — конкретный перечень из тройки документов плюс то, что привязано к должности. Лишнее требовать нельзя. Кандидат имеет полное право не приносить справку о судимости, если должность под ограничения не подпадает. И отказать ему за это — прямая дорога в трудовой спор.»

Какие документы проверяет работодатель: паспорт, трудовая, диплом, военный билет

Паспорт проверяют на соответствие фотографии и срок действия. Российский паспорт подлежит замене в 20 и 45 лет, просроченный документ недействителен, и принять по нему на работу — нарушение. Трудовую книжку сверяют с резюме и анкетой: совпадают ли периоды и должности. Здесь всплывает классическая история, о которой открыто говорят сами кандидаты — в резюме срок работы иногда округляют вверх, чтобы поднять зарплатные ожидания. Кадровик, который сверяет анкету с трудовой построчно, такие расхождения видит сразу.

Диплом проверяют, если должность требует специальных знаний — врач, юрист, инженер, педагог. Подлинность подтверждают через реестр Рособрнадзора (ФИС ФРДО). Делают это далеко не всегда, но если уровень образования критичен для допуска к работе, диплом пробивают. В проектах Добыто мы видим, что чаще всего на дипломе спотыкаются медицина и образование — там без подтверждённой квалификации к работе не допустят. Документы воинского учёта — военный билет или приписное свидетельство — запрашивают у военнообязанных. При этом отказать в приёме только из-за того, что у кандидата нет военного билета, нельзя: это нарушает его трудовые права. А вот сообщить о военнообязанном в военкомат работодатель обязан в течение 5 дней по форме из приложения 2 к Постановлению № 719.

За военный учёт спрос отдельный. Если ответственный за воинский учёт не уведомит военкомат о приёме или увольнении военнообязанного, штраф по статье 21.4 КоАП составит от 40 000 до 50 000 рублей на это должностное лицо. С июля 2025 года часть санкций за нарушения по воинскому учёту выросла. Поэтому в крупных компаниях проверку военных документов выносят в отдельный регламент — и не зря.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самый частый косяк кадровой — принять человека по просроченному паспорту и сдать сведения в фонд с ошибкой. А потом ещё забыть отправить форму в военкомат. По отдельности мелочи, а в сумме — штрафы и нервотрёпка. Мы в практике Добыто закладываем эту сверку прямо в маршрут приёма, чтобы кадровик не держал всё в голове.»

Проверка судимости и ограничений на трудовую деятельность

Справку о судимости работодатель вправе требовать не у всех. Только когда должность связана с деятельностью, к которой по закону не допускаются люди с судимостью. Главный пример — работа с несовершеннолетними. Статья 351.1 ТК РФ запрещает допускать к работе в сфере образования, воспитания, развития детей, организации отдыха, медобеспечения, социальной защиты, детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних лиц, имеющих или имевших судимость за тяжкие и особо тяжкие преступления, преступления против жизни, здоровья, половой неприкосновенности и ряд других. То есть учитель, тренер, вожатый, педиатр приносят справку обязательно.

Для большинства обычных коммерческих должностей справка о судимости по закону не требуется. Но это не значит, что судимость не проверяют вообще — проверяет служба безопасности, и это уже добровольная проверка работодателя, о которой ниже. Карьерные консультанты, которые ведут кандидатов через десятки собеседований, отмечают: единичная судимость по молодости, давностью лет 15-20, для многих приличных компаний не критична, если кандидат сам о ней рассказал. А вот сокрытие судимости при прямом вопросе в анкете СБ воспринимает как минус.

Отдельная история — запрос рекомендаций. Часть служб безопасности звонит бывшим руководителям, часть нет. Закон не обязывает, и сверять зарплату на прошлом месте бывший работодатель не вправе — это конфиденциальные сведения. На прохождение проверки сильно влияет, сколько у компании одновременно открытых вакансий: при перегрузе СБ ограничивается базовой проверкой по судимости и открытым реестрам.

Проверка дисквалификации руководителя по реестру ФНС

Если человека берут на руководящую должность, проверка по реестру дисквалифицированных лиц обязательна. Это прямая обязанность работодателя по части 2 статьи 32.11 КоАП РФ: перед заключением договора на управление организацией нужно запросить сведения из реестра. Реестр ведёт ФНС, он открытый, поиск бесплатный на сайте налоговой — сервис проверки в реестре дисквалифицированных лиц ФНС. Письменную справку выдают за 100 рублей.

Цена ошибки тут конкретная. Если допустить дисквалифицированного к управлению, штраф по статье 14.23 КоАП достигает 100 000 рублей для юрлица, а сам руководитель платит 5000 рублей. Договор, по которому дисквалифицированный исполняет обязанности руководителя, признаётся ничтожным. Дисквалификацию назначает суд — чаще за повторные нарушения трудового законодательства, невыплату зарплаты, нарушения в банкротстве. Срок — от 6 месяцев до 3 лет. Проверка занимает минуту, а пропуск этого шага масштабируется в реальные деньги и испорченные документы.

Проверка иностранных работников: патент, разрешение, миграционный учёт

Здесь самые крупные штрафы во всей теме найма, поэтому проверять документы иностранца нужно особенно тщательно. До трудоустройства работодатель убеждается, что у кандидата есть действующий патент или разрешение на работу, что патент выдан для нужного региона и под нужную профессию. Истёкший патент, патент на другой регион, работа не по той специальности — всё это закон квалифицирует одинаково: незаконное привлечение к труду.

По части 1 статьи 18.15 КоАП РФ штраф для юрлиц и ИП — от 250 000 до 800 000 рублей, для должностных лиц — от 25 000 до 50 000, для граждан — от 2000 до 5000 рублей. В Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской областях действует часть 4 той же статьи: до 1 000 000 рублей либо приостановка деятельности на срок от 14 до 90 суток. И ключевой нюанс — штраф начисляется за каждого иностранца. Трое нелегалов в штате — умножайте сумму на три. Плюс работодатель обязан уведомить МВД о заключении и о расторжении договора с иностранцем в срок не более 3 рабочих дней, иначе отдельный штраф.

Как проверить соискателя при приёме на работу: пошаговая инструкция

Что проверяет служба безопасности при найме сотрудника

Дальше идёт добровольная проверка — то, что работодатель проверять не обязан, но вправе при наличии согласия кандидата. Это работа службы безопасности. Уровни тут очень разные: от минимальной сверки «судим — не судим» до подробного досье. Глубина зависит от загрузки СБ, квалификации сотрудников и от уровня должности. Топ-менеджера проверяют вдоль и поперёк, рядового кандидата — по базовому набору.

Что обычно смотрит СБ: судимость и уголовное преследование; административные правонарушения; долги, кредитную историю, нахождение в стоп-листах банков; исполнительные производства по базе ФССП; действительность паспорта и водительского удостоверения; аффилированность кандидата и его родственников с конкурентами и другими бизнесами; цифровой след в соцсетях. Аутсорсинговые агентства честно говорят: всё, что они находят, — это цифровые следы, уже оставленные человеком в открытых источниках. Удалить их из интернета задним числом нельзя.

Зачем это бизнесу. Эксперт по безопасности торговых сетей приводит показательную раскладку потерь: из всех потерь ритейла около 20 процентов причиняет сторонняя сторона, а 80 процентов — собственные сотрудники. Отсюда и интерес к проверке на входе: дешевле отсеять риск до найма, чем разбираться с последствиями. Современный подход — не «поймать и наказать», а предотвратить. По косвенным признакам, например по составу публичных чатов в мессенджере, СБ может выявить и склонность к зависимостям, о чём затем сообщает заказчику без категоричных утверждений.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Глубокая проверка по линии СБ невозможна без согласия кандидата — компания становится оператором персональных данных. Без подписанного согласия пробить человека по базам нельзя, это уже нарушение. И ещё момент: автоматические сервисы любят грабли в виде однофамильцев. Один Иванов набрал штрафов, а отказ прилетает другому. Поэтому отчёт всегда должен проходить ручную сверку.»

На рынке услуга оформлена по-разному. Пакетная онлайн-проверка одного человека по открытым базам стоит порядка 500-1500 рублей, развёрнутая проверка с экспертным заключением — от 35 000 рублей. По срокам базовая проверка обычно занимает от 3 до 10 дней. Учтите: общей базы проверок не существует, каждая компания проверяет только своих кандидатов, и результат у одного работодателя никак не виден другому. Если объём найма большой, имеет смысл заранее прикинуть нагрузку на рекрутера и службу персонала — иначе проверки начнут затягивать выход кандидатов.

Проверка сотрудника онлайн: форма для запуска проверки

Базовую проверку по ФИО, паспорту и водительскому удостоверению можно запустить прямо здесь. Введите фамилию, имя, отчество и дату рождения сотрудника, серию и номер паспорта без пробелов и дату выдачи, при наличии — данные водительского удостоверения, проверьте корректность и нажмите «Проверить». Кнопка «Очистить поля» сбрасывает введённые данные.

Образцы кадровых документов для оформления приёма на работу

Согласие на обработку персональных данных и что проверять нельзя

Любая проверка сверх документов по статье 65 ТК РФ требует согласия кандидата на обработку персональных данных. Работать с данными — собирать, хранить, передавать — можно только с согласия их владельца или на законном основании (статьи 6 и 9 ФЗ № 152). С 1 сентября 2025 года правила ужесточили: по Федеральному закону № 156-ФЗ согласие оформляют отдельным документом, встраивать его в трудовой договор или анкету больше нельзя. За нарушение порядка получения согласия штраф по статье 13.11 КоАП — от 300 000 до 700 000 рублей для организаций и ИП, до 300 000 для должностных лиц.

Теперь о запретах. Работодатель не вправе требовать документы сверх перечня статьи 65, если они прямо не предусмотрены законом для этой должности. Нельзя необоснованно отказывать в приёме: статья 64 ТК РФ запрещает дискриминацию по полу, расе, национальности, возрасту, семейному положению и другим обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами. Возлагать расходы на оформление документов и проверок на самого кандидата тоже нельзя. И отдельно: причину отказа по линии СБ компания обычно не раскрывает, но если отказ маскирует дискриминацию — это уже почва для трудового спора. За проверкой своих прав кандидат может обратиться на портал Роструда Онлайнинспекция.рф.

Утечки персональных данных — реальный риск, а не страшилка. Крупная медицинская компания после утечки данных миллионов клиентов отделалась штрафом порядка 60 000 рублей — суммы для таких масштабов мизерные, но контроль за персональными данными постепенно ужесточают, и оборотные штрафы уже вводят. Поэтому передавать данные кандидата по незащищённым каналам и хранить их без правил — значит копить будущие проблемы. В Добыто мы храним согласия и кадровые документы в защищённом архиве с фиксацией доступа, поэтому при проверке ГИТ компания показывает, кто и когда подписал согласие. Понять, хватает ли в компании людей на корректную работу с данными и проверками, помогает расчёт численности HR-службы по нормативам.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«Согласие на обработку данных — это не формальная бумажечка для папки. С сентября 2025-го его нельзя зашить в трудовой договор, нужен отдельный документ. Кадровые часто про это забывают и продолжают по-старому. А инспектор ГИТ на проверке смотрит именно на это. Логику в новом требовании искать необязательно, его нужно просто выполнять.»

Стоимость сервиса КЭДО Добыто для оформления проверенных сотрудников

Когда кандидат прошёл проверку, его нужно оформить — и здесь начинается кадровый документооборот, который удобно вести в электронном виде. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Ниже — актуальные тарифы сервиса КЭДО Добыто.

На тарифе Бизнес действует условие: минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности штата, выбранного тарифа и объёма модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу компанию точнее. Тариф «Корпорация» считается индивидуально под требования информационной безопасности и SLA.

Выводы: проверка соискателя при приёме на работу

Обязательная проверка работодателя сводится к документам по статье 65 ТК РФ и к ограничениям под конкретную должность. Паспорт, трудовую и СНИЛС проверяют у всех, диплом и военные документы — выборочно, справку о судимости — только для должностей с ограничениями, прежде всего при работе с несовершеннолетними по статье 351.1 ТК РФ. Руководителя обязательно пробивают по реестру дисквалифицированных лиц ФНС, иностранца — по патенту и разрешению на работу. Пропуск любого из этих шагов оборачивается штрафом: до 100 000 рублей за дисквалифицированного, до 800 000 рублей и выше за каждого нелегального иностранца, 40 000-50 000 рублей за нарушения воинского учёта.

Глубокая проверка по линии службы безопасности — судимость, долги, аффилированность, цифровой след — это право, а не обязанность, и она возможна только с письменного согласия кандидата. С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных оформляют отдельным документом, иначе штраф до 700 000 рублей. Требовать лишние документы, перекладывать расходы на кандидата и отказывать по дискриминационным основаниям закон запрещает. Практический совет: ведите проверку по чек-листу под каждую должность, фиксируйте результаты и согласия письменно и не затягивайте сроки уведомлений в военкомат и МВД.

В ближайшее время контроль за персональными данными и миграционный учёт будут ужесточаться: вводятся оборотные штрафы, расширяется реестр контролируемых лиц, проверки военкоматов становятся тщательнее. Компаниям с растущим штатом разумно переводить проверку и оформление в цифровой контур, где система сама напоминает о сроках и наборе документов под должность.

Часто задаваемые вопросы