На что смотреть при приёме на работу помимо проверки СБ

Приём на работу не сводится к проверке службой безопасности — это лишь один фильтр из целого набора, и далеко не главный. СБ отсекает риски прошлого: судимости, долги, поддельные дипломы. Но человека вы нанимаете ради будущего, и тут чистая анкета ничего не гарантирует. В этой статье разберём, на что смотреть работодателю помимо СБ: как оценить деловые качества и не нарваться на штраф за необоснованный отказ, какие документы реально нужны по статье 65 ТК РФ, как проверять диплом и опыт, что говорит закон про дискриминацию при найме и почему провал чаще происходит не на проверке, а на онбординге. Это часть большого материала про проверку службой безопасности при трудоустройстве, где описан весь процесс от анкеты до решения о найме.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Почему проверка СБ закрывает не все риски найма

Служба безопасности отвечает на один вопрос: не опасен ли кандидат компании. Судимость, исполнительные производства у ФССП, кредитная нагрузка, аффилированность с конкурентами, поддельный паспорт — вот её зона. И всё. СБ работает с цифровым следом, который человек уже оставил. Один эксперт по проверке кандидатов сформулировал это так: данные уже в открытом доступе, из интернета ничего удалить нельзя, кандидат на эту проверку повлиять не может.

А теперь смотрите. Кандидат прошёл СБ — значит ли это, что он будет хорошо работать? Нет. Он не вор, не банкрот, не в розыске. Но потянет ли он нагрузку, впишется ли в команду, не сбежит ли через два месяца на контроффер — про это СБ молчит. И вот тут начинается зона ответственности самого работодателя и HR.

Один специалист по корпоративной безопасности разделяет два подхода: классическая СБ работает с последствиями — тем, что уже совершилось, а нормальная служба думает о том, что ещё не совершилось, то есть работает на предотвращение. Перенесите логику на найм. Проверка биографии — работа с прошлым. Оценка деловых качеств, мотивации, способности делать работу — работа с будущим. И второе важнее.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«СБ — это страховка от очевидной беды. Но я видела десятки кейсов, когда кандидат идеально чистый по всем базам, а через месяц выясняется, что он не тянет задачи и демотивирует команду. Чистая анкета и сильный сотрудник — разные вещи, и путать их — классические грабли при найме.»

Закон на стороне такого подхода. Статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Необоснованным признаётся любой отказ, если он не основан на оценке деловых качеств лица, поступающего на работу. То есть формально вы не имеете права отсеивать человека по чему угодно, кроме деловых качеств. А значит — именно их и нужно научиться оценивать.

Деловые качества: что это и почему это главный критерий

Деловые качества — юридическое понятие, не маркетинговое. Это способность работника выполнять конкретную трудовую функцию с учётом профессионально-квалификационных качеств (профессия, специальность, квалификация) и личностных (здоровье, опыт, уровень образования). Всё, что выходит за эти рамки, — потенциальная дискриминация.

На практике деловые качества раскладываются на две части. Хард-скилы — что человек умеет технически. Софт-скилы — как он работает с людьми, держит сроки, реагирует на стресс. Один HR-директор сказал прямо: хороший человек — это не профессия, вам бизнес вести, поэтому смотрим и на хардскилы, и на софтскилы. Звучит резко, но по сути верно.

И вот ключевой момент, который проваливают многие. Деловые качества кандидата надо уметь увидеть. А кандидат — уметь показать. На разборах резюме всплывает одна и та же проблема: человек описывает процесс, а не ценность. «Вела подбор персонала» — процесс. «Закрывала ежемесячно 15 вакансий, сократила средний срок закрытия с 25 до 15 дней» — результат, который можно оценить. Работодатель видит не то, что кандидат умеет, а то, как он это упаковал. Учитесь читать сквозь упаковку.

В практике Добыто мы постоянно сталкиваемся с тем, что компании путают наличие диплома с наличием компетенции. Особенно в IT. Один эксперт по компетентностным моделям приводил пример: один и тот же инженер на одном проекте сеньор, к которому все обращаются, а на другом — просто верхнеуровнево понимает, что происходит, и работать не может, потому что не владеет доменной экспертизой. Грамотные компании оценивают не образование вообще, а пригодность под конкретную задачу.

Какие документы реально нужны при приёме на работу: статья 65 ТК РФ

Тут много путаницы. СБ может запросить хоть досье на три поколения, но обязательный перечень документов при заключении трудового договора жёстко зафиксирован в статье 65 ТК РФ, и сверх него требовать нельзя. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учёта; документы воинского учёта — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву; документ об образовании и (или) о квалификации — при поступлении на работу, требующую специальных знаний.

Отдельная история — справка об отсутствии судимости. Её можно требовать при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость. Не у всех подряд. Если ваша вакансия не из этого списка (педагогика, работа с детьми, ряд должностей в финсфере и т.д.) — законного основания требовать справку нет. СБ может проверить судимость по своим каналам, но это не то же самое, что требовать у соискателя официальную справку.

Что НЕ входит в перечень и что требовать незаконно: характеристики с прошлых мест, справки о доходах с предыдущей работы, сведения о беременности, медицинскую информацию вне случаев обязательных медосмотров. Про доходы: специалист по OSINT-проверкам отмечала, что СБ иногда грозится выяснить реальную зарплату кандидата на прошлом месте, но это конфиденциальная информация, и прошлый работодатель не имеет права её сообщать.

Нюанс с воинским учётом, про который забывают. Если военнообязанный не принёс документы воинского учёта, отказать ему в приёме на работу на этом основании нельзя. Работодатель обязан принять, но сообщить в военкомат, иначе сам рискует штрафом по статье 21.4 КоАП — размер штрафа достигает 40-50 тыс. рублей.

Как проверить подлинность диплома и опыта кандидата: пошаговая инструкция

Оценка soft skills и мотивации: то, что СБ не видит в принципе

Самое дорогое в найме — не проверка, а ошибка подбора, которая вскрывается через два-три месяца. На вебинарах по онбордингу приводят расчёт: наём одного сотрудника обходится в среднем в три оклада, а с учётом обучения и адаптации — до девяти окладов специалиста. И всё это сгорает, если человек уходит на испытательном сроке. СБ от такого не страхует.

Что оценивать помимо хард-скилов:

• Мотивация и её тип. Зачем человек идёт к вам — за деньгами, развитием, стабильностью, смыслом. Особенно важно с молодыми. Специалист по работе с поколением Z отмечает: зумеры чувствуют фальшь, не хотят работать за идею, и если на следующее утро после оффера человек не вышел — сейчас это, увы, норма рынка работника.
• Реалистичность ожиданий. Совпадает ли то, что кандидат хочет, с тем, что вы можете дать. Разрыв тут — прямая дорога к увольнению через месяц.
• Коммуникация и работа с конфликтом. Не «я коммуникабельный» в резюме, а конкретно: как выстраивал отношения, как гасил сопротивление, как договаривался со смежными отделами.
• Способность держать нагрузку. Особенно для позиций, где много операционки и дедлайнов.
• Соответствие корпоративной культуре. Впишется ли человек в команду по ценностям и стилю работы.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и кадровым процессам:
«Мотивацию надо вытаскивать на собеседовании, а не верить анкете. Спрашивайте про реальные кейсы: что делал, с чем столкнулся, как выкрутился. Кандидат, который говорит по-книжному правильно, но без конкретики, — это риск. Звучит гладко, а на деле потом оказывается вялым в работе. Это головняк, который проще предотвратить на входе.»

На разборах отказов кандидатам всплывала интересная категория провалов — не по линии СБ, а по профайлингу. Одно агентство рассказывало про кейс: человеку отказали не из-за судимостей, а потому что по психотипу он оказался не амбициозным, красиво себя продавал на собеседовании, а потом становился вялым в работе. Это и есть та зона, где решает оценка soft skills, а не проверка биографии.

Юридические риски отказа: статья 64 ТК РФ и запрет дискриминации

Это та часть, где работодатели регулярно наступают на грабли. Можно сколько угодно проверять кандидата, но отказать ему вы вправе только по деловым качествам. Статья 64 ТК РФ запрещает какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение прав в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников.

То есть отказать «потому что 45 лет», «потому что женщина с детьми», «потому что прописка не московская» — незаконно. И важно: отказывая в заключении трудового договора, работодатель обязан объяснить конкретную причину отказа, а по письменному требованию сообщить причину в письменной форме не позднее семи рабочих дней. Человек вправе обжаловать отказ в суд. Проверить, не нарушает ли ваша процедура найма трудовое законодательство, можно через сервис Онлайнинспекция.рф Роструда.

Логику в этом требовании искать необязательно, его нужно просто выполнять. Если СБ выдала стоп-фактор, который не связан с деловыми качествами напрямую (например, сам факт того, что кандидат когда-то судился с прошлым работодателем), формулировать письменный отказ через «не прошёл СБ» опасно — это не деловое качество. Безопаснее опираться на проверяемые профессиональные критерии.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Самый частый затык у работодателей — письменный отказ. Кандидату дали от ворот поворот по линии СБ, а он попросил причину в письменном виде. И тут выясняется, что причина-то к деловым качествам не привязана. В суде такой отказ разваливается. Поэтому решение о найме всегда оформляйте через оценку профессиональной пригодности, а не через ‘нам что-то не понравилось’.»

Отдельная зона риска — персональные данные. Проверяя кандидата (силами СБ или через открытые источники), вы обрабатываете его ПДн. По 152-ФЗ нужно письменное согласие. Аутсорсинговые проверяющие являются операторами ПДн с уведомлением в Роскомнадзор и работают только при наличии согласия кандидата — тот же стандарт распространяется и на работодателя. Согласие на обработку ПДн — обязательный документ, без него вся проверка вне закона.

Образцы кадровых документов для приёма на работу

Онбординг и испытательный срок: где найм проваливается чаще всего

Парадокс: компании вкладывают силы в проверку, но почти не вкладываются в первый день нового сотрудника. А именно там чаще всего теряют человека. По данным с профильных вебинаров, 48% компаний вообще не имеют программы онбординга. Логика «нас бросали, и мы выплыли» обходится дорого.

Психология тут жёсткая. Внутреннее решение остаться или уйти человек принимает в первые один-три дня. Если в первый день он бегает по отделам, выпрашивает доступы, не может найти рабочее место и не подписал документы — он эмоционально уже на полпути к выходу. А вы потратили на его наём три оклада минимум.

Что закрыть в первый день, чтобы найм не развалился: подписанные кадровые документы, готовое рабочее место, все доступы, знакомство с командой и — критично — установочную встречу с руководителем, где проговариваются цели на испытательный срок и критерии оценки. Один HR-эксперт говорит прямо: эти критерии надо не просто записать, но и проговорить, чтобы снять тревожность новичка по поводу того, кто и как будет его оценивать.

Испытательный срок и есть финальная проверка деловых качеств — та, которую не сделает ни одна СБ. До трёх месяцев для рядовых специалистов, до шести — для руководителей. Это период, когда вы наконец видите человека в деле. Но чтобы он что-то показал, нужны заранее зафиксированные критерии, иначе вы оцениваете по ощущениям, а это и юридически шатко, и по сути бесполезно.

За время работы сервиса Добыто мы подключили к КЭДО сотни компаний, и почти в каждом проекте оформление и первый день новичка занимали больше времени, чем ожидал заказчик. Когда анкета кандидата заполнена заранее, документы и подпись готовы к первому дню, а кадровик оформляет новичка за 30 минут вместо полудня — у HR остаётся время на то, ради чего его нанимали: оценить человека, а не перекладывать бумажки.

Стоимость проверки кандидата и оформления найма

Финансовая сторона найма складывается из двух частей: разовая проверка кандидата (СБ, профайлинг) и постоянные расходы на оформление кадровых документов. На стоимость влияют численность штата, тариф и набор модулей. Разовая проверка одного человека силами аутсорсинговой СБ, по данным экспертов рынка, начинается от 500-1500 рублей за базовый пакет и доходит до 35 000 рублей за глубокий профайлинг. А регулярное оформление и подписание документов удобнее перевести в электронный вид — тут стоимость считается по тарифам сервиса КЭДО.

Тариф Бизнес идёт с оговоркой: минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу компанию.

Выводы: на что смотреть работодателю при найме помимо СБ

Проверка службой безопасности отсекает риски прошлого — судимости, долги, подделки, аффилированность. Но решение о найме нужно принимать по деловым качествам, и закон требует ровно этого: статья 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ и любую дискриминацию, не связанную с профессиональной пригодностью. Обязательный перечень документов закрыт статьёй 65 ТК РФ, требовать сверх него нельзя, а справку о судимости можно запрашивать только для отдельных видов деятельности. Письменный отказ всегда формулируйте через деловые качества.

Главные критерии помимо СБ — хард-скилы под конкретную задачу, софт-скилы, мотивация и реалистичность ожиданий кандидата. Диплом и опыт проверяйте по реестрам и официальным сведениям о трудовой деятельности, а не по сканам. При расхождениях давайте кандидату объяснить — часто за ними стоит законная работа по ГПХ или самозанятости. Не забывайте про письменное согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ: без него любая проверка вне закона.

Самый дорогой провал найма случается не на проверке, а после неё — на онбординге и испытательном сроке. Решение остаться человек принимает в первые дни, поэтому первый день должен быть подготовлен: документы, доступы, рабочее место, встреча с руководителем и зафиксированные критерии оценки. Именно испытательный срок и есть финальная проверка деловых качеств, которую не заменит ни одна служба безопасности.

Часто задаваемые вопросы