Проверить больничный лист: как и где, что можно узнать при проверке

С 1-го января 2022 года оформление больничного листа осуществляется в электронном виде. Благодаря такому подходу удается избежать ошибок и намеренного предоставления поддельной документации. Проверить подлинность электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) можно на сайте Социального фонда России (ранее – Фонд социального страхования).

Читайте, зачем нужна и что дает проверка больничного листа в 2024 году, как это сделать работодателю, в чем заключается учет и заполнение листов нетрудоспособности на предприятии.

Когда не назначают пособие или назначают минимальные выплаты?

Больничный лист или листок нетрудоспособности – официальный медицинский документ, подтверждающий, что сотрудник не может выполнять трудовые обязательства в связи с временной утратой трудоспособности из-за болезни или предстоящих родов. Листок нетрудоспособности, сформированный медицинской организацией, подписанный усиленной квалифицированной электронной печатью и размещенный в информационной системе страховщика – основание для выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Пособие по временной нетрудоспособности не назначается за период:

• освобождения от работы с сохранением зарплаты (полным или частичным);
• отстранения от работы в соответствии с действующим законодательством;
• административного ареста или заключения под стражу;
• проведения судебно-медицинской экспертизы;
• простоя предприятия;

Выплаты не производятся, если травма была получена сотрудником умышленно, в т.ч. при попытке суицида, или при совершении преступления. Если травма или потеря трудоспособности возникли вследствие алкогольного, наркотического, токсического опьянения, то выплачивается минимальное пособие по МРОТ. И именно тут возникают спорные ситуации, требующие установления причинно-следственной связи между травмой и опьянением.

Проблема в том, что в любом случае при выявлении того или иного опьянения, отравления, проведение манипуляций медицинское учреждение в листке нетрудоспособности указывает код 10 (ранее в ФСС – код 021). Работодатель при проверке больничного листа, увидев данный код, может принять решение о выплате минимального пособия без учета стажа, заслуг. Кроме того, при наркотическом опьянении есть повод задуматься о целесообразности содержания в штате подобного сотрудника. Вот некоторые примеры, когда не допускается снижение пособия даже при наличии кода 10:

• В нерабочее время сотрудник в состоянии алкогольного опьянения переходил дорогу в установленном для этого месте, но получил травму вследствие наезда автомобиля (как вариант – находился на пассажирском сиденье, когда автомобиль попал в ДТП).
• Токсическое опьянение вызвано неумышленно – например, из-за проблем со здоровьем сотрудник принимал несовместимые медицинские препараты.
• На фармакологическим или пищевом производстве возникло ЧП с утечкой паров спирта, токсичных веществ, которыми надышался сотрудник.

Если же травма получена именно в связи с алкогольным или иным опьянением, и внешние факторы, влияющие на причинно-следственную связь, отсутствуют, то выплачивают минимальное пособие. Аналогично и в ситуации, когда сотрудник, находясь в состоянии опьянения, пытался совершить или совершил преступление (правонарушение).

Мнение эксперта. Даже действительные листки нетрудоспособности требуют в некоторых ситуациях дополнительной проверки работодателем. Как пример, тот же код 10 не всегда означает, что выплачивать нужно по МРОТ. Для учета ситуаций, которые могут привести или уже привели к нетрудоспособности, можно использовать систему «Добыто. КЭДО».

Кто имеет право проверки электронного листка нетрудоспособности?

Проверить подлинность листка нетрудоспособности, корректность данных и информацию по документу может:

• работодатель – узнать, что сотрудник открыл больничный, если он не смог об этом сообщить, определить, кто, какую сумму пособия и с какого срока будет выплачивать (сам работодатель первые 3 дня или СФР с первого дня потери трудоспособности), уточнить причину временной потери трудоспособности, проверить подлинность документа;
• работник – проверка корректности данных, наличия электронного листка нетрудоспособности в базе (в противном случае возможны трудности с получением выплат);
• сотрудник СФР – для определения подлинности и корректности данных в больничном листе с целью принятия решения о выплате пособия или отказе в выплате.
• представитель медицинского учреждения – при проведении внутренних проверок при подозрении врачей, членов комиссии в неправомерном получении выгоды за оформление больничных, для ответа на запрос работодателя о том, выдавался ли больничный лист с определенным номером конкретному человеку или нет.

Учет листов нетрудоспособности и периодов отсутствия на работе легко вести в системе электронного кадрового документооборота «Добыто. КЭДО».

Мнение эксперта. Обратите внимание, что при отработке полного рабочего дня и открытия больничного с этого же дня невозможны – дело в том, что в бухгалтерии не смогут одновременно начислить зарплату и пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому в таких ситуациях больничный открывают со следующего дня.

Работодателю не требуется запрашивать какую-либо информацию в СФР, поскольку оповещения о выданных электронных листках нетрудоспособности формируются автоматически. В онлайн-режиме приходят уведомления об открытии, продлении, закрытии и аннулировании документа.

Способы проверки ЭЛН

Сотрудник может проверить свои электронные больничные листы следующими способами:

• Через портал «Госуслуги». Необходимо войти в личный кабинет, далее воспользоваться поиском или перейти в соответствующий раздел.
• Через личный кабинет на сайте СФР. Еще один способ проверки, доступный работникам. Для входа в личный кабинет СФР подходит логин и пароль от личного кабинета на портале «Госуслуги».

Работодатель может проверить информацию о листке также на сайте СФР в личном кабинете страхователя. Другие способы проверки:

• Посредством специального модуля в 1С:ЗУП. Программное обеспечение от 1С позволяет работать с электронными документами и сдавать отчетность в СФР.
• С помощью системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО». Если на предприятии внедрен электронный документооборот не только для обмена документами с контрагентами, но и для сдачи отчетов в налоговую, СФР, Росстат, то можно выполнить проверку и сдать отчет непосредственно в системе ЭДО.

Систему «Добыто. КЭДО» можно легко интегрировать с другим программным обеспечением, которым пользуется ваша компания. Помощь в этом окажут специалисты службы поддержки.

О поддельных листках нетрудоспособности

Все нарушения, связанные с больничными и последующими выплатами пособий можно разделить на несколько групп:

• Предъявление сотрудником фальшивого листка нетрудоспособности в бумажном виде. Поддельные документы имеют отличия по цвету, фактуре, рисунку водяного знака. Также на фальшивых листках водяной знак может вовсе отсутствовать. При подозрении на подделку документа работодателю нужно обратиться в территориальный орган СФР.
• Использование похищенных, утерянных бланков. Документы строгой отчетности должны храниться в медицинских организациях в сейфах, металлических шкафах или в специально выделенных для этой цели помещениях. Возможны кражи или утери бланков, которые потом мошенники предлагают купить через интернет всем желающим. Сам документ фальшивым являться не будет, но он станет недействительным, и выплаты пособия по нему не осуществляется. Проверить действителен ли бланк или нет можно на сайте СФР – фонд периодически публикует номера недейственных, украденных бланков.
• Больничный оформлен задним числом. «Прикрыть» прогулы недобросовестные сотрудники могут, попытавшись подкупить лечащего врача и членов врачебной комиссии. Если у работодателя возникают сомнения, то можно отправить запрос в СФР на проверку медицинского учреждения на предмет законности выдачи больничного листа.
• Неверный код, выдача листка нетрудоспособности заранее здоровому сотруднику по сговору с врачом или за взятку. Наиболее часто встречающиеся способы фальсификации. Во-первых, сотрудник мог получить травму, по которой предоставляется минимальное пособие или его выплата вовсе не предусмотрена, и он подкупает врача для изменения кода (вида нетрудоспособности). Во-вторых, для отгулов без уважительных причин (к примеру, отдых по «горящей» путевке, когда отпуск не предусмотрен, празднование свадьбы и пр.) работники могут также подкупить лечащего врача для симуляции болезни. В обоих случаях при наличии обоснованных подозрений в отношении законности оформления больничного листа работодатель может отправить запрос в СФР для инициации проверки.

Чтобы точно знать обо всех периодах нетрудоспособности и вести учет рабочего времени, рекомендуем использовать систему «Добыто. КЭДО».

Мнение эксперта. Что делать работодателю, если сотрудник не появлялся на работе несколько дней до открытия больничного? В соответствии с законодательством больничный лист открывается в день обращения в медицинскую организацию о признании временной потери нетрудоспособности. Т.е. «задним числом» оформить листок нетрудоспособности нельзя – это противозаконно, но есть исключения. Оформить документ «задним числом» можно исключительно по решению врачебной комиссии медицинской организации. По уходу за больным членом семьи листок нетрудоспособности за прошедшее время не выдается.

Взаимодействие работодателя с СФР

Взаимодействовать с фондом работодатель может посредством системы электронного документооборота (системы социального ЭДО). Разработчики систем ЭДО предлагают приблизительно одинаковые возможности для проверки и отправки данных в СФР. Работодателю потребуется выполнить следующее:

• Перейти в раздел, где предусмотрены зарплаты, отпускные, больничные, пособия.
• Открыть интересующий больничный лист.
• Если статус документа «Открыт», «Аннулирован», «Продлен», «Передан на МСЭ», то совершать никаких действий не нужно. Если статус «ЭЛН закрыт», то необходимо проверить сведения о сотрудниках и реквизиты для перечисляения.
• Проверить данные о стаже, заработке за последние 2 года, коде нетрудоспособности для расчета размера пособия. Информацию можно изменить, но ошибки, некорректные сведения не допускаются.
• Выполнить отправку отчета – нажать на соответствующую кнопку в системе электронного документооборота для сдачи отчетности.
• Дождаться статуса «Отчет сдан», что означает, что пособие будет перечислено сотруднику напрямую из СФР.
• Если статус будет «Отчет не сдан», то необходимо откорректировать заполнение отчета.

Все перечисленные действия можно осуществлять через систему кадрового документооборота «Добыто. КЭДО».

Преимущества проверки и отправки отчетов через систему «Добыто. КЭДО»

Основными преимуществами использования системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО» для работы с больничными листами является следующее:

• Оперативная отправка сведений в СФР. Не требуется получать листки нетрудоспособности от сотрудников, проверять их корректность, а потом отправлять в фонд через курьерскую доставку или лично.
• Отсутствие ошибок. В системе обновляются и Учитываются все изменения в действующем законодательстве, в требованиях СФР к оформлению больничных листов. Это исключает возможные ошибки при отправке отчетов.
• Быстрая корректировка после сдачи отчетности. Если выявлены какие-либо ошибки уже после отправки документа, то в системе ЭДО можно легко внести правки. При условии, что в СФР еще не были проведены выплаты пособия (для уточнения непосредственно в системе можно отправить запрос в фонд), то внести корректировки можно непосредственно в этом же ЭЛН, указав причину внесения правок. Если же пособие уже было выплачено, то потребуется инициировать перерасчет – сделать это можно здесь же, в системе, без личного посещения СФР.
• Дополнительный функционал по больничным. В системах ЭДО можно отслеживать статистику по сотрудникам – кто чаще всего болеет, по каким причинам и пр. Перед проверкой СФР можно выгрузить данные по больничным, выплатам.
• Оформление больничного сотрудниками. В системе оформить больничный с указанием даты (периода отсутствия на рабочем месте) могут бухгалтера и сами сотрудники. Также при электронном документообороте в выбранной системе можно рассчитать положенные выплаты.

Системы социального электронного документооборота (СЭДО) позволяют работать не только с больничными, но и с другими документами – отпусками, НДФЛ, служебными документами. Обычно доступ к ПО для СЭДО имеют кадровики, бухгалтер, но в некоторых системах есть и личный кабинет сотрудника. Роли и права доступа легко назначаются, поэтому каждый сотрудник сможет работать только с теми электронными документами, к которым ему разрешен доступ.

Заключение

• Электронный листок нетрудоспособности – документ строгой отчетности в электронном виде, заменяющий традиционные бумажные больничные листы, выдаваемые медицинскими учреждениями. Именно на его основании производится выплата пособия по временной нетрудоспособности. Важно проверять корректность заполнения ЭЛН, а также его подлинность – в противном случае никакого пособия сотруднику, ушедшему на больничный, СФР выплачивать не будет даже, если человек действительно болел и прошел освидетельствование.
• Работать с электронным листком нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте СФР, но гораздо удобнее делать это через систему социального электронного документооборота. Во-первых, кроме СФР с помощью системы ЭДО можно сдавать отчетность в налоговую, Росстат. Во-вторых, удобно проводить проверку и сдачу отчетов всего в пару кликов. Наконец, при работе с СЭДО можно минимизировать возможные ошибки при расчете пособий, а при их обнаружении – вносить необходимые корректировки в больничный для повторной отправки в фонд.
• При работе с облачным сервисом ЭДО все данные могут храниться на серверах оператора, поэтому исключается утеря документов, а также передача персональных данных третьим лицам. Но, конечно, решение о внедрении электронного документооборота в коммерческой компании принимает исключительно руководство.

Вопросы и ответы

Нужно ли работодателю распечатывать и хранить в бумажном виде листок нетрудоспособности?

Нет. Электронный листок нетрудоспособности имеет юридическую силу, и хранится в системе «Соцстрах» в соответствии с Приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н, п. 3 Постановления Правительства от 16.12.2017 № 1567.

Кто возмещает ущерб СФР при предоставлении недостоверных сведений?

В соответствии с Федеральным законом № 255-ФЗ возмещать ущерб обязано лицо, предоставившее в фонд недостоверные сведения – работодатель, сотрудник или медицинская организация.

Может ли сотрудник рассчитывать на получение пособия по временной нетрудоспособности, если компания, в которой он работал, ликвидирована или признается банкротом?

Да. В этом случае ему потребуется напрямую обратиться в СФР независимо от кода нетрудоспособности.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)