Программа для кадровика

Программа для кадровика – это инструмент для работы с документами, учета, проведения различных мероприятий. Компания может использовать общие или профильные системы документооборота, либо приобретать программное обеспечение под определенные процессы, задачи. Для работы с программой требуется один из видов электронных подписей, основные навыки и знания по делопроизводству. Помимо внедрения программы для кадровика, руководство компании издает приказы и утверждает локальные акты с инструкциями, описанием регламентов действий.

Читайте, каким требованиям должна отвечать программа для кадровика, на что обратить внимание при ее выборе, как организовать работу с программным обеспечением под кадровые задачи.

Что такое программа для кадровика

Программное обеспечение применяется для автоматизации различных процессов и задач. В работе кадровиков программы могут использоваться:

• для документооборота в электронной форме (подготовка, согласование, утверждение или подписание, хранение, архивирование и т.д.);
• для учета и расчета различных показателей (рабочее время, дни отдыха, сверхурочные и т.д.);
• для обмена информацией, взаимодействия с другими специалистами компании, сторонними организациями;
• для проведения мероприятий с участием персонала (обучение, проверка знаний, ознакомление с документом и т.д.);
• для саморазвития и повышения квалификации кадровиков.

Программы есть в каждой организации. Это может быть программное обеспечение общего характера (например, текстовые редакторы и т.д.), либо профильное ПО под различные направления деятельности. При приобретении программ руководство или подразделение фирмы учитывает, для каких целей они требуются, кто будет работать с ними. Важно и мнение самих специалистов, которые могут указать на необходимые и полезные функции.

На предприятии может работать полноценный кадровый отдел, либо такие полномочия возлагаются на отдельного специалиста. Это повлияет на выбор вида ПО, схемы его установки, подключения и использования. Например, модуль «Добыто. КЭДО» представляет собой многопользовательскую систему, предназначенную для всех кадровых процессов, от учета до ведения документации.

Комментарий эксперта. Работа с кадровыми документами должна обеспечивать защиту персональных данных граждан. Таким требованиям отвечают и программы для кадровиков. Они имеют достаточный уровень безопасности, соответствующий нормам законодательства. Максимально высокий уровень защиты предусматривает использование усиленных квалифицированных подписей.

Варианты использования кадровых программ

С учетом целевого назначения, программы для кадровиков можно классифицировать следующим образом:

• стандартные офисные продукты (приложения «Ворд» и «Эксель», либо их отечественные аналоги);
• полноценные системы документооборота, в которых есть сервисы и расширения для кадровой работы (примером можно назвать комплекс 1С);
• программы, специально разработанные для кадровых задач (системы КЭДО, сервисы для расчета отпусков, иные аналогичные программы).

Не рекомендуется использовать бесплатные программы и сервисы, хотя в отдельных случаях и они могут быть полезны для кадровиков. Такие варианты сложно назвать безопасными для работы с персональными данными, конфиденциальными документами. Но если программа позволяет использовать обезличенные сведения, то можно рассмотреть ее как альтернативу коммерческим продуктам.

Особенности выбора и использования программ для кадровиков

Эффективность работы кадровиков напрямую влияет на общие результаты деятельности компании. Приобретая и устанавливая программы для указанных специалистов, руководство:

• снижает трудозатраты за счет автоматизации процессов;
• выстраивает удобные и быстрые схемы взаимодействия, может контролировать их различными способами;
• сокращает финансовые расходы (как минимум, за счет перехода на электронный документооборот).

Функционал программ для кадровиков может быть полезен и других подразделениям, специалистам компании. В частности, ПО можно использовать для подачи служебных и докладных записок, учета рабочего времени по сотрудникам отделов, для иных целей. Указанные возможности реализованы в модуле «Добыто. КЭДО».

Важным направлением работы кадровиков является обучение персонала, проверка и оценка знаний. Для таких целей также есть специальные программы. Модуль «Добыто. Знания» дает возможность:

• проводить различные обучающие мероприятия в онлайн формате;
• организовать тестирование, сдачу экзаменов;
• создать и использовать в работе базу знаний, корпоративную библиотеку.

Данные функции непременно оценят кадровики вашего предприятия, так как все необходимое для обучения и развития сотрудников будет всегда под рукой.

Комментарий эксперта. Использование множества разных программ может стать проблемой, так как усложняет работу кадровиков. Поэтому лучше найти ПО, в котором будут реализованы все основные функции. Далее, можно приобретать и устанавливать отдельные программы по мере необходимости (например, для решения определенных задач). Естественно, стоит прислушиваться и к мнению сотрудников кадровой службы, дать им возможность участвовать в выборе ПО.

Основные требования к программам

Даже в программах, которые разработаны для одинаковых задачи и процессов, могут быть существенные отличия в функционале, особенностях меню. других моментах. Поэтому при выборе ПО желательно учитывать:

• насколько программа закрывает задачи, пожелания кадровиков;
• в чем заключается преимущество по сравнению с аналогами;
• насколько гибка тарификация обслуживания (например, единовременная плата за год, либо расчет цены за каждого пользователя);
• удобно ли работать с ПО, не потребуются ли дополнительные знания и навыки;
• можно ли использовать программу для решения смежных задач;
• насколько уровень защиты и безопасности данных отвечает требованиям заказчика.

Обычно разработчики рассказывают только о преимуществах своего продукта, умалчивая о минусах, технических и программных сложностях. Поэтому советуем изучить эксплуатационные документы на ПО, поинтересоваться на предмет тестового периода или подключения демоверсии. Модуль «Добыто. КЭДО» можно протестировать бесплатно, что поможет сделать правильный и объективный выбор.

Есть программы, для которых нужно достаточное мощное компьютерное оборудование. Для небольших компаний это потребует модернизации технических средств. Но есть и ПО, которое отлично и быстро работает даже на компьютерах, ноутбуках и иных гаджетах средней мощности. Это может стать дополнительным преимуществом при подборе программ для кадровиков.

Что нужно учесть при внедрении программного обеспечения

Есть разные схемы работы с кадровыми программами. Компания может организовать работу:

• путем установки полноценной коробочной версии на технические устройства, свои серверы (большинство функций будет доступно и без интернета);
• путем подключения к платформам, сервисам и ресурсам разработчика, тогда как на ПК компании устанавливается минимально необходимая начинка;
• путем выноса отдельных сервисов на облачные и иные сторонние ресурсы (например, базы знаний, архивы и т.д.).

Возможно и различные сочетания указанных схем установки и подключения кадровых программ.

Чтобы ПО начали использовать специалисты кадровой службы, руководству необходимо:

• издать приказ о переходе на использование ЭДО (если программа приобретена для указанных целей);
• издать локальные акты, описывающие регламент работы с ПО (как вариант, общая инструкция для всех кадровиков);
• провести инструктаж на предмет информационной безопасности;
• оформить электронные подписи, которые нужны для работы почти со всеми кадровыми программами.

Если для полноценной работы с программой требуются специальные познания и навыки, лучше провести предварительное обучение. В противном случае на самостоятельное освоение ПО уйдет слишком много времени, в течение которого придется мириться с ошибками, низкой эффективностью деятельности кадровой службы.

Что требуется для работы

Исходя из требований эксплуатационной документации на ПО, для работы с ним может потребоваться:

• техническое устройство (ПК, смартфон, ноутбук);
• стабильное подключение к интернету (для внешнего обмена информацией и документами);
• операционная система, браузер и иные вспомогательные средства определенных версий;
• электронные подписи (УКЭП, УНЭП или ПЭП).

Данные и документы для работы в программе могут поступать из различных источников. Поэтому необходимо выполнить соответствующие настройки и доступы для бесперебойных процессов. Это также входит в задачу руководства, IT-отдела компании. К установке и внедрению программы можно привлечь и представителей разработчика. Такие услуги обычно входят в общий тарифный план.

Настройка процессов и действий

Это актуально для многофункциональных программ, которые будет использовать кадровики. Компания может:

• предоставить сотрудникам кадровой службы полный или ограниченный доступ ко всем функциям программы;
• распределить полномочия между разными специалистами, которые будут выполнять строго определенные задачи;
• ввести регламент доступа к системе или сервису по отдельному запросу (обычно это актуально для программ, которые предназначены для хранения конфиденциальной информации).

Права и обязанности по работе с программным обеспечением описываются в должностных инструкциях кадровиков, локальных актах общего действия. На этапе внедрения ПО можно провести оценку квалификации и знаний специалистов, чтобы они в полной мере отвечали новым требованиям.

Программы для кадровиков существенно упрощают общение и взаимодействие с удаленными сотрудниками. С ними можно быстро обмениваться документами, обсуждать планы и выполнение задач. Работники могут получить постоянный доступ к ПО (естественно, в рамках своих полномочий), либо подключаться к сервисам по мере необходимости.

Как осуществляется доступ к функциям программы

Полный доступ ко всем возможностям многофункциональной программы может осложнить работу специалистов кадровой службы. Поэтому руководство компании может:

• предоставить полный доступ к программам, которые напрямую связаны с трудовой функцией сотрудника;
• предоставить ограниченный доступ к ПО общего характера (в рамках обязанностей, описанных в должностной инструкции);
• описать в локальных актах условия и регламент допуска к программам, чей функционал напрямую не относится к должностным обязанностям.

Сам руководитель может работать с кадровыми программами без ограничений. Это важно для целей планирования и контроля, оценки эффективности деятельности. Не менее актуальным является и своевременное обновление ПО, периодическое техническое обслуживание. Для этого договор предусматривает взаимодействие со службой поддержки.

Преимущества работы с модулями «Добыто»

Выделим основные направления работы кадровиков, которые будут доступны при использовании модулей «Добыто. КЭДО» и «Добыто. Знания»:

• полноценный электронный документооборот;
• кадровый учет, подготовка внутренней или внешней отчетности по персоналу;
• обучение и развитие сотрудников, проверка и оценка знаний (квалификации);
• реализация технологий по управлению персоналом, подбора и набора сотрудников.

У каждого из перечисленных направлений есть множество более конкретных функций. Оценить преимущества работы с модулями «Добыто» можно, если заказать бесплатную демоверсию.

Заключение

• Программа для кадровика позволяет решать задачи, связанные с оформлением документов, обучением и развитием сотрудников, управления персоналом. Компания может выбрать многофункциональное или узкопрофильное ПО, исходя из своих целей.
• При выборе программ нужно уточнить задачи и процессы, под которые она разработана, учесть мнение и пожелания кадровиков. Также необходимо убедиться, что требования ПО соответствуют техническим показателям оборудования, качеству интернета, операционной системе.
• Для полноценной работы с программами для кадровиков обычно требуется электронная подпись. В зависимости от полномочий специалиста, это может быть УКЭП, УНЭП или ПЭП.

FAQ

Зачем нужны программы для кадровиков?

Цели использования такого ПО – автоматизация процессов и задач, кадровый учет, работа с электронной документацией, обучение и развитие персонала, иные мероприятия. Есть и многофункциональные программы, где доступна работа по всем направлениям.

На что обратить внимание при выборе программы для кадровика?

Нужно учитывать перечень функций ПО, задачи и полномочия кадровой службы, удобство настройки и работы, финансовые моменты. Желательно получить тестовый период или демоверсию, чтобы сделать объективный выбор.

Как организовать работу в программе для кадровиков?

Доступ к программам осуществляется в рамках должностных полномочий, с учетом требований локальных актах. Также специалистам кадровой службы нужно оформить электронный подписи.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)