Приказ об электронном документообороте

В силу постоянного прогресса информационных технологий и необходимости оптимизации рабочих процессов, множество компаний решают перейти на электронный документооборот(“ЭДО”). Такой обмен документацией значительно экономит время и ресурсы, а также улучшает внутреннюю коммуникацию в организации. Однако при переходе на электронный документооборот важно соблюсти все требования законодательства.

Читайте в этой статье, какие шаги нужно предпринять для перехода на ЭДО, какие документы оформляются в связи с переходом, а также в чем преимущество применения ЭДО в организации.

Законодательное регулирование

Применение электронного документооборота в настоящее время определяется различными законодательными актами, такими как гражданское законодательство, трудовое законодательство и закон о цифровой подписи. Действующие приказы и нормативные акты также устанавливают требования и правила для работы с цифровыми документами. При переходе на электронный документооборот необходимо принимать во внимание все требования существующего законодательства.

Регулирование кадрового цифрового документооборота

Основные аспекты внедрения КЭДО подробно описаны в статьях 22.1 — 22.3 ТК. Статьями установлены правила внедрения документооборота и взаимодействия между работником и работодателем.

В цифровом делопроизводстве электронные документы должны соответствовать единым требованиям, установленным приказом Минтруда России № 578. По этим требованиям каждый документ должен содержать основную часть, приложения в различных форматах, электронную цифровую подпись, машиночитаемую доверенность и описание файла в формате XML.

Еще одним важным аспектом внедрения электронной системы является защита личных данных работников. В соответствии со статьей 19 Федерального закона № 152, работодатель обязан принимать все необходимые меры для защиты персональных данных от неправомерного доступа, изменений и других незаконных действий.

При внедрении кадрового электронного документооборота необходимо строго соблюдать требования законодательства и обеспечить применение КЭДО, в соответствии с установленными нормами и правилами.

Добыто.сервисы предлагает систему цифрового обмена кадровыми документами, соответствующую всем требованиям законодательства. Наш сервис отличается большой надежностью, а также удобной и безопасной работой.

Основные шаги подключения ЭДО

Переход на электронный документооборот осуществляется следующим образом:

1. Анализируется ситуация для подготовки к переходу. Сначала необходимо определить, какие изменения нужно внести в текущий процесс работы с документами, чтобы перейти на ЭДО. В компании разрабатывается план внедрения, в котором прописываются ожидания и требования к новой системе.
2. Осуществляется поиск подходящей системы. При выборе определяются ключевые критерии системы(функциональность, соответствие ее операционным потребностям организации, легкость внедрения и использования).
3. Проведение обучение. Сотрудников компании подготавливаются к новому формату обмена документами. Для этого разрабатывается инструкции и сценарии работы, а также проводится обучение сотрудников, которые будут заниматься документооборотом.
4. Создание внутренних документов по работе с ЭДО. Оформляются внутренние документы, такие как приказ о внедрении электронного документооборота и соответствующее положение.
5. Внедрение ЭДО. После того как все документы оформлены, процессы настроены и сотрудники обучены, можно приступать к переходу на цифровой формат работы.

Анализ ситуации и подготовка к переходу

Проанализируйте ситуацию:

• проведите детальный анализ текущих бизнес-процессов;
• определите какие организационные процессы планируется перевести в цифровой формат;
• выявите проблемные места существующего документооборота, а также недостатки и возможности для оптимизации и автоматизации.

После проведенного анализа можно приступить к выбору системы.

Выбор системы

Важным шагом при внедрении ЭДО является подбор подходящей платформы, которая будет служить основой для организации всех документационных процессов. При этом необходимо учитывать несколько факторов:

• во-первых, нужно учесть возможность интеграции данного программного обеспечения с уже используемыми системами в организации;
• во-вторых, важно обеспечить безопасность данных;
• в-третьих, не менее важным является стоимость внедрения и обучения персонала.

Комментарий специалиста. При выборе системы обращайте также внимание на техническую поддержку компании, оказывающую услугу. Важно, чтобы в процессе применения системы была постоянная поддержка и возможность обучения пользованию.

Сервис «Добыто. КЭДО» предлагает ряд преимуществ. Наша платформа может интегрироваться с более чем 30 системами, а также функционировать без доступа к интернету. Мы также стараемся предоставить удобную и простую в использовании настройку для клиентов. И, конечно же гарантируем постоянную техническую поддержку нашим клиентам, чтобы обеспечить комфортное использование системы ЭДО.

Инструктаж персонала

Обучение сотрудников может включать в себя:

• подготовка образовательных материалов — лекций, видеоуроков, инструкций, рассказывающих о работе с цифровыми документами;
• проведение непосредственно образовательного процесса (тренинги, семинары, вебинары и др.);
• проведение практической работы;
• осуществление тестирования(дает возможность оценить успешность обучения).

Подготовка внутренней документации

До внедрения ЭДО необходимо подготовить внутреннюю документацию. К основным документам можно отнести:

• приказ об ЭДО(регламентирует работу системы);
• положения о переходе(определяет правила перехода).

Комментарий специалиста. Обязательным до перехода на цифровой обмен документами, является принятие локального акта. Статьей 22.2 ТК предусмотрено, что работодатель принимает локальный акт с учетом мнения профсоюза. Нормой также предусмотрены обязательные к указанию положения о переходе.

Приказ

До введения ЭДО компания должна принять локальный акт — приказ. Документ должен содержать обязательные положения предусмотренные статьей 22.2 ТК. Среди них:

• данные о системе;
• правила доступа к системе;
• список цифровой документации и сотрудников, в отношении которых будет функционировать ЭДО;
• срок уведомления сотрудников.

Законом не регламентируется точная форма приказа. Предприятие вправе установить форму по своему собственному усмотрению.

Что указать в локальном акте

Компания может установить свою форму документа, главное не забывать учесть обязательные к указанию пункты.

Примерный текст приказа может выглядеть следующим образом:

“ПРИКАЗ

ОБ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

В соответствии с утвержденными нормативно-правовыми актами, а также в целях оптимизации и улучшения эффективности процесса обращения с документами в организации, приказываю ввести с “___”______________ г в действие в организации электронный кадровый документооборот(КЭДО), посредством цифровой платформы “_______”.

Для чего приказываю:

1. Определить ответственных лиц за внедрение и поддержку системы электронного документооборота. Они обязаны осуществлять контроль и регулярно оценивать эффективность структуры и функционирования системы, а также устранять возникающие проблемы и недочеты.
2. Установить перечень сотрудников, в отношении которых будет осуществляться КЭДО (Приложение № 1).
3. Установить перечень электронных документов, в отношении которого будет осуществляться КЭДО (Приложение № 2).
4. Разработать и утвердить регламент документооборота, определяющий порядок создания, регистрации, передачи и хранения электронных документов. Регламент должен включать в себя конкретные требования к формату документов, срокам и способам их хранения, положения о доступе к информации и ведении документации.
5. Уведомить сотрудников предприятия в пяти дневный срок с даты принятия настоящего приказа о переходе на электронный документооборот.
6. Организовать обучение персонала работе с системой электронного документооборота. Провести внутренние тренинги, семинары и инструктажи для всех сотрудников, которые будут иметь доступ к системе.
7. Обеспечить соответствующее программное обеспечение для работы с электронными документами. При необходимости провести закупку и установку специализированного ПО, обеспечивающего безопасность и конфиденциальность передаваемой информации.
8. Признать электронные документы равноправными письменным и соблюдать все требования к их составлению, оформлению, передаче и хранению согласно действующим НПА.
9. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя организации.
10. Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания и подлежит обязательному выполнению всеми подразделениями организации.

Почему выгодно применять электронный документооборот

В настоящее время, в связи с активным развитием информационных технологий, все больше предприятий и организаций стремятся перейти на электронный документооборот.

Вот несколько причин, почему его использование является выгодным:

1. Экономия времени и ресурсов: он позволяет существенно сократить время на обработку, передачу и хранение документов. Благодаря автоматизации процессов, документы могут быть отправлены, приняты и обработаны в кратчайшие сроки. Значительно сокращается потребность в бумажных носителях и расходы на их покупку, хранение и утилизацию.
2. Улучшение качества работы: ЭДО дает возможность снизить вероятность ошибок при переписывании или передаче информации. Автоматическая проверка данных и использование электронных подписей гарантируют целостность и достоверность документов. Также, электронные документы легче отслеживать и контролировать, что способствует более эффективной работе предприятия.
3. Удобство и доступность: с цифровым документооборотом возможно легко и быстро найти нужный документ в базе. Предполагается, что все документы будут храниться в пределах одной системы и будут доступны для просмотра в любое время и из любого места. Также, электронный документооборот позволяет создавать архивные копии документов для их долгосрочного хранения и использования.
4. Экологичность: Отказ от бумажного документооборота способствует экономии деревьев и энергии, а также сокращению выбросов загрязняющих веществ в окружающую среду. Внедрение электронного документооборота содействует снижению углеродного следа организации и ее экологической ответственности.

Комментарий специалиста. Применение электронного документооборота позволяет существенно повысить эффективность, точность и скорость обработки документов, а также снизить затраты на их хранение и передачу. Это модернизирует бизнес-процессы, повышает эффективность работы предприятия и способствует экологической ответственности.

Благодаря сервису “Добыто. КЭДО” вы можете сэкономить большую часть расходов на организационные и иные ресурсы. Использование нашего сервиса безопасное, удобное и экономически выгодное решение.

Вывод

• Электронный документооборот становится неотъемлемой частью современного мира и деловой сферы. Все больше компаний внедряют цифровой обмен документами на предприятии. Однако в процессе введение системы важно также соблюсти требования законодательства. Одним из основных требований — принятие приказа об ЭДО. Внедрение цифрового обмена документами приводит к повышению конкурентоспособности и успешности организации в современных условиях.
• «Добыто. КЭДО» является уникальным инновационным сервисом, который обеспечивает автоматизацию подписания и хранения кадровой документации с использованием надежных технологий и искусственного интеллекта. Наш сервис отличается высокой гибкостью настроек, гарантирует сохранность и надежность данных, а также помогает значительно сэкономить времени и ресурсов.

Часто задаваемые вопросы

В каких случаях при внедрении ЭДО не нужно принимать локальный акт?

Ответ: Только в случае форс-мажорного обстоятельства.

Где компания может получить КЭП?

Ответ: Юридическое лицо получает КЭП в удостоверяющем центре ФНС.

Какие статьи регулируют КЭДО?

Ответ: Данный вопрос регулируется статьями 22.1 — 22.3 ТК.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)