Статья 119 ТК РФ устанавливает право работников с ненормированным рабочим днем на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее трех календарных дней. В этом материале разберем, кому положен такой отпуск, как его правильно оформить, какие документы потребуются и что грозит работодателю за нарушение этой нормы. Вы узнаете точные сроки, порядок расчета отпускных и актуальную судебную практику на 2026 год.
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20-летней практикой. В 2008 году получила красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.
Что такое ненормированный рабочий день по ТК РФ
Ненормированный рабочий день — это особый режим работы, при котором отдельные работники могут по распоряжению работодателя эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Определение закреплено в статье 101 Трудового кодекса РФ.
Ключевое слово здесь — эпизодически. Судебная практика признает эпизодическим привлечение к работе не более трех раз в неделю. Если работодатель требует задерживаться ежедневно — это уже сверхурочная работа с другим порядком оплаты и компенсации.
Признаки ненормированного рабочего дня
Режим ненормированного рабочего дня включает несколько обязательных условий:
- Работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени происходит по письменному распоряжению работодателя
- Привлечение к такой работе носит эпизодический характер
- Должность работника включена в перечень должностей с ненормированным рабочим днем
- Условие о ненормированном дне закреплено в трудовом договоре
«На практике работодатели часто путают ненормированный рабочий день со сверхурочной работой. Разница принципиальная: сверхурочные оплачиваются в повышенном размере за каждый час, а при ненормированном дне компенсация только одна — дополнительный отпуск. Поэтому для работника выгоднее сверхурочная работа, если переработки регулярные.»
Кому положен дополнительный отпуск по статье 119 ТК РФ
Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день положен всем работникам, чья должность включена в соответствующий перечень, утвержденный работодателем. Перечень должностей с ненормированным рабочим днем должен быть закреплен в коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка или отдельном локальном нормативном акте.
Типичные категории работников, которым устанавливается ненормированный рабочий день:
- Руководители организаций и их заместители
- Руководители структурных подразделений
- Технический и хозяйственный персонал
- Работники, труд которых не поддается точному учету времени
- Работники, распределяющие рабочее время по собственному усмотрению
- Работники с раздробленным рабочим днем
Право на отпуск не зависит от фактических переработок
Важный нюанс: дополнительный отпуск предоставляется в полном объеме независимо от того, сколько раз работник фактически задерживался на работе. Даже если сотрудник ни разу за год не привлекался к работе сверх нормальной продолжительности, он имеет право на весь установленный отпуск. Основание — сам факт работы в условиях ненормированного дня. Эту позицию подтверждает Роструд в письме от 24.05.2012 N ПГ/3841-6-1 и Минтруд в письме от 18.08.2017 N 14-2/В-761.
Минимальная продолжительность дополнительного отпуска
Статья 119 ТК РФ устанавливает минимальную продолжительность дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день — не менее трех календарных дней. Это нижняя граница, которую работодатель не вправе уменьшать.
Конкретная продолжительность отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка. Работодатель может установить разную продолжительность для разных должностей в зависимости от объема возможных переработок. Например, для руководителей — 7 дней, для специалистов — 5 дней, для технического персонала — 3 дня.
Особенности для бюджетных организаций
Для работников федеральных государственных учреждений порядок предоставления дополнительного отпуска устанавливается Правительством РФ. Для государственных учреждений субъектов РФ — нормативными актами органов государственной власти субъекта. Для муниципальных учреждений — актами органов местного самоуправления.
| Тип организации | Кто устанавливает продолжительность | Минимум |
|---|---|---|
| Коммерческая организация | Коллективный договор, ПВТР, ЛНА | 3 дня |
| Федеральное госучреждение | Правительство РФ | 3 дня |
| Учреждение субъекта РФ | Органы власти субъекта РФ | 3 дня |
| Муниципальное учреждение | Органы местного самоуправления | 3 дня |
Как установить режим ненормированного рабочего дня в организации
Чтобы работник получил право на дополнительный отпуск, работодателю необходимо правильно оформить режим ненормированного рабочего дня. Это многошаговый процесс, требующий издания нескольких документов.
Как ввести ненормированный рабочий день: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Составьте перечень должностей с ненормированным рабочим днем. Включите должности, для которых характерны эпизодические переработки
- Шаг 2. Утвердите перечень приказом руководителя или включите его в коллективный договор, ПВТР
- Шаг 3. Установите продолжительность дополнительного отпуска для каждой должности (не менее 3 дней)
- Шаг 4. Внесите условие о ненормированном рабочем дне в трудовые договоры работников
- Шаг 5. Ознакомьте работников с локальными актами под подпись
Для действующих работников при установлении ненормированного рабочего дня составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Работник должен быть письменно уведомлен об изменении условий труда не менее чем за два месяца.
Полезные документы для скачивания
Сервис КЭДО Добыто — автоматизация кадрового документооборота
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ — скачать
Образец графика отпусков — скачать
Заявление на отпуск — скачать образец (RTF)
Порядок оформления дополнительного отпуска
Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день оформляется в том же порядке, что и основной ежегодный отпуск. Он включается в график отпусков и предоставляется по заявлению работника или по графику.
Документы для оформления отпуска
Для оформления дополнительного отпуска потребуются следующие документы:
- Заявление работника на предоставление отпуска (если отпуск не по графику)
- Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6 или произвольная)
- Записка-расчет о предоставлении отпуска (форма Т-60)
- Отметка в личной карточке работника (форма Т-2)
Работника необходимо письменно уведомить о начале отпуска не позднее чем за две недели. Отпускные выплачиваются за три календарных дня до начала отпуска — это требование статьи 136 ТК РФ.
«Рекомендую включать дополнительный отпуск в график отпусков вместе с основным. Так проще планировать и для работника, и для отдела кадров. Закон не запрещает разбивать дополнительный отпуск на части, но помните — одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (это касается основного отпуска).»
Автоматизация кадрового документооборота
Оформление отпусков — один из самых трудоемких процессов в кадровом делопроизводстве. Современные системы КЭДО позволяют автоматизировать весь цикл: от подачи заявления до формирования приказа и расчета отпускных. Сотрудник подает заявление через личный кабинет, руководитель согласовывает в один клик, а система автоматически формирует все необходимые документы.
Сервис Добыто КЭДО интегрируется с учетными системами и позволяет вести график отпусков в электронном виде. Все документы подписываются электронной подписью, что экономит время и бумагу.
Как оформить отпуск через Добыто КЭДО: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Войдите в личный кабинет сотрудника в системе Добыто КЭДО
- Шаг 2. Выберите раздел «Заявления» и тип «Заявление на отпуск»
- Шаг 3. Укажите вид отпуска (ежегодный основной + дополнительный за ненормированный день)
- Шаг 4. Введите даты начала и окончания отпуска
- Шаг 5. Подпишите заявление электронной подписью и отправьте на согласование
«Перевод кадрового документооборота в электронный вид сокращает время оформления отпуска с нескольких дней до нескольких минут. Работник подает заявление с телефона, руководитель согласовывает в приложении, бухгалтерия получает данные для расчета автоматически. Никакой беготни с бумагами.»
Можно ли заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией
Статья 126 ТК РФ разрешает заменять часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, денежной компенсацией. Это правило распространяется и на дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день.
Для замены отпуска компенсацией работник должен написать заявление. Работодатель вправе, но не обязан удовлетворить это заявление. Если работодатель отказывает — придется использовать отпуск по назначению.
Кому нельзя заменять отпуск компенсацией
Закон запрещает заменять дополнительный отпуск денежной компенсацией следующим категориям работников:
- Беременным женщинам
- Работникам в возрасте до 18 лет
- Работникам, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (в части отпуска за вредность)
Эти категории работников должны использовать дополнительный отпуск по прямому назначению — для отдыха.
Расчет отпускных за дополнительный отпуск
Отпускные за дополнительный отпуск рассчитываются по тем же правилам, что и за основной. Используется средний дневной заработок, который умножается на количество дней отпуска.
Формула расчета
Средний дневной заработок = Сумма заработка за расчетный период / 12 / 29,3
Расчетный период — 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Коэффициент 29,3 — среднемесячное число календарных дней.
Пример расчета: работник уходит в дополнительный отпуск на 5 дней. Его заработок за расчетный период составил 720 000 рублей. Средний дневной заработок = 720 000 / 12 / 29,3 = 2 048 рублей. Сумма отпускных = 2 048 x 5 = 10 240 рублей (до удержания НДФЛ).
Ответственность работодателя за непредоставление отпуска
За нарушение законодательства об отпусках работодатель несет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Отдельной статьи за непредоставление дополнительного отпуска не существует — применяется общая норма о нарушении трудового законодательства.
Размеры штрафов
| Субъект ответственности | Первичное нарушение | Повторное нарушение |
|---|---|---|
| Должностное лицо | 1 000 — 5 000 руб. | 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация |
| ИП-работодатель | 1 000 — 5 000 руб. | 10 000 — 20 000 руб. |
| Организация | 30 000 — 50 000 руб. | 50 000 — 70 000 руб. |
Кроме штрафа, работодатель обязан предоставить работнику неиспользованный отпуск или выплатить компенсацию при увольнении. Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день не сгорает — он накапливается и должен быть предоставлен или компенсирован.
«Проверка ГИТ в первую очередь смотрит на наличие локальных актов: перечня должностей с ненормированным днем, утвержденной продолжительности отпуска. Если этих документов нет — штраф неизбежен. Даже если фактически работники получали дополнительные дни отдыха.»
Судебная практика и позиция контролирующих органов
Судебная практика по спорам о дополнительном отпуске за ненормированный рабочий день достаточно обширна. Основные выводы судов:
- Отпуск предоставляется независимо от фактических переработок (Определение Верховного Суда РФ от 03.11.2014 N 5-КГ14-112)
- Работодатель не вправе отказать в отпуске, ссылаясь на отсутствие переработок
- Неиспользованный дополнительный отпуск подлежит компенсации при увольнении
- Отсутствие локального акта о ненормированном дне не лишает работника права на отпуск, если условие есть в трудовом договоре
Роструд в своих разъяснениях подчеркивает: право на дополнительный отпуск возникает в силу самого факта работы в режиме ненормированного рабочего дня, а не в зависимости от количества переработок.
«Если работодатель не включил должность в перечень и не оформил ненормированный день документально — суды встают на сторону работника. Бремя доказывания лежит на работодателе. Поэтому настоятельно рекомендую оформлять все документы заранее, а не когда дойдет до спора.»
Заключение
Правильное оформление отпусков — важная часть кадрового делопроизводства. Ошибки в расчёте дней или нарушение порядка предоставления могут обернуться штрафами при проверке ГИТ.
Работодателю необходимо не только соблюдать установленные сроки уведомления и выплаты отпускных, но и вести точный учёт всех видов отпусков каждого сотрудника.
Автоматизация отпускного документооборота через систему КЭДО помогает исключить человеческий фактор и гарантировать соблюдение всех требований трудового законодательства.