Российский оператор ЭДО и аккредитованный удостоверяющий центр СКБ Контур предлагает клиентам готовое решение для внедрения и ведения кадрового электронного документооборота – Контур.КЭДО. Сервис имеет весь основной функционал, необходимый для работы с кадровыми документами, а также несколько дополнительных функций. Работать с системой могут как государственные учреждения, так и коммерческие организации.
Читайте о возможностях и функционале сервиса Контур.КЭДО, плюсах и минусах для пользователей, о сравнении с модулем «Добыто. КЭДО».
- Что такое Контур.КЭДО?
- Возможности Контур.КЭДО
- Как работать в сервисе Контур.КЭДО?
- Работа с сервисом Контур.КЭДО для кадровика
- Работа с сервисом Контур.КЭДО для сотрудника
- Сравнение Контур.КЭДО и «Добыто. КЭДО»
- Функциональные возможности
- Удобство использования
- Электронные подписи для сотрудников
- Техническая поддержка
- Стоимость в расчете на 1 сотрудника
- Заключение
- FAQ
- Список источников
Что такое Контур.КЭДО?
Контур.КЭДО – сервис для ведения кадрового электронного документооборота на основе системы Контур.Диадок от СБК Контур. Представляет собой модульное решение с веб-версией для сотрудников, имеет следующие особенности:
- Модуль сервиса предназначен для интеграции с используемой в компании учетной системой (1С: ЗУП, SAP и др.). Используется кадровиками, специалистами HR-отдела для формирования кадровой документации, отправки документов для ознакомления и подписания сотрудниками, контроля подписания, создания шаблонов.
- Веб-версия и мобильная версия для ознакомления с документами, подписания электронных документов, отправки документов на основе готовых шаблонов. Используется рядовыми сотрудниками компании при работе с кадровыми документами.
Модуль интеграции с учетными системами – популярная реализация облачных систем КЭДО. Например, система «Добыто. КЭДО», как и Контур.КЭДО, реализована таким же образом – в виде модуля для интеграции с учетными системами для кадровика, веб-версии с интуитивно понятным интерфейсом для остальных сотрудников компании.
Мнение эксперта. Благодаря интеграции модуля в привычную для кадровика учетную систему удается, во-первых, существенно сократить время на добавление сотрудников в базу вручную, внесение штатного расписания, а, во-вторых, сотрудники отдела кадров смогут работать в привычной для них системе с дополнением для кадрового электронного документооборота – не потребуется изучать новое ПО.
Возможности Контур.КЭДО
Из основных возможностей сервиса Контур.КЭДО можно отметить следующее:
- Обмен кадровыми документами со всеми сотрудниками, в т.ч. с удаленными. Можно безопасно обмениваться юридически значимыми кадровыми документами, отправлять для подписания трудовые договора, приказы на отпуск и пр. Не нужно собственноручно передавать на подпись документы в бумажном виде.
- Создание шаблонов. В каждой компании есть свой комплект часто используемых документов, которые сотрудники отправляют в отдел кадров или руководителю. Аналогично и в обратном направлении – от руководителя и кадровиков к рядовым сотрудникам. В таких ситуациях удобнее 1 раз создать и настроить шаблон для каждого типа документов, после чего останется лишь вносить в него необходимую изменяемую информацию (даты, ФИО и пр.).
- Сложные маршруты подписания. Часто с одним документом должны ознакомиться несколько сотрудников или отделов. Для этого в сервисе Контур.КЭДО можно настроить маршрут подписания – последовательный (электронный документ последовательно рассматривают и подписывают сотрудники в том порядке, в котором это настроил кадровик), параллельный (подписывать документ все участники документооборота могут в произвольной последовательности).
- Подписание документов с любых устройств. У рядовых сотрудников нет модуля КЭДО – они работают в личном кабинете через веб-интерфейс. Доступ в личный кабинет возможен не только с настольного ПК, но и с планшета, смартфона. В «Добыто. КЭДО», кстати, тоже реализована возможность быстрого подписания электронных документов, шаблоны и иные инструменты через веб-сервис, мобильную версию.
- Уведомления о новых документах и изменении их статуса. Не нужно постоянно находиться онлайн, обновлять личный кабинет. Как только сотруднику поступит новый электронный документ на подпись, или статус кадрового документа, отправленного кадровиком на согласование, изменится, то сервис автоматически отправит уведомления – по SMS или e-mail.
- Использование всех видов электронных подписей. В Контур.КЭДО подписывать документы можно всеми электронными подписями, предусмотренными для этого законом: простой электронной подписью (ПЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) и усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Есть поддержка личной подписи сотрудников («Госуслуги»).
В целом, возможности Контур.КЭДО стандартные для ведения базового кадрового электронного документооборота. Из системы можно выгружать электронные документы на локальный сервер компании, отправлять на печать – например, когда нужно предоставить документацию контролирующим органам при проведении проверок на месте. Есть поиск по архиву документов по различным параметрам, хотя и не используется искусственный интеллект, как это реализовано в модуле «Добыто. КЭДО».
Как работать в сервисе Контур.КЭДО?
После оплаты подписки в соответствии с выбранным тарифом и интеграции в учетную систему специалисту кадровой службы или иному лицу, в чьи должностные обязанности входит ведение кадровой документации, необходимо добавить участников документооборота. Список сотрудников может быть сформирован автоматически из 1С. После этого всем участникам будет отправлено приглашение для начала работы в Контур.КЭДО.
Если для подписания документов работникам необходимо использовать усиленную неквалифицированную подпись, то они могут запросить ее выпуск непосредственно через личный кабинет сервиса КЭДО. Рассмотрим основы использования сервиса как модуля для 1С: ЗУП для кадровика и в веб-версии для рядового сотрудника.
Работа с сервисом Контур.КЭДО для кадровика
Модуль Контур.КЭДО после интеграции запускается вместе с 1С: ЗУП автоматически. Интерфейс рабочего окна достаточно простой и понятный – здесь отображается следующая информация:
- Передача документов – одинарный документ или пакет документов, основной документ с приложениями. При нажатии на пиктограмму откроется полный список всех электронных документов в составе пакета.
- Дата создания электронного документа. Дата и время, когда документ был создан и отправлен.
- Наименование документа кадрового электронного документооборота. Указывается название документа, присвоенного кадровиком.
- Отправитель и получатель. Соответственно, ФИО сотрудника, который отправил документ, и того, кому этот документ предназначен. Обратите внимание, если электронный документ отправляется на подпись нескольким сотрудникам, то указывается ФИО последнего по списку участника документооборота. Посмотреть всех участников КЭДО, статус документа на данном этапе можно в разделе «Дополнительно».
- Общий статус документа – текущий этап кадрового ЭДО, например, документооборот завершен, требуется подписание и т.д. Возможна настройка уведомлений – когда именно будет приходить сообщение в SMS или на e-mail (при любом изменении статуса или, например, когда документооборот завершен, получен отказ и пр.).
- Связь с документом в 1С – сведения о том, с каким документом из системы связан конкретный кадровый документ (к примеру, заявление на отпуск и приказ на отпуск).
В модуле для 1С: ЗУП кадровик может отправлять сотрудникам электронные документы несколькими способами – произвольный файл с компьютера, из справочника или из проведенных в 1С документов. Перед отправкой документов можно редактировать печатную форму.
Мнение эксперта. При настройке маршрута подписания в Контур.КЭДО можно добавить участников документооборота, тип электронной подписи, которая потребуется каждому из них. Как и в модуле «Добыто. КЭДО», в Контур.КЭДО можно выпускать УНЭП для работников или пользоваться ПЭП. Просто помните, что для ряда электронных документов можно использовать только усиленную неквалифицированную электронную подпись сотрудника.
Работа с сервисом Контур.КЭДО для сотрудника
Сотрудники работают с кадровой документацией в своем личном кабинете после получения приглашения от специалиста отдела кадров. В личном кабинете представлен список всех электронных документов, доступных для конкретного сотрудника – как входящих, так и исходящих. Можно знакомиться с содержанием документа, подписывать своей электронной подписью, отправлять документы, заполняя готовые шаблоны. Рядовые сотрудники видят текущий статус документа, а также срок, до которого каждый документ должен быть подписан.
Мобильная версия личного кабинета удобна в использовании – можно также работать с электронными документами, подписывать их в одно касание.
Мнение эксперта. Сервис Контур.КЭДО относится именно к базовой системе кадрового электронного документооборота, предоставляющей минимум необходимых функций, а не к многофункциональным HRM-системам. Разрабатывать графики отпусков с просмотром пересечений дат, проводить обучение, адаптацию сотрудников, осуществлять иную деятельность по управлению персонала тут нельзя. Но весь базовый функционал для КЭДО в сервисе от СБК Контур присутствует.
Сравнение Контур.КЭДО и «Добыто. КЭДО»
Сравним системы кадрового электронного документооборота Контур.КЭДО и «Добыто. КЭДО» по 5 основным критериям: функционал, удобство, поддержка электронных подписей (выпуск в сервисе), служба поддержки и стоимость.
Функциональные возможности
Модуль Контур.КЭДО предоставляет основной (базовый) функционал для работы с кадровой документацией в электронном виде: создание, рассылка с гибкими маршрутами, подписание, шаблоны, уведомления на e-mail и по SMS. В этом отношении функционал сервиса «Добыто. КЭДО» аналогичен, но есть и дополнительные возможности. Например, это поиск документов с использованием искусственного интеллекта, автоматическая проверка актуальности документов, их соответствие действующим нормам законодательства РФ и др. Это удобно, поскольку кадровику не потребуется самостоятельно отслеживать все изменения в законодательной базе, исправлять ранее созданные шаблоны.
Удобство использования
Обе системы имеют интуитивно понятный интерфейс как в модуле для интеграции с учетными системами, так и в веб-версии, мобильной версии. Где это возможно, в сервисе «Добыто. КЭДО» есть подсказки. В целом, рабочее окно, пункты меню, информация по каждому электронному документу является стандартной для всех сервисов КЭДО.
Электронные подписи для сотрудников
В сервисе Контур.КЭДО выпуск УНЭП возможен, но только по тем электронным подписям для сотрудников, которые были приобретены ранее (можно приобретать необходимое количество ЭП в удостоверяющем центре Контур удаленно). В системе «Добыто. КЭДО» возможен бесплатный выпуск УНЭП для сотрудников, т.е. отдельно оплачивать выпуск комплекта усиленных неквалифицированных электронных подписей не потребуется.
Техническая поддержка
В Контур.КЭДО есть справка (инструкции для сотрудников), предоставляются консультации и проводится обучение кадровиков. Также компания СБК Контур оказывает весь комплекс услуг по сопровождению процесса перехода на кадровый электронный документооборот. В сервисе «Добыто. КЭДО» реализована полноценная база знаний. Если же остаются вопросы, то можно обратиться в службу технической поддержки.
Стоимость в расчете на 1 сотрудника
В Контур.КЭДО стоимость зависит от того, какие версии сервиса будут использоваться (модуль 1С, веб-версия, мобильная версия) и количества сотрудников, участвующих в кадровом электронном документообороте, и составляет от 2 тыс. рублей в год. В «Добыто. КЭДО» стоимость составляет от 75 руб./год за подключение 1 сотрудника, а для кадровиков доступ предоставляется бесплатно.
Можно заказать демоверсию модуля «Добыто. КЭДО», узнать больше о системе и рассчитать, сколько сможете сэкономить за год при использовании системы кадрового электронного документооборота.
Мнение эксперта. Кроме перечисленных выше критериев при выборе системы кадрового электронного документооборота учитывают возможность для информационного обмена с государственными службами, фондами и органами, соответствие сервиса требованиям ФЗ-63, ФЗ-152. Если электронные документы хранятся на сервере оператора (разработчика системы КЭДО), то эти серверы должны находиться на территории РФ.
Заключение
- Контур.КЭДО предоставляет компаниям базовый функционал для ведения кадрового электронного документооборота. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу не потребуется тратить время на изучение справочных материалов.
- Кадровики могут сразу начать работу в привычной учетной системе, например, 1С: ЗУП, благодаря модулю интеграции. Рядовые сотрудники могут просматривать входящие электронные документы, отправлять документы на согласование, подписывать документы ПЭП или УНЭП с любого устройства – ПК, мобильного телефона, планшета.
- Стоимость подписки зависит от выбранной версии и количества сотрудников. Оценить возможности системы можно и до оплаты подписки – по запросу предоставляется демоверсия, где можно ознакомиться с основным функционалом, инструментами, интерфейсом. Настоятельно рекомендуем сначала попробовать демо.
FAQ
Что выбрать для микроорганизации – Контур.КЭДО или «Добыто. КЭДО»?
Независимо от того, какой тип, форма организации, при выборе системы кадрового электронного документооборота учитывают функционал, удобство и стоимость. В ряде случаев функциональные возможности могут быть расширены за счет подключения дополнительных модулей. По этим 3-м критериям выбора лучше отдать предпочтение модулю «Добыто. КЭДО».
Сколько времени занимает настройка сервиса КЭДО?
Зависит от того, какая версия необходима компании – модуль интеграции или веб-версия, SaaS или On-Premise. На примере сервиса «Добыто. КЭДО» настройка займет от 10 минут. В Контур.КЭДО интеграция модуля в 1С: ЗУП займет немного больше времени.
Можно ли использовать Контур.КЭДО отдельно от Контур.Диадок?
Да. Контур.КЭДО – отдельный сервис кадрового ЭДО, хотя он и построен на базе Контур.Диадок. Использовать другие продукты Контур нет необходимости, если требуется только КЭДО.
