Согласие на обработку персональных данных: приём и хранение

Согласие на обработку персональных данных работник подаёт не всегда: для кадрового учёта, расчёта зарплаты и отчётности в СФР основанием служат трудовой договор и прямые требования закона, а отдельное письменное заявление нужно для целей за их пределами — передачи данных третьим лицам, проверки кандидата, публикации фото, обработки сведений о здоровье и судимости. Принятое заявление проверяется по части 4 статьи 9 152-ФЗ: там девять обязательных элементов, и отсутствие любого превращает документ в бумагу без юридического значения. Хранится согласие 3 года после истечения срока действия или отзыва. Разделять нужно и сами документы: согласие на обработку данных и согласие на ведение КЭДО по статье 22.2 ТК РФ — два разных заявления, и одно не закрывает второе.

Дальше разберём, какие формулировки обнуляют согласие, как зафиксировать дату приёма, чтобы факт подтверждался при проверке, и что работодатель обязан сделать в 30 дней после отзыва. Отдельно — приём заявления в электронном виде и виды подписи, которые для этого годятся. Сроки хранения по видам кадровых документов, размеры штрафов по статье 13.11 КоАП после 30 мая 2025 года, стоимость перевода согласий в электронный вид и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Соберите бланк согласия под свои цели обработки: конструктор подставит перечень данных, срок действия и оговорку об отзыве и выдаст готовый файл .docx.

Когда согласие работника обязательно, а когда работодатель обходится без него

Работодатель обрабатывает данные работника на основании пункта 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ: цели обработки предусмотрены Трудовым кодексом, поэтому оформление приёма, ведение личной карточки, расчёт зарплаты и сдача ЕФС-1 в Социальный фонд России отдельного согласия не требуют. Статья 65 ТК РФ прямо называет документы, которые кандидат предъявляет при трудоустройстве, а глава 14 ТК РФ описывает порядок работы с этими сведениями. Заявление о согласии появляется там, где цель выходит за рамки трудовых отношений либо закон требует именно письменной формы.

Разграничение по целям определяет, сколько документов вы принимаете от одного работника и какие из них нельзя объединять в один бланк.

Из таблицы следует практический вывод по комплекту: типовой работник подписывает не одно заявление, а два-три, и только одно из них относится к персональным данным как таковым. Согласие на распространение по статье 10.1 нельзя вшивать в общий бланк: закон требует оформлять его отдельно от иных согласий.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Избыточное согласие вредит так же, как его отсутствие. Когда компания собирает одну универсальную бумагу на все случаи жизни, она получает документ с размытой целью, а размытая цель не подтверждает правомерность ни одной конкретной операции с данными. Посмотрите свой действующий бланк: если в графе цели стоит формулировка вида обеспечение трудовых отношений и иные цели, это согласие в споре не работает.»

Образцы согласий, заявлений и правил обработки данных

Комплект для приёма и хранения заявлений от работников: начните с бланка согласия на обработку персональных данных, остальные документы добавляются под конкретные цели.

Что должно быть в заявлении: девять обязательных реквизитов по 152-ФЗ

Часть 4 статьи 9 152-ФЗ перечисляет сведения, без которых письменное согласие считается неполученным. Проверять их нужно до подшивки документа в дело, а не после запроса Роскомнадзора.

1. Фамилия, имя, отчество работника, адрес и реквизиты документа, удостоверяющего личность: серия, номер, дата выдачи и выдавший орган.
2. Сведения об операторе: наименование и адрес работодателя. Юридический адрес по ЕГРЮЛ, а не адрес фактического офиса.
3. Сведения о лице, обрабатывающем данные по поручению оператора, если обработка кому-то поручена. Сюда попадают провайдер КЭДО, аутсорсинговая бухгалтерия, подрядчик по проверке кандидатов.
4. Цель обработки. Формулируется конкретно: не «ведение кадровой работы», а «оформление трудовых отношений, начисление заработной платы, оформление полиса ДМС».
5. Перечень персональных данных, на обработку которых даётся согласие. Перечень закрытый, оборот «и иные данные» его обнуляет.
6. Перечень действий с данными и общее описание используемых способов обработки: с использованием средств автоматизации, без них или смешанным способом.
7. Срок действия согласия. Допустимо привязать к событию: на срок трудовых отношений и 3 года после увольнения.
8. Порядок отзыва: куда и в какой форме работник подаёт отзыв.
9. Подпись работника. Собственноручная либо электронная по правилам 63-ФЗ.

Отдельная проверка касается добровольности. Часть 1 статьи 9 требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным. Бланк, где работник не может отказаться от отдельных целей и подписывает всё разом, этому требованию не отвечает: при проверке такое согласие читается как формальное.

Что проверить до приёма первого заявления

Заявление работника — последнее звено. Если предшествующие элементы не выстроены, принятое согласие правомерность обработки не подтвердит.

• Политика обработки персональных данных утверждена и опубликована, доступ к ней открыт (статья 18.1 152-ФЗ).
• Ответственный за организацию обработки назначен приказом, его обязанности описаны.
• Уведомление подано в Роскомнадзор до начала обработки. Проверить, числится ли компания в реестре операторов персональных данных, можно по ИНН: на портале открыт поиск, и там же лежат формы подачи и изменения уведомления. При изменении сведений уведомить надо до 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений, при прекращении обработки — в течение 10 рабочих дней.
• ЛНА о порядке обработки и защиты данных работников принят, работники ознакомлены под подпись.
• Определены места хранения и круг допущенных лиц. Перечень должностей с доступом утверждается приказом.
• Описан порядок реагирования на инцидент. Часть 3.1 статьи 21 152-ФЗ отводит 24 часа на уведомление Роскомнадзора о факте утечки и 72 часа на сообщение о результатах внутреннего расследования.

Как принять заявление от работника и подтвердить факт приёма

Спор о персональных данных почти никогда не сводится к тексту согласия. Он сводится к тому, доказывает ли работодатель, что этот текст работник видел, подписал и получил обратно. Порядок приёма решает именно эту задачу.

Как принять заявление о согласии на обработку данных: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Определите цель и правовое основание до приёма бумаги. Если цель закрыта пунктом 2 части 1 статьи 6 152-ФЗ, согласие не нужно, и требовать его от работника не следует.
2. Шаг 2. Сверьте заявление с девятью реквизитами части 4 статьи 9. Отдельно проверьте, закрыт ли перечень данных и назван ли обработчик по поручению.
3. Шаг 3. Проверьте разделение документов: согласие на распространение по статье 10.1 и согласие на КЭДО по статье 22.2 ТК РФ принимаются отдельными заявлениями.
4. Шаг 4. Зарегистрируйте заявление в журнале учёта согласий: порядковый номер, дата приёма, работник, цель, срок действия. Журнал подтверждает дату приёма, если сам документ окажется утрачен.
5. Шаг 5. Передайте работнику второй экземпляр с отметкой о приёме либо направьте подтверждение в личный кабинет, если приём идёт электронно.
6. Шаг 6. Поместите оригинал в личное дело или отдельное дело согласий и закройте доступ к нему для лиц, не включённых в утверждённый перечень.
7. Шаг 7. Поставьте на контроль дату истечения срока действия. Обработка после этой даты продолжается без основания даже при формально подписанном когда-то бланке.

В практике Добыто приём согласий чаще всего рассыпается на пятом и седьмом шагах: второй экземпляр работнику не отдают, а срок действия никто не отслеживает, потому что в бумажном деле его не видно. При электронном приёме оба параметра ведёт система: работник получает подписанный документ в личный кабинет, а срок действия становится полем с напоминанием.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как хранить согласия: сроки, место и доступ

Срок хранения согласия установлен не 152-ФЗ, а архивным законодательством: статья 441 Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, отводит 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва. Отсчёт идёт не от даты подписания и не от даты увольнения, а от окончания действия документа, поэтому дату истечения нужно фиксировать при приёме.

Сроки в КЭДО те же, что на бумаге: перевод в электронный вид меняет носитель, а не архивную норму. Разница в другом — электронное дело требует сохранения проверяемости подписи на всём сроке хранения, и для документов с 50-летним сроком это отдельная техническая задача, а не свойство файла.

Важный нюанс из практики: уничтожение данных по отзыву согласия и уничтожение кадровых документов — разные процедуры. Прекращается только та обработка, которая держалась исключительно на согласии. Трудовой договор, приказы и расчётные документы хранятся дальше по архивным срокам, потому что их обработка идёт на другом основании.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или его отдельных реквизитов. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Приём согласия в электронном виде: какая подпись подойдёт

Электронное согласие допустимо: часть 4 статьи 9 152-ФЗ признаёт равнозначным письменному согласие, подписанное электронной подписью в соответствии с 63-ФЗ. Вопрос переносится на вид подписи и на то, чем подтверждается её принадлежность работнику.

УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, дополнительных условий не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при наличии соглашения между участниками электронного взаимодействия. Этот документ теряют чаще всего: подпись технически исправна, журнал подписания заполнен, а соглашения об использовании неквалифицированной подписи в деле нет, и равнозначность доказать нечем.

Второй узел — идентификация. В разобранном нами споре об увольнении через систему КЭДО первая инстанция работнику отказала, потому что у работодателя были и положение о кадровом электронном документообороте, и перечень документов, и своевременно полученное письменное согласие. Кассационный суд акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл, и перевесили три обстоятельства: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а фиксировала это собственная информационная система работодателя.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он документально. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи.»

Практический вывод для приёма согласий: система должна обеспечивать выгрузку журнала действий по конкретному документу, иначе подтвердить факты отправки, доставки и подписания нечем. В Добыто мы смотрим такую выгрузку до начала спора — перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт, а не после получения претензии. Перед раскаткой на всю компанию мы закладываем пилотную группу: на ней видно, кто из работников фактически не справляется с подписанием, а это ровно то обстоятельство, которое суд оценивает отдельно от подписи в журнале ознакомления.

Персональные данные и коммерческая тайна: почему одно не заменяет другое

Режим коммерческой тайны по 98-ФЗ и режим защиты персональных данных по 152-ФЗ регулируют разные вещи и не пересекаются. Обязательство о неразглашении, которое работник подписывает при приёме, не даёт работодателю права обрабатывать его данные шире, чем разрешено законом, а согласие на обработку данных не превращает сведения о работнике в коммерческую тайну.

Статья 5 98-ФЗ прямо перечисляет сведения, которые режимом коммерческой тайны закрыть нельзя: численность и состав работников, система оплаты труда, условия труда, показатели производственного травматизма, наличие свободных рабочих мест, задолженность по заработной плате. Попытка закрыть эти сведения положением о коммерческой тайне создаёт недействительный локальный акт, а не защиту.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Для работников, допущенных к данным коллег, работают оба режима одновременно: доступ даёт приказ с перечнем должностей, ответственность за разглашение персональных данных наступает по статье 90 ТК РФ и статье 13.11 КоАП, а за разглашение коммерческой тайны — по 98-ФЗ и подпункту «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ. Статья 88 ТК РФ добавляет обязанность предупреждать получателей данных работника о том, что сведения могут использоваться только в тех целях, для которых сообщены, и требовать подтверждения этого правила.

Ошибки при приёме согласий и во что они обходятся

Четыре ошибки встречаются чаще остальных, и все они относятся к оформлению, а не к защите данных как таковой.

Открытый перечень данных. Формулировка «и иные сведения, необходимые работодателю» превращает согласие в неконкретное, а значит не отвечающее части 1 статьи 9. Делают так ради универсальности бланка, чтобы не переоформлять его при новых задачах. Результат обратный: в спорной ситуации согласие не подтверждает правомерность ни одной операции, выходящей за очевидный кадровый минимум.

Одно согласие на все цели. Проверка кандидата, публикация фото, передача данных в страховую компанию и переход на КЭДО собираются в один лист. Для статьи 10.1 152-ФЗ это прямое нарушение требования об отдельном оформлении, а при отзыве согласия работодатель теряет разом все цели, включая те, которые можно было сохранить.

Согласие взято, но политика не опубликована. Обязанности по статье 18.1 самостоятельны и наличием подписанных заявлений не закрываются.

Обработка продолжается после истечения срока согласия. Типичный случай — данные соискателей, которых не взяли на работу: резюме и анкеты лежат в почте и в системе подбора годами, хотя цель обработки закрылась вместе с закрытием вакансии.

Стоимость ошибки считается не по цене переоформления бланка. С 30 мая 2025 года действуют увеличенные размеры санкций по статье 13.11 КоАП, введённые Федеральным законом от 30.11.2024 № 420-ФЗ.

Для должностных лиц санкции по первым трём составам ниже: от 100 000 до 300 000 рублей за обработку без согласия, от 30 000 до 50 000 рублей за неуведомление Роскомнадзора и от 6 000 до 12 000 рублей за отсутствие опубликованной политики. Они назначаются вместе со штрафом на организацию, а не вместо него.

Когда требовать согласие не нужно

Заявление о согласии не универсальный щит, и в трёх ситуациях его сбор создаёт лишний документ и лишний риск.

• Обработка идёт в объёме, необходимом для исполнения трудового договора и требований ТК РФ. Согласие здесь не добавляет правомерности, но даёт работнику возможность отозвать его и создать спор на пустом месте.
• Данные передаются по обязательному запросу государственного органа. Пункт 2 статьи 88 ТК РФ прямо обязывает работодателя предоставлять сведения в случаях, установленных федеральными законами.
• Сведения передаются для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника. Это исключение прямо названо в статье 88 ТК РФ.

Отзыв согласия: что работодатель обязан сделать за 30 дней

Работник вправе отозвать согласие в любое время, и отдельного повода для этого не требуется. С даты поступления отзыва у работодателя есть 30 дней, чтобы прекратить обработку, которая держалась исключительно на согласии, и уничтожить соответствующие данные. Это часть 5 статьи 21 152-ФЗ.

Порядок действий по поступившему отзыву состоит из четырёх шагов. Зарегистрировать отзыв с датой поступления — именно от неё считаются 30 дней. Разделить обработку на ту, что шла по согласию, и ту, что идёт по закону и трудовому договору: вторая продолжается. Прекратить операции первой группы и уведомить обработчиков по поручению, если данные передавались провайдеру или подрядчику. Составить акт об уничтожении с перечнем данных и способом уничтожения, а при отзыве согласия на распространение — обеспечить прекращение передачи третьим лицам.

Отдельный срок работает по запросам работника о его данных: оператор отвечает в течение 10 рабочих дней с даты обращения, срок продлевается не более чем на 5 рабочих дней с направлением мотивированного уведомления. Запрос принимается в любой форме, ограничивать способы подачи оператор не вправе.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Отзыв согласия редко приходит сам по себе: чаще это первый ход в конфликте, за которым идёт жалоба или иск. Поэтому день поступления отзыва мы фиксируем письменно и в тот же день раскладываем обработку на две группы — ту, что прекращается, и ту, что продолжается по трудовому договору. Если у вас нет такого разделения заранее, за 30 дней вы его не сделаете.»

Стоимость перевода согласий и кадровых документов в электронный вид

Стоимость зависит от численности работников и набора функций: количество сотрудников определяет тариф, а требования к подписи, интеграции и архиву — его уровень.

Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров. Тариф меняется в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Полный состав функций по каждому уровню приведён на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в «Старт» и чем он отличается от «Бизнеса».

В проектах Добыто на численности в несколько тысяч человек дольше всего идёт не настройка системы, а обучение линейного персонала и сбор согласий: эту часть графика мы закладываем отдельно от технических работ. Отдельная статья расходов при переходе — не лицензия, а подготовка документов: положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, соглашение об использовании неквалифицированной подписи и сбор согласий. Сама раскатка занимает дни, а сбор письменных согласий растягивается на недели и зависит от численности и доли дистанционных сотрудников.

Выводы

Заявление о согласии нужно не на всё подряд: базовый кадровый учёт и расчёты идут на основании закона и трудового договора, а письменная форма обязательна для проверок, передачи данных третьим лицам, спецкатегорий, биометрии и распространения. Принятый документ проверяется по девяти реквизитам части 4 статьи 9 152-ФЗ, регистрируется с датой приёма и хранится 3 года после окончания срока действия или отзыва. Отзыв запускает 30-дневный срок на прекращение обработки, которая держалась только на согласии, — остальные основания продолжают действовать.

Мы в Добыто выстраиваем этот участок как процесс, а не как папку: шаблоны согласий собираются под конкретные цели обработки, приём фиксируется журналом действий с выгрузкой по каждому документу, а срок действия согласия становится контрольной датой в системе, а не строчкой в бумажном деле.

Частые вопросы

Можно ли отказать кандидату, который не подписал согласие на обработку персональных данных?

Отказ в заключении трудового договора по статье 64 ТК РФ обосновывается деловыми качествами, и отсутствие подписи само по себе таким основанием не является. При этом без письменного согласия вы не вправе проверять кандидата по базам, запрашивать сведения у прежних работодателей и передавать его данные подрядчику. То есть отказ оформляется не из-за неподписанного бланка, а из-за невозможности провести обязательную для должности проверку, и эта процедура должна быть заранее закреплена локальным актом.

Нужно ли переоформлять согласия при смене наименования организации?

Наименование и адрес оператора входят в обязательные сведения по части 4 статьи 9 152-ФЗ, поэтому при их изменении действующие бланки перестают соответствовать закону и собираются заново. Параллельно подаётся изменение сведений в уведомлении Роскомнадзора — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменений. Реорганизация в форме присоединения требует того же: оператор стал другим юридическим лицом.

Что делать с данными соискателей, которых не взяли на работу?

Цель обработки закрывается вместе с вакансией, и дальнейшее хранение резюме и анкет требует отдельного согласия с собственным сроком — например, на включение в кадровый резерв. Без такого согласия данные уничтожаются, а хранение в почте и в системе подбора прекращается. При поступившем отзыве действует общий срок: не более 30 дней с даты его поступления.

Относятся ли персональные данные работников к коммерческой тайне?

Нет, это разные правовые режимы. Более того, статья 5 98-ФЗ запрещает относить к коммерческой тайне сведения о численности и составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, наличии свободных рабочих мест и задолженности по заработной плате. Защита данных работника строится на 152-ФЗ и главе 14 ТК РФ, а положение о коммерческой тайне закрывает другие сведения и его нельзя использовать вместо ЛНА о персональных данных.

Можно ли хранить согласия только в электронном виде, без бумажных оригиналов?

Можно, если согласие изначально создано как электронный документ и подписано по правилам 63-ФЗ, а система обеспечивает проверяемость подписи на всём сроке хранения. Скан подписанного от руки бланка электронным документом не становится: это электронный образ, и оригиналом остаётся бумага. Суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела.

Кто отвечает за данные, переданные подрядчику по проверке кандидатов?

Ответственность перед работником остаётся на работодателе как на операторе, даже если фактическую обработку ведёт подрядчик по поручению. Поэтому обработчик указывается в тексте согласия, с ним заключается поручение на обработку с условиями конфиденциальности и сроками уничтожения данных после выполнения задачи, а его регистрацию в реестре операторов стоит проверить до передачи первого комплекта документов.