Кадровая документация в 2026

Кадровая документация — это комплекс локальных и индивидуальных актов, договоров, приказов, личных карточек и журналов, которыми работодатель оформляет трудовые отношения с персоналом. Из статьи вы узнаете, что входит в состав кадровых документов, кто отвечает за их ведение, какие сроки хранения действуют в 2026 году и как перевести делопроизводство в электронный вид без штрафов по проверкам ГИТ. Это часть большого материала про кадровый электронный документооборот, где процесс описан от выбора системы до полного перевода штата на КЭДО.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Валерий

Главный редактор компании Добыто

Главный редактор компании Добыто

Обязательно ли вести кадровую документацию

Ведение кадровой документации — требование закона, а не выбор работодателя. Оформления трудовых договоров, заполнения трудовых книжек, издания приказов по личному составу избежать нельзя. Документы по кадрам есть даже в компании с численностью 1-2 человека — как минимум трудовые договоры, табели учёта рабочего времени, приказы. Точный состав зависит от размера организации, отрасли и специфики работы.

Документы оформляются по четырём направлениям: для определения общих правил, распространяющихся на весь штат или отдельные категории работников; для регулирования отношений с конкретным специалистом; для взаимодействия с государственными ведомствами и сторонними организациями; для исполнения обязательных норм законодательства и ведомственных актов. На малых предприятиях оформлением занимается сам руководитель, на средних и крупных — создают кадровую службу либо вводят отдельные должности.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет:
«Кадровая документация работает не только на отношения с персоналом. По ней бухгалтерия начисляет зарплату, профильный отдел проводит инструктажи, а при проверке ГИТ именно эти бумаги смотрят первыми. Если кадровик ведёт всё по старинке — бегает с бумажками между подписантами, — то на одном несогласованном приказе вся цепочка встаёт. Логику делопроизводства надо выстраивать так, чтобы документ шёл по маршруту сам.»

Кто ведёт кадровую документацию

Исходя из структуры компании и положений локальных актов, обязанности по оформлению, ведению и учёту документации возлагаются:

• на руководителя компании — подписание трудовых договоров, утверждение приказов и локальных актов;
• на специалистов кадровой службы — основной объём работы, от подготовки документов до ведения архива;
• на руководителей подразделений — например, заполнение табелей учёта рабочего времени, служебные записки о нарушениях;
• на отдельных должностных лиц — например, ответственный за инструктажи сотрудников.

Возложение обязанностей предполагает ответственность за их ненадлежащее исполнение. Дисциплинарное и иное наказание применяют за нарушение сроков оформления трудовых договоров, расчёта при увольнении и другие проступки. Основания для ответственности содержатся в нормах КоАП РФ и ТК РФ, в локальных актах и должностных инструкциях. Чтобы понять, сколько специалистов нужно под объём документооборота, удобно рассчитать численность HR-службы по нормативам, а не на глаз.

Что входит в состав кадровой документации

Ведение документации начинается с первого дня существования компании — как минимум это приказ о возложении обязанностей руководителя и контракт с ним. Общие правила работы с документами по кадрам сводятся к трём требованиям. Соблюдать сроки оформления, если они прямо указаны в нормах: трудовой договор оформляют в течение 3 рабочих дней с момента фактического допуска к работе (ст. 67 ТК РФ). Соблюдать требования к форме отдельных документов. Выполнять предписания об ознакомлении работника под подпись с приказами о приёме, отпуске, командировке и другими документами, относящимися к трудовым отношениям.

Руководитель утверждает положения и регламенты по всем подразделениям, включая кадровую службу. Локальным актом закрепляют порядок оформления, подписания и учёта документов, сроки сдачи в архив и выдачи работникам. Перечень документов при приёме на работу определяет ст. 65 ТК РФ.

Локальные акты

Без локальных актов нормальное ведение документации невозможно. Общие правила содержатся в правилах внутреннего трудового распорядка, положениях о персонале и о дисциплинарной ответственности, регламентах работы отдела кадров, инструкциях по сдаче документов в архив, коллективных договорах. Локальные акты утверждает руководитель, после чего с ними под подпись знакомят каждого работника — в индивидуальном порядке при приёме и при каждом изменении. Листы и карточки ознакомления — самостоятельные кадровые документы, которые тоже хранят.

Индивидуальные акты

Для регулирования отношений с конкретным сотрудником оформляют индивидуальные документы:

• трудовые договоры, дополнительные соглашения и приложения к ним;
• должностные инструкции с правами и обязанностями сторон;
• приказы руководителя — о приёме, переводе, поощрении и других кадровых действиях;
• индивидуальные положения, инструкции и регламенты под специфику должности;
• трудовые книжки — бумажные или сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• личные дела и карточки, табели учёта рабочего времени, расчётные листы;
• документы об изменении или прекращении трудовых отношений — уведомления о сокращении, о переводе;
• документы об обучении персонала — о направлении на курсы повышения квалификации.

Это не полный перечень форм, с которыми работает кадровая служба. Большинство видов кадровой документации мы в сервисе Добыто ведём в электронном виде — от шаблонов трудовых договоров до журналов регистрации, с автозаполнением данных сотрудника.

Мария Ж, специалист по трудовому праву:
«Частые грабли при оформлении индивидуальных документов — расхождение между приказом и трудовым договором. В договоре одна должность, в приказе другая формулировка, в штатке третья. На проверке это сразу всплывает. Когда документы собираются из единых справочников в системе, такие косяки уходят: должность и оклад подтягиваются одни и те же во все формы.»

Дополнительные документы по кадрам

Внутренняя работа кадровой службы связана и с другой документацией: по подбору кадров, собеседованиям и тестам; по испытательному сроку и наставничеству; по инструктажам и обучению на рабочем месте; по обязательной отчётности в Росстат и Социальный фонд РФ; по взаимодействию с кадровыми агентствами и центрами занятости; по расследованию несчастных случаев и дисциплинарных проступков; по внутренним проверкам и инвентаризациям; по передаче документов в архив или их уничтожению. Текущие документы должны быть под рукой, поэтому большинство компаний переводят делопроизводство в электронные системы.

Сроки хранения кадровых документов в 2026 году

Сроки хранения — зона, где работодатели чаще всего получают замечания. Базовое правило по ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» и Перечню Росархива от 20.12.2019 № 236: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет; после 1 января 2003 года — 50 лет. Это касается трудовых договоров, личных дел и карточек, приказов по личному составу.

Но у многих документов сроки свои, и их нельзя считать по общему правилу. Штатное расписание хранится постоянно. Приказы об отпусках, командировках и взысканиях (вне личных дел) — 5 лет. График отпусков — 3 года. Правила внутреннего трудового распорядка хранят 1 год после замены новыми. Материалы спецоценки условий труда — 45 лет, а при вредных и опасных условиях — 75 лет. Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства. Хранить документы можно в том виде, в котором они созданы, — бумага не обязательна, электронный архив законен по 125-ФЗ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Слышу постоянно: «у нас всё в шкафу, зачем электронный архив». А потом приходит запрос на документ десятилетней давности, и начинается раскопка коробок. При сроке хранения 50 лет бумажный архив — это отдельная головная боль с площадью, влажностью и риском утери. В Добыто электронный архив с поиском по содержимому входит в тариф «Бизнес» — документ находится за секунды, а не за день.»

Образцы кадровых документов для скачивания

Как организовать ведение и учёт кадровой документации

Ведение документации в организации включает цепочку процессов: принятие решения об оформлении документа; назначение ответственных лиц, если это не следует из должностных инструкций; сбор и анализ нужных сведений; подготовку проекта для ознакомления участников согласования; само согласование с руководителями подразделений; внесение правок; утверждение и подписание в окончательном виде; регистрацию, выдачу работнику или ознакомление, учёт в делопроизводстве. Все эти процессы реализуются в системе кадрового учёта — оформление, согласование и подписание проходят в электронном виде, что ускоряет процедуру.

Чтобы обеспечить правильное и своевременное ведение документации, руководителю нужно укомплектовать кадровую службу специалистами с соответствующей квалификацией и проводить обучение; обеспечить материально-технической, нормативной и методической базой; подключить систему электронного документооборота под задачи кадровой политики; распределить полномочия; утверждать планы мероприятий и контролировать сроки. По мере роста объёма делопроизводства принимают в штат новых специалистов либо перераспределяют полномочия действующих.

Как перевести кадровую документацию в электронный вид: пошаговая инструкция

Электронное кадровое делопроизводство

Система кадрового документооборота закрывает оформление, согласование, учёт и хранение документов. В ней формируют комплект типовых форм и бланков; настраивают процессы согласования и обмена между специалистами разных уровней; ставят задачи и контролируют исполнение по этапам; ведут электронные базы данных и архив по кадрам; формируют внутреннюю отчётность и документы для государственных органов. Современные системы, включая Добыто, интегрируются с другими программами компании — это убирает двойной ввод данных между кадрами, бухгалтерией и расчётом зарплаты.

Стоимость ведения кадровой документации в КЭДО Добыто

Итоговая стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Для ведения кадровой документации важны три позиции — число сотрудников, виды электронной подписи и доступность шаблонов с электронным архивом.

Цена за рабочее место фиксированная, без скрытых модулей. Чем больше штат и шире набор видов подписи, тем точнее считается стоимость под конкретную компанию — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться по числу сотрудников и нужным модулям.

Преимущества ведения кадровой документации в системе Добыто

В системе Добыто есть функции, которые нужны для полного цикла работы с кадровыми документами. Ключевое, что даёт перевод делопроизводства в электронный вид: экономия времени на оформление и обмен документами до 80%; простая настройка и освоение рядовыми специалистами; встроенная база знаний для обучения персонала; работа со всеми видами электронной подписи; интеграция с другими платформами компании; полноценная техническая поддержка. Ознакомиться с возможностями можно в бесплатной демоверсии.

Типичные ошибки при ведении кадровой документации

Ошибка первая — перевод сотрудников на КЭДО без письменного согласия. Делают ради скорости запуска, но без согласия по ст. 22.2 ТК РФ электронный документооборот для работника недействителен, а при споре документы могут не признать. Ошибка вторая — нарушение сроков хранения: документы по личному составу уничтожают раньше 50 лет либо, наоборот, держат на бумаге то, что давно пора в архив. Это замечание на проверке ГИТ и риск утери документов, нужных работнику для пенсии.

Ошибка третья — расхождение между приказом, трудовым договором и штатным расписанием по должности или окладу. Возникает при ручном вводе в разные формы. Ошибка четвёртая — отсутствие листов ознакомления с локальными актами. Работник не расписался в ознакомлении — значит, формально не знал о правилах, и привлечь его к дисциплинарной ответственности сложно. В сервисе Добыто ознакомление фиксируется электронной подписью с отметкой времени, и этот спор закрывается сам собой.

Выводы: ведение кадровой документации в 2026 году

Кадровая документация — это локальные и индивидуальные акты, договоры, приказы, журналы и отчётность, которыми работодатель оформляет трудовые отношения. Ведение обязательно для каждой организации независимо от численности штата, а ответственность за нарушения предусмотрена КоАП РФ и ТК РФ. Состав документов и полномочия по их ведению закрепляют локальными актами, а перечень документов при приёме определяет ст. 65 ТК РФ.

Главное, за чем следят на проверках, — сроки хранения и ознакомление работников. Документы по личному составу после 2003 года хранят 50 лет, до 2003 года — 75 лет (125-ФЗ, приказ Росархива № 236), при этом у штатного расписания, графиков отпусков и приказов сроки свои. Хранить документы можно в электронном виде — бумага не обязательна. Перевод на КЭДО требует письменного согласия работника по ст. 22.2 ТК РФ и правильного выбора вида подписи под каждый документ по ст. 22.3 ТК РФ.

Электронное делопроизводство сокращает время на оформление и обмен документами, убирает расхождения между формами за счёт единых справочников и закрывает вопрос архивного хранения на десятилетия вперёд. Подробности о правах работника и работодателя при кадровом учёте публикует сервис Роструда онлайнинспекция.рф.

Часто задаваемые вопросы