Штатное расписание в электронном виде — это ведение, утверждение и хранение основного штатно-структурного документа компании без бумаги, через систему КЭДО с электронной подписью. Из статьи вы поймёте, можно ли вообще держать штатное расписание в электронном виде по закону, какой подписью его утверждают, как вносить изменения, сколько хранить и что спросит инспектор ГИТ на проверке. Разберём связку штатного расписания с графиком отпусков и расчётом зарплаты в одной системе. Это часть большого материала про штатное расписание, где описаны структура документа, форма Т-3 и порядок его составления с нуля.
Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.
Штатное расписание в электронном виде: что это и можно ли по закону
Штатное расписание — локальный нормативный акт, который закрепляет структуру компании, перечень должностей, количество штатных единиц, оклады и надбавки. Прямой обязанности иметь штатное расписание в Трудовом кодексе нет. Но статья 15 ТК РФ упоминает его при описании трудовых отношений, а статья 57 требует, чтобы трудовая функция работника соответствовала штатному расписанию. На практике это значит одно: документ нужен каждому работодателю, и инспектор ГИТ при проверке запрашивает его одним из первых, чтобы сверить начисление зарплаты.
Теперь про форму. Унифицированная форма Т-3 (по ОКУД 0301017) утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. С 2013 года она перестала быть обязательной — компания вправе разработать свою форму и утвердить её приказом. Большинство по привычке продолжает работать в Т-3, и это нормально, никто не заставляет переделывать.
Главный вопрос — можно ли это всё держать электронно. Да. Штатное расписание не входит в перечень документов, которые статья 22.1 ТК РФ исключает из электронного кадрового документооборота. В этом перечне трудовые книжки, акт о несчастном случае, приказ об увольнении, документы об инструктаже по охране труда. Штатного расписания там нет. Значит, его разрешено создавать, утверждать, изменять и хранить в электронном виде — как сам документ, так и приказ о его утверждении.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО:
«Меня постоянно спрашивают: ‘А штатку точно можно электронно, не придерётся ли ГИТ?’. Можно. Это внутренний ЛНА работодателя, и тройка прямо позволяет подписывать такие документы электронной подписью. Главное не путать: штатное расписание — не документ конкретного работника, его не нужно гонять каждому на ознакомление под роспись. Утвердил приказом за подписью директора, и живёт оно в системе.»
Какие документы по штатному расписанию ведут в КЭДО
В электронный контур уходит не один документ, а целый блок, который вокруг штатного расписания крутится. Само штатное расписание — таблица с подразделениями, должностями и окладами. Приказ об утверждении штатного расписания — им документ вводится в действие. Приказы о внесении изменений — при добавлении должностей, индексации окладов, реорганизации. Штатная расстановка — рабочий документ, где к штатным единицам привязаны конкретные фамилии. Выписки из штатного расписания — их по требованию выдают работнику.
Удобство в том, что в нормальной системе штатное расписание становится отправной точкой для остального. Из него формируется график отпусков, считается фонд оплаты труда, подтягиваются данные при оформлении приёма на работу. По сути всё начинается со штатного расписания, и всё из него берётся. Когда оно ведётся в одной системе с кадровым учётом, кадровик не перебивает данные руками между экселем и одинэской — они подтягиваются автоматически.
Как утвердить штатное расписание в электронном виде через КЭДО: пошаговая инструкция
Показать пошаговую инструкцию
- Шаг 1. Подготовьте проект штатного расписания в системе — по форме Т-3 или по своей утверждённой форме — с перечнем подразделений, должностей, числом штатных единиц и окладами.
- Шаг 2. Сформируйте приказ об утверждении штатного расписания с номером, датой и периодом действия, приложите к нему проект.
- Шаг 3. Направьте приказ на согласование по маршруту (кадровая служба, главный бухгалтер, экономист), при необходимости с замечаниями.
- Шаг 4. Руководитель подписывает приказ и штатное расписание усиленной квалифицированной электронной подписью — документ получает юридическую значимость.
- Шаг 5. Зафиксируйте дату ввода в действие, сохраните документ в электронном архиве и при необходимости сформируйте выписки для работников.
Какой подписью подписывают электронное штатное расписание
Тут чаще всего и путаются. Штатное расписание и приказ о его утверждении подписывает руководитель организации (или уполномоченное лицо) усиленной квалифицированной электронной подписью — УКЭП. Это не тот случай, когда работник ставит простую электронную подпись на своём заявлении. Штатное расписание — распорядительный документ работодателя, поэтому подпись здесь руководительская, квалифицированная.
В унифицированной форме Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. В электронном виде это реализуется через маршрут согласования: документ проходит цепочку подписантов, каждый ставит свою подпись на своём этапе, а финально утверждает директор. Вся цепочка фиксируется с отметками времени — кто, когда и в каком порядке подписал. На проверке это снимает вопросы о подлинности.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Самая частая грабля — кадровик готовит штатное расписание и пытается провести его как обычный кадровый документ через ПЭП сотрудника. Так нельзя. Штатку утверждает директор своей закрыткой, то есть УКЭП. Мы в практике Добыто эти маршруты разводим на старте: для приказов руководителя — один маршрут с квалифицированной подписью, для документов работников — другой. Чтобы никто не подписал не той подписью не то.»
Образцы кадровых документов для ведения штатного расписания
Открыть список документов
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец штатного расписания (форма Т-3) | Скачать |
| Форма Т-34 — лицевой счёт работника | Скачать |
| Образец табеля учёта рабочего времени | Скачать |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ о переходе на КЭДО | Скачать |
| Шаблон соглашения об электронном документообороте | Скачать |
| Руководство пользователя по сервису Добыто.КЭДО | Скачать |
Как внести изменения в штатное расписание в электронном виде
Штатное расписание — документ живой. Появилось новое подразделение, ввели должность, проиндексировали оклады, сократили единицу — всё это требует изменений. Меняют штатное расписание одним из двух способов: либо издают приказ о внесении изменений в действующее расписание, либо утверждают новую редакцию целиком. Какой вариант выбрать, зависит от объёма правок: пара новых должностей — приказ об изменении, масштабная перестройка структуры — новая редакция.
В электронном виде это работает так же, как первичное утверждение. Кадровик готовит приказ об изменении, тот проходит маршрут согласования, руководитель подписывает УКЭП. История версий сохраняется: видно, какая редакция действовала в каком периоде. Это важно при спорах — например, если работник оспаривает оклад, можно поднять расписание именно на дату спорного периода.
Отдельный нюанс с индексацией. Если в компании прописана индексация зарплат, изменения окладов в штатном расписании — регулярная история. В сервисе Добыто мы для таких клиентов настраиваем шаблон приказа об индексации, чтобы не собирать документ заново каждый раз, а менять только цифры и подписывать.
Изменения в штатное расписание и связанные с ними приказы о переводах, доплатах и сокращениях — тот участок, где легко упустить срок или подписать документ не той подписью. Если не хотите держать в голове все маршруты и редакции, специалисты Добыто настраивают ведение штатного расписания в единой системе с кадровым учётом, чтобы изменения подхватывались автоматически и подписывались правильной подписью.
Хранение электронного штатного расписания и проверки ГИТ
Штатное расписание хранится постоянно — это один из документов с бессрочным сроком хранения по перечню Росархива. Приказы о внесении изменений хранят вместе с ним. То есть электронный архив штатных расписаний компания ведёт годами, и это накладывает требование: подпись под документом должна оставаться проверяемой через 5, 10, 15 лет.
Здесь вступает в работу то, что специалисты называют ухаживанием за подписью — продление электронной подписи метками времени для долговременного хранения. Без этого через несколько лет, когда сменятся криптоалгоритмы, проверить старую подпись будет нечем. Нормальная система КЭДО закрывает это автоматически, проставляя метки времени и сохраняя возможность проверки. Когда нужно, архив можно выгрузить целиком — с файлами и подписями.
На проверке инспектор ГИТ запрашивает штатное расписание, чтобы сверить должности и оклады с трудовыми договорами и приказами. Если документ электронный, ему предоставляют доступ к системе или выгрузку с подписями. Требования к электронному документообороту и порядку проверок удобно сверять на сайте Роструда. Кстати, выписку из штатного расписания работник тоже вправе запросить, и работодатель обязан её выдать — в электронном виде это делается за минуту, не нужно бегать с бумажками и заверять копию вручную. Если документов на подпись много, удобно подписать несколько файлов сразу, не открывая каждый по отдельности.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«В судебных спорах по зарплате штатное расписание — ключевое доказательство. И вот тут электронный архив выручает: поднимаешь редакцию на нужную дату за пару секунд, а не роешься в папках за позапрошлый год. Но есть условие — за подписью надо ухаживать. Если метки времени не проставлялись, через несколько лет документ формально есть, а подпись под ним уже не проверить. Это та грабля, о которой мало кто думает на старте.»
Стоимость ведения штатного расписания в КЭДО
Отдельной цены за штатное расписание нет — оно входит в общий функционал системы кадрового документооборота. Стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей, включая интеграцию с 1С и электронный архив.
| Тариф | Стоимость | Условия |
|---|---|---|
| Старт — для небольших компаний, начинающих переход на КЭДО | от 30 ₽ за сотрудника / мес | до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП |
| Бизнес — для среднего бизнеса с полным набором функций | от 50 ₽ за сотрудника / мес | неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, интеграция с 1С, электронный архив |
| Корпорация — для крупного бизнеса с расширенными требованиями и SLA | по запросу | выделенный сервер, SLA 99.9%, API |
В тарифе Бизнес действует минимальная оплата от 50 сотрудников — 30 000 ₽ в год. Для ведения штатного расписания с историей версий и долговременным архивом обычно подходит тариф Бизнес, где есть и интеграция с 1С, и электронный архив — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут подобрать вариант под вашу численность.
Выводы: что важно запомнить о штатном расписании в электронном виде
Штатное расписание разрешено вести, утверждать, изменять и хранить в электронном виде — оно не входит в перечень документов, которые статья 22.1 ТК РФ исключает из электронного кадрового документооборота. Форма Т-3 с 2013 года необязательна, можно применять свою. Само расписание и приказ о его утверждении подписывает руководитель усиленной квалифицированной электронной подписью, а не простой подписью работника — это распорядительный документ работодателя.
Изменения вносят приказом об изменении или новой редакцией — в электронном виде с сохранением истории версий, что выручает при проверках и трудовых спорах. Штатное расписание хранится постоянно, поэтому за электронной подписью нужно ухаживать: проставлять метки времени, чтобы документ оставался проверяемым спустя годы. Инспектор ГИТ запрашивает расписание для сверки окладов, а работник вправе получить выписку — в электронном формате это делается мгновенно.
Главная практическая выгода электронного ведения — связка штатного расписания с остальным кадровым учётом. Когда расписание лежит в одной системе с графиком отпусков, приказами и расчётом зарплаты, данные не перебиваются вручную, а ошибки в окладах и численности всплывают сразу, а не на проверке.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вести штатное расписание только в электронном виде, без бумаги?
Какой подписью утверждается электронное штатное расписание?
Обязательно ли использовать форму Т-3?
Нужно ли знакомить работников со штатным расписанием под роспись?
Сколько хранится штатное расписание?
Как внести изменения в электронное штатное расписание?
Спрашивает ли ГИТ электронное штатное расписание на проверке?
Можно ли выдать работнику выписку из электронного штатного расписания?
Как связано штатное расписание с другими кадровыми документами в КЭДО?
Что такое штатная расстановка и ведётся ли она в электронном виде?
Штатное расписание в электронном виде снимает с кадровой службы рутину: не нужно хранить бумажные тома, вручную сверять оклады и поднимать архив за прошлые годы. Сервис КЭДО Добыто ведёт штатное расписание в одной системе с приказами, графиком отпусков и расчётом зарплаты — данные подтягиваются автоматически, а каждая редакция фиксируется с датой и подписью.
За время работы мы подключили к электронному документообороту сотни компаний — от небольших офисов до производств и сетей с распределёнными по стране филиалами. В каждом проекте отдельно настраиваем маршруты подписания, чтобы распорядительные документы руководителя подписывались квалифицированной подписью, а документы работников — простой, и никто не перепутал.
- Ведение штатного расписания с историей версий — видно, какая редакция действовала в каждом периоде
- Поддержка трёх видов подписей — ПЭП, УНЭП и УКЭП — под распорядительные документы и документы работников
- Готовый коннектор с 1С (ЗУП, КА) — штатное расписание и расчёт зарплаты в единой связке без перебивки данных
- Гибкая маршрутизация согласования приказов об утверждении и изменении штатного расписания
- Электронный архив с продлением подписи метками времени для документов постоянного хранения
- Вся цепочка подписей фиксируется с отметками времени — защита при проверках ГИТ и в суде
- Юридическая значимость по 63-ФЗ и 377-ФЗ — электронный документ равносилен бумажному