Онбординг через КЭДО: что подписать в первый день

Онбординг сотрудника через КЭДО в первый рабочий день — это подписание шести-семи документов: согласия на обработку персональных данных, соглашения об электронной подписи, трудового договора, приказа о приеме и листов ознакомления с локальными актами. Практический смысл здесь один: если выдать новичку одну усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), она закроет сразу весь пакет, и кадровик оформит человека за день с телефона, не нарушая закон. Ловушек всего две — под трудовым договором нельзя ставить простую подпись, а инструктаж по охране труда нельзя переводить в электронный вид вообще. Если вы только выстраиваете переход на кадровый электронный документооборот, начните именно с первого дня приема: это самый частый источник ошибок.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что новый сотрудник подписывает в первый день: короткий ответ

В первый день через КЭДО новичок подписывает три вещи: документы приема (трудовой договор и приказ о приеме), согласия (на обработку персональных данных и на использование электронной подписи) и листы ознакомления с локальными актами. Если должность требует — добавляются договор о материальной ответственности и обязательство о неразглашении. Главная развилка не в списке, а в виде подписи под каждым документом: под трудовым договором простая подпись недопустима, а под листом ознакомления с правилами — вполне достаточна. Самый простой способ не запутаться — выдать работнику одну УНЭП, которая покрывает и договор, и все ознакомления сразу. Точная привязка каждого документа к подписи — в таблице ниже, такой нет ни у одного конкурента в выдаче.

Чек-лист документов первого дня и вид подписи

Таблица связывает документ, вид подписи со стороны работника, допустимость КЭДО и подпись со стороны работодателя. Правило по статье 22.3 ТК РФ простое: для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора работник обязан использовать не ниже УНЭП, а работодатель — УКЭП. Для рядовых ознакомлений достаточно ПЭП.

Самая частая ошибка кадровика в первый день — подписать трудовой договор простой электронной подписью, потому что «так быстрее». Такой договор при трудовом споре суд может не признать надлежаще оформленным. Проще всего закрыть этот риск одной подписью работника уровня УНЭП: в практике Добыто она выдается через инфраструктуру электронного правительства, и вопрос вида подписи под каждым документом снимается автоматически.

Мария Ж, юрист по трудовому праву, судебный эксперт: «Вид подписи под документом первого дня определяет не удобство, а закон. Статья 22.3 прямо перечисляет договоры, где работнику нужна усиленная подпись. Когда работодатель выдает новичку одну УНЭП на все, он экономит себе спор в суде и переоформление на бумаге.»

Что в первый день нельзя подписать в КЭДО

Статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота четыре типа документов. Три из них про увольнение и происшествия, но один касается именно первого дня — инструктаж по охране труда.

• Трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — ведутся отдельно, не в системе КЭДО.
• Акт о несчастном случае на производстве — только на бумаге, его используют в расследованиях.
• Приказ (распоряжение) об увольнении — оформляется вне КЭДО.
• Документы об инструктаже по охране труда, в том числе журналы, — собственноручная подпись работника.

Инструктаж по охране труда почти всегда проводят в первый день, и здесь легко ошибиться: система КЭДО собрала весь комплект приема, а лист инструктажа кадровик по инерции тоже отправил на электронную подпись. При проверке ГИТ такой лист не будет иметь силы, а само нарушение относится к охране труда. Поэтому в первый день инструктаж оформляется на бумаге с живой подписью, параллельно с электронным подписанием остального пакета.

Нужно ли согласие от новичка на КЭДО

Здесь путают три разных документа и из-за этого добавляют новичку лишний шаг. Уведомление о переходе на КЭДО — работодатель информирует, что кадровые документы ведутся электронно. Согласие на взаимодействие через КЭДО — отдельный документ по части 5 статьи 22.2 ТК РФ. Согласие на обработку персональных данных — требование 152-ФЗ, к КЭДО прямого отношения не имеет и подписывается в любом случае.

Ключевой момент, который экономит время в первый день: согласие на КЭДО не требуется от лиц, принятых на работу после 31 декабря 2021 года и не имевших трудового стажа на эту дату (часть 7 статьи 22.2 ТК РФ). Для вчерашнего студента отдельное согласие на КЭДО собирать не нужно — достаточно уведомить и получить согласие на обработку персональных данных.

Форма согласия на КЭДО — тема 2026 года. Минтруд в письме от 12.02.2025 № 14-6/ООГ-653 разъяснил, что это гарантийный документ, и оформлять его следует в письменной (бумажной) форме. При этом есть прочтение 63-ФЗ, по которому документ, подписанный УКЭП, равнозначен бумажному, то есть согласие теоретически можно оформить электронно. Пока позиция ведомства не изменилась, безопаснее держать согласие на КЭДО от сотрудников со стажем на бумаге, а для новичков без стажа опираться на исключение и не собирать его вовсе.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «На первом дне новичка чаще всего теряют время на согласии, которое по закону не нужно. Если человек впервые вышел на работу после 2021 года, достаточно уведомления. Мы закладываем эту развилку прямо в маршрут приема, чтобы кадровик не запрашивал лишний документ.»

Порядок подписания в первый день

Документы первого дня подписываются не набором, а в определенной последовательности. Согласие на обработку персональных данных идет первым, потому что до него компания формально не вправе обрабатывать данные новичка для остальных документов.

1. Работник подтверждает личность в системе и подписывает согласие на обработку персональных данных.
2. Работнику выпускается или привязывается электронная подпись нужного уровня (УНЭП).
3. Подписывается соглашение об использовании электронной подписи в КЭДО.
4. Подписывается трудовой договор: работник УНЭП или УКЭП, работодатель УКЭП.
5. Работник знакомится с локальными актами и подписывает листы ознакомления.
6. Работодатель издает и подписывает приказ о приеме, работник знакомится с ним.
7. Отдельно, на бумаге, оформляется инструктаж по охране труда.

Что подготовить заранее, до первого дня

Уложиться в один день реально только при преонбординге. Данные кандидата собираются заранее через анкету, шаблоны договора и приказа автозаполняются из нее, а подпись выпускается до выхода. Тогда в первый день остается только подписание, а не ввод данных вручную. Часть сотрудников со старыми смартфонами не может выпустить подпись прямо на устройстве — это реальный сбой первого дня, который лучше выявить в преонбординге. Обходной путь — выпуск УНЭП или УКЭП через Госключ на смартфоне, инфраструктуру электронного правительства. Если и это не проходит, подпись выпускается заранее с помощью программы для подписания документов ЭЦП на рабочем компьютере.

Кто и чем подписывает со стороны работодателя

Со стороны компании трудовой договор, приказ о приеме и другие ключевые документы подписывает уполномоченное лицо усиленной квалифицированной подписью. Если документы подписывает не сам руководитель, а кадровик или бухгалтер от имени организации, ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Расходы на выпуск подписи для работника несет работодатель — это прямая норма статьи 22.2 ТК РФ, отдельно новичок за подпись не платит. Технически подписание со стороны компании выглядит так же, как обычное подписание документа УКЭП онлайн, только внутри маршрута КЭДО.

Подписать документ приема электронной подписью онлайн

1 Загрузите необходимые файлы:

Перетащите или выберите файл

2 Выберите электронную подпись:

Отправить

Отправить

Нажимая кнопку «Подписать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Особые случаи: дистанционные, ГПХ и самозанятые

Обобщать «нового сотрудника» нельзя — для разных форм занятости первый день оформляется по-разному.

Дистанционный работник (глава 49.1 ТК РФ) подписывает тот же пакет, что и офисный, но полностью удаленно. Трудовой договор заключается электронно, подпись работника — не ниже УНЭП, работодателя — УКЭП. Это как раз тот случай, ради которого КЭДО и создавался: человек из другого города оформляется в первый день, ни разу не приехав в офис.

С самозанятым и исполнителем по ГПХ трудовой договор не заключается вообще — с ними подписывают гражданско-правовой договор. КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ к ним не применяется, потому что это не трудовые отношения. Их документы подписываются обычной электронной подписью в рамках гражданского оборота, без чек-листа первого дня и без согласия на КЭДО. Путать сценарии опасно: если с самозанятым фактически выстроены трудовые отношения, ГПД может быть переквалифицирован в трудовой договор со всеми последствиями.

Образцы документов для оформления первого дня

Чем грозит ошибка первого дня

Цена ошибки конкретна и измерима в рублях. Если трудовой договор не оформлен вовремя или оформлен ненадлежаще, наступает ответственность по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: штраф на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей, на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей, на ИП от 5 000 до 10 000 рублей. Если человека фактически допустили к работе, а договор не заключен, добавляется ответственность по части 3 той же статьи. Повторное нарушение по части 5 поднимает штраф для юрлица до 100 000-200 000 рублей.

Второй риск — отсутствие или неполнота локального акта о КЭДО. Если в компании нет положения о КЭДО и приказа о его введении, электронные документы приема могут быть оспорены как оформленные вне установленного порядка. Поэтому первый день упирается не только в подписи новичка, но и в готовность самой системы: ЛНА о КЭДО должны быть приняты до того, как первый человек что-то подпишет электронно.

Сколько стоит перевести прием сотрудников на КЭДО

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа, набора модулей и вида электронной подписи для сотрудников. Для оформления первого дня критично, чтобы в тариф входили подписи работников и шаблоны кадровых документов — тогда прием не требует докупки подписей на каждого новичка.

Для оформления новичков с усиленной подписью под трудовым договором подходит тариф Бизнес, где доступны все виды подписи и интеграция с 1С. Актуальные условия и расчет под свою численность смотрите на странице тарифов Добыто КЭДО.

Как оформить прием за один день в Добыто

На практике оформление за день работает так: под должность заранее собран комплект документов, шаблоны автозаполнены из анкеты кандидата, подпись выпущена в преонбординге. В первый день сотрудник открывает приложение, подтверждает личность и последовательно подписывает пакет, а система сама подставляет допустимый вид подписи под каждый документ. Инструктаж по охране труда выводится отдельным бумажным шагом, чтобы кадровик не отправил его на электронную подпись по ошибке. В практике Добыто разработчика оформляли за один день вместо стандартных пяти-семи именно за счет собранного заранее комплекта и подписи через Госключ.

Мария Ж, эксперт по внедрению КЭДО: «Электронный комплект часто собирают идеально, а потом лист инструктажа по охране труда по инерции отправляют на ту же электронную подпись — и это первое, что снимает инспектор. В маршруте приема инструктаж должен стоять отдельным бумажным шагом, иначе автоматизация работает против вас.»

Выводы: оформление первого дня через КЭДО

Первый день закрывается подписанием согласия на обработку персональных данных, соглашения об электронной подписи, трудового договора, приказа о приеме и листов ознакомления. Главная развилка — вид подписи: под трудовым договором, договором о материальной ответственности и ученическим договором работник обязан использовать не ниже УНЭП, работодатель — УКЭП, под рядовыми ознакомлениями достаточно ПЭП. Инструктаж по охране труда, трудовую книжку, приказ об увольнении и акт о несчастном случае в электронный вид не переводят — это прямые исключения статьи 22.1 ТК РФ.

Для сотрудников, впервые вышедших на работу после 31 декабря 2021 года, отдельное согласие на КЭДО не требуется — достаточно уведомления. Цена ошибки при ненадлежащем оформлении договора — штраф до 100 000 рублей на юрлицо по части 4 статьи 5.27 КоАП, а без принятых ЛНА о КЭДО электронные документы приема уязвимы для оспаривания. Уложиться в один день позволяет преонбординг: анкета, автозаполненные шаблоны и выпущенная заранее подпись превращают первый день в подписание, а не в ввод данных.

Частые вопросы