Характеристика на сотрудника: электронный формат через КЭДО

Характеристика на сотрудника в электронном формате — это документ с оценкой деловых и личных качеств работника, который компания создаёт, согласует и подписывает в системе КЭДО без бумаги и живой печати. Здесь разберём, чем внутренняя характеристика отличается от внешней, какой электронной подписью её заверять, когда без согласия работника выдавать её третьим лицам нельзя и как весь маршрут согласования укладывается в кадровый документооборот. Тема примыкает к большому материалу про кадровый электронный документооборот, где описан весь процесс перевода кадровых документов в цифру.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое характеристика на сотрудника и зачем она нужна

Характеристика — это оценочный документ, в котором работодатель описывает квалификацию, деловые качества, достижения и поведение работника. В обязательный перечень кадровых документов Трудового кодекса она не входит. То есть напрямую закон не заставляет компанию её вести, но как только поступает запрос — от суда, банка, военкомата, нового работодателя или самого работника, — характеристику приходится составлять и оформлять корректно.

Делят характеристики на две большие группы. Внутренняя — для собственных нужд организации: аттестация, повышение в должности, перевод, представление к поощрению или, наоборот, к дисциплинарному взысканию. Внешняя — та, что уходит за пределы компании по запросу третьих лиц. Отдельно стоит производственная характеристика, которую запрашивает бюро медико-социальной экспертизы при установлении инвалидности или учебное заведение. У неё своя специфика, и формат лучше уточнять у получателя — бюро МСЭ нередко ждёт документ по своей форме.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Кадровики часто путают: внутреннюю характеристику можно писать как удобно компании, а вот с внешней начинаются нюансы. Это документ, который читает посторонний — суд, банк, военкомат. И если эйчар запулит туда лишние персональные данные без согласия работника, это уже не характеристика, а готовый косяк под штраф.»

Структура характеристики: что в неё входит

Жёсткой формы нет, но сложилась устойчивая структура, которую ждут получатели. Первый блок — анкетные данные: фамилия, имя, отчество, должность, период работы в компании, иногда дата рождения и образование. Второй — оценка профессиональных качеств: квалификация, выполняемые задачи, результаты, участие в проектах, повышение квалификации. Третий — личные и деловые качества: ответственность, дисциплина, отношения в коллективе, способность работать в команде. Завершает документ заключение и указание цели, для которой характеристика выдана.

Подписывает характеристику уполномоченное лицо — обычно руководитель организации или директор по персоналу, тот, кому это право делегировано. Готовит документ, как правило, непосредственный руководитель работника вместе с кадровой службой: руководитель даёт фактуру, кадровик приводит её в форму. В бумажном мире документ заверялся печатью. В электронном формате роль печати и подписи берёт на себя электронная подпись.

Правовая основа: где характеристика пересекается с законом

Хотя сам документ не регламентирован напрямую, вокруг него работает несколько норм. Статья 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдать ему документы, связанные с работой, в течение трёх рабочих дней — под это правило подпадает и характеристика, если её просит сам сотрудник. Статья 88 ТК РФ запрещает сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, кроме случаев, прямо предусмотренных федеральными законами или угрозой жизни и здоровью. Сюда же подключается Федеральный закон № 152-ФЗ о персональных данных.

Практический вывод простой. Внутреннюю характеристику компания готовит сама, согласие работника тут не нужно — данные не покидают организацию. А вот внешнюю характеристику без письменного согласия работника на передачу его персональных данных выдавать третьим лицам нельзя. Исключение — когда документ запрашивает сам работник для себя или когда запрос идёт от госоргана в рамках его полномочий (суд, следствие). За нарушение порядка обработки персональных данных грозит ответственность по статье 13.11 КоАП РФ.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«На практике именно согласие на передачу данных — самые частые грабли. Приходит запрос из банка по кредиту сотрудника, кадровик по доброте душевной готовит характеристику и отправляет. А согласия на передачу персональных данных в банк нет. Формально — нарушение статьи 88 ТК. Хорошо, что согласие сейчас можно собрать электронно, прямо в КЭДО, даже у удалёнщиков.»

Характеристика в электронном формате через КЭДО: как это работает

Электронный документ, подписанный электронной подписью, по закону № 63-ФЗ равнозначен бумажному с собственноручной подписью. Для кадровых документов это закреплено статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Значит, характеристику можно полностью провести в цифре: создать по шаблону, прогнать по маршруту согласования, подписать и сохранить в архиве — без распечаток и беготни с бумагами между кабинетами.

Маршрут обычно выглядит так. Непосредственный руководитель заполняет проект характеристики по готовому шаблону. Документ уходит на согласование в кадровую службу. Кадровик проверяет формулировки и состав данных. Затем характеристика поступает на подпись уполномоченному лицу. Каждый шаг фиксируется системой с отметкой времени — видно, кто и когда поставил подпись. В сервисе Добыто такие маршруты настраиваются под структуру компании: можно задать параллельное или последовательное согласование и выбрать тип подписи на каждом этапе.

Какой электронной подписью заверять характеристику

Вид подписи зависит от того, куда уходит документ. Для внутренней характеристики, которая остаётся в компании, хватает простой или усиленной неквалифицированной подписи — ПЭП или УНЭП. Это внутренний документооборот, и стороны заранее договорились о признании такой подписи в положении об ЭДО. Для внешней характеристики, которую увидит посторонний получатель, надёжнее усиленная квалифицированная подпись — УКЭП. Она признаётся юридически значимой без дополнительных соглашений, и её можно проверить через сервисы вроде Госуслуг.

Тут кроется главный практический нюанс электронной характеристики. Документ-то юридически значим, но получатель должен уметь его принять. Суд, банк, военкомат или посольство нередко до сих пор ждут бумагу с живой подписью и печатью, а электронный файл с УКЭП принять технически не готовы. Поэтому на практике внешнюю характеристику часто выгружают из КЭДО, распечатывают и заверяют по-старому, либо отправляют подписанный УКЭП файл, если получатель его принимает. Уточнять формат нужно у того, кто запрашивает документ.

Как оформить характеристику в электронном виде через КЭДО: пошаговая инструкция

Преимущества электронного формата характеристики

Скорость. Бумажная характеристика собирает подписи днями: руководитель в командировке, директор занят, кадровик бегает с папкой. В КЭДО документ проходит маршрут за часы, а уведомления подталкивают каждого подписанта. Единый стандарт. Шаблон не даёт расползтись формулировкам и составу данных — все характеристики выглядят одинаково и не содержат лишнего. Хранение. Электронный архив держит документ сколько угодно, а поиск по работнику или дате занимает секунды, в отличие от перебирания бумажных личных дел.

Ещё один плюс — прозрачность. Вся цепочка подписей фиксируется с отметками времени, и если позже возникнет спор, кто и что подписал, поднять историю не составит труда. Это та самая доказательная база, которая выручает при проверках и в трудовых спорах. Характеристику, как и любой документ, можно подписать электронной подписью онлайн и проверить корректность подписи в момент подписания.

Образцы кадровых документов для работы с характеристикой и КЭДО

Типичные ошибки при оформлении характеристики

Первая — выдать внешнюю характеристику без согласия работника на передачу персональных данных. Делают так из желания быстро ответить на запрос и не гонять человека за бумагой. Цена ошибки — нарушение статьи 88 ТК РФ и ответственность по статье 13.11 КоАП за неправомерную обработку персональных данных, плюс риск претензии от самого работника.

Вторая — использовать характеристику как инструмент давления и писать заведомо негативный текст. Мотив бывает понятный: припомнить увольняющемуся все обиды. Но работник вправе оспорить недостоверные или порочащие сведения, и компания получает трудовой спор, а иногда и иск о защите чести и деловой репутации. Характеристика должна опираться на факты, а не на эмоции.

Третья — подписание неуполномоченным лицом или отсутствие единого шаблона. Когда каждый руководитель пишет характеристику как умеет, документы получаются разнородными, а подпись ставит тот, у кого нет на это полномочий. В электронном формате эта проблема снимается: шаблон один на всю компанию, а маршрут согласования жёстко ведёт документ к нужному подписанту. В Добыто шаблоны и маршруты идут из коробки, и кадровику не приходится каждый раз собирать характеристику с нуля.

Стоимость ведения характеристик и кадровых документов в КЭДО Добыто

Отдельной цены за характеристику нет — она оформляется в рамках общего кадрового документооборота. Стоимость КЭДО зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Ниже основные тарифы сервиса Добыто.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Итоговая сумма складывается из числа подключаемых работников и нужных модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут рассчитать стоимость под вашу численность.

Выводы: что важно запомнить о характеристике через КЭДО

Характеристика на сотрудника — оценочный документ, который закон напрямую не регламентирует, но он плотно завязан на нормы о персональных данных. Внутреннюю характеристику компания готовит свободно, а внешнюю без письменного согласия работника на передачу его персональных данных выдавать третьим лицам нельзя по статье 88 ТК РФ. По заявлению самого работника документ выдаётся в течение трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ.

В электронном виде характеристика проходит весь путь в КЭДО: создание по шаблону, маршрут согласования через руководителя и кадровую службу, подпись уполномоченного лица и хранение в архиве. Для внутреннего документа достаточно ПЭП или УНЭП, для внешнего официального надёжнее УКЭП. При этом проверяйте, готов ли получатель принять электронный файл — суды, банки и военкоматы нередко всё ещё ждут бумагу с печатью, и тогда документ выгружают и заверяют традиционно.

Главное на что стоит обращать внимание — согласие на передачу данных и достоверность формулировок. Заведомо негативная характеристика без опоры на факты оборачивается трудовым спором, а передача данных без согласия — ответственностью по статье 13.11 КоАП. Электронный формат снимает рутину: единый шаблон, фиксированный маршрут и история подписей с отметками времени дают и скорость, и доказательную базу.

Часто задаваемые вопросы