Информационная безопасность в ЭДО

В современном мире, где все больше информации передается и хранится в цифровом виде, защита сведений и конфиденциальности становится особенно важной задачей. Информационная безопасность (ИБ) в системе электронного документооборота (ЭДО) является одним из ключевых аспектов, которому необходимо уделить особое внимание.

В этой статье мы рассмотрим, что включает в себя понятие информационная безопасность, как гарантировать охрану передаваемых сведений, а также для чего нужна защита электронной информации.

Обеспечение информационной безопасности в электронном документообороте. Цели и задачи

Электронный документооборот – это процесс обмена и обработки документов в цифровом формате с использованием специальной программы и технологий.

Документооборот применяется в различных сферах деятельности, таких как банковское дело, бухгалтерия, юридические услуги, государственное управление и и т.д.

Под информационной безопасностью понимается комплекс мер, направленных на защиту конфиденциальности, целостности и доступности сведений, обрабатываемой и передаваемой в рамках цифровых систем.

Обеспечение информационной безопасности является сложной и многогранной задачей

Основная цель ИБ — предотвращение несанкционированного доступа или использования данных, а также минимизации рисков и потенциальных угроз, которые могут возникнуть при обработке, хранении и передаче цифровых данных.

Использование цифрового документооборота с соблюдением принципов ИБ позволяет улучшить эффективность работы организации, сократить время и затраты на обработку документации, а также гарантировать надежность и сохранность цифровой информации.

Важность защиты информации в современном бизнесе

Сегодня все больше компаний полагается на цифровую обработку и передачу документации. Это приводит к увеличению использования информационных технологий и одновременно к возникновению реальных угроз конфиденциальности и целостности документации.

Использование защитных мероприятий во всех аспектах бизнеса — от их создания и обработки до хранения и передачи — помогает предотвратить возможные угрозы и риски, а также гарантировать надежную и безопасную работу организации.

Кража интеллектуальной собственности, вмешательство в сведения или их уничтожение, а также остановка критически важных систем — все это может привести к непоправимым последствиям для бизнеса. Вследствие этого, обеспечение ИБ становится важной задачей для любой компании.

Возможные последствия нарушения безопасности в ЭДО

Нарушение безопасности в ЭДО чревато рядом негативных последствий. Например:

• нарушение конфиденциальности: взлом или несанкционированный доступ к ЭДО может привести к раскрытию деловой тайны;
• потеря данных: хакеры или вредоносные программы способны удалить или изменить важную документацию, что, в свою очередь, приведет к потере данных или невозможности их восстановления;
• финансовые потери: у компании есть риск потерять финансы из-за отражения нелегальных транзакций или фальсификации документов;
• правовые последствия: возможны такие правовые последствия, как гражданские и уголовные иски, штрафы за нарушение законодательства и иное;
• повреждение репутации: возможная атака может нанести непоправимый ущерб репутации компании;
• потеря времени и ресурсов: восстановление потребует значительные временные и финансовые ресурсы. Это приведет к простоям в работе компании и задержкам в выполнении деловых процессов.

Комментарий специалиста. Нарушение ИБ в цифровом документообороте может иметь серьезные последствия для компании, включая финансовые потери, нарушение законодательства. Так, например, согласно ст. 19 ФЗ № 152 “О персональных данных”, оператор при обработке сведений должен принимать необходимые мероприятия для охраны данных от неправомерного доступа. Таким образом, для обеспечения охраны данных, необходимо применять комплексные и систематические подходы, включающие технические и организационные мероприятия.

Сервис «Добыто. КЭДО» предоставляет удобную и безопасную работу с кадровыми и иными видами электронных документов. Вы можете быстро и безопасно обмениваться документацией, а также просматривать любые данные с использованием электронной подписи. Это значительно упрощает и ускоряет процессы работы, а также повышает уровень информационной безопасности.

Защитные меры и контрольные механизмы

К основным защитным мерам можно отнести:

• авторизация: при доступе к системе необходимо убедиться в личности пользователя. Для этого применяются методы аутентификации, такие как пароли, биометрическая идентификация, двухфакторная авторизация, использование квалифицированной электронной подписи;
• шифрование: под шифрованием подразумевается преобразование документации для предотвращения несанкционированного доступа к ним;
• аудит: позволяет отслеживать и контролировать действия пользователей в системе. Аудит включает в себя запись и анализ событий, связанных с доступом, изменением или удалением документации. Он помогает выявить подозрительные активности и быстро реагировать на возможные угрозы;
• защита от вредоносного кода: для защиты от вирусов, троянов, шпионской программы и других форм атак, необходимо устанавливать и регулярно обновлять антивирусные программы и защитные системы на компьютерах и серверах. Постоянное сканирование на предмет вредоносного кода и обновление баз в режиме реального времени максимально снижает риск заражения системы;
• физическая защита: кроме технических защитных мер, важно также гарантировать физическую охрану серверов, компьютеров и другого оборудования, используемого для работы. Например, контроль доступа в помещения с серверами, видеонаблюдение, использование безопасных помещений и особой охраны для предотвращения физического доступа к системе и информации.

Комбинация этих защитных мер и контрольных механизмов позволяет обеспечить защиту сведений в электронном документообороте. Регулярное обновление и анализ системы, а также обучение сотрудников основам безопасной работы, играют центральную роль в поддержании и совершенствовании охраны информации.

Защита информации в кадровом делопроизводстве

В кадровом электронном делопроизводстве обязанность по обеспечению ИБ лежит на работодателе. Защите подлежат персональные сведения работника и иная информация, передаваемая через цифровые системы.

Порядок охраны персональных данных регулируется ФЗ № 152. В соответствии с законом, работодатель является оператором, осуществляющим обработку персональных сведений работника. В свою очередь, при сборе информации о работнике, оператор должен принять меры для охраны переданных сведений. К таким мерам можно отнести:

• выявление угроз;
• определение средств защиты;
• оценка эффективности осуществляемых мероприятий;
• выявление фактов незаконного доступа к персональным сведениям и осуществлением мер по обнаружению и ликвидации последствий хакерских атак;
• восстановление личных сведений работников;
• определение политики доступа к личным сведениям, обрабатываемых в системе;
• иное.

На работодателе лежит также обязанность защиты информации, передаваемой через цифровую систему. Например, согласно ст. 22.3 ТК, компания должна обеспечить сохранность цифровых документов в сроки, установленные законодательством об архиве. В соответствии с Приказом Росархива № 236 трудовые договоры хранятся 50 лет (если документ передан в архив после 2003 года) и 75 лет (если документ был передан в архив до 2003 года).

Таким образом, на работодателе лежит обязанность по хранению и защите сведений, передаваемых через цифровую систему.

Сервис “Добыто. КЭДО” — это удобное и надежное решение хранения и обработки всех видов кадровой документации. Вы можете хранить документы на облаке или сервере. Автоматическое сохранение происходит в обеих версиях.

Преимущества обеспечения информационной безопасности

Обеспечение ИБ в электронном документообороте дает ряд преимуществ:

Охрана конфиденциальности: обеспечение ИБ позволяет предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации и защитить её от утечек или кражи. Это особенно важно для предотвращения утечек коммерческих или персональных сведений.

Защита целостности данных: применение мер ИБ обеспечивает защиту от несанкционированного изменения или повреждения информации. Это гарантирует, что сведения остаются точными, надежными и полными.

Предотвращение нарушения доступности: обеспечение ИБ помогает предотвратить ситуации, когда информация или системы становятся недоступными или не работают из-за внешней атаки или внутреннего сбоя. Это важно для непрерывной работы организации и минимизации простоев и потерь.

Защита репутации и доверия: время от времени компании сталкиваются с угрозами, которые могут навредить их репутации и вызвать сомнения в надежности. Обеспечение ИБ помогает защитить репутацию организации и поддерживать доверие клиентов и партнеров.

Экономические выгоды: внедрение защитных мер может снизить вероятность утечек данных или кибератак, что в конечном итоге помогает снизить финансовые потери организации.

Мнение специалиста. Обеспечение ИБ является важным аспектом современного бизнеса, помогающим защитить электронные ресурсы, данные и репутацию организации от потенциальных угроз и рисков. В некоторых сферах обеспечение защитных мер является обязательным. К таким областям, согласно ФЗ № 187 и Приказа ФСТЭК № 227, относятся здравоохранение, связь, энергетика и иные сферы.

Сервис «Добыто. КЭДО» базируется на программном обеспечении, разработанном в России, с местом расположения офисов и разработчиков в Москве. Мы включены в реестр российского программного обеспечения. Используя наш сервис, вы можете быть уверены в высоком качестве, надежности и безопасности хранения и обмена документами.

Электронный документооборот и информационная безопасность

Применение мер ИБ становится все более актуальным, в связи с увеличением использования электронного документооборота в организациях. Увеличение использования ЭДО обусловлено рядом преимуществ, которые привносит использование такой системы. Например:

• экономия времени и снижение затрат. Автоматизация процессов позволяет сократить время на обработку и передачу документов, а также снизить затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов;
• увеличение эффективности работы и улучшение управления: ЭДО позволяет легко отслеживать и контролировать процессы работы с документами, ускоряет их обработку, улучшает координацию действий сотрудников и снижает вероятность ошибок;
• повышение конкурентоспособности и рост прибыли. Более эффективный и быстрый обмен документами способствует повышению производительности и конкурентоспособности организации, а также позволяет сэкономить ресурсы и повысить прибыль;
• иные преимущества.

Мнение специалиста. В настоящее время прослеживается тенденция обязательного внедрения ЭДО во многих сферах. Уже сейчас ЭДО является обязательным во многих областях. Так, например, согласно ФЗ № 488, при продаже товаров, которые должны быть промаркированы, необходимо использовать электронный документооборот. Кроме того, в бюджетных организациях, в соответствии с Приказом № 61н, в обязательном порядке ведется учет финансов с помощью электронных документов.

Наша компания предлагает сервис “Добыто. КЭДО”, помогающий внедрить электронный документооборот безопасно, удобно и экономично. Использование сервиса, позволит сэкономить время, ресурсы, повысить эффективность работы и защитить информацию от угроз.

Выводы

• Информационная безопасность — неотъемлемая часть любого бизнеса. С расширением деятельности, развивается и растет уровень угроз. В настоящее время обеспечение ИБ играет важную роль, так как позволяет предотвращать различные неблагоприятные последствия (утечка информации, потеря данных, финансовые убытки и т.п).
• Чтобы избежать негативные последствия, необходимо использовать защитные меры. К таким мерам можно отнести — авторизация, шифрование, аудит и иное. Они помогают обеспечить охрану сведений и предотвратить несанкционированный доступ к ней.
• Актуальность обеспечение ИБ особенно важно в свете увеличения развития цифровых технологий и использование ЭДО.  В обозримом будущем ЭДО станет обязательным для всех сфер бизнеса.
• Сервис «Добыто. КЭДО» является универсальной системой, предназначенной для хранения и обмена документацией с удобной системой управления.

Часто задаваемые вопросы

Какие могут быть последствия при нарушении ИБ?

Ответ: К ним можно отнести — финансовые потери, снижение эффективности документооборота и иное.

Кто должен обеспечить хранения личных сведений работника?

Ответ: Защитные меры обеспечиваются работодателем.

Хотим ввести в компании ЭДО, где можно получить КЭП?

Ответ: Организации, ИП и нотариусы могут получить квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)