Когда КЭДО станет обязательным

Рано или поздно. КЭДО станет обязательным для всех работодателей. Уже несколько лет государство проводит эксперименты по этому вопросу. Проверяются схемы ведения электронного документооборота, уточняются требования к форматам документов и степени защищенности данных. С 2021 года в ТК РФ появилось сразу 3 новых статьи. Они разрешают использовать электронные документы в кадровой работе, хотя для этого нужно согласие сотрудников. На федеральном портале «Работа России» есть сервис и ограниченными функциями КЭДО.

В чем суть вопроса

В двух словах – за счет КЭДО государство хочет перевести все основные кадровые процессы в электронный вид. Прежде всего, это относится:

• к оформлению и подписанию документов с гражданами (трудовые книжки и договоры, справки, расчетные листы и т.д.);
• к сдаче всех видов отчетности исключительно в цифре (сейчас из этого правила есть несколько исключений);
• в повышении уровня защиты персональных данных граждан;
• в подключении коммерческих и государственных организаций к единым информационным системам.

Наша компания, как и многие другие фирмы, уже перешла на КЭДО. Это было осознанное решение, принятое на основе анализа наших кадровых процессов. Сначала мы использовали общую систему электронного документооборота. Позже был сделан выбор в пользу профильного сервиса «Добыто. КЭДО». Он закрывает практически все вопросы, связанные с работой отдела кадров.

Решение о переходе на обязательное КЭДО пока не принято. Ниже мы расскажем, с какими проблемами столкнулось государство при проведении экспериментов по данному вопросу. Несмотря на это, уже приняты поправки в ТК РФ, которые разрешают перевести в цифру многие документы по кадрам.

Разъясняет эксперт. Задача государства – показать выгоду от КЭДО для работодателей и работников. Для организаций это сделать проще. Они могут получить реальный экономический эффект от электронного документооборота. С рядовыми гражданами все намного сложнее. По традиции, сотрудники доверяют документам на бумаге, опасаются тотальной цифровизации. Эта проблема до сих пор не решена.

Как государство пытается сделать КЭДО обязательным для всех работодателей

Программы цифровизации по разным направлениям государство реализует уже более 10 лет. Отличным примером являются «Госуслуги», уровень доверия к которым существенно вырос за последние годы. В сфере трудовых отношений программа цифровизации «хромает». Изучив мнения экспертов, мы выделили несколько проблем для рядовых сотрудников:

• люди убеждены, что только бумажными документами можно подтвердить стаж и условия работы для будущей пенсии, выиграть спор у работодателя;
• из-за постоянных сообщений об утечках цифровых данных сотрудники ожидают подобного и в отношении сведений о трудовой деятельности;
• граждане элементарно не знают о возможностях сервисов КЭДО, считая их ненужной игрушкой в руках работодателей.

Многих волнует и аспект личной цифровой безопасности. Мы видели обсуждения на форумах и в соцсетях о неготовности передавать дополнительные сведения в руки коммерческих организаций и государства. Но это весьма странный довод. Сейчас у государства в руках множество способов для сбора и отслеживания данных (камеры на улицах, электронные сервисы и т.д.). Объем информации в КЭДО не столь значителен, по сравнению с общими персональными данными.

Государству действительно выгодно, чтобы КЭДО стал обязательным для всех работодателей:

• упрощается контроль за передачей сведений и документов, их содержанием;
• сокращаются сроки взаимодействия с работодателями;
• уменьшаются риски потери важных документов (в большинстве случаев цифровые данные можно восстановить, даже если не сработали все элементы защиты).

Переход на КЭДО уже фактически ведется. О продвижении эксперимента и возникающих проблемах читайте ниже.

Для кого КЭДО обязательно уже сейчас?

Разъясняет эксперт. На данный момент (2024 год) таких решений государство не принимало. Но фактически КЭДО уже обязаны применять бюджетные и государственные организации. Для остальных работодателей это вопрос ближайшего будущего.

Первый этап эксперимента – вопросов больше чем ответов

Первая попытка оценить перспективы перехода на КЭДО – пилотный проект Минтруда в 2018 году. Он предусматривал следующее:

• в эксперименте приняли участие системообразующие компании, у которых есть свои технологии и сервисы для работы с документами;
• государство предложило вести КЭДО на основе действующих законов;
• помимо КЭДО, участники проекта были обязаны вести те же документы и в бумажном виде;
• Минтруд не только контролировал ход эксперимента, но и собирал предложения от участников для разработки поправок в ТК РФ.

Пилотный проект не предусматривал подключение к федеральным информационным системам. Поэтому любой сбой в программах или некорректное занесение данных влекло их утрату. Для восстановления приходилось обращаться к бумажным документам, что противоречило самой сути КЭДО.

Еще одна проблема – нечеткое регулирование правил для применения электронных подписей. ЭЦП только начали активно внедряться в коммерческий документооборот. Граждане практически не имели дело с таким способом подписания документов. В итоге, при работе в КЭДО было непонятно, как и когда документ вступает в силу, какая подпись нужна работодателю и работникам.

От первого этапа цифровизации никто не ждал только положительных результатов. Проблемы, выявленные участниками пилотного проекта, Минтруд вынес на рассмотрение других ведомств. В итоге, были подготовлены поправки в несколько нормативных актов. Они закрепили правовую основу для внедрения КЭДО, описали общие права и обязанности сторон трудовых отношений.

Разъясняет эксперт. Наша компания не участвовала в пилотном проекте. Но мы отслеживали информацию о ходе эксперимента, примеряя ее к своей практике. Кадровикам было поручено изучить нюансы хранения документов, применения электронных подписей. Также, задолго до новых инициатив от государства, мы проводили разъяснительную работу с персоналом о возможном переходе на КЭДО. Это сильно упростило дальнейшие действия, когда в ТК РФ внести новые статьи.

Выборочное применение КЭДО – итоги и проблемы

В пилотном проекте участники сами решали, какую систему КЭДО внедрять в организации. Также Минтруд не разъяснял, какой объем кадровых документов можно вести в электронном виде. Из-за этого схема работы отделов кадров и служб делопроизводства существенно отличалась. Судя по заседаниям государственных ведомств, по итогам эксперимента были сформулированы 4 основные проблемы:

• децентрализация систем КЭДО – нет единой информационной системы, куда поступают данные о работниках, документы и т.д.;
• отсутствие требований к сертификации программ – из-за этого невозможно контролировать надлежащий уровень защиты информации;
• отсутствие законов об оформлении кадровых документов в электронном виде – по этой причине участник проекта действовали на свой страх и риск, сталкивались с жалобами от работников;
• плохая проработка норм об электронных подписях – в основном, речь идет об ЭЦП для работников, порядке и способах их получения.

Зная проблемы. Правительство РФ сразу стало их решать. Параллельно с разработкой поправок в законы, стартовал еще один эксперимент по переходу на КЭДО. В нем могли участвовать любые компании-работодатели (но не ИП). В общей сложности, Минтруд отчитался о получении данных от 380 организаций. Общий охват работников составил около 1 миллиона человек.

Новое в законодательстве о переходе на КЭДО

Второй эксперимент сопровождался обсуждением поправок в законы. Участники проекта могли учитывать их положения при разработке локальных актов. В общих словах, эксперимент отличался от первого следующим:

• был запущен портал «Работа России», который стал информационной системой для сбора и обработки данных;
• участники сами определяли, какие документы будут вестись в цифре, и их дублирование на бумаге являлось добровольным;
• разработчики частных систем КЭДО направляли свои предложения в Минтруд, подключались к федеральному порталу;
• со стороны государства велась масштабная работа по информированию граждан (в основном, о преимуществах электронных трудовых книжек и договоров).

Почти 60% участников внедрило КЭДО на основе собственных решений или готовых систем. Только 21% использовал для этого функционал портала «Работа России». Некоторые компании сочетали обе схемы внедрения КЭДО.

С учетом предложений участников проекта, государство приняло несколько важных нормативных актов:

• в ТК РФ появились 3 новых статьи – они официально разрешили оформлять кадровые документы в электронном виде, пусть и с некоторыми ограничениями;
• приняты приказы и положения о ведении электронных трудовых книжек – для граждан, которые впервые оформляются на работу, такой вариант стал обязательным;
• уточнены положения законом об электронных подписях и персональных данных – граждане могут использовать простую подпись или УНЭП, а для их получения можно воспользоваться государственными сервисами.

Были и другие поправки, имеющие отношение к КЭДО. Например, упростили запрос данных со стороны сотрудников через «Госуслуги». Работодатели получили возможность подключиться к личным кабинетам ФНС и СФР.

Текущий статус эксперимента – насколько бизнес готов полностью перейти на КЭДО

Итоги второго эксперимента были лучше. Но не обошлось и без выявления новых проблем:

• работодатели использовали разные форматы документов, а это усложняло их обработку в информационной системе;
• закон об архивном деле никак не регулировал вопросы с хранением электронных документов;
• ввиду ограниченного срока действия электронных подписей, отсутствует способ их проверки спустя много лет (это тоже актуально для работы с архивными документами).

Сейчас эти проблемы решены только частично. Работа с нормативной базой продолжается. Дополнительные поправки стоит ожидать к концу 2024 года, когда подведут итоги текущего эксперимента.

Сколько времени дадут для перехода на обязательный КЭДО?

Разъясняет эксперт. Скорее всего, государство установит переходный период для разных категорий работодателей. Штрафовать компании на начальных этапах перехода наверняка не будут.

Чего стоит ожидать в будущем и когда КЭДО станет обязательным

С 2023 года идет новый масштабный эксперимент по внедрению КЭДО. Для госструктур и бюджетных организаций это правило фактически стало обязательным. Разъясняем основные направления работы, которые отслеживаются в ходе текущего проекта:

• разрабатываются единые формы кадровых документов (многие из них уже утверждены подзаконными актами);
• сформирован перечень требований к системам КЭДО (государственная аккредитация, допуск на основании реестра и т.д.);
• государство готово утвердить список документов, которые нужно обязательно передавать в информационную систему.

До конца 2024 года работодателю не обойтись без получения письменного согласия от работников. Далее этот вопрос будет решаться иначе. Если на начало 2025 года в компании внедрена система КЭДО, новых сотрудников будут просто уведомлять об этом. Письменное согласие не оформляется.

Полезные документы для вашей работы

Документ
Образец графика отпусков	Скачать
Образец личной карточки работника	Скачать
Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации	Скачать
Образец приказа о приеме на работу	Скачать
Образец табеля учета рабочего времени	Скачать
Образец штатного расписания	Скачать
Образец приказа о переходе на КЭДО	Скачать
Образец формы лицевого счета работника	Скачать

Сервисы «Добыто» как оптимальное решение для перехода на электронный документооборот

Рассказывая о перспективах перехода на обязательное КЭДО, мы не проводили сравнение между разными системами. Если вас интересует этот вопрос, почитайте другие статьи на нашем сайте. Мы работаем с сервисом «Добыто. КЭДО». У него есть все необходимое для полноценной работы:

• с электронными документами;
• с цифровыми архивами;
• со всеми видами электронных подписей;
• с личными кабинетами на государственных порталах.

Судя по текущих нормативным актам, требования к системам КЭДО не должны измениться. Поэтому вы можете подключиться к сервису «Добыто», чтобы подготовиться к переходу на обязательный электронный документооборот.

Где отслеживать новости о переходе на обязательный КЭДО?

Разъясняет эксперт. Информация об этом наверняка сразу появится на сайте Минтруда, на портале «Работа России». Также советуем подписаться на обновление нормативной базы в сфере трудовых отношений.

Подведем итоги

• КЭДО наверняка станет обязательным для всех работодателей. Вопрос только в сроках принятия такого решения. Ближайшая перспектива – 2025 год, так как Минтруд будет подводить итоги очередного эксперимента.
• За последние года в законы внесли много новых норм в части перехода на КЭДО. Сейчас для этого требуется согласие сотрудников. Но и у работодателей есть достаточно прав, чтобы внедрить у себя систему КЭДО.
• Для перехода на КЭДО можно выбрать любую систему, аккредитованную Минцифры. Мы рекомендуем подключить к сервису «Добыто. КЭДО». Вы наверняка оцените его преимущества с первых дней работы.