Кадровый документооборот, в том чили ином виде, есть в каждой коммерческой организации. Как минимум, вы издаете приказы о приеме на работу, оформляете трудовые договоры и должностные инструкции. Кадровики будут вести личные дела сотрудников. Для подготовки и движения документов по кадрам доступны разные схемы. До сих пор ничто не мешает вести документооборот «на бумаге». Но большинство работодателей уже используют для этих целей различные сервисы и программы. Мы остановили свой выбор на «Добыто. КЭДО», где есть все необходимое для кадрового документооборота.
- Какую выгоду вы получите от электронного кадрового документооборота
- Разрешен ли документооборот по кадрам в бумажном виде
- Полезные документы для вашей работы
- Переходим на электронный кадровый документооборот – практические советы и пошаговая инструкция
- Выбираем программу или систему КЭДО
- Как подготовиться к внедрению электронного документооборота
- Оформляем документы на КЭДО
- Вводное обучение
- Подключение сотрудников к КЭДО
- Заключение
Какую выгоду вы получите от электронного кадрового документооборота
Сама суть существования коммерческой организации заключается в получении выгоды (прибыль). На это должно быть направлено каждое действие и решение. Не является исключением и работа с кадрами. Выгоду можно получить:
- за счет обучения персонала, после чего сотрудники смогут применить полученные знания в работе;
- за счет оптимизации фонда оплаты труда, структуры штата;
- за счет экономии на текущих расходах и упрощении кадровых процедур.
В нашей компании анализ указанных процессов ведется постоянно. Несколько лет назад мы приняли решение о переходе на электронный документооборот (в целом и по кадрам). Это первый год работы подтвердит оправданность внедрения КЭДО. Компания не только получила экономическую выгоду, но и заметно улучшила все показатели работы с персоналом.
Можно долго рассказывать о преимуществах, которые дает переход на электронный документооборот. Мы выделим те, которые оценит каждая компания:
- финансовая экономия (во многих случаях экономия на бумаге и накладных расходах окупит стоимость тарифного плата за КЭДО);
- упрощение и ускорение всех процессов (простыми словами, сокращение времени на маршрут документа может достигать до 70-80%);
- устранение сложностей при сдаче отчетности (почти всегда отчеты принимают только в электронной форме, а сделать это без КЭДО проблематично);
- повышение уровня защиты данных и документов (у всех систем КЭДО, сертифицированных в России, есть соответствующие решения).
По оценке Минтруда РФ и экспертов портала «Работа России», уже сейчас на электронный документооборот перешло почти 60% работодателей. При этом учтем, что многие организации перевели «в цифру» только отдельные процессы. В ближайшем будущем стоит ожидать, что большинство компаний обяжут использовать КЭДО. К этому есть все предпосылки.
Разъясняет эксперт. Выгода для организации во-многом зависит от отношения персонала к нововведениям. Без согласия сотрудников полноценный переход на КЭДО невозможен. Поэтому рекомендуем провести разъяснительную работу, показать все плюсы от оформления электронных документов и отсутствие рисков. В нашей компании проблем с этим не возникло.
Разрешен ли документооборот по кадрам в бумажном виде
Вы наверняка знаете, что несколько лет назад в ТК РФ внесли нормы о возможности оформления документов в электронном виде. Таким способом государство отреагировало на объективную ситуацию и развитие технологий. Однако отметим следующее:
- закон не запретил использование обычной схемы с бумажным делопроизводством;
- штрафов за отказ от перехода на КЭДО не предусмотрено;
- приоритет отдается интересам работников, которые могут не дать согласие на оформление электронных документов.
В отличие от коммерческих организаций, для бюджетников и госструктур электронный документооборот фактически стал обязательным. Но и обычным компаниям стоит готовиться к введению таких требований. Лучше сделать это сейчас и приступить к внедрению КЭДО, чем потом в спешке пытаться избежать проблем с государством.
Электронный документооборот ведется на основе программ или сервисом. Они должны быть сертифицированы по законам РФ. Если вы еще не выбрали ПО для своей компании, советуем подключиться к «Добыто. КЭДО». Это современный модуль, где есть все необходимое для кадровой работы. Ниже расскажем о переходе на электронный кадровый документооборот в нашей компании на примере указанного сервиса.
Сколько времени у вас занял переход на электронный кадровый документооборот?
С учетом обучение сотрудников, мы уложились в 2 недели. Но для крупных компаний (например, при наличии нескольких служб или филиалов) это может занять больше времени.
Полезные документы для вашей работы
| Документ | |
| Образец графика отпусков | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации | Скачать |
| Образец приказа о приеме на работу | Скачать |
| Образец табеля учета рабочего времени | Скачать |
| Образец штатного расписания | Скачать |
| Образец приказа о переходе на КЭДО | Скачать |
| Образец формы лицевого счета работника | Скачать |
Переходим на электронный кадровый документооборот – практические советы и пошаговая инструкция
У каждой системы КЭДО есть интересные и полезные решения, хотя общий набор функций будет примерно одинаков. Программа должна обеспечить:
- полноценный маршрут документов, от разработки проекта до обмена подписанными экземплярами;
- работу со всеми видами электронных подписей;
- хранение текущих и архивных документов;
- защиту персональных данных граждан, а также сведений, составляющих коммерческую или служебную тайну.
Чтобы привлечь клиентов, разработчики могут предложить множество дополнительных функций и модулей. Обычно дают возможность поработать с демоверсией или с полноценной системой в тестовом режиме. Также учитывают, кто приобретает ПО (крупная или небольшая организация, предприниматель). Для них могут предлагать разные тарифные планы, скидки и рассрочку по оплате.
Нужно ли сообщать в гос. органы о переходе на электронный документооборот по кадрам?
По факту, об этом станет известно сразу после подключения к личным кабинетам на порталах ФНС и СФР. Через них вы будете отправлять отчетность и сведения по сотрудникам, расчеты по стажу и страховым взносам.
Выбираем программу или систему КЭДО
Переход на КЭДО всегда влечет расходы (разовые и последующие). Чтобы не потратить деньги впустую, нужно сразу определить требования, которые вы предъявляете к системе. Для нашей компании в их перечень входило следующее:
- возможность подключения к другим программам, которые мы используем в работе;
- удобство и простота настройки ПО, обучения и подключения сотрудников;
- возможность выбора схемы хранения данных и документов;
- стоимость программы, а также выпуска электронных подписей и подключения к системе.
В процессе тестирования и установки ПО мы обращали внимание еще и на качество службы поддержки. Это всегда актуально, даже если разработчик уверяет в отсутствии проблем. Рассматривая разные варианты систем, мы остановили выбор на «Добыто. КЭДО». Учитывая указанные выше требования, наша компания получила даже больше выгод, чем рассчитывала.
Разъясняет эксперт. Вы можете увидеть предложения о программах для решения отдельных кадровых задач. Для небольших фирм это может представлять интерес. Но в целом, только внедрение полноценной системы КЭДО решит все вопросы с электронным документооборотом. Это удобнее, чем подбирать и оплачивать несколько программ под разные цели.
Как подготовиться к внедрению электронного документооборота
Если организация ранее не работала с КЭДО, могут возникнуть некоторые сложности. Как минимум, вам предстоит:
- объяснить сотрудникам общие правила электронного документооборота, требования к безопасности при работе с документами;
- разработать и утвердить документы (о переходе на КЭДО, на все действия при работе с системой);
- определить сотрудников, которые будут отвечать за контакты с разработчиком ПО, установкой и настройкой системы;
- провести вводное обучение (мы дополнительно проводили еще и тестирование после учебы, давали практически задания по основным функциям «Добыто. КЭДО»);
- подключить сотрудников к системе (у специалистов кадровой службы и руководства будет полный доступ, а у рядового персонала – ограниченный).
С учетом стоимости ПО и выбранного тарифного плана, необходимо запланировать расходы в бюджете компании. Если у системы есть повышенные требования к технике, вам предстоит обновить или модернизировать оборудование. Но чаще всего завышенных требованиях в программах для КЭДО нет. Для полноценной работы требуется стабильный интернет, но он сейчас есть у каждой фирмы.
Чтобы ускорить переход на электронный документооборот, мы находились в постоянной связи со службой поддержки «Добыто. КЭДО». Нам помогли с установкой и настройкой системы, обучением персонала. Серьезных сложностей в освоении ПО не возникло. Ряд вопросов о подключении сотрудников к личным кабинетам был решен практически мгновенно.
Оформляем документы на КЭДО
Недостаточно установить систему КЭДО на оборудование компании или подключиться к онлайн-сервису. Компании-работодателю необходимо оформить ряд документов. В нашей организации в этот перечень вошли:
- приказ о переходе на электронный кадровый документооборот;
- письменные согласия от работников;
- инструкция по кадровому делопроизводству (была разработана на основе аналогичного документа, который действовал ранее);
- регламенты для допуска сотрудников к сведениям в КЭДО;
- правила работы с персональными данными и электронными документами;
- приказ о возложении специальных обязанностей на работников кадровой службы.
Также мы внесли изменения в должностные инструкции кадровиков, ведь порядок работы с электронными документами отличается от бумажных форм.
Отметим, что при подключении к «Добыто. КЭДО» мы получили доступ к большому массиву шаблонов и образцов документов (по сути, под каждый кадровый процесс). В итоге, кадровики перестали тратить много времени на поиск шаблонов и могли сразу приступить к разработке проекта документа. Большую помощь в работе оказало и наличие актуальных версий нормативных актов. Без их использования риски ошибок будут намного выше.
Как часто нужно менять систему кадрового документооборота?
Рекомендуем внимательно взвесить все за и против, чтобы выбранная система использовалась вашей компанией как можно дольше. Смена программы и сервисов возможна, но повлечет значительные расходы.
Вводное обучение
Внедряя кадровый документооборот на базе «Добыто. КЭДО», мы провели обучение:
- специалистов кадровой службы (они изучили основные функции системы, схемы работы с документами и т.д.);
- рядовых сотрудников (они узнали, как работать с личным кабинетом в «Добыто», подавать и запрашивать документы);
- группы, которая будет заниматься текущим обслуживанием системы (она не заменяет службу поддержки «Добыто», но многие вопросы может решить самостоятельно).
Сначала обучение мы провели в демоверсии системы. Практически навыки работы с документами были отработаны сразу после установки и настройки «Добыто. КЭДО». Тестирование показало, что особых проблем в освоении программы не возникло.
Разъясняет эксперт. Наша компания на постоянной основе работает с самозанятыми. Хотя они не входят в штат компании, для оборота документов можно использовать систему «Добыто. КЭДО». Помимо прочего, мы оформляем договоры и акты, ведем учет выплат и переписку. Бухгалтерия имеет доступ к сведениям программы и может рассчитать, перевести оплату услуг самозанятым.
Подключение сотрудников к КЭДО
Персонал нашей компании получил ограниченный доступ к системе КЭДО. Для этого мы подключили сотрудников, открыли им личные кабинеты. Там можно:
- проверять и запрашивать любую информацию, связанную с трудовыми отношениями;
- подавать заявления, жалобы и другие виды обращений;
- формировать справки, выписки, копии других документов.
Дополнительно мы используем в работе модуль «Добыто. Знания». Он дает практически неограниченные возможности в обучении персонала, проверке знаний. Сотрудники имеют доступ к базе знаний, куда включены основные документы о работе компании, полезные материалы и нормативные акты.
Мы рассказали общую схему внедрения кадрового документооборота для коммерческой организации. Не стоит забывать, что на руководителя и ряда других должностных лиц необходимо оформить УКЭП (усиленные квалифицированные электронные подписи). Работник могут работать с системой при наличии простой подписи или УНЭП. Их можно выпустить непосредственно в Добыто. КЭДО».
Разъяснения эксперта. Общие правила внедрения КЭДО примерно одинаковы для всех систем. Также отметим, что модуль «Добыто» можно интегрировать с 1С и другими программами, которые использует ваша компания. Непосредственно в системе можно настроить доступ к личным кабинетам на сайтах ФНС и СФР. Еще больше полезной информации вы можете найти в других материалах на нашем сайте.
Заключение
- Для коммерческих организаций кадровый документооборот сейчас можно вести в бумажном или электронном виде. Лучше уже сейчас перейти на системы КЭДО, так как государство наверняка введет такое требование в ближайшие годы.
- Процесс внедрения электронного документооборота включает оформление документов, обучение персонала, установку и настройку программы. Если вы еще не выбрали систему, обратите внимание на «Добыто. КЭДО».
- Работать с КЭДО могут не только специалисты кадровой службы. Обязательно подключите к системе сотрудников, предоставьте им ограниченный доступ к документам и информации.
