Приказ на КЭДО

Как и многие другие работодатели, наша компания несколько лет назад перевела кадровый документооборот в электронный вид. Для этого мы выбирали системы и сервисы под свои требования, сравнивали их функционал и стоимость. Когда решение было принято, нужно было оформить несколько документов о переходе на электронный документооборот. Одним из них стал приказ на КЭДО. При подготовке документа мы учли требования ТК РФ и интересы сотрудников. Практическими советами по оформлению и утверждению приказа поделимся с нашими читателями.

Зачем нужен приказ

Аббревиатуру КЭДО расшифровывают как кадровый электронный документооборот. Его можно рассматривать:

• как совокупность процессов по оформлению, движению и хранению документов;
• как программу или сервис, где ведется работа с документами по кадрам.

Сразу скажу, что на данный момент (2024 год) переходить на КЭДО необязательно. В ТК РФ уже несколько лет действуют статьи, дающие право оформлять кадровые документы «в цифре». Но пока это добровольное правило и за отсутствие КЭДО никого не накажут. Тем не менее, государство активно продвигает вопрос о введении обязательного требования по электронному документообороту. Это отвечает интересам всех участников трудовых отношений.

С электронными документами работать проще, быстрее и удобнее, чем с бумажными бланками. Также это дает прямую и косвенную экономию на расходах для бизнеса. Поэтому наша компания еще несколько лет назад приняла решение о переходе на КЭДО. Для этого мы:

• подобрали варианты разных систем и программ от российских разработчиков, остановили выбор на модуле «Добыто. КЭДО»;
• провели тестирование ПО, заказав бесплатную демоверсию;
• подготовили обязательные документы, в том числе приказ на КЭДО, регламент и инструкции для работы с системой;
• провели вводное обучение специалистов кадровой службы и других подразделений компании.

Приказом закрепляется сам факт перехода на КЭДО. Но описание всех процессов и действий нужно изложить в других локальных актах. В частности, наши кадровики работают на основании внутренней инструкции, документов от разработчика. Мы несколько раз вносили в них изменения. При этом основной приказ на КЭДО применяется в первоначальной редакции.

Разъясняет эксперт. Если приказ распространяется на весь персонал, необходимо ознакомить с ним каждого сотрудника. Для этого можно использовать разные схемы – под роспись, размещение документа в общем доступе. Мы провели еще и вводный курс для ознакомления с возможностями КЭДО. Это важно, ведь работники должны дать письменное согласие на оформление документов в электронном виде. Поэтому процесс перехода на КЭДО не ограничивается только подготовкой и утверждением приказа.

Когда нужно оформить и утвердить приказ о переходе на КЭДО

Юридические последствия наступают после подписания (утверждения) приказа. После этого все специалисты и подразделения компании будут обязаны использовать КЭДО в текущей работе. Но исходя из структуры организации, можно действовать так:

• сначала на ознакомление передается проект приказа (сотрудники будут в курсе, что в ближайшее время компания начнет работать с КЭДО);
• в приказе можно указать отдельные сроки для перевода на КЭДО разных подразделений и филиалов;
• непосредственно перед утверждением документа можно собрать данные о готовности отделов перейти на КЭДО.

В нашей компании переход на электронный документооборот занял примерно 2 недели. При этом отдельных сроков для разных отделов мы не указывали (структура организации достаточно проста). Вопросы с освоением ПО решались как до издания приказа, так и после вступления его в силу.

Отметим, что разработчики сервиса «Добыто. КЭДО» передают не только инструкции по эксплуатации. Вы получите образцы основных документов, которые можно доработать под свои требования. Но при составлении приказа на КЭДО обычно не возникает сложностей.

Нужно ли согласовывать приказ на КЭДО с профсоюзом, если он создан на нашем предприятии?

Разъясняет эксперт. Это зависит от положений соглашения и локальных актов, разработанных для профсоюзного органа. В Трудовом кодексе РФ такая обязанность не прописана. Но лучше привлечь профсоюз к согласованию проекта приказа и других документов на КЭДО.

Полезные документы для вашей работы

Документ
Образец графика отпусков	Скачать
Образец личной карточки работника	Скачать
Образец приказа о направлении на курсы повышения квалификации	Скачать
Образец приказа о приеме на работу	Скачать
Образец табеля учета рабочего времени	Скачать
Образец штатного расписания	Скачать
Образец приказа о переходе на КЭДО	Скачать
Образец формы лицевого счета работника	Скачать

Рассказываем о порядке оформления и содержании приказа на КЭДО

Все приказы в компании утверждает руководитель или лицо, замещающее его на временный период. Для оформления документа при переходе на КЭДО мы учли:

• нормы статей Трудового кодекса РФ;
• разъяснения Минтруда и Роскомнадзора (прежде всего, в отношении защиты персональных данных сотрудников);
• положения других локальных актов нашей организации (там описаны общие правила делопроизводства по кадрам);
• нормы законодательства об архивном деле.

Шаблоны, по которым мы оформляли приказ и другие документы на КЭДО, можно скачать ниже. Наши эксперты ответят на вопросы, которые возникнут у вас при подготовке локальных актов.

Подготовка к переходу на электронный документооборот

Эти действия повлияют на оформление и содержание приказа, поэтому кратко расскажем о них. Выбирая систему КЭДО, мы обращали внимание:

• на информацию о разработчике ПО (сейчас государство фактически заставляет работать только с отечественными компаниями);
• на стоимость самой системы и подключения к ней отдельных специалистов (в «Добыто. КЭДО» сотрудников кадровой службы подключают бесплатно);
• на удобство работы с системой, объем функций и опций для кадрового делопроизводства;
• на качество работы со службой поддержки (это видно сразу с первых обращений к разработчикам).

По объему полезных функций модуль «Добыто. КЭДО» сопоставим с другими системами. Но интересные решения от разработчиков делают работу с программой максимально удобной и простой. Не менее важны требования к безопасности данных, которые у «Добыто» реализованы на высоком уровне.

После выбора системы КЭДО, началась подготовка к ее внедрению. Для этого мы:

• определили круг лиц, которые будут заниматься техническими вопросами и подготовкой документов;
• разбили сотрудников на группы для вводного обучения работе с КЭДО;
• подготовили изменения в должностные инструкции и положения об отделах;
• приобрели несколько новых компьютеров, планшетов и ноутбуков, так как не вся старая техника отвечала требованиям системы.

Установка и настройка ПО прошла достаточно быстро. Мы пользовались документами от разработчика, а по мере необходимости связывались со службой поддержки. Нашей компанией был выбран вариант с подключением к облачному сервису. Но вы вполне можете работать на своем сервере.

Разъясняет эксперт. Хотя это не относится к оформлению приказа на КЭДО, стоит рассказать о правилах выпуска электронных подписей. В сервисе «Добыто» бесплатно оформляется УНЭП. Для получения УКЭП (это основной вид электронных подписей для работодателя) необходимо обращаться в удостоверяющие центры. Сейчас эта процедура не занимает много времени (обычно 1-2 дня). Срок действия УКЭП – до 12 месяцев.

Кто готовит проект приказа

Даже если у вас есть шаблон приказа, его нужно доработать для окончательного утверждения. В нашей компании в составлении проекта документа участвовали:

• руководитель отдела кадров;
• юрист (проверял документ на соответствие закону);
• специалист из службы информационного обеспечения.

Так как с КЭДО будут работать все подразделения, их руководители участвовали в согласовании приказа. Документ в окончательной форме поступил на утверждение директору.

Что указать в содержании документа

Как в и любом другом приказе, в документе о переходе на КЭДО мы указали дату и номер принятия, наименование организации. Номер был присвоен с учетом регистрации в общей системе делопроизводства. В содержании приказа мы включили следующие пункты:

• сведения о системе «Добыто. КЭДО», которая внедряется в компании;
• дата, с которой наша организация начинает работать с электронным документооборотом по кадрам;
• список сотрудников, который отвечают за внедрение и эксплуатацию системы;
• перечень документов, которые нужно оформить после издания приказа (в нашем случае это была инструкция по кадровому электронному документообороту);
• указание о необходимости ознакомления с приказом штатных сотрудников.

Сделаем важное отступление. Приказ о переходе на КЭДО будет иметь юридическую силу для сотрудников только при условии, что они дали согласие на оформление документов в электронном виде. Поэтому наш директор дал отдельное распоряжение о сборе письменных согласий. Далее они поступили на хранение в отдел кадров, и мы их включили в личное дело каждого работника. Это является гарантией на случай возникновения споров.

Разъясняет эксперт. В случае внедрения КЭДО, наличие согласий сотрудников может проверить трудовая инспекция. Не стоит забывать, что отсутствие обязательных документов по кадрам почти всегда влечет наложение штрафа. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к требованиям закона, чтобы избежать претензий со стороны ГТИ.

Ознакомление сотрудников компании с содержанием приказа

Оформляя письменное согласие, работник будет знать о начале использования КЭДО. Но это не освобождает от обязанности ознакомления с содержанием приказа. Мы организовали этот процесс следующим образом:

• приказ для ознакомления сотрудникам предоставляли кадровики и руководители отделов;
• по факту ознакомления с документом ставилась личная подпись в специальном журнале (он хранится в кадровой службе);
• отдельные сотрудники, работающие на удаленке, знакомились с документом через электронную почту, отправляли подтверждение.

Далее мы разместили приказ, как и многие другие локальные акты, в базе документов сервиса «Добыто. КЭДО». Персонал может знакомиться с их содержанием в любой время. Если в приказ будут внесены изменения, с ними тоже ознакомят сотрудников.

Какой срок действия указать в содержании приказа на КЭДО?

Разъясняет эксперт. Это документ для постоянного использования. Поэтому срок действия в приказе не указывается. По мере необходимости, в документ можно вносить изменения по общим правилам делопроизводства.

Дополнительные документы для перехода на КЭДО

Приказ на КЭДО создает основу для внедрения системы в компании. Но подготовкой этого документа дело не ограничивается. Кадровики и юристы нашей компании дополнительно оформляли:

• новую инструкцию по кадровому делопроизводству (с учетом особенностей движения документов в КЭДО);
• положение о порядке сбора и хранения персональных данных;
• положение о предоставлении доступа к КЭДО рядовым сотрудникам, инструкцию для пользователей;
• регламент технических работ с системой;
• изменения в должностные инструкции персонала и в положения об отделах.

Отметим, что некоторые документы по кадрам нельзя будет оформлять в КЭДО (например, акты о несчастных случаях). Для разъяснения этих нюансов было проведено обучение кадровиков.

В системе «Добыто. КЭДО» есть много образцов кадровых документов. Но некоторые из них мы разрабатывали самостоятельно, после чего вносили в электронную базу. За счет типовых форм разработка и согласование документов значительно упрощается. По мере необходимости, мы уточняем содержание шаблонов или полностью меняем их форму. Обычно это вызвано изменениями в законодательстве.

Кто хранит приказы по КЭДО?

Разъясняет эксперт. Архивным хранением может заниматься отдел кадров или общая служба делопроизводства. Эти вопросы определяются на основании локальных актов компании. Для создания электронного архива мы рекомендуем использовать «Добыто. КЭДО».

Почему мы рекомендуем использовать сервисы «Добыто»

Сейчас на рынке есть много сервисов и программ для кадровиков, полноценного ведения КЭДО. Мы остановили свой выбор на «Добыто. КЭДО» по ряду причин:

• оптимальное соотношение стоимости, функционала и качества услуг, удобные тарифные планы;
• возможность выбора разных вариантов хранения документов;
• подключение модуля к другим системам документооборота;
• огромное количество шаблонов документов, нормативных актов и судебной практики.

Чтобы не быть голословным, предлагаем поработать с демоверсией модуля в тестовом режиме. Там есть все основные функции, которые наверняка по достоинству оценят ваши кадровики.

Краткие выводы по содержанию статьи

• Решение о переходе на КЭДО закрепляется изданием приказа. Как минимум, в документе нужно указать дату или сроки внедрения системы, сведения о программном продукте.
• Кроме приказа на КЭДО, нужно взять у каждого сотрудника письменное согласие на работу с электронными документами по кадрам. Для организации работы компании издаются инструкции, положения и другие документы.
• С содержанием приказа нужно ознакомить персонал. Далее документ хранится в архиве компании или кадровой службы, как и другие локальные акты на КЭДО.