Кадровые документы под ПЭП: что можно подписать в 2026

Кадровые документы, которые можно подписывать ПЭП, — это почти весь массив рутинного кадрового оборота: заявления, ознакомления с приказами и ЛНА, графики отпусков, расчётные листки, служебные записки. Но есть короткий список договоров, где простая подпись работника не проходит по закону, и путаница тут стоит переоформления пачки документов. Разберём, что именно работник подписывает ПЭП по статье 22.3 ТК РФ, где обязательна УНЭП или УКЭП, какие бумаги вообще нельзя вести в электронном виде и как оформить право на простую подпись, чтобы к нему не было вопросов у ГИТ. Это часть большого материала про программы для подписания документов электронной подписью, где собраны инструменты под каждый вид подписи и формат файла.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Что такое ПЭП и почему ей вообще можно подписывать кадровые документы

Простая электронная подпись — это логин с паролем, код из СМС или подтверждённая учётная запись на Госуслугах. Она подтверждает, что документ подписал конкретный человек, но сама криптографии не содержит и целостность файла не гарантирует. До 377-ФЗ такой подписью в кадрах пользоваться было нельзя вообще. С ноября 2021 года статья 22.3 ТК РФ прямо разрешила работнику применять ПЭП в кадровом электронном документообороте — но не для всего подряд.

Логика законодателя простая. Чем выше риск и цена документа, тем крепче должна быть подпись под ним. Ознакомился сотрудник с приказом о графике дежурств — хватит галочки и кода из СМС. Подписывает трудовой договор, где прописана его зарплата и обязанности — тут уже нужна криптографическая подпись, которую нельзя подделать задним числом. Работник формирует ПЭП либо в информсистеме работодателя, либо через портал Работа в России, где простая подпись привязана к подтверждённой учётке на Госуслугах — для её получения достаточно СНИЛС и паспортных данных. В сервисе Добыто ПЭП сотрудника генерируется внутри системы при первом входе, отдельно ходить за ней в удостоверяющий центр не нужно.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«Первое, что я объясняю кадровику — ПЭП это не про то, чтобы сэкономить на подписи для всех. Это рабочий инструмент для рутины: ознакомления, заявления, расчётки. Как только речь про трудовой договор или матответственность — забудьте про простую подпись, тут закон says однозначно нет. Проверяю такие косяки на аудитах постоянно.»

Какие кадровые документы можно подписывать ПЭП работнику

Список того, что работник закрывает простой подписью, широкий. По сути сюда попадает всё, что не входит в закрытый перечень договоров из части 5 статьи 22.3 ТК РФ. Собрала основное, что реально гоняется через ПЭП в кадровом обороте.

• заявления на отпуск, на отгул, на перенос отпуска, на увольнение по собственному желанию;
• ознакомление с приказами — о премировании, о графике отпусков, о командировке, о поощрении;
• ознакомление с локальными нормативными актами: ПВТР, положением об оплате труда, инструкциями;
• графики отпусков и уведомления о начале отпуска;
• расчётные листки и согласия на получение расчётки в электронном виде;
• служебные и объяснительные записки;
• согласия на обработку персональных данных;
• заявления на налоговые вычеты, на выдачу справок, на изменение реквизитов для зарплаты;
• уведомления, требующие только фиксации факта ознакомления сотрудника.

По объёму это порядка 80-90% кадрового потока в обычной компании. Смысл КЭДО как раз в том, чтобы всю эту массу закрыть простой подписью и не гонять людей в отдел кадров расписываться на бумаге. Сотрудник закрывает такие документы даже с телефона электронной подписью, из дома или из командировки. Мы в проектах внедрения видим цифру устойчиво: на ПЭП уходит подавляющее большинство документооборота, а на усиленную подпись — только договоры и материальная ответственность.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Кадровику проще запомнить не список того, что можно ПЭП, а короткий список того, что нельзя. Их там пять договоров, всё остальное — можно. Заявление на отпуск скопом с ознакомлением с приказом сотрудник закрывает с телефона за минуту, и это абсолютно законно. Не усложняйте себе жизнь там, где закон уже всё упростил.»

Где ПЭП не пройдёт: документы под УНЭП или УКЭП

Часть 5 статьи 22.3 ТК РФ содержит закрытый перечень. Эти документы работник подписывает только усиленной подписью — неквалифицированной, полученной в том числе через Госуслуги или Госключ, либо квалифицированной. Простая подпись под ними юридической силы не даёт.

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования с отрывом или без отрыва от работы;
• изменения к этим договорам — то есть дополнительные соглашения к трудовому договору.

Причина понятна: это документы, которые напрямую затрагивают деньги, обязательства и ответственность сторон. Тут нужна подпись, которая фиксирует и авторство, и неизменность текста после подписания. УНЭП это обеспечивает за счёт криптографии, ПЭП — нет. Отдельный нюанс про сторону работодателя: сам работодатель ПЭП не использует вообще никогда. Он подписывает либо УКЭП, либо УНЭП внутри своей информсистемы. Простая подпись — это привилегия только работника и только для рутинных документов.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«На разборе споров вижу одну и ту же грабли: компания перевела всё на КЭДО и радостно подписала трудовые договоры простой подписью работников. А потом трудовой спор, и суд смотрит — договор подписан ПЭП, значит по 377-му закону он не оформлен как надо. И вся доказательная база сыпется. Пять договоров под усиленную подпись — это не бюрократия, это защита самого работодателя.»

Подписать документ электронной подписью онлайн

1 Загрузите необходимые файлы:

Перетащите или выберите файл

2 Выберите электронную подпись:

Отправить

Отправить

Нажимая кнопку «Подписать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Документы, которые вообще нельзя вести в электронном виде

Есть третья категория, про которую забывают чаще всего. Статья 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО четыре типа документов — их нельзя подписать ни ПЭП, ни УНЭП, ни УКЭП, они остаются на бумаге при любом раскладе.

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) — ведутся в прежнем порядке;
• акт о несчастном случае на производстве по форме Н-1;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые.

Логику тут искать бессмысленно — её надо просто выполнять. Приказ об увольнении на бумаге, хотя заявление на увольнение можно подать через ПЭП. Инструктаж по охране труда работник подписывает лично, ручкой, в журнале. Это те редкие островки, где по-старому останется по-старому, и никакая цифровизация их пока не отменяет. За время работы сервиса Добыто мы в каждом проекте отдельно проговариваем этот перечень с кадровой службой, чтобы компания случайно не перевела в электронку то, что должно лежать на бумаге.

Как оформить право работника на ПЭП

Просто раздать сотрудникам логины и считать, что теперь у всех есть ПЭП — так не работает. Право на простую подпись оформляется набором документов, и без них подписи под кадровыми бумагами повиснут в воздухе. Компания издаёт приказ о введении КЭДО, утверждает положение о кадровом электронном документообороте, собирает с работников согласия на переход и заключает соглашение об использовании простой электронной подписи. В соглашении прописывают, как формируется ключ ПЭП, как устанавливается принадлежность подписи конкретному работнику и как хранится информация о подписании.

Отдельно нужен порядок доступа сотрудника к своей ПЭП: он должен соблюдать конфиденциальность ключа и не передавать его другим. Всё это — обязательные условия из 63-ФЗ (той самой «тройки») и статьи 22.2 ТК РФ. Пропустил соглашение об использовании ПЭП — и простая подпись работника юридически ничего не значит, потому что стороны не договорились её признавать. Перед переходом стоит прикинуть, какой процент штата реально готов подписать согласие на КЭДО, — от этого зависит, стартует проект или упрётся в отказников.

Как перевести кадровые документы на подписание ПЭП: пошаговая инструкция

Образцы документов для перехода на подписание ПЭП

Разница между ПЭП, УНЭП и УКЭП в кадрах: сравнение

Чтобы не гадать каждый раз, какую подпись ставить, держите под рукой таблицу. Она показывает, что закрывает каждый вид подписи в кадровом обороте и как её получить.

По деньгам разница ощутимая. ПЭП для работника бесплатна — она формируется в системе. УНЭП через Госключ тоже не стоит сотруднику ничего. А вот УКЭП на токене — это уже отдельные денежки, порядка нескольких тысяч рублей за сертификат в год, и по закону работодатель не может переложить эти расходы на работника. Поэтому массово переводить штат на УКЭП экономически бессмысленно — для кадров хватает связки ПЭП плюс УНЭП через Госключ.

Стоимость подключения КЭДО для подписания ПЭП

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора модулей — от простого подписания заявлений до полного кадрового оборота с электронным архивом и интеграцией с 1С. Простая подпись для сотрудников входит во все тарифы. Ниже базовые тарифы сервиса.

Итоговая сумма зависит от численности персонала, выбранного тарифа и объёма подключаемых модулей — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться под свой штат точнее.

Ошибки при выборе подписи для кадровых документов

Компании спотыкаются на однотипных вещах, и каждая ошибка обходится в переоформление или проблемы на проверке.

Ошибка 1. Подписали трудовые договоры простой подписью. Перевели штат на КЭДО и оформили всё ПЭП, включая договоры. Так делают, чтобы не возиться с выпуском усиленных подписей. Цена ошибки: договоры считаются подписанными с нарушением, в трудовом споре доказательная база рушится, переоформлять придётся с живыми людьми и задним числом.

Ошибка 2. Забыли соглашение об использовании ПЭП. Раздали доступы, а соглашение не заключили. Кажется, раз подпись работает технически — всё в порядке. Цена ошибки: юридически подписи под документами ничтожны, потому что стороны не договорились признавать простую подпись. ГИТ на проверке фиксирует нарушение.

Ошибка 3. Перевели в электронку то, что нельзя. Оформили приказ об увольнении или акт о несчастном случае через КЭДО. Мотив — унифицировать весь процесс. Цена ошибки: документ оформлен с нарушением статьи 22.1 ТК РФ, при проверке ГИТ это прямое замечание, а по акту Н-1 — ещё и риски по расследованию несчастного случая.

Ошибка 4. Возложили расходы на УКЭП на работника. Обязали сотрудников купить токен и сертификат за свой счёт. Делают так ради экономии бюджета. Цена ошибки: прямое нарушение ТК РФ, работник вправе отказаться, а компания получает предписание вернуть расходы.

Выводы: что важно запомнить о ПЭП для кадровых документов

Простой электронной подписью работник закрывает основную массу кадрового потока: заявления, ознакомления с приказами и ЛНА, графики отпусков, расчётные листки, согласия и служебные записки. Право на ПЭП по статье 22.3 ТК РФ появляется только после того, как компания издала приказ о введении КЭДО, утвердила положение, собрала согласия работников и заключила соглашение об использовании простой подписи. Без этого набора документов подпись под кадровыми бумагами юридически не работает.

Закрытый перечень из части 5 статьи 22.3 ТК РФ подписывают усиленной подписью — трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на образование и допсоглашения к ним. Работник применяет здесь УНЭП, которую бесплатно получают через Госключ, или УКЭП. Сам работодатель ПЭП не использует никогда — только УКЭП или УНЭП в своей системе. Отдельно держите на бумаге трудовые книжки, акт о несчастном случае по форме Н-1, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда — их статья 22.1 ТК РФ выводит из электронного оборота.

Практический ориентир: разнесите весь кадровый массив по трём корзинам до старта, а не по ходу. Рутина — под ПЭП, пять договоров — под усиленную подпись, четыре исключения — на бумагу. Такая раскладка снимает большую часть рисков на проверке ГИТ и в трудовых спорах, а сотрудникам оставляет подписание в пару кликов с телефона.

Часто задаваемые вопросы