Что нельзя подписывать электронной подписью: список 2026

Что нельзя подписывать электронной подписью — это закрытый перечень документов, которые закон обязывает оставить на бумаге с живой подписью, даже если вся остальная работа компании уже ушла в электронный документооборот. Тут две разные истории, и их постоянно путают: одни документы вообще запрещено переводить в электронный вид, а другие перевести можно, но не любой подписью — простая электронная для них не годится. Разберём оба случая, покажем точные ссылки на статьи Трудового кодекса и 63-ФЗ, и пройдёмся по тому, что будет, если перепутать. Это часть большого материала про подписание документов электронной подписью, где собраны виды ЭП, способы подписания и проверка.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Два разных запрета: где грань между «нельзя в электронный вид» и «нельзя этой подписью»

Сначала надо развести две вещи, потому что вопрос «что нельзя подписывать ЭП» на самом деле распадается надвое. Первый запрет — про сам документ. Есть кадровые бумаги, которые по закону вообще не переводятся в электронный вид, и неважно, какая у вас подпись — хоть УКЭП директора, хоть Госключ. Их печатают, подписывают ручкой, хранят в папке. Точка.

Второй запрет — про вид подписи. Документ перевести в электронку можно, но подписать его простой электронной подписью (той самой, что логин-пароль или одноразка из смс) нельзя. Тут уже нужна усиленная — неквалифицированная или квалифицированная. И вот эту вторую историю путают чаще всего: эйчар думает, раз КЭДО внедрили, значит всё подряд можно подписывать чем угодно. А это не так.

Почему так сделали. Закон закладывает уровень защиты под значимость документа. Чем серьёзнее последствия — тем строже требование к подписи. ПЭП легко оспорить, она не фиксирует неизменность файла после подписания. УКЭП — почти как нотариус: подделать практически нереально, изменения вылезают сразу. Логику в этом распределении искать не нужно по каждому пункту, её нужно просто знать и выполнять.

Мария Ж, специалист по трудовому праву и КЭДО:
«Самая частая путаница на старте — эйчары думают, что КЭДО это разрешение подписывать вообще всё электронно. Нет. Сначала смотрите, можно ли этот документ в принципе перевести в электронку. Потом — какой подписью. Перепутали уровень подписи на трудовом договоре, и при споре в суде документ рассыпется, будто его и не было.»

Какие кадровые документы нельзя переводить в электронный вид вообще

Перечень закрытый и короткий. Часть 3 статьи 22.1 Трудового кодекса прямо называет четыре группы документов, которые остаются только на бумаге:

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (формируемые в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ). Бумажная трудовая ведётся по-старому, электронные сведения — это отдельная история через СФР, но не часть внутреннего КЭДО.
• Акт о несчастном случае на производстве по установленной форме. Документ оформляется на бумаге, подписывается членами комиссии вручную.
• Приказ (распоряжение) об увольнении работника. Сам приказ об увольнении остаётся бумажным с живой подписью и ознакомлением под роспись.
• Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником (журналы инструктажей).

Всё остальное в кадрах — заявления, приказы о приёме, переводе, отпуске, графики отпусков, расчётные листки, уведомления, ознакомления с ЛНА — переводится в электронный вид без дублирования на бумаге. Когда мы в Добыто запускаем КЭДО у клиента, первым делом строим именно эту карту: что уходит в систему, а что остаётся в бумажном делопроизводстве. Без неё кадровая служба либо тащит в электронку то, что нельзя, либо наоборот печатает то, что давно можно не печатать.

Отдельная тонкость по приказу об увольнении. В системе работодателя вы можете сформировать сам процесс расторжения — заявление работника, согласования. Но финальный приказ об увольнении выводится на бумагу и подписывается живой подписью, потому что прямо назван в исключениях. На практике это значит, что полностью «безбумажного» увольнения в России пока не существует, как бы ни хотелось.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Журнал инструктажей по охране труда — это та грабля, на которую наступают почти все. Компания радостно оцифровала вообще всё, а инспектор ГИТ на проверке просит бумажный журнал с живыми подписями. И не находит. Это уже не формальность — это прямое нарушение по охране труда, и тут денюжки штрафа считаются отдельно.»

Какие документы нельзя подписывать простой электронной подписью

Теперь второй пласт. Документ можно вести электронно, но простая электронная подпись (ПЭП) для него запрещена — нужна усиленная. Перечень задаёт статья 22.3 ТК РФ. Со стороны работодателя для этих документов обязательна усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Со стороны работника — усиленная квалифицированная (УКЭП) или усиленная неквалифицированная (УНЭП), в том числе выданная через инфраструктуру электронного правительства, то есть через Госключ.

Вот документы, которые ПЭП подписывать нельзя:

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомление об изменении определённых сторонами условий трудового договора.

По этим документам работодатель ставит только УКЭП. Если поставить что-то слабее, документ не признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью — со всеми вытекающими. ПЭП же, в отличие от усиленных подписей, не защищает подписанный файл от изменений после подписания. Поменяли цифру в окладе задним числом — и подпись этого не покажет. Именно поэтому закон и не пускает ПЭП на договоры.

Перед запуском КЭДО важно сразу определить, какой подписью подписывать каждый тип документа — без этой раскладки маршруты согласования в системе настраивать бессмысленно. В сервисе Добыто мы поддерживаем все три вида — ПЭП, УНЭП и УКЭП — и в маршрутизаторе под каждый тип документа жёстко прописывается требуемый уровень подписи, чтобы кадровик физически не смог отправить трудовой договор на подписание простой подписью.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Нюанс при выборе подписи — не всегда нужна УКЭП на всё. Для заявления на отпуск, ознакомления с приказом, расчётного листка хватает ПЭП работника в системе работодателя, и это совсем другие денежки. УКЭП врубаем только там, где её требует тройка и 22.3. Раздувать всем подряд квалифицированную подпись — это просто слить бюджет на ровном месте.»

Когда даже ПЭП работника нельзя использовать без отдельного соглашения

Тут есть подвох, который многие пропускают. Простую электронную подпись работника в системе работодателя вообще можно применять только при одном условии: соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица по его ПЭП и требования к конфиденциальности ключа такой подписи. Это прямо в статье 22.3.

То есть просто выдать сотруднику логин и пароль и считать, что он «подписал» — мало. Нужен локальный нормативный акт о применении ПЭП и/или условие в трудовом договоре либо допсоглашении. Нет этой обвязки — и любая ПЭП в вашей системе юридически висит в воздухе. По сути, без соглашения вы не можете доказать, что под документом именно этот человек.

На одном из наших проектов (производство, около 1400 человек) кадровая запустила КЭДО, раздала всем пароли, полгода всё «подписывали» простой подписью. А юридической обвязки под ПЭП не сделали. Когда дошло до трудового спора — выяснилось, что доказать авторство подписей нечем. Пришлось переподписывать массив документов заново, уже по-человечески. Поэтому юридический пакет — положение об ЭДО, формы согласий, порядок применения ПЭП — мы в Добыто отдаём из коробки, чтобы такой затык не возникал в принципе.

Как определить, какой подписью подписывать документ: пошаговая инструкция

Что нельзя подписывать ЭП за пределами кадров: сделки и нотариальные документы

Электронная подпись живёт не только в КЭДО. В гражданском обороте тоже есть документы, которые ЭП не подписывают — либо вообще, либо без участия нотариуса. Закон 63-ФЗ (тройка) приравнивает УКЭП к собственноручной подписи, но не для всех случаев.

Что остаётся за бортом обычной электронной подписи:

• Документы, удостоверяющие личность (паспорт и подобные) — их нельзя создать или заверить в электронном виде вместо оригинала.
• Сделки, требующие нотариальной формы — например, ряд сделок с недвижимостью, отдельные виды доверенностей. Тут одной вашей УКЭП мало: нужна нотариальная форма. Нотариус сам может изготовить электронный документ и заверить его своей квалифицированной подписью, но просто подписать такое своей ЭП из дома не выйдет.
• Завещание — требует нотариального удостоверения и не оформляется простым подписанием через ЭП.
• Документ от представителя по электронной доверенности — если подписать УКЭП без приложенной машиночитаемой доверенности (МЧД), такой документ рискует не быть признан равнозначным бумажному, а это уже несоблюдение письменной формы сделки по ст. 162 ГК РФ.

Отдельно про ПЭП в гражданских отношениях. Простая электронная подпись там работает только когда стороны заранее договорились о её использовании в соглашении — ровно как и в трудовых отношениях. Без такого соглашения ПЭП не порождает юридических последствий. Это общий принцип тройки, а не каприз.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи:
«С МЧД отдельная песня. Подписал директорской УКЭП документ от лица компании через сотрудника, а эмчедэшку приложить забыли — и всё, формально подпись повисла. Контрагент потом может сказать: а кто это подписал, по какому праву? Поэтому при работе через представителя машиночитаемая доверенность — это не плюшка, а обязательный элемент.»

Образцы документов для настройки электронного документооборота

Госключ и подпись на смартфоне: что им можно, а что нет

Госключ — мобильное приложение Минцифры, через него работник бесплатно выпускает УНЭП (при подтверждённой учётной записи Госуслуг) или даже УКЭП (если есть биометрический загранпаспорт нового образца и телефон с NFC). Для кадров это удобно: сотруднику не нужен токен, флешка и поход в удостоверяющий центр.

Так вот, поскольку Госключ выдаёт усиленную подпись, им можно подписывать в том числе документы из перечня ст. 22.3 — трудовой договор, допсоглашения, договор о матответственности. Это законная замена УКЭП на токене со стороны работника. А вот обратное неверно: Госключ не превращает запрещённые документы в разрешённые. Приказ об увольнении и журнал инструктажа по охране труда останутся на бумаге, хоть десять раз через Госключ зайдите.

Мы в Добыто подключаем Госключ как один из способов подписания на стороне сотрудника — человек получает пуш, открывает приложение, подтверждает, возвращается в систему. Но в маршрутах всё равно зашита проверка: документ из исключений ст. 22.1 в электронный маршрут просто не попадёт, система не даст его туда отправить.

Что будет, если подписать не той подписью или перевести в электронку запрещённый документ

Последствия делятся на два уровня. Первый — документ теряет юридическую значимость. Подписали трудовой договор простой электронной подписью вместо усиленной — и при споре он не признаётся равнозначным бумажному с собственноручной подписью. Фактически у вас нет оформленного трудового договора, со всеми последствиями: от претензий работника до доначислений.

Второй уровень — административная ответственность. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт штраф на должностных лиц от 1000 до 5000 рублей, на ИП — от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение по части 2 — на юрлиц уже от 50 000 до 70 000 рублей и дисквалификация должностного лица до трёх лет. По охране труда (журналы инструктажей) санкции считаются по своим статьям и бывают ощутимее.

Проверить, действительно ли документ подписан корректной усиленной подписью и не менялся ли он после подписания, можно бесплатно онлайн. Это полезно перед сдачей документов в ГИТ или контрагенту.

Стоимость подключения КЭДО с поддержкой нужных видов подписи

Стоимость зависит от численности штата, выбранного тарифа и набора подключаемых видов подписи. Если вам нужна только ПЭП и УНЭП для базовых заявлений — это один бюджет. Если требуется УКЭП для трудовых договоров и договоров о матответственности по всему штату — другой.

По тарифу Бизнес действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Поскольку для трудовых договоров и договоров о матответственности нужна УКЭП, важно выбирать тариф с её поддержкой — актуальные тарифы сервиса Добыто помогут сориентироваться точнее под вашу численность и набор документов.

Выводы: что нельзя подписывать электронной подписью

Запрет работает на двух уровнях. Первый — четыре группы кадровых документов по ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ остаются только на бумаге: трудовые книжки, акты о несчастном случае, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Никакая электронная подпись их в электронку не переводит. Второй уровень — перечень ст. 22.3 ТК РФ: трудовой договор, договор о матответственности, ученический договор, договор на обучение, приказ о дисциплинарном взыскании и уведомление об изменении условий ТД нельзя подписывать простой электронной подписью, нужна усиленная.

На практике стройте раскладку до запуска: сначала вычёркивайте исключения ст. 22.1, потом по оставшимся документам определяйте вид подписи по ст. 22.3, и обязательно закрепляйте применение ПЭП работника отдельным соглашением и порядком конфиденциальности ключа. Без этой обвязки даже разрешённая простая подпись юридически не работает. За пределами кадров помните про нотариальные сделки, завещания, документы, удостоверяющие личность, и про МЧД при подписании от лица компании через представителя.

Цена ошибки измерима: документ без юридической значимости плюс штраф по ст. 5.27 КоАП РФ до 50 000 рублей для юрлица за первое нарушение и до 70 000 рублей за повторное. Дешевле один раз правильно развести документы по видам подписи, чем потом переподписывать массивы и объясняться с инспектором ГИТ.

Часто задаваемые вопросы