Для чего используется и как получить УНЭП

В компаниях, где ведется электронный документооборот, наряду с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) применяется и усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). В подавляющем большинстве случаев УКЭП нужна только руководителю (ИП), его заместителям, главбуху и отделу кадров при работе с документацией, требующей такой ЭП. Оформление электронной подписи на сотрудников – обязанность работодателя, и УКЭП в этом случае – достаточно дорогой, длительный и не всегда нужный вариант. Напротив, УНЭП – более универсальное решение, ведь её оформление стоит дешевле, получать её можно удаленно, и используется она практически во всех рабочих процессах в бизнесе, кроме взаимодействия с государственными органами (фондами, службами) и участия в госзакупках и торгах.

Читайте, зачем нужна и как используется электронная подпись УНЭП, для каких документов ее можно применять, в чем заключаются особенности работы с системами КЭДО.

Определение

Усиленная неквалифицированная электронная подпись – аналог собственноручной подписи, получаемая посредством криптографического шифрования, и представляющая собой комбинацию последовательностей символов (открытый и закрытый ключ). Подтверждает личность лица, подписавшего электронный документ, и отсутствие изменений в документе после его подписания.

УНЭП, как и другие виды электронных подписей, можно использовать при работе с модулем “Добыто. КЭДО”.

Признаки УНЭП

В соответствии со ст. 5 ФЗ-63 к УНЭП относится электронная подпись, имеющая следующие признаки:

• Получена посредством криптографического преобразования информации (шифрования) с использованием ключа ЭП.
• Однозначно связана с конкретным лицом, подписывающим электронный документ.
• Позволяет выявить факт внесения изменений в первоначально подписанный электронный документ.
• Создается с помощью средств электронной подписи.

Фактически, это такой вид электронной подписи, которая содержит средства криптографической защиты информации – сертификат и ключ проверки. Указанными средствами оснащен и модуль кадрового электронного документооборота  “Добыто. КЭДО”.

Мнение эксперта. В соответствии с п. 5 ст. 5 ФЗ-63 сертификат ключа проверки для УНЭП может не создаваться, если соответствие признакам усиленной неквалифицированной электронной подписи обеспечивается без его создания. Это объясняет простоту создания и низкую стоимость выпуска.

Ключевые особенности усиленной неквалифицированной электронной подписи

Из особенностей УНЭП можно выделить следующее:

• Лицо, на которого оформляется электронная подпись, получает открытый и закрытый ключ. При этом закрытый ключ хранится только у владельца подписи на компьютере, USB-накопителе или в облаке), а открытый доступен всем, с кем ведется электронный документооборот.
• Сотрудники компании с помощью УНЭП могут подписывать любые кадровые документы в электронном виде, если это не противоречит закону. Нельзя подписывать только документы, которые в соответствии с ТК РФ и ФЗ должны оформляться только в бумажном виде – акт о несчастном случае на производстве, журналы и иные документы, свидетельствующие о прохождении инструктажей по охране труда, приказ об увольнении.
• Для использования усиленной неквалифицированной электронной подписи нет не нужны специальные программы (СКЗИ) типа «Криптопро CSP», «Лисси CSP», Vipnet CSP и др. Подписывать можно не только с ПК, но и с мобильного телефона.
• В используемой компанией системе кадрового электронного документооборота может быть предусмотрена функция дистанционного выпуска УНЭП для сотрудников (облачная электронная печать).
• Дополнительное соглашение при использовании УНЭП для признания юридической силы подписи необходимо при ведении ЭДО с контрагентами. В кадровом электронном документообороте при взаимодействии сотрудника и работодателя такое соглашение заключать не нужно – достаточно указать соответствующие условия признания юридической силы подписи в трудовом договоре.
• При взаимодействии с исполнителями по договорам гражданско-правового характера необходимо дополнительно указать, что УНЭП приравнивается к собственноручной подписи. Сделать это можно посредством соглашения об использовании УНЭП или через пользовательское соглашение при регистрации в системе КЭДО.

УНЭП подходит для многих задач, которые можно реализовать в модуле  “Добыто. КЭДО”, но не для подписания всех документов. максимальные полномочия дает выпуск УКЭП,

Отличия УКЭП и УНЭП

УКЭП и УНЭП с точки зрения способа создания – одинаковые электронные подписи. Используются специальные программы, открытый и закрытый ключ и пр. Главное отличие заключается в следующем:

• Применяются любые СКЗИ, а не только те, которые лицензированы ФСБ России.
• Получить можно в любом удостоверяющем центре или выпустить облачную УНЭП – не нужно присутствовать лично, записывать на токен.

УНЭП может храниться на USB-носителе, в мобильном телефоне, облачном хранилище. Тут же хранится и программное обеспечение (СКЗИ). Таким способом удобно работать с модулем  “Добыто. КЭДО” даже удаленно.

Мнение эксперта. С юридической точки зрения УНЭП и УКЭП могут использоваться в качестве аналога собственноручной подписи при ведении электронного документооборота между сторонами. Разница в том, что УКЭП автоматически признается контрагентами и судом аналогом собственноручной подписи, а для признания УНЭП аналогом собственноручной подписи необходимо юридически грамотно заключить соглашение между сторонами документооборота, указав дополнительные условия, когда УНЭП будет иметь юридическую силу.

Где может применяться?

Сотрудники могут использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись для любых документов, если это разрешено законодательством. К ним относятся:

• Трудовой договор.
• Личная карточка сотрудника.
• ПВТР.
• Штатное расписание.
• Графики отпусков.
• Согласие на обработку персональных данных.
• Табель учета рабочего времени.
• Расчетный лист и др.

Если сотрудник должен подписать документ от лица компании, то для этого ему потребуется УКЭП и машиночитаемая доверенность. Но что делать кадровикам, бухгалтерам небольшой компании, где нет возможности лишний раз оформлять УКЭП на сотрудников, т.е. усиленная квалифицированная подпись есть только у руководителя? Есть простое решение – можно соответствующим отделам поручить только разработку проектов документов и их согласование, а утверждение (подписание) оставить только для руководителя с УКЭП.

Мнение эксперта. Усиленная неквалифицированная электронная подпись используется в основном во внутреннем электронном документообороте компании – в частности, в модуле  “Добыто. КЭДО”. Реже применяется при взаимодействии с контрагентами. При этом с её помощью нельзя заверять документы от лица руководителя компании или ИП, участвовать в госзакупках и торгах, сдавать отчетность.

Преимущества УНЭП по сравнению с УКЭП

Основными плюсами усиленной неквалифицированной электронной подписи перед квалифицированной заключаются в следующем:

• Снижение расходов компании на оформление электронной подписи для сотрудников, участвующих в электронном документообороте. Действительно, УНЭП стоит в несколько раз дешевле, чем УКЭП, и работодатель может сэкономить на выпуске ЭП.
• Простое и быстрое получение электронной подписи. В корпоративных информационных системах ЭДО уже содержатся данные, необходимые для создания сертификата УНЭП. Выпустить усиленную неквалифицированную подпись можно дистанционно. Процесс выпуска займет не более 5 минут.
• Автоматический перевыпуск. При изменении личных или рабочих данных сотрудника перевыпуск электронной подписи осуществляется автоматически. Если потерять токен с УКЭП, то необходимо будет отзывать сертификат, заново получать электронную подпись. Перевыпуск тоже стоит денег (до 2 тыс. руб.).
• Удобство использования. Подписывать документы посредством неквалифицированной электронной подписи можно даже с мобильного телефона посредством специального приложения.
• Универсальность. Сотрудники компании могут использовать УНЭП везде, где это разрешено законом. Почти все рабочие процессы внутри компании и при документообороте с контрагентами можно вести, используя лишь усиленную неквалифицированную ЭП.
• Безопасность. Механизмы шифрования и проверки такие же, как и в случае с УКЭП. Возможна проверка факта внесения изменений в документ после его подписания. Использовать УНЭП для юридически значимых документов можно при заключении соглашения между участниками документооборота, поэтому в одностороннем порядке никто не сможет совершить противоправные действия.

Как оформить?

Для получения усиленной неквалифицированной электронной подписи есть несколько способов:

• Обращение в удостоверяющий центр, в т.ч. неаккредитованный.
• Через сервис (мобильное приложение) Госключ.
• В используемой системе кадрового электронного документооборота, если такая функция предоставляется.

После получения УНЭП можно использовать при работе с различными программами, в том числе “Добыто. КЭДО”.

Использование API для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи

Решения типа API УНЭП – удобный, быстрый, безопасный способ массового выпуска неквалифицированных электронных подписей для сотрудников. Принцип достаточно прост, хотя и могут быть некоторые отличия в зависимости от используемой системы электронного документооборота:

• В используемой информационной системе работодатель формирует запрос на выпуск УНЭП для работников компании. При этом достаточно лишь указать реквизиты документов – их отсканированные копии не потребуются.
• API по реквизитам находит аккаунт сотрудника на сайте Госуслуги, отправляет запрос с просьбой пройти идентификацию личности для выпуска электронной подписи.
• Кадровик направляет сотруднику на подпись электронный документ в корпоративной информационной системе. Пароль приходит на e-mail или по SMS.
• Подписанный таким образом электронный документ сохраняет информацию о дате, времени и лице, поставившем ЭП.

При использовании API пароли для подписания документов приходят на электронную почту или в СМС, поэтому не нужно использовать мобильное приложение, USB (токен). Также не потребуется установка СКЗИ на клиентской стороне.

К плюсам API для выпуска усиленной неквалифицированной электронной подписи можно отнести следующее:

• Массовый выпуск УНЭП для всех сотрудников – не нужно отдельно оформлять выпуск на каждого работника компании.
• Сертификаты формируются удаленно по API.
• Идентификация личности владельца осуществляется дистанционно – например, через портал Госуслуги.
• Подписание документов не требует наличие СКЗИ или приложения на смартфоне – документ подписывается по коду из e-mail, SMS.
• Пакетное подписание документов одним кодом.
• Выпуск электронной подписи занимает не более нескольких минут.
• Можно легко отследить статус готовности УНЭП.

Выпуск усиленных неквалифицированных электронных подписей по API подходит среднему и крупному бизнесу с частичным переходом на электронный документооборот (“Добыто. КЭДО”), компаниям, организациям с развитой сетью подразделений – филиалов, представительств, офисов.

Когда в выпуске усиленной неквалифицированной ЭП нет смысла?

В некоторых случаях выпуск усиленной неквалифицированной электронной подписи нецелесообразен:

• Если обмен документами будет осуществляться редко, то выпуск электронной подписи не оправдает себя. Это касается компаний, которые только начинают постепенный переход на “Добыто. КЭДО”, и руководитель, сотрудники пока с опасением относятся к электронным документам и электронным подписям.
• Компании с минимальным штатом персонала. Если в штате мало сотрудников, в чьи обязанности входит работа с документами в электронном виде (например, главбух, он же кадровик и секретарь, сметчик, IT-специалист и несколько работников), то удобнее будет схема, когда сотрудники только оформляют документы в электронном виде, согласовывают их, а право подписи остается за руководителем с УКЭП.
• Основное взаимодействие осуществляется с партнерами. Хотя это и не совсем законно, но при партнерских отношениях между компаниями часто встречается обмен документами «задним числом». Тут ни электронная подпись, ни электронный документооборот не подойдут, поскольку при ЭДО с УНЭП невозможно подписать документы «задним числом».

Заключение

• При ведении электронного документооборота сотрудники могут подписывать документы с помощью усиленной неквалифицированной электронной подписи. По сравнению с простой электронной подписью УНЭП является защищенной, зашифрованной, и однозначно идентифицирует владельца (лица, подписавшего электронный документ), и определить, были ли внесены изменения в документ уже после подписания.
• Выпуск УНЭП обходится намного дешевле, чем УКЭП, занимает меньше времени (при выпуске облачной электронной подписи – несколько минут), и не требует обязательного создания сертификата. 
• Подходит для работы с большинством кадровых документов, при документообороте с контрагентами при условии, что признание УНЭП равнозначной собственноручной подписи (юридическая сила ЭП) оговорено в соответствующем соглашении между сторонами.

Вопросы и ответы

Можно ли выпустить усиленные неквалифицированные электронные подписи сразу на всех сотрудников?

Если обращаться в удостоверяющий центр, то – да, потребуется выпуск электронной подписи на каждого сотрудника отдельно, что отнимает время. При использовании системы кадрового электронного документооборота или HR-системы, разработчик (провайдер) которой предлагает функцию выпуска УНЭП внутри системы, возможен массовый выпуск электронных подписей. Это существенно сэкономит время.

Может ли сотрудник использовать свою УНЭП при работе в информационной системе компании?

Нет. Под собственной (личной) УНЭП часто подразумевается электронная подпись физического лица, выпущенная через Госключ или в МФЦ. Она может использоваться исключительно для налоговой службы, при запросе выписок и пр. Все УНЭП действительны только в той системе, в которой они были выпущены, т.е. такие подписи зафиксированы внутри конкретного сервиса. Если используется внутренний ЭДО, и электронные подписи сотрудников выпускаются внутри системы КЭДО или через провайдера (в удостоверяющем центре), то личная электронная подпись физического лица недействительно для использования в работе.

Допускается ли ознакомление с приказами в системе кадрового электронного документооборота без подписи на бумажном носителе?

Если в используемой системе КЭДО предусмотрен механизм выпуска электронной подписи в процессе ознакомления, то ставить подпись на бумажном носителе (в журнале) о том, что сотрудник ознакомился с приказом, не потребуется.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)