При бумажном документообороте юридически значимые документы помимо печати организации должны собственноручно подписываться руководителем и/или сотрудниками, ответственными за данную документацию. При электронном документообороте (ЭДО) собственноручную подпись заменяет электронная подпись (ЭП, ранее – электронная цифровая подпись или ЭЦП). В отличие от простой и неквалифицированной ЭП усиленная квалифицированная электронная подпись полностью равнозначна собственноручной – документы, подписанные УКЭП, имеют юридическую силу, и могут использоваться при судебных разбирательствах. Более того, есть сферы деятельности компании, при которых разрешено использовать только УКЭП.
Читайте, зачем нужна и что дает УКЭП при работе с кадрами, как оформить квалифицированную электронную подпись, в чем заключаются преимущества КЭДО.
Термины и определения
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, КЭП) – зашифрованный файл с данными о том, кто подписал документ (владелец подписи), и самом документе. Используется в электронном документообороте для идентификации не только лица, подписавшего документ, но и содержимого документа, чтобы исключить внесение в него изменений уже после факта подписания (утверждения).
УКЭП подходит для работы со всеми функциями модуля “Добыто. КЭДО”. Это современное решение для ведения кадрового делопроизводства, выполнения других задач.
Признаки УКЭП
В соответствии со ст. 5 ФЗ-63 усиленная электронная квалифицированная подпись должна удовлетворять следующим признакам:
- Получена посредством криптографического шифрования с использованием ключа электронной подписи.
- Используется для определения лица, подписавшего документ.
- Используется для выявления изменений в электронном документе, если таковые были внесены уже после подписания.
- Создается посредством средств электронной подписи, соответствующие требованиям ФЗ.
- Ключ проверки указан в квалифицированном сертификате.
Усиленная электронная квалифицированная подпись признается действительной при соблюдении всех трех нижеперечисленных факторов:
- Квалифицированный сертификат был выдан аккредитованным удостоверяющим центром (аккредитация действительна на момент выдачи).
- Квалифицированный сертификат является действительным: а) на момент подписания электронного документа, если дата и время известны и точно определены; б) на момент проверки – действителен сертификат или нет, если дата подписания электронного документа неизвестна, и установить её не представляется возможным.
- Пройдена проверка принадлежности владельцу квалифицированная сертификата УКЭП, подтвержден факт отсутствия каких-либо изменений в электронном документе после его подписания.
При использовании модуля “Добыто. КЭДО” можно оформить электронные подписи на руководителя, других специалистов компании.
Отличия УКЭП от УНЭП
Усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронные подписи похожи между собой – обе представляют собой зашифрованные данные в виде файла, для шифрования которых применяются специальные программы шифрования (СКЗИ), обе хранятся на физических носителях (токены) и выдаются удостоверяющими центрами. При этом УКЭП в отличие от УНЭП:
- создаются посредством программ шифрования, лицензированные ФСБ РФ;
- выдаются только аккредитованным удостоверяющим центром.
Мнение эксперта. Одна из отличительных черт УКЭП заключается в том, что они приравнены к собственноручной подписи без необходимости оформления дополнительных документов. В случае с УНЭП для такого признания равнозначности собственноручной подписи необходимо дополнительное соглашение между участниками электронного документооборота. В соглашении прописываются условия признания усиленной неквалифицированной электронной подписи равнозначной собственноручной подписи.
Область применения
Только УКЭП в кадровом электронном документообороте, в том числе в модуле “Добыто. КЭДО”, используется работодателем при подписании следующих документов:
- Трудовой договор с сотрудником, который устраивается на основную должность или по совместительству.
- Ученический договор с лицом, которое будет обучаться за счет работодателя, и позднее будет работать в компании работодателя в соответствии с положениями данного договора
- Договор на получение образования с отрывом от работы или без отрыва.
- Договор о материальной ответственности с сотрудниками, трудовая деятельность которых связана с такой ответственностью.
- При внесении изменений в трудовой, ученический договор, в договор о получении образования, договор о материальной ответственности.
- Приказ о дисциплинарном взыскании в отношении лица, допустившего дисциплинарный проступок (неисполнение, ненадлежащее исполнение своих обязанностей, нарушение ПВТР и пр.) – замечание, выговор или увольнение в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
- Изменение условий трудового договора.
Сотрудники могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись для подписания следующих документов:
- Трудовой договор с работодателем.
- Ученический договор с обязательным устройством на работу к работодателю после прохождения обучения.
- Договор на получение образования (с отрывом или без отрыва от производства).
- При внесении изменений в документы, перечисленные выше.
- Согласие на перевод внутри подразделения или в другое подразделение компании этого же работодателя.
- Заявление на увольнение по собственному желанию и отзыв этого заявления.
- Приказ о дисциплинарном взыскании.
- Изменения в условиях трудового договора.
Усиленная электронная квалификационная подпись также применяется при обмене счетами-фактурами с контрагентами, информационном обмене с государственными органами, включая сдачи отчетности в ФНС, СФР, регистрацию юридических лиц или ИП, взаимодействие с налоговой инспекцией и др. Для участия в государственных тендерах, госзакупках тоже используется исключительно УКЭП.
Перечисленным выше применение усиленной квалифицированной электронной подписи не ограничивается. Она позволяет:
- изменять систему налогообложения, регистрировать онлайн-кассы, запрашивать информацию по штрафам в налоговой инспекции;
- регистрировать права на недвижимость, сделки с недвижимостью, получать выписки из государственного кадастра недвижимости, ЕГРП;
- подписывать, высылать таможенные декларации, сопроводительные документы на товары и грузы, документы на временное хранение, размещение грузов (учтите, что для таможенной службы необходима специальная УКЭП);
- регистрироваться в ГИС МТ «Честный знак», отправлять отчеты по маркированным товарам;
- зарегистрироваться в Национальной системе аккредитации, зарегистрировать декларацию;
- регистрироваться в ФГИС «Меркурий», проводить операции с ветеринарными документы (формирование, аннулирование);
- зарегистрироваться и передавать данные в ЕГАИС «Алкоголь», ЕГАИС «Лес»;
- работать с судебными документами – подписывать обращения в суд (жалобы, обращения и пр.) и др.
УКЭП обязательно имеет руководитель организации, в большинстве случаев – руководители подразделений, а также сотрудники, непосредственно работающие с отчетами для налоговой, государственных фондов, с документами. Оформление электронной подписи – обязанность работодателя, и при переходе на ЭДО все сотрудники, так или иначе связанные с документооборотом, должны получить ЭП. Другое дело, что оформлять на всех сотрудников именно усиленную квалифицированную электронную подпись не имеет смысла – это дорого, требует времени и достаточно сложно.
Мнение эксперта. В соответствии с п. 1 ст. 6 ФЗ-63 электронные документы, подписанные УКЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе с собственноручной подписью. Это означает, что УКЭП можно применять для подписания любых кадровых документов, кроме случаев, когда документы должны быть составлены только на бумажном носителе. Нельзя подписывать усиленной квалифицированной подписью акт о несчастном случае на производстве, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, приказ об увольнении.
Почему некоторые кадровые документы нельзя подписывать УКЭП?
Приказ об увольнении или нарушение его трудовых прав сотрудник может оспорить в суде в соответствии со ст.392 ТК РФ. Акта о несчастном случае и документов о прохождении инструктажей по ОТ, то они важны при расследованиях несчастных случаев. Если вывести эти 3 документа из бумажного документооборота, то у недобросовестных руководителей появится лазейка для изменения электронных документов в одностороннем порядке, в т.ч. «задним числом».
Работник по отношению к работодателю экономически является более слабой стороной трудовых отношений, и такие ограничения в кадровом электронном документообороте должны защитить интересы сотрудников компании. Об этом прямо сказано в Письме Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Как получить УКЭП?
Для получения усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр ФНС или его доверенный УЦ. Обратите внимание, что с 01.01.2022 аккредитованные удостоверяющие центры, кроме УЦ ФНС и его доверенных УЦ, для ИП и компаний УКЭП больше не выдают. Но для физических лиц (сотрудников) возможность получения личной усиленной квалифицированной электронной подписи осталась.
Получают электронную подпись лично. Срок действия – до 15 месяцев, после чего усиленную квалифицированную электронную подпись перевыпускают. В период срока действия УКЭП можно использовать для работы с модуля “Добыто. КЭДО” без каких-либо ограничений.
Для получения на юридическое лицо (руководить компании, ИП) нужно:
- Посетить ФНС лично.
- Подать заявление, предоставить документы (паспорт, СНИЛС).
- Предоставить носитель информации (токен).
Мнение эксперта. Для подписания электронных документов кроме токена необходима установка СКЗИ (программы) на компьютер. Программное обеспечение должно быть обязательно лицензировано ФСБ России. К популярным программным средствам криптографического шифрования относится «Криптопро CSP», «Лисси CSP», Vipnet CSP, Signal-com CSP. Также можно купить токен со встроенным СКЗИ — Рутокен ЭЦП, Рутокен ЭЦП 2.0 или JaCarta SE.
УКЭП для доверенных лиц
При ведении электронного документооборота УКЭП обязательно должна быть у руководителя организации или ИП. При этом с 01.01.2022 г. электронную подпись организации может использовать исключительно руководитель или ИП, а все доверенные лица (главбух, заместители), а также бухгалтера и кадровики, работающие с документами, требующими подписания УКЭП, используют личную квалифицированную электронную подпись вместе со специальной электронной доверенностью. Это необходимо, чтобы подписывать электронные документы от лица компании при отсутствии руководителя, а также оформлять документы, сдавать отчетность и решать другие вопросы, относящиеся к их компетенции.
Доверенность прикрепляется к файлу документа каждый раз при использовании УКЭП от лица компании, организации (юридического лица или ИП). Оформляется доверенность в соответствии со ст. 17.5 ФЗ-63. Подготовить проект документа можно в модуле “Добыто. КЭДО”ю
Если утерян токен с УКЭП
При потере токена с УКЭ есть вероятность, что третьи лиц смогут подписать документы от лица законного владельца. Это может оказаться катастрофой для бизнеса – например, при рейдерском захвате или слиянии компаний. При потере токена необходимо следующее:
- Лично обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр для отзыва сертификата. После отзыва сертификата электронная подпись становится недействительной. Примерно через 1-2 дня после оформления заявления об отзыве УКЭП перестанет действовать.
- Выпустить новую УКЭП. Для получения новой усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо прекратить действие текущей, т.е. утерянной. Процедура аналогичная – написать заявление на отзыв сертификата. Новую УКЭП получить в аккредитованном удостоверяющем центре можно в срок 2-7 дней.
Вопросы и ответы
Сотрудник, имеющий УКЭП, увольняется – что делать работодателю?
Зависит от того, какая усиленная квалифицированная подпись была у данного сотрудника, т.е. от имени кого он мог подписывать документы. Если это личная УКЭП, то делать ничего не нужно. Если увольняется доверенное лицо, имеющее право подписывать электронные документы от лица компании, то также используется личная электронная подпись, но совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД). В таком случае необходимо аннулировать (отозвать) МЧД. Для этого потребуется сформировать XML-файл, выступающий в качестве заявления, и отправить (зарегистрировать) его в ЦПРР ФНС. После этого доверенность будет отозвана, и у сотрудника после увольнения не останется возможности для подписания документов от лица компании.
Можно ли выпустить УКЭП, если лицо (юридическое, физическое, ИП) находится за пределами РФ?
Нет, поскольку в отличие от других видов электронных подписей получение УКЭП возможно только при личном посещении налоговой инспекции или удостоверяющего центра. С другой стороны, если у вас есть действующая усиленная квалифицированная электронная подпись, то вы можете её перевыпустить – сделать это можно полностью в режиме онлайн из любой точки планеты.
УКЭП подходит для подписания любых электронных документов?
Если подписывать кадровые документы, любые внутренние документы компании или осуществлять электронный документооборот с контрагентами, то никаких требований к усиленной квалифицированной электронной подписи нет. Если же планируется взаимодействие с государственными органами, службами, то к электронной подписи могут предъявляться дополнительные требования – нужно уточнять в той службе, органе, с которым планируется взаимодействие, информационный обмен.
Заключение
- Усиленная квалифицированная электронная подпись – наиболее защищенный и универсальный вид электронной подписи, позволяющий взаимодействовать с государственным органами и фондами, контрагентами.
- В кадровом электронном документообороте ряд документов руководить и доверенные лица могут подписывать только УКЭП. В частности, подпись используется в работе с модулем “Добыто. КЭДО”. Ответственность за получение, перевыпуск электронной подписи сотрудников несет работодатель.
- Руководитель компании или ИП получают УКЭП лично, и только в ФНС. Доверенные лица, сотрудники могут получить усиленную квалифицированную ЭП в любом аккредитованном удостоверяющем центре. При этом подписывать документы от лица компании посредством личной УКЭП физического лица сотрудники могут только вместе с машиночитаемой доверенностью. Оформлять и отзывать МЧД нужно в ЦПРР ФНС.
