Аудит кадровой документации

Аудит представляет собой комплекс проверок. Их можно провести и в отношении внутренней документации компании, в том числе и по кадрам. Исходя из ситуации, можно заказать независимый аудит в сторонней организации или привлечь к проверкам собственные службы. Для анализа состава кадровых документов на предмет соответствия нормативным и локальным актам можно использовать сервисы электронного документооборота. По итогам аудита может возникнуть необходимость в устранении нарушений, привлечении виновных лиц к ответственности.

Читайте, какие форматы и направления аудита кадровой документации может использовать компания, что входит в комплекс проверок, какие последствия повлечет их итог.

Что такое аудит кадровой документации

Под аудитом понимается проверка чего-либо. Ее предметом может быть соответствие определенным требованиям и параметрам. В отношении документации также может проводиться аудит. Если речь идет о кадровых документах, то предметом проверки могут быть:

• оценка соответствия обязательным требованиям законодательства (например, Трудовому кодексу РФ);
• проверка на соответствие локальным актам (например, правилам хранения документов на предприятии);
• наличие всех обязательных документов, отсутствие нарушений и ошибок в их содержании;
• надлежащий уровень защиты документации с персональными сведениями граждан;
• оценка соответствия по исполнению должностных обязанностей специалистов кадровой службы;
• сверка состава и содержания с документацией по другим направлениям деятельности (например, с бухгалтерией).

Комплексный аудит будет распространяться на все перечисленные аспекты. Также организация может проводить точечные проверки по отдельным направлениям работы кадровой службы. Например, это может быть надлежащее ведение архива, алгоритмы работы с персональной и иной защищенной информацией.

Распоряжение о проведении аудита издает руководитель организации. Это может быть решение в рамках плана внутренних мероприятий, либо проверка по мере необходимости (например, при выявлении нарушений по линии прокуратуры или трудовой инспекции). Также кадровая служба может провести собственные проверки, доложить об их итогах руководителю. Например, целью таких мероприятий может быть обоснование перехода не электронный документооборот, увеличения численности специалистов.

Комментарий эксперта. Одним из вариантов текущего аудита может быть автоматическая проверка кадровой документации через различные сервисы. Например, в системе электронного документооборота (ЭДО) можно задать параметры, которые будут проверяться при загрузке или обороте каждого бланка. При выявлении несоответствия система покажет ошибку, которую можно сразу устранить. Данная схема дает возможность оценить компетенции и квалификацию сотрудников при работе с ЭДО.

Когда нужно проводить аудит

Руководитель компании может организовать аудит кадровой документации в следующих ситуациях:

• если нужно оценить результат перехода на другую систему документооборота;
• если за истекший период неоднократно возникали проблемы с ошибками в документах;
• если в адрес компании направлялись предписания о выявлении нарушений в документах по кадрам;
• если необходимо проверить квалификацию и надлежащее исполнение должностных обязанностей.

Для проведения аудита издается приказ, назначаются ответственные лица, утверждается состав комиссии. Для получения объективных данных о состоянии дел к проверкам могут привлекаться сторонние организации и специалисты (юристы, кадровики, бухгалтеры и т.д.). Также на начальном этапе определяется предмет аудита, порядок предоставления доступа к кадровой документации.

В чем заключается проверка кадровой документации государственными органами

Проверку документов по кадрам могут назначить контролирующие и надзорные ведомства. Например, прокуратура или трудовая инспекция вправе запросить и проверить документацию, связанную:

• с оформлением и прекращением трудовых отношений;
• с инструктажами, расследованием несчастных случаев на производстве;
• с учетом рабочего времени, начислениями выплат персоналу;
• с защитой персональной информации граждан;
• с рассмотрением различных видов трудовых споров;
• с соблюдением режима конфликта интересов для отдельных видов организаций.

В данном случае речь идет не об аудите. Но руководитель организации может провести его в рамках подготовки к визиту представителей ГТИ или прокуратуры, для оценки состояния дел и устранения нарушений по предписаниям. Соответственно, если проверки покажут недостатки, может идти речь о привлечении к дисциплинарной или иной ответственности.

Порядок проведения аудита кадровой документации

Общий порядок проведения аудита кадровых документов включает следующие этапы:

• принятие решения о проведении проверки, определение ее формата и сроков;
• утверждение состава лиц, входящих в комиссию;
• определение перечня документов, которые будут проверены в рамках аудита;
• утверждение порядка взаимодействия служб и должностных лиц, обеспечение доступа к текущей и архивной документации;
• непосредственное проведение аудита по документам (на предприятии, в удаленном формате или в комбинированном виде);
• подведение итогов, оформление документов после завершения аудита;
• принятие различных решений (исходя из целей проведения аудита).

Если проводится независимый аудит, заключается договор со сторонней организацией. Ее специалисты получат доступ к кадровым документам непосредственно на предприятии, либо к системам электронного документооборота. В договоре указываются полномочия проверяющих, ограничения и запреты на разглашение коммерческой и иной информации третьим лицам.

Комментарий эксперта. От состояния дел в кадрах зависит нормальная работа организации. Поэтому рекомендуется периодически проводить выборочную проверку документации, контролировать действия соответствующих специалистов. Полноценный аудит желательно проводить с периодичностью не реже 1 раза в 1-2 года. Если в компании внедрен и используется электронный документооборот, проведение проверок несущественно скажется на обычной деятельности.

Состав участников аудита

Прежде всего, при проведении аудита обязательно участие лиц, которые отвечают за оформление, хранение и учет кадровой документации. Они могут давать пояснения по возникающим вопросам, представлять дополнения по ходу проверок. Как вариант, от кадровой службы с проверяющими может работать ее руководитель.

Исходя из формата и целей проведения аудита, в состав комиссии могут входить следующие лица:

• руководитель организации (как минимум, он будет утверждать результаты аудита и итоговые документы);
• начальники структурных подразделений;
• представители юридической службы, бухгалтерии и экономического отдела;
• сотрудники сторонней организации, привлеченной к проведению аудита.

В ходе проверок могут запрашиваться объяснения от рядовых сотрудников организации. Например, это может потребоваться для подтверждения факта подписания или вручения каких-либо документов (если возникнут соответствующие сомнения). Если рассматриваются материалы по фактам нарушения трудовых обязанностей, они также передаются комиссии.

Формы и направления аудита кадровых документов

Формат проведения аудита зависит от того, как ведется кадровый документооборот на предприятии. Сейчас многие организации полностью или частично перешли на работу с электронными системами. Это не только удобнее, чем вести документы «на бумаге», но и выгоднее в экономическом плане. Но даже при использовании ЭДО, часть документации все равно будет храниться в стандартной письменной форме. Исходя из этого, на начальном этапе аудита проводятся следующие мероприятия:

• комиссии передаются на проверку письменные документы, в том числе их архива;
• по мере необходимости, осуществляется выгрузка данных из системы документооборота (например, о датах формирования и согласования определенных документов);
• участникам аудита обеспечивается доступ к электронной документации, сервисам системы.

Обязательно уточняется состав документов, которые должны быть в организации, а также требования к их содержанию. Например, перечень существенных условий трудовых договоров определен нормами ТК РФ. Если каких-либо документов нет, у ответственных лиц запрашиваются объяснения.

При работе с ЭДО можно проследить всю «судьбу» документа. Это важно для следующих целей:

• что убедиться в наличии полномочий по подписанию кадровых документов;
• чтобы проверить наличие или отсутствие всех обязательных согласований, предусмотренных локальными актами;
• чтобы ознакомиться с дополнениями, особым мнением отдельных лиц, принимавших участие в согласовании;
• чтобы уточнить количество редакций документа (если их было несколько);
• чтобы проверить наличие всех обязательных реквизитов в документе (например, регистрационный номер).

Одно из ключевых преимуществ системы электронного документооборота и использования ЭЦП – возможность отследить все изменения, вносимые в содержание документа. Это позволит снять спорные вопросы, возникающие в ходе аудиторской проверки.

Отметим, что функционал системы «Добыто. КЭДО» существенно упрощает проведение аудита кадровой документации. В частности, проверяющие смогут не только быстро знакомиться с содержанием документов, но и прослеживать взаимосвязь между ними. Также можно задать параметры выгрузки сведений и документации, исходя их целей определенного этапа аудита. Ознакомиться с функционалом сервиса можно по демоверсии.

Комментарий эксперта. Если привлекать к проведению проверок аудиторскую компанию, она должна подтвердить членство в СРО. Это обязательное предписание Федерального закона № 307-ФЗ. К квалификации и опыту работы сотрудников указанных организаций также предусмотрены специальные требования. Отчеты и заключения, выданные аудиторской компанией, носят официальный характер. Их можно использовать практически для любых целей, в том числе при обращении в суды и государственные ведомства.

Подведение итогов аудиторской проверки

Промежуточные и окончательные результаты аудита кадровой документации могут фиксироваться:

• в заключениях и отчетах комиссии, либо аудиторской компании;
• в актах проверки документов или отдельных алгоритмах взаимодействия кадровой службы;
• в ведомостях учета документации;
• в приказах руководителя организации;
• в отчетах об устранении недостатков;
• в рекомендациях для руководителя, сотрудников кадровой службы компании.

Если аудит выявил нарушения, сотрудникам кадровой службы предлагается дать пояснения. Они прикладываются к материалам проверки, обязательно учитываются при принятии решений на уровне руководства. По мере необходимости итоговые документы можно направить в трудовую инспекцию или прокуратуру. Также их можно использовать при рассмотрении судебных споров, в иных целях.

Возможности системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО»

Если ваша организация использует системы электронного документооборота «Добыто. КЭДО», задача по проведению аудита в кадрах существенно упростится. ЭДО позволяет:

• получить доступ ко всему массиву документации без отрыва кадровиков от основной работы;
• быстро сделать выгрузку документов и сведений по заданным параметрам (например, по дате составления, по перечню участвующих лиц и т.д.);
• использовать преимущества искусственного интеллекта при обработке сведений и документации;
• формировать отчеты, пояснения, комментарии и рекомендации в режиме онлайн.

Обучение работе с системой интуитивно понятно и не вызовет проблем. По мере необходимости, можно ознакомиться с демоверсией программы, воспользоваться помощью службы технической поддержки.

Стоимость услуг по аудиту кадровой документации

Это зависит от формата проведения аудиторской проверки, поставленных целей. Также при расчете стоимости нужно учитывать:

• форму ведения документации (письменный или электронный документооборот);
• общий массив документов в организации и архиве;
• период времени, за который проводится аудит кадровой документации;
• перечень специалистов, которые привлекаются к проверкам.

Использование системы «Добыто. КЭДО» не только упрощает проверки, но и сокращает расходы на их проведение. Узнайте подробности у наших экспертов!

Выводы

• Аудит кадровой документации – это комплексная проверка, проводимая своими силами или с привлечением независимой организации. Приказ о проведении аудита издает руководитель организации.
• Целью аудита может быть оценка соответствия документов требования законодательства и локальных актов, проверка их содержания. Также предметом мероприятий будет анализ правильности ведения документооборота, хранения и учета бланков и форм.
• Если вы ход аудита выявлены недостатки, виновных лиц можно привлечь к ответственности. Результатом проверки может быть оформления заключений, отчетов или иных документов.

FAQ

Что такое аудит кадровой документации?

Это комплекс поверки документов по кадрам. Аудит может проводиться на соответствие нормам законодательства и локальных актов, по наличию и содержанию документации, по соблюдению правил согласования, подписания и хранения.

Где заказать аудит кадровой документации?

Аудит можно провести своими силами, либо с привлечением независимой организации, экспертов. Если заключается договор с аудиторской компанией, она должна подтвердить членство в профильной СРО.

Какие документы оформляются после окончания аудита?

Итоги проверок отражаются в заключениях и отчетах. По результатам проверки руководитель может издавать приказы, в том числе о привлечении виновных лиц к дисциплинарной ответственности.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)