Вход в КЭДО

Вход в КЭДО позволяет получить доступ ко всем или некоторым функциям системы кадрового электронного документооборота. Это может быть работа с электронными документами, базами и реестра, взаимодействие между специалистами компании, иные возможности. Компания может настроить вход в КЭДО не только для руководящего состава и специалистов кадровой службы, но и для рядовых сотрудников. Полный спектр возможностей станет доступен при использовании усиленной квалифицированной электронной подписи.

Читайте, что дает вход в КЭДО, как организовать его для сотрудников разного уровня, какими функциями и сервисами могут пользоваться специалисты предприятия.

Что такое КЭДО

Работу с документами по кадрам можно вести в обычном бумажном формате, либо в электронном виде. Второй вариант не только удобнее для компании, но и фактически стал обязателен. Если быть точнее, то такие требования введены для государственных структур и бюджетных учреждений. Коммерческие организации пока обязаны сдавать в электронном виде лишь некоторые виды отчетов. Но в ближайшем будущем и им придется перейти на цифровой документооборот.

Процессы работы с электронными документами именуют кадровым электронным документооборотом (КЭДО). Для этого используются различные программы, приложения и сервисы, государственные платформы и порталы. На самом деле, возможности КЭДО намного шире, чем оформление и подписание документов. В частности, система позволяет организовать взаимодействие и обмен сведениями внутри компании, подключить к сервисам рядовых сотрудников.

Для работы с программным обеспечением требуется вход в КЭДО. По сути, это идентификация пользователя по каким-либо признакам. Вход может быть:

• по усиленной электронной подписи (УНЭП или УКЭП);
• по простой подписи, которая, в основном, используется для входа в КЭДО рядовыми сотрудниками.

Некоторыми функциями системы КЭДО можно пользоваться без входа с идентификацией. Обычно речь идет об ознакомлении с содержанием каких-либо нормативных или внутренних актов, работе с общедоступными сервисами.

Комментарий эксперта. В рамках этой статье будет сделан акцент на организации входа в КЭДО, а не на нюансах выбора системы. Если вы хотите приобрести надежный и современный программный продукт для ведения кадрового документооборота, рекомендуем обратить внимание на модуль «Добыто. КЭДО». Программа содержит все необходимые функции и сервисы, которые требуются для кадровых процессов.

Кто может работать в КЭДО

Функционал современных систем КЭДО охватывает почти все кадровые процессы. Поэтому с программой могут работать:

• представители руководящего состава компании (подписание приказов, отдача распоряжений и т.д.);
• руководители структурных подразделений (направление служебных и докладных записок, обмен информацией и т.д.);
• специалисты кадровой службы (наделены полномочиями по ведению документов, реализации иных процессов);
• рядовые сотрудник компании (могут проверять и запрашивать документы о своей трудовой деятельности, обращаться к руководству и т.д.).

Естественно, уровень полномочий и прав у перечисленных групп лиц будет разным. Рядовые сотрудники изначально не могут получить полноценный доступ к системе КЭДО. Для них обеспечивается вход в личный кабинет, где можно работать только со своими сведениями и документами, локальными актами общего действия.

Модуль «Добыто. КЭДО» обеспечивает возможность работы с кадровыми документами для всех сотрудников. Руководство компании сможет настроить вход и предоставить персоналу доступ различными способами, от УКЭП до простой электронной подписи в виде логина/пароля. Система надежна и отвечает всем обязательным требованиям безопасности, что важно для работы с персональными данными.

Как организовать и настроить вход в КЭДО

Предприятие может приобрести и работать с системой электронного документооборота по разным схемам. Исходя из этого, вход в КЭДО может быть:

• путем доступа к личным кабинетам и сервисам на сайте компании-оператора;
• путем доступа к облачным сервисам;
• путем доступа в личный кабинет программы, установленной на сервере компании.

У каждого варианта системы КЭДО есть свои плюсы и минусы. К примеру, при работе с облачными сервисами требуется стабильное и хорошее подключение к интернету, надлежащий уровень криптографической защиты. Коробочный вариант ПО, установленные на сервер и компьютеры компании, позволяет работать со многими сервисами в режиме оффлайн. Но и в том случае обмен документами и сведениями с контрагентами или государственными органами ведется через каналы интернета.

Комментарий эксперта. Современные программы дают возможность работать с сервисами КЭДО с различных технических устройств и гаджетов. Это повлияет и на процесс входа в систему, идентификации пользователей. Например, на смартфонах и планшетах можно использовать привязку к личному номеру телефона, QR-коды. На ПК и ноутбуках обычно применяют электронные подписи, ручной ввод пароля и логина, либо кода идентификации из смс.

Для руководителя и должностных лиц организации

На директора и иных других должностных лиц компании возлагается максимальный объем полномочий по работе с документами. Поэтому для них вход в КЭДО может обеспечиваться:

• посредством усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) – это оптимальный вариант, так как можно подписывать любые кадровые документы;
• посредством неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) – можно подписывать ограниченный перечень документов по кадрам.

Глава компании является работодателем по отношению к рядовым сотрудникам, государственным органам. При входе в КЭДО посредством УКЭП он сможет подписывать приказы и трудовые договоры, утверждать локальные акты, отчетность в ФНС и внебюджетные фонды. По этим причинам требования к выпуску квалифицированных подписей значительно строже, чем для УНЭП или ПЭП.

Отдельные полномочия руководителя могут передаваться иным лицам. Например, это может быть заместитель, который будет представлять интересы организации, замещать директора на период отпуска или болезни. Специальными полномочиями наделен главный бухгалтер. Он отвечает за многие виды учетных и отчетных документов, и обязан подписывать их посредством УКЭП.

Процесс выпуска УКЭП описан в Законе № 63-ФЗ. Выделим самые важные моменты:

• квалифицированную подпись можно получить только через удостоверяющие центры;
• для выпуска УКЭП осуществляется идентификация лица, проверка его полномочий;
• срок действия УКЭП составляет до 12 месяцев, после чего ее необходимо продлить или перевыпустить.

Для работы с УКЭП необходимо убедиться, что система КЭДО соответствует всем основным требованиям закона. Это гарантирует защищенность подписи и документов, оформленных с ее применением. Модуль «Добыто. КЭДО» не только отвечает предписаниям законодательства, но и зарегистрирован в реестре отечественного ПО. Следовательно, работа с программой обеспечит максимальный уровень защиты и безопасности.

Для специалистов кадровой службы, других подразделений

Большинство текущих кадровых процессов выполняет не руководитель компании, а иные специалисты. Вход в КЭДО для сотрудников отдела кадров и иных уполномоченных специалистов можно обеспечить:

• посредством УКЭП, если компетенция специалиста распространяется на подписание юридически значимых документов;
• посредством УНЭП, если доступ нужен для текущей работы по делопроизводству, кадровому учету.

В отличие от УКЭП, неквалифицированную подпись можно выпустить непосредственно в системе КЭДО. Такая возможность предусмотрена и в модуле «Добыто».

На сотрудника, которому выпущена УКЭП или УНЭП, возлагается ряд дополнительных обязанностей. Он должен обеспечить защиту ключей и сертификатов, не передавать их другим лицам. Если подпись скомпрометирована, либо возникла такая угроза, необходимо незамедлительно сообщить об этом оператору. После этого УКЭП или УНЭП будет аннулирована.

Комментарий эксперта. Чтобы работать с КЭДО, необходимо провести предварительное обучение сотрудника. Оно может включать изучение документов на программу, локальных актов по делопроизводству. Также рекомендуется предоставить тестовый доступ для входа в КЭДО, чтобы специалист изучил все основные процессы и регламенты. Лица, которые будут работать с персональными данными работников, проходят специальное обучение.

Для персонала компании

В 2023 году в ТК РФ появились новые нормы, которые официально разрешили оформлять многие кадровые документы в электронном виде. Отдельный нормативный акт был принят в отношении электронных трудовых книжек. Соответственно, для рядовых сотрудников вход в КЭДО можно обеспечить посредством УКЭП или УНЭП (при наличии, желании оформления).

Чаще всего на работников компании выпускается (оформляется) простая электронная подпись. Это могут быть следующие схемы:

• регистрация в личном кабинете с указанием логина, пароля;
• идентификация и последующий вход в КЭДО с использованием смс-уведомления, QR-кода;
• верификация по аккаунту с портала «Госуслуг».

Работодатель может сам открыть личный кабинет для сотрудника, предоставить ему исходный логин и пароль. Далее работник вправе поменять их в целях защиты данных.

Чтобы избежать злоупотреблений и неправомерных действий, входа в КЭДО по простой подписи дает только ограниченный объем полномочий. К примеру, у сотрудника не будет прав на подписание документов от имени компании, на получение персональных сведений по иным лицам. Также от самого работника требуется письменное согласие на оформление его документов в электронном виде. Оно будет храниться в личном деле, которое ведет кадровая служба.

Возможности после входа в КЭДО

Точный перечень функций и сервисов зависит от особенностей системы КЭДО, выбранной компанией. К основным возможностям относится:

• работа с кадровыми и иными документами – разработка, подписание, согласование, учет, внесение изменений и т.д.;
• ведение учета по различным показателям;
• формирование архива документации, баз данных и реестров;
• обмен сведениями и документами на внутреннем и внешнем уровне;
• оформление обязательной отчетности для государственных органов;
• работа с различными сервисами, упрощающими кадровые процессы.

Сервисы КЭДО есть в программах, разработанных для комплексного документооборота организаций. Но и профильные системы можно интегрировать с другим программным обеспечением, установленным в компании.

Отдельные сервисы для кадрового делопроизводства есть на государственном портале «Работа России». Они подойдут ИП и небольшим компаниям, для которых расходы по приобретению системы КЭДО будут слишком большими. Но функционал сервисов с портала весьма ограничен. Поэтому их нельзя назвать полноценными конкурентами ПО от коммерческих разработчиков.

Преимущества работы с модулем «Добыто. КЭДО»

Модули «Добыто» содержать все функции и сервисы, которые нужны для полноценной кадровой работы с документами. Обратим внимание на ряд преимуществ, которые получит заказчик системы:

• большая база готовых шаблонов и образцов, которые можно использовать для оформления документации;
• максимально упрощенная и быстрая настройка сервисов под задачи компании, рядовых пользователей;
• возможность работы со всеми видами электронных подписей, выпуска УНЭП прямо в программе;
• быстрое рассмотрение всех обращений в службу поддержки, решение возникших сложностей;
• регулярное обновление системы, с учетом новых требований законодательства.

Предлагаем заказать бесплатную демоверсию модуля «Добыто. КЭДО», чтобы ознакомиться с его возможностями и преимуществами.

Заключение

• Вход в КЭДО требуется для доступа к сервисам, личному кабинету. После этого пользователи смогут работать с документами и сведениями в системе кадрового делопроизводства, реализовать иные возможности.
• Для входа в КЭДО требуется квалифицированная, неквалифицированная или простая электронная подпись. От вида ЭЦП зависит перечень полномочий, который сможет реализовать пользователь системы.
• УНЭП и ПЭП для входа в КЭДО можно выпустить непосредственно в системе. Для получения УКЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр, пройти ряд обязательных проверок.

FAQ

Зачем нужен вход в КЭДО?

Вход в систему КЭО нужен для работы с документами и сведениями, доступа к электронным сервисам. Перечень возможностей пользователя зависит от объема его полномочий, вида электронной подписи.

Кому можно предоставить вход в КЭДО?

С системой КЭДО на постоянной основе работают специалисты кадровой службы, представители руководящего состава компании. Также можно разрешить вход в КЭДО для рядовых сотрудников предприятия.

Основные требования для входа в КЭДО?

Для разграничения полномочий ми определения регламента работы с системой необходимо издать локальные и индивидуальные акты, провести первичной обучение. Непосредственно вход в КЭДО обеспечивается посредством разных видов электронных подписей – УКЭП, УНЭП и ПЭП.

Список источников

• Трудовой кодекс РФ (скачать)
• Закон № 152-ФЗ (скачать)
• Закон № 98-ФЗ (скачать)
• Закон № 426-ФЗ (скачать)
• Закон № 63-ФЗ (скачать)